V METTRE EN PLACE ET REUSSIR SES ENTRETIENS PROFESSIONNELS Public néophyte dans la conduite d entretiens RH et Managériaux

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1 V METTRE EN PLACE ET REUSSIR SES ENTRETIENS PROFESSIONNELS Public néophyte dans la conduite d entretiens RH et Managériaux OBJECTIF(S) A l issue de la formation les stagiaires seront capables de : Objectifs généraux : Faire de l entretien professionnel l outil-pivot du développement individuel des compétences en faisant le lien entre le projet du salarié et la stratégie de l entreprise. Objectifs opérationnels : Savoir mener l entretien professionnel et le distinguer de l entretien annuel d évaluation Maîtriser le cadre juridique (loi du 5 mars 2014) et les outils (dispositifs de formation, etc ) Mesurer les enjeux, opportunités, obligations, risques et sanctions Déterminer un processus organisationnel : de la mise en œuvre à l exploitation Faire de l entretien professionnel un élément stratégique de la politique RH de l entreprise Savoir anticiper et gérer l état des lieux récapitulatif à 6 ans Mettre en place des outils opérationnels et adaptés du guide au suivi Préparer et conduire l'entretien professionnel en tenant compte du salarié PUBLIC CONCERNE Toute personne ayant à mener l entretien professionnel PRE-REQUIS Aucun Questionnaire préalable de préparation de la formation, individuel et contextuel, on-line. Evaluation des pré-requis (modèle de questionnaire proposé en annexes) DUREE 2 jours consécutifs en présentiel + travail préparatoire en amont et classe virtuelle animée par le formateur à 1 mois heures de formation (durée de la classe virtuelle 1.30 h). NOMBRE DE STAGIAIRES Minimum : 5 Maximum : 10 PROFIL DES FORMATEURS Formateurs RH expérimentés et ayant l expérience des formations à l entretien professionnel. Les formateurs ont une expérience de l entreprise (CV en annexe). MAN'AGIR Consultants S.A. TVA intra-communautaire Un pôle de compétences associées FR , rue Ambroise Thomas S.A. au capital de Euros PARIS Tél APE 8559A Fax RCS formation@managir.com 1/11

2 INFORMATION ET SUIVI Programme, objectifs et méthodes pédagogiques : Gilles GURY Tél : mail : ggury@managir.com Organisation administrative et logistique : Laure PERRIN Tél : mail : commercial.adm@managir.com METHODES, MOYENS PEDAGOGIQUES ET D ENCADREMENT MIS EN ŒUVRE Avec l'accompagnement de l'animateur : 1/ Les méthodes pédagogiques utilisées privilégient largement la dynamique de groupe et se basent sur des expériences concrètes et les réalités d entreprise. Les formateurs font partager leurs expériences terrain. Les participants mettent en pratique progressivement les outils et méthodes. Utilisation de la vidéo sur certaines séquences. Questionnaire de positionnement en amont de la formation, Envoi de documents numérisés pour préparer la formation, Mises en pratique : cahier d exercices dynamiques, Création à partir des outils de la branche de fiches repères, matrices, Echanges, réflexions et travaux en groupes, travail sur la marguerite des compétences, Mises en situation et jeux de rôles, Entraînement sur la conduite d entretien, Transmission d un support pédagogique numérique et de guides (outils FAFIEC) reprenant les différentes séquences étudiées, Utilisation de la plateforme OPIIEC, internet pour le FAFIEC et le CPF Classe virtuelle et suivi à distance, Validations séquentielles et finale, Evaluations à chaud et à froid digitales. 2/ "Fil rouge" : Mise en place tout au long du stage d'un Plan Individuel d'actions de Progrès (PIAP) afin que les stagiaires s'engagent dans la durée sur des axes de progrès qu'ils se seront fixés. A chaque séquence de formation, les stagiaires prennent note de leurs points forts à renforcer et de leurs points à améliorer. A l'issue de la formation ce PIAP doit déboucher sur des actions concrètes que le stagiaire devra mener au quotidien dans son entreprise pour consolider et mettre en œuvre les acquis de la formation. 3/ A l'issue de la formation (1 mois), une classe virtuelle sera programmée avec les stagiaires : => D'une durée d'environ 1h30 (pas de limitation de durée imposée aux stagiaires) => La date de la classe sera calée directement avec les participants en fin de formation présentielle => Contenu de la classe virtuelle (présenté en fin de formation aux stagiaires) : Voir séquence IX 4/ Pendant la période d'intersession (entre le présentiel et la classe virtuelle), le formateur se tient à la disposition des participants (hotline téléphonique/messagerie) qui peuvent le solliciter sur la mise en place individualisée de leur PIAP. 2/11

3 OUVERTURE DE LA FORMATION CONTENU Présentation du stage, des méthodes utilisées et des objectifs à atteindre Présentation et attentes des participants Introduction : La loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle engage tous les acteurs de l'entreprise. Elle consacre pour l'employeur l'obligation de réaliser des entretiens professionnels individuels et en fait un outil essentiel du management des compétences des salariés. Le premier doit avoir lieu avant le 07 mars Cette formation permet d'en comprendre les enjeux, d'en maîtriser les étapes clés et d'acquérir les techniques de communication propres à favoriser l'évolution des collaborateurs tout en le différenciant clairement de l'entretien annuel ou de performance, et cela quelle quoi soit la taille de l entreprise. Amont de la formation : Positionnement. Transmission de ressources pédagogiques sur le cadre légal de l entretien professionnel. J1 Séquence I : PRESENTATION DE L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL : RAPPEL SUR LES DOCUMENTS ENVOYES PREALABLEMENT Objectifs : Maîtriser le cadre légal pour respecter la spécificité de cet entretien Contexte juridique : Echange sur les documents transmis en amont de la formation et pose du cadre Le cadre juridique (loi du 5 mars 2014) : l'entretien professionnel, un outil dans un dispositif de gestion de parcours sur 6 ans Points de vigilance sur les obligations et les risques de sanctions pour l employeur Le lien et l information aux représentants du personnel Méthodes et outils : Travail de retranscription des documents transmis en amont et analyse en commun des textes et des points fondamentaux à appliquer. Séquence II : LES ENJEUX, OPPORTUNITES, INTERETS ET CONTRAINTES DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Objectifs : Faire la différence entre l entretien professionnel et les autres entretiens et particulièrement l entretien annuel. Bien appréhender les enjeux pour chaque partie. Inscrire l entretien dans la politique et la stratégie RH de l entreprise si elle existe ou organiser la mise en œuvre et le suivi dans les TPE sans structure RH. Particularités de l entretien professionnel comparé aux autres entretiens lien avec la GPEC 3/11

4 Mise en œuvre et suivi : pouvoir faire une gestion sur un parcours de 6 ans, quelle que soit la taille de l entreprise Les enjeux de l entretien pour les parties lien avec la stratégie RH de l entreprise ou sans stratégie RH définie Préparer sa communication interne sur l entretien : selon sa fonction : informer son équipe ou rédiger un support de communication Définir les objectifs pour le salarié et pour l entreprise Les acteurs de l entretien professionnel : qui fait quoi? Le contenu et les étapes de l entretien : mettre en lien le projet du salarié avec la GPEC de l entreprise Les dispositifs de professionnalisation et outils d'orientation professionnelle VAE ; CPF, professionnalisation; BC, CIF, CEP, Pôle Emploi, APEC, Fongecif, Méthodes et outils : Pédagogie active : Travaux de groupe, échanges, jeu pédagogique et débriefing en commun. Utilisation des outils de la branche et visibilité sur internet des sites FAFIEC, mon compte CPF, Exercice d entraînement en sous-groupes sur les rôles attendus des acteurs. Exercice de communication sur l entretien. Validation séquentielle des acquis. Séquence III : LES OUTILS OPERATIONNELS NECESSAIRES A LA CONDUITE ET AU SUIVI DE L ENTRETIEN Objectifs : A partir des outils existants au niveau de la branche, se construire ses grilles, bilans et se les approprier pour une bonne exploitation. Adapter les outils à son contexte, à la taille et à l activité de son entreprise. Se construire des fiches repères, des matrices : grille d entretien opérationnelle et structurante à partir des outils de la branche dont les référentiels (OPIIEC) Réflexion et échanges sur la notion de compétences Faire la traçabilité de l entretien : Formaliser un bilan/compte-rendu à remettre au collaborateur avec un plan d actions Piloter : Avoir un support de suivi efficace des entretiens pour la durée du parcours sur 6 ans : dossier de reporting RH inscription des actions dans une GPEC, formalisation /état des lieux et suivi par rétro planning. Méthodes et outils : Ateliers en sous-groupes : Travail de construction et d appropriation des documents Utilisation de référentiels, outils de la branche, outil sur les compétences : Marguerite, outil de suivi : chemin de fer. 4/11

5 Séquence IV : LES CONDITIONS DE REUSSITE DE L ENTRETIEN Objectifs : Réunir les conditions de réussite de l entretien professionnel. Où et comment récupérer les informations nécessaires pour mener l entretien. Préparer les éléments nécessaires au bon déroulement de l entretien : Planification de toutes les étapes documents informations à récupérer sur le salarié et sur les besoins de l entreprise Méthodologie Savoir gérer une variété de situations Méthodes et outils : Jeu pédagogique sur les risques et les succès à partir des documents créés dans la séquence précédente appui sur la plateforme OPIIEC pour les référentiels métiers. Mini mises en situation sur la recherche de solutions lors de situations variées. J2 Séquence V : TRAINING : PREPARER L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL Objectifs : A partir de la séquence précédente, s entraîner à réunir les conditions de réussite de l entretien professionnel. Travailler sur le contenu de l entretien : Faire un bilan professionnel, faire un diagnostic des compétences, étudier les besoins et souhaits d évolution et définir les orientations. Evolutions et besoins prévisibles de l entreprise : comment et où récupérer les informations utiles, selon que l on est dans une TPE, une PME ou une grande entreprise. Gérer la planification : Organiser les entretiens en tenant compte de la taille de l entreprise et de son activité Communiquer : Modalités de préparation, de déroulement, sur les buts et sur les objectifs de l entretien professionnel, voir tout ce qui ne relève pas de cet entretien. Les méthodes à appliquer : Utiliser à bon escient les supports reprise des outils travaillés dans la séquence précédente - de l'entretien professionnel Méthodes et outils : Exercice en groupes appui sur la plateforme OPIIEC pour les référentiels métiers Validation des acquis et mise en situation sur des cas liés à leurs secteurs sur chaque étape de préparation de l'entretien professionnel. Débriefing collectif. 5/11

6 Séquence VI : TRAINING : CONDUIRE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Objectifs : S entraîner à mener l entretien dans toutes ses étapes en tenant compte du rôle du salarié savoir réagir à des situations diverses Mise en œuvre : Les étapes (accueil, bilan, projet, décision, conclusion) et suivi tracé Le salarié, acteur de son entretien et de son projet professionnel Mises en adéquation de : parcours et projet du salarié, dispositifs et GPEC Méthodologies : Savoir étayer des points de vue Travailler sa posture avec la communication verbale et non verbale. Gérer les divergences avec méthodologie Agir face à différentes situations ou comportements Favoriser le dialogue et l'échange par les techniques de questionnement, de reformulation et d écoute active Fixer un objectif pour avancer Savoir comment conclure positivement et concrètement l entretien professionnel : les décisions possibles Méthodes et outils : Sous-groupes de travail puis mises en situation filmées à partir de cas de leurs secteurs, sur chaque étape de la conduite de l'entretien professionnel et débriefing avec le formateur : utilisation d'une grille d'analyse sur ces étapes complétée avec le constat des observateurs et du formateur. Travail sur des mini situations diverses et partage d idées. Complété par un travail collectif et d échanges. Séquence VII : Conclusion : débriefing de la formation et finalisation du PIAP (Projet Individuel d'actions de Progrès) cf rubrique "Méthodes et moyens pédagogiques" en page 2 de ce programme Objectifs : Faire le bilan de la formation. Matérialiser les acquis de cette formation par la finalisation du PIAP. Projet Individuel d'actions de Progrès Répertorier les acquis de la session Identifier ses points forts et faibles (points à améliorer / points à renforcer) Définir et planifier des axes d'actions prioritaires pour réaliser et suivre ses entretiens professionnels Méthodes et outils : Document à remplir accompagné par le formateur. 6/11

7 Séquence VIII : Travail individuel : validation des acquis : écart avec le positionnement en amont Séquence IX : Classe virtuelle 1 mois après le présentiel pour accompagner la mise en œuvre des entretiens de façon concrète et suivi PIAP : chacun aborde les difficultés rencontrées et échanges avec les apprenants et le formateur et suivi à distance dans les semaines qui suivent. Retours d'expériences, synthèse des réussites et des difficultés rencontrées en situations de conduite d entretien professionnel Ancrage des acquis du présentiel Apports complémentaires et renforcement sur des séquences de formation identifiées par le stagiaire Bilan PIAP EVALUATIONS DIGITALES 1. A chaud en fin de formation présentielle 2. A 2 mois : Retour sur l efficacité de la formation et de la mise en œuvre 3. A 3-4 mois : Evaluation OPQF par le donneur d ordre 7/11

8 ANNEXES Modèle de questionnaire préalable de validation et d évaluation des pré-requis : CV Martine THIBAUD : Consultante Formatrice et chef de projet pédagogique 8/11

9 Questionnaire de positionnement préalable Nom, prénom Entreprise Fonction Avez-vous déjà mené des entretiens? Si oui, lesquels? De performance / d évaluation De développement professionnel ou orientation RH De recrutement De recadrage Autre :. Avez-vous besoin de vous entraîner à ce type d entretiens? Avez-vous une expérience dans la fonction RH? Si oui, laquelle? Faites-vous la différence entre l entretien d évaluation et l entretien professionnel? 9/11

10 Quel volume d entretiens avez-vous à passer? Avez-vous des outils et/ou documents dans votre entreprise pour l entretien professionnel? Cette formation est-elle une demande de votre part ou de votre entreprise? Vous-même Votre entreprise Etes-vous inscrit sur le site pour votre CPF? Quels sont les thèmes qui vous intéressent le plus dans le contenu de la formation? Afin d individualiser la formation et d être au plus près de vos besoins, pouvez-vous venir avec les documents suivants, si vous les avez? Outils et/ou documents utilisés dans votre entreprise pour l entretien professionnel Grille d entretien et/ou de synthèse Un cas précis : 1 fiche de poste 1 cv d un collaborateur anonymisé l historique de la personne dans l entreprise Merci de vous inscrire sur votre compte CPF si vous ne l avez pas fait. 10/11

11 Martine THIBAUD Tél rue du M. Maunoury Rosny sous Bois martine.thibaud@gmail.com Consultante formatrice RH Développement professionnel PARCOURS PROFESSIONNEL Depuis 2015 Consultante Formatrice (Partenaire de cabinets RH et formation) - Orientation et développement professionnel. (Diag. compétences, Conseil mobilité/carrière...) - Accompagnement des mobilités et transitions professionnelles - Outplacement - Animation de formation : Entretien Professionnel et professionnalisation assistants formation (réforme de la formation) Consultante en mobilité et transition professionnelle - BPI Group / Leroy Consultants Accompagnement des salariés en transition professionnelle : - Diagnostic de situation et bilan professionnel - Conseil et aide à la décision (Plan de départ volontaire - mobilité interne, externe) - Appui à l élaboration et accompagnement à la mise en œuvre des projets professionnels - Outplacement individuel Réalisation de prestations de conseil en orientation et développement professionnel : - Bilan de compétences et bilan dynamique de carrière - Animation de formation en entreprise : «Point Carrière», «Piloter son parcours professionnel» et Animation d ateliers collectifs (Projet et accompagnement emploi, reconversion) Animation de formation auprès des RRH, managers sur les thématiques de gestion des parcours, développement professionnel et en lien avec les enjeux RH de l entreprise, Accords GPEC Travail en mode projet, interactions avec les équipes RH/Formation, les partenaires et acteurs externes de l emploi et de la formation Responsable qualité de l offre de formation/documentation FAF.TT OPCA T.T - Gestion et suivi d une démarche d agrément d organismes de formation et de prestataires de bilans de compétences (national) - Animation d une démarche qualité auprès des organismes de formation agréés (Audit des formations des salariés intérimaires dans les entreprises utilisatrices / Accord de branche) - Négociation des coûts de formation (CIF) - Mise à disposition d informations (formations/certification/diplôme) pour les entreprises et les salariés - Contribution aux projets : Suivi CQP ; Guides d achat ; Groupe de travail «qualité de l offre de formation» avec les FONGECIF Documentaliste Emploi-Formation - UNIFAF- OPCA santé, médicosocial - Veille sur l emploi et la formation. Support et Information auprès des délégations régionales, service R&D et des instances paritaires - Contribution au sein du réseau des documentalistes en formation professionnelle via l ADBS Documentaliste et formatrice - ASSOFAC Centre de formation - Organisation du centre ressources illettrisme et accompagnement des stagiaires en formation FORMATION INITIALE ET CONTINUE Formation continue : «Approche systémique» - F Balta «Accompagner les trajectoires par l approche stratégique» A.Chauvet DESU Gestion de carrières, Bilan de compétences et VAE - Paris X (Bac + 5) 2007 Conseillère VAE - Antenne information conseil VAE Créteil Stage DESU 1991 DUT Carrières de l information Documentation IUT de Tours 11/11