DES RÉPONSES RAPIDES :

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1 MARS 2003 DES RÉPONSES RAPIDES : LA CLÉ DE L EXCELLENCE Félicitations à l équipe d Algoma District School Board notre tout dernier employeur qui s est distingué pour l excellence de ses méthodes de déclaration des renseignements. es bonnes méthodes de Ldéclaration des renseignements relatifs aux rentes existent depuis toujours et la technologie ne fait que les améliorer. Vous pouvez en croire Melanie Robson, préposée au Service de la paie du tout dernier gagnant de notre prix d excellence, Algoma District School Board. EXCELLENTES DÉCLARATIONS Aucune demande en suspens pour les renseignements sur les participantes et participants en 2002, le temps de réponse a été d en moyenne quatre jours Aucune facture en suspens pour les relevés de divergences d écritures Dossiers très clairs, à jour et exacts Utilisation du système TIM pour valider les données à chaque période de paie POUR RÉUSSIR, IL EST INDISPENSABLE DE DOMINER LA SITUATION Qu il s agisse des relevés annuels d autrefois ou du système actuel des relevés basés sur la paie (RBP), Melanie s est toujours appliquée pour s en sortir. Après tout, il est plus facile d essayer de résoudre les problèmes au fur et à mesure que d essayer de se rappeler ce qui s est passé il y a des mois, parfois des années. «Avant le système des RBP, j ai toujours essayé de faire un examen mensuel des dossiers de notre personnel. Je trouvais que cela m était très utile en août, soit au moment de préparer mon travail de fin d année», déclare Melanie. Depuis que nous sommes passés au système des RBP, il y a maintenant deux ans, je m organise pour faire concorder mes examens avec le calendrier de la paie. C est sûr que les RBP et le système TIM nous ont aidés en facilitant le processus, mais nous avons toujours suivi cette méthode rigoureusement.» Suite à la page 2 NOUS SOMMES BIEN PARTIS! ous avons procédé à la Nconciliation de l ensemble des données et des divergences d écritures concernant le service pour les années civiles de 1996 à 1998! Allez à la page 3 pour voir ce que nous faisons maintenant. DANS DE NUMÉRO Questions brûlantes de la déclaration des renseignements relatifs aux rentes? Consultez les réponses aux questions que l on nous pose le plus souvent, page 4 Découvrez comment déclarer les paiements de la CSPAAT après un an, page 6 Nos appuis pour nos prochains ateliers, page 7

2 U n b u l l e t i n à l i n t e n t i o n d e s e m p l o y e u r s PLEINS FEUX SUR ALGOMA Suite de la page 1 RÉPONSE RAPIDE Pendant le processus de sélection, certains éléments se sont nettement distingués en faveur du conseil scolaire de district d Algoma. Ce conseil a l un des meilleurs temps de réponse quand il s agit de remplir les différents relevés que nous envoyons tout au long de l année et de nous les renvoyer. Récemment, en l espace d une semaine, il nous a retourné ses relevés des divergences d écritures pour 1999 et 2000, ainsi que son relevé PLRD pour la dernière année! «Dans mon équipe d employeurs, Melanie est l une des personnes qui se distingue le plus par son autonomie et sa capacité de prendre des initiatives», déclare Jennifer Ash, chef d équipe. «En fait, nous ne recevons vraiment pas beaucoup d appels d Algoma. Son équipe travaille toujours très fort pour résoudre les problèmes elle-même et nous appelle pour s assurer que c est bien fait. LES FAITS EN BREF participants situé à Sault Ste. Marie fusion des conseils de l éducation de Central Algoma, Hornepayne, Michipicoten, North Shore et Sault Ste-Marie Melanie et Rick Wark s occupent de toutes les questions relatives à la déclaration des renseignements à Algoma. Melanie travaille au Service de la paie depuis 17 ans. Rick a assumé divers responsabilités pendant ses 18 ans de carrière au conseil et s occupe présentement des avantages sociaux, surtout des questions relatives à la PRLD. DÉFIS ET CHANGEMENTS Le plus grand défi auquel Melanie a eu à faire face au cours des années passées au service du conseil a été celui de la fusion des conseils scolaires. «Je sais que nous nous occupons des prestations de retraite des gens, et j estime qu il est important de donner rapidement suite aux demandes.» Melanie Robson, préposée au Service de la paie NOS GAGNANTS ANTÉRIEURS RAINBOW DSB (SUDBURY) HASTINGS ET PRINCE EDWARD DSB (BELLEVILLE) «Au début, il était extrêmement difficile d examiner les dossiers de paie d autres personnes et d essayer de comprendre comment elles faisaient les choses. Nous n avons plus à consacrer autant de temps aux données d archives mais, quand cela arrive, c est toujours une tâche très difficile.» Quels sont les changements que Melanie a constatés au fil des ans? Outre les avancées technologiques, le travail du SIE avec les employeurs est beaucoup mieux organisé que par le passé. Melanie constate aussi une forte diminution de la paperasserie et elle n a pas besoin d autant de temps qu avant pour remplir, envoyer et suivre les différents formulaires et relevés. «Je crois que RREO essaie vraiment de s améliorer dans l intérêt de tous les employeurs», ajoute Melanie. Le système d information du personnel enseignant (TIM) en est un bon exemple. «Lorsque le TIM a été lancé, il comportait certaines options mais nous en voulions plus. Depuis un an, ou presque, le nombre de fonctionnalités a augmenté et nous sommes maintenant capables de faire plus de choses en ligne.» Melanie était au courant de notre prix d excellence pour les employeurs, mais elle n a jamais pensé remporter cette distinction. Toutes nos félicitations, Melanie et Rick, et merci de l excellent travail que vous faites! 2

3 CLÔTURE DES COMPTES DE 96 À 98 La conciliation des comptes est un élément crucial des services que nous pouvons fournir à votre personnel. Au moment où nous nous préparons à lancer une calculatrice des prestations pour les participantes et participants, la conciliation des données d archives est plus importante que jamais. un des défis les plus difficiles à L relever en matière de déclaration des renseignements est peut-être le fait d essayer de se rappeler les évènements passés. Bien que cela soit difficile par moment, il est nécessaire d arriver à classer les choses du passé pour pouvoir continuer de développer les fonctionnalités des services que nous vous fournissons et de ceux auxquels votre personnel peut accéder par l entremise du site Web. La conciliation des comptes de 1996 à 1998 a été un pas important dans la bonne direction. Au cours des deux prochaines années, nous nous concentrerons sur la conciliation des comptes des années civiles de 1999 à Ainsi, toutes les données d archives seront validées et les comptes soldés d ici la fin de PROCHAINE ÉTAPE 1999 & LES RELEVÉS SONT EN ROUTE lancée par les Services à la clientèle afin d accroître le nombre de participantes et participants inscrits pour utiliser notre service sécurisé iaccess sur Internet, conçu à leur intention. Pour profiter pleinement de la gamme des services sur Internet, la participante ou le participant doit avoir un dossier qui comporte des renseignements à jour et exacts. Par conséquent, pour lui assurer un service Internet satisfaisant, nous devons nous employer à faire en sorte que des renseignements à jour et fiables soient disponibles. DES DONNÉES À JOUR SONT INDISPENSABLES POUR ACCROÎTRE L UTILISATION D INTERNET Le nombre d employeurs qui font leur déclaration en ligne augmente LE POINT SUR LA RECONCILIATION TERMINÉ % % % % graduellement depuis que nous avons lancé notre première application Web, il y a deux ans (application LNE, avril 2001). Nous continuons d élaborer de nouveaux outils de déclaration et d améliorer ceux qui existent déjà, et nous comptons faire en sorte que tous les employeurs soient en mesure de faire leur déclaration en ligne dans les quelques prochaines années. Les buts et les objectifs de notre Service et des Services à la clientèle sont intimement liés. Cette année, une campagne sera STATISTIQUES INTERNET 84 % DES EMPLOYEURS INSCRITS POUR LE SERVICE INTERNET 79 EMPLOYEURS ONT UTILISÉ LE SERVICE DE VERSEMENT EN LIGNE EN FEVRIER 16,046 PARTICIPANTS INSCRITS AU SERVICE INTERNET (AU 24 MARS) 3

4 U n b u l l e t i n à l i n t e n t i o n d e s e m p l o y e u r s QUESTIONS ET PROBLÈMES COMMUNS Nous vous encourageons à communiquer avec nous chaque fois que vous avez des questions au sujet des méthodes et procédés de déclaration. Parmi les questions et les problèmes qui nous sont soumis le plus souvent, voici certains éléments qui continuent de présenter des difficultés en matière de déclaration. SALAIRE OUVRANT DROIT À PENSION... COMMENT SAVOIR SI CERTAINS TYPES DE PAIEMENTS OUVRENT DROIT À PENSION OU NON? Le salaire ouvrant droit à pension fait l objet d une définition étroite qui le limite au salaire touché pendant une année scolaire d emploi dans le domaine de l éducation. Les avantages indirects tirés de l emploi, les allocations de dépenses et les droits à retraite ne sont pas considérés comme des gains ouvrant droit à pension en vertu du régime. Aucune modification de ces types de paiements ne permet de les reclasser comme gains ouvrant droit à pension. Par exemple, plusieurs employeurs offrent maintenant à leur personnel des droits flexibles, ce qui permet aux employées et employés d organiser leur portefeuille d avantages sociaux (assurance dentaire, assurance vie) sur mesure. S ils abandonnent certains avantages et échangent les droits contre un paiement en espèces, de tels gains n ouvrent pas droit à pension. 4 ALLOCATIONS N OUVRANT PAS DEDROIT À PENSION SALAIRE ET DROITS... COMMENT DÉCLARER LE SALAIRE LORSQU IL EST PAYÉ PENDANT UNE ANNÉE CIVILE DIFFÉRENTE DE CELLE OÙ IL A ÉTÉ GAGNÉ (EX. : SALAIRE PAYÉ EN JANVIER ALORS QU UNE PARTIE DE LA PÉRIODE DE PAIE S EST ÉCOULÉE EN DÉCEMBRE)? Le salaire et les droits à retraite doivent être liés pendant une année scolaire. Par conséquent, vous pouvez étaler le salaire sur les années civiles à condition de satisfaire aux exigences suivantes : 1. les cotisations sont versées le même mois où le salaire est payé 2. les rajustements nécessaires du calendrier de paiement s équilibrent au cours de l année scolaire, et 3. le dossier de la personne visée tient compte du taux annuel qui s applique à cette année scolaire. PRLD... COMMENT DÉTERMINER LA DATE DU COMMENCEMENT DE LA PRLD? À compter du 1 er septembre 2001, la date du début de la PRLD est le jour où la personne commence à toucher toute prestation versée par l assureur. Pour les règlements de PRLD commençant le 31 août 2001 ou avant, la date du début est celle où la personne commence à toucher intégralement (100 %) les prestations versées par l assureur.???? Vous avez un problème ou un sujet particulier que vous aimeriez voir traiter dans ce bulletin? Envoyez un message par courriel à linda_keon@otpp.com pour tout sujet que vous aimeriez voir traiter dans les numéros futurs de Retraite Mise à jour. COMMENT DÉTERMINER LE SALAIRE PRÉ-PRLD? Le salaire pré-prld est le salaire que la personne aurait touché pendant l année scolaire où commence le paiement des prestations de PRLD y compris, tout règlement contractuel et toute augmentation d échelon de rémunération à effet rétroactif. COMMENT DÉCLARER UNE PERSONNE BÉNÉFICAIRE DE PRESTATIONS DE PRLD QUI, APRÈS AVOIR REPRIS LE TRAVAIL, A EU UNE RECHUTE RÉCEMMENT? Vous devez déterminer s il s agit d une nouvelle demande de règlement ou de la continuation d une ancienne. S il s agit d une nouvelle demande de règlement, veuillez remplir et soumettre le formulaire Demande de renseignements PRLD. Une personne qui est dans cette situation ne cotiserait pas, car elle tombe dans la catégorie assujettie aux dispositions actuelles (cotisations non requises). S il s agit d une reprise d une demande précédente, la personne serait tenue de cotiser si elle a commence à toucher des prestations de PRLD avant le 1 er septembre 2001 (cotisations requises).

5 EN MATIÈRE DE DÉCLARATION DÉTACHEMENTS... LORSQU UNE PERSONNE OBTIENT UN CONGÉ POUR TRAVAILLER AILLEURS, PEUT-ELLE COTISER AU RÉGIME? Dans ce cas, la personne peut avoir la possibilité de cotiser pendant son congé, mais cela dépend de l endroit où elle va travailler. Une personne en détachement ne peut cotiser par l entremise de son employeur que si elle travaille à l un des endroits suivants : autre conseil scolaire; école privée désignée ou organisme désigné; faculté d éducation; ministère du gouvernement de l Ontario; Office de protection de la nature de Toronto et de la région. Si vous doutez du statut de l organisme auquel la personnel «est détachée», veuillez communiquer avec les membres de votre équipe pour en faire la vérification. Cependant, une personne employée au sein d un organisme autre que les organismes susmentionnés peut avoir la possibilité de racheter des services pour un congé. En pareil cas, veuillez lui demander de communiquer directement avec les Services à la clientèle pour connaître ses options. CONGÉS... DOIS-JE VERSER DES COTISATIONS SI UNE PERSONNE PREND UN CONGÉ RÉMUNÉRÉ? Sauf si la personne participe à un régime de congé avec salaire différé (c.-à-d. X/Y), des cotisations ne peuvent pas être versées à l égard LE SYSTÈME TIM... POURQUOI DES QUESTIONS SONT- ELLES ENCORE AFFICHÉES DANS MON CENTRE D ACTIVITÉS PLUS DE 48 HEURES APRÈS QUE J AI SOUMIS UNE SOLUTION? Si, après qu une solution a été présentée, la question n est pas traitée dans les 48 heures, il est possible que notre système n ait pas encore saisi le changement ou que des renseignements additionnels soient requis. Notre objectif est de faire en sorte que tous les changements soient dans notre système et de vous envoyer un suivi pour les questions dans les heures qui suivent la déclaration des renseignements. Nous vous remercions de votre patience pendant que nous poursuivons l élaboration et l amélioration de nos options de déclaration en ligne. QUE FAIRE SI LE NOM D UNE PERSONNE NE FIGURE PAS SUR LE RELEVÉ PRLD AU MOMENT OÙ JE FAIS MON VERSEMENT MENSUEL? Le nom d une personne peut ne pas figurer sur la liste pour plusieurs raisons. Une fois que le montant de la cotisation maximale a été appliqué, le nom des employés est retiré de la liste. En outre, il est possible que nous n ayons pas reçu les formulaires de d un paiement qu elle reçoit pendant sa période de congé. Les membres de votre personnel peuvent être admissibles au rachat Demande de renseignements PRLD dûment remplis à l égard des personnes visées. Si vous n avez pas soumis de formulaire dûment rempli à l égard d une personne dont le nom ne figure pas sur la liste, veuillez faire l une des choses suivantes : sélectionner le lien avec le formulaire dans la partie du formulaire de versement mensuel concernant la PRLD; ou sélectionner l onglet Formulaires et remplir un formulaire en ligne (Demande de renseignements PRLD). Dans l intervalle, veuillez inclure, pour la personne qui manque, le montant de PRLD dans le montant total de votre versement et ajouter un commentaire au bas de la page. Communiquez avec nous pour obtenir de l aide supplémentaire au besoin. POUR QUELLE RAISON, BIEN QUE MON EMPLOYÉ NE REÇOIVE PLUS DE PRES- TATIONS DE PRLD, SON NOM FIGURE-T- IL TOUJOURS SUR LA LISTE DE PRLD? Si le montant de la cotisation minimale n a pas été reçu, son nom continue de figurer sur la liste (même si vous avez déjà indiqué une date de cessation). Si vous avez déclaré une date de cessation, et si vous estimé que les cotisations suffisantes ont été versées, veuillez communiquer avec nous. de services pendant un congé ils ne peuvent pas cotiser par l entremise de l employeur s ils ne sont pas des employés actifs. Suite à la page 7 5

6 U n b u l l e t i n à l i n t e n t i o n d e s e m p l o y e u r s TRAVAILLER AVEC LA CSPAAT i une personne subit des blessures Sdans le cadre de son emploi, toutes les parties intéressées doivent se soucier d abord et avant tout de sa santé et de son rétablissement. La Loi sur la sécurité professionnelle et l assurance contre les accidents du travail exige que les employeurs suivent un certain nombre de procédures lorsqu une personne subit des blessures pendant qu elle est au travail. Des renseignements sur la Commission de la sécurité professionnelle et de l assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) sont disponibles dans son site Web à l adresse LES PAIEMENTS DE LA CSPAAT OUVRENT DROIT À PENSION Aux fins de prestations de rentes, des lignes directrices précises sont également disponibles pour les employés qui ont subi des blessures et qui touchent des prestations de la CSPAAT. Certains employés reçoivent des paiements de leur employeur d autres directement de la CSPAAT. Peu importe le payeur, les versements de la CSPAAT ouvrent droit à pension. CONGÉS DE MALADIE ET PAIEMENTS DE LA CSPAAT Parfois, la rémunération de la personne est complétée par le salaire provenant des indemnités des congés de maladie pendant qu elle touche des prestations de la CSPAAT. Jusqu à concurrence d un an après la date des blessures, veuillez déclarer l emploi habituel en indiquant la totalité des gains et des services décomptés. Vous ne devrez pas verser de cotisations à l égard des indemnités??? POUR CSPAAT Visitez le site Web de la Commission de la sécurité professionnelle et de l assurance contre les accidents du travail pour obtenir des réponses à vos questions concernant les employés ayant subi des blessures. des congés de maladie après un an suivant la date des blessures. Les personnes qui sont en congé après avoir bénéficié de prestations de la CSPAAT pendant un an peuvent racheter des services en nous contactant directement. PÉRIODE DE DEMANDE Jusqu à un an après la date des blessures COTISATIONS EXIGIBLES Oui. Si la personne ayant subi des blessures touche directement des paiements de la CSPAAT, veuillez prélever les cotisations exigibles à son égard et nous les verser. DÉCLARATION COMME... Emploi habituel et déclaration de la totalité des services décomptés et du salaire (comme si la personne n avait pas subi de blessures) Après un an suivant la date des blessures Non. Ces personnes doivent communiquer avec nous en contactant directement les Services à la clientèle si elles désirent racheter des services. Congé approuvé par l employeur si la personne choisit d effectuer un rachat de services 6

7 EN BREF... ATELIERS DU PRINTEMPS os ateliers étant maintenant axés Nsur la formation pratique, nous avons besoin d installations satisfaisantes pour en assurer le succès. Les employeurs indiqués cidessous nous ont offerts gracieusement l utilisation de leurs installations pour notre prochaine série d ateliers. Richard Lacasse, Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario (Ottawa, le 9 mai) Chris Erina, Windsor-Essex Catholic DSB (Windsor, le 13 mai) Brenda Long, Brant/Haldimand- Norfolk Catholic DSB (Brantford, le 15 mai) Rosanne Black, Limestone DSB (Kingston, le 27 mai) Adrienne Lemieux, Sudbury Catholic DSB (Sudbury, le 29 mai) OFFRES ADDITIONNELLES...MERCI! Outre les personnes susmentionnées, nous aimerions remercier Claude Clement, Upper Canada DSB (Brockville), et Marsha Cresswell, Near North DSB (North Bay), qui nous ont offert d accueillir les ateliers. NOUS CONTINUERONS DE MODIFIER NOTRE PROGRAMME D ATELIERS EN FONCTION DE VOS COMMENTAIRES ET DE VOS BESOINS. LES RÉSULTATS DES SONDAGES MENÉS POUR LES ATELIERS DE L AN DERNIER SOUTIENNENT L ORIENTATION QUE NOUS PRENONS : PLUS DE SÉANCES DE FORMATION PRATIQUE ET DE DÉMONSTRATIONS POUR LE SERVICE SUR INTERNET. Bien que notre calendrier ne nous permette pas de faire le déplacement pour ces endroits en mai, nous y penserons pour nos séances futures. Si vous avez des installations informatiques et si vous désirez servir d hôte pour un prochain atelier, veuillez communiquer avec nous. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT ANNUEL os résultats de placement pour N2002 ont été annoncés récemment. Voici quelques points saillants du Rapport annuel 2002 qui sera publié sous peu. Taux de rendement de -2 % Taux de rendement sur 10 ans 10.4 % Actif net 66,2 milliards de dollars EXEMPLAIRES DISPONIBLES Nous vous enverrons ainsi qu aux participantes et participants une version abrégée de notre rapport annuel en avril. Pour recevoir un exemplaire complet du Rapport annuel 2002, écrivez à linda_keon@otpp.com. QUESTIONS DE L HEURE!, SUITE DE LA PAGE 5 CONGÉS, SUITE... UNE PERSONNE PEUT-ELLE ANNULER SON CONGÉ AFIN DE COMMENCER À TOUCHER SA RENTE PLUS TÔT QUE PRÉVU? Votre employé ne peut annuler son congé que pour la période non encore écoulée. Une date de démission ne peut pas être modifiée pour précéder la période de congé qui s est déjà écoulée. RÉEMPLOI... LES PARTICIPANTES ET PARTICIPANTS PEUVENT-ILS ÊTRE RÉEMPLOYÉS AVANT DE TOUCHER LEUR PREMIER VERSEMENT DE RENTES? Oui, tant que la personne a cessé d être employée pour le poste qu elle occupait. SI DES PARTICIPANTES ET PARTICIPANTS DÉSIRENT REPRENDRE LE TRAVAIL, COM- BIEN DE TEMPS LEUR FAUT-IL ATTENDRE POUR AVOIR UNE «DÉMISSION VALABLE»? Aucun délai d attente précis n est exigé d une personne pour lui permettre de reprendre leur travail après avoir démissionné. «Démission valable» s entend à l égard des participantes et participants dont le contrat d emploi a pris fin. Une cessation valable a lieu dans les cas suivants : votre conseil scolaire a approuvé la démission officielle et celle-ci a été acceptée sans conditions; vous avez versé ou pris des dispositions pour verser une gratification à une participante ou un participant qui y est admissible; les avantages qui sont accordés à la personne et qui sont liés à son poste initial ont pris fin; et toutes les conséquences découlant de la cessation d emploi en vertu de la convention collective ont été invoquées. 7

8 U n b u l l e t i n à l i n t e n t i o n d e s e m p l o y e u r s LE COIN DU SYSTÈME DES RBP Nouvelles et conseils à l intention des employeurs qui utilisent les relevés basés sur la paie BIENVENUE ous aimerions souhaiter Nofficiellement aux employeurs suivants la bienvenue au système des relevés basés sur la paie (RBP) : Durham DSB Upper Canada DSB Hamilton-Wentworth DSB Halton Catholic DSB Conseil scolaire du district catholique de l Est ontarien Royal Ontario Museum RAPPELS FAITES-NOUS PART DES CHANGEMENTS i vous changez de fournisseur de Sservices de paie ou si vous adoptez un nouveau système de paie/rh, veuillez communiquer avec nous. Quand il y a un changement, nous devons effectuer un certain nombre de tests sur vos données afin de nous assurer que votre prochaine transmission sera téléchargée correctement. Ainsi, nous pouvons faire en sorte qu il n y ait aucune interruption de service à l égard de votre personnel. DONNÉES DE 2002 REQUISES POUR LES EMPLOYEURS UTILISANT DES RA Si vous utilisez encore le système des relevés annuels, veuillez nous faire parvenir toutes les données justificatives à l égard des participantes et participants pour l année civile 2002 dès que possible. Ces renseignements jouent un rôle crucial dans la préparation des déclarations annuelles destinées à vos employées et employés. FE 2002 S i vos facteurs d équivalence (FE) de 2002 ne sont pas inclus dans les données de paie, que vous avez transmises, veuillez nous faire parvenir un fichier distinct indiquant les montants de FE pour vos employés. Comment nous joindre Nos heures ouvrables sont de 8 h à 17 h 30 du lundi au vendredi. Veuillez communiquer avec nous si jamais vous avez besoin d aide ou si vous avez des difficultés d ordre technique pendant que vous utilisez nos applications Web. Adresse Services d information aux employeurs Régime de retraite des enseignants de l Ontario 5650, rue Yonge Toronto (Ontario) M2M 4H5 Téléphone Employeurs : Toronto (416) Appels sans frais Participants : Toronto (416) Appels sans frais Internet Télécopieur Courriel Site Web des mployeurs Site Web principal eisinquiry@otpp.com employers1.otpp.com Toronto (416) Appels sans frais