LE PUBLIPOSTAGE : PAS A PAS

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1 INITIATION A UN LOGICIEL DE TRAITEMENT DE TEXTE LE PUBLIPOSTAGE : PAS A PAS

2 I L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE NOUVELLE LISTE Le publipostage consiste à envoyer massivement un document, que ce soit par mail ou par courrier, avec l'accord des destinataires. Pour réaliser un publipostage (appelé aussi mailing), le plus simple consiste à : 1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ; 2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes. Cliquez sur l onglet Publipostage situé dans le ruban. Puis cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Le type de document Lettres apparaît en surbrillance; Page 2 sur 11

3 3. Sélectionnez des destinataires : 3 options s offrent à vous ; 4. Nous allons opter pour Entrer une nouvelle liste ; Page 3 sur 11

4 5. Saisissez les informations concernant le destinataire dans la table. Pour ajouter plus d entrées, cliquez sur Nouvelle entrée ; 6. Personnalisez la liste d adresses en cliquant sur le bouton Personnaliser colonnes si nécessaire ; 7. Votre liste terminée, cliquez sur le bouton OK. Une fenêtre nommée Enregistrer une liste d adresses s ouvre. Nommez le fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer ; Page 4 sur 11

5 8. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer l adresse de votre destinataire ; Avec une enveloppe à fenêtre : Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms) et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ 9. Cliquez sur le bouton Bloc d'adresse pour insérer l'adresse du destinataire. Une fenêtre Insertion du bloc d adresse s ouvre, terminez en cliquant sur le bouton OK ; 10. Vous pouvez modifier la liste de destinataires en cliquant sur Modifier la liste de destinataires. Une fenêtre Fusion et publipostage : Destinataires s ouvre. Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste. A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires. Terminez en cliquant sur le bouton OK ; Page 5 sur 11

6 11. Cliquez sur le lien Suivante : Aperçu de vos lettres. La première lettre fusionnée est affichée ; 12. Vous pouvez insérer une Formule d appel (voir ci-dessus). Pour ce faire, positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez l insérer, puis cliquez sur Formule d appel - situé sous Bloc d adresse dans le ruban ; 13. Si vous ne voulez pas insérer de nouveaux champs, cliquez sur Terminer er fusionner. 3 options s offrent à vous. 14. Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents. Page 6 sur 11

7 II L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE "LISTE EXCEL" 1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ; 2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes. Cliquez sur l onglet Publipostage situé dans le ruban. Puis cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Le type de document Lettres apparaît en surbrillance; Page 7 sur 11

8 3. Sélectionnez des destinataires : 3 options s offrent à vous ; 4. Nous allons opter pour Utiliser la liste existante et choisir une feuille d un classeur excel ; Il s agit ni plus ni moins que d aller rechercher le tableau excel (le fichier puis la feuille) où figurent vos futurs destinataires. 5. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix ; Page 8 sur 11

9 6. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer l adresse de votre destinataire ; Avec une enveloppe à fenêtre : Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms) et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ 7. Cliquez sur le bouton Bloc d'adresse pour insérer l'adresse du destinataire. Une fenêtre Insertion du bloc d adresse s ouvre, terminez en cliquant sur le bouton OK ; Page 9 sur 11

10 8. Vous pouvez modifier la liste de destinataires en cliquant sur Modifier la liste de destinataires. Une fenêtre Fusion et publipostage : Destinataires s ouvre. Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste. A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires. Terminez en cliquant sur le bouton OK ; Page 10 sur 11

11 9. Cliquez sur le lien Suivante : Aperçu de vos lettres. La première lettre fusionnée est affichée ; 10. Vous pouvez insérer une Formule d appel (voir ci-dessus). Pour ce faire, positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez l insérer, puis cliquez sur Formule d appel - situé sous Bloc d adresse dans le ruban ; 11. Si vous ne voulez pas insérer de nouveaux champs, cliquez sur Terminer er fusionner. 3 options s offrent à vous. Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents. Et maintenant, tous à vos ordis! Page 11 sur 11

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