Guide de réservation des courts via ADOC

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1 Guide de réservation des courts via Pré-requis ADOC Etre adhérent au TGV et à jour de votre cotisation pour la période du 1er Octobre de l année N au 30 Septembre de l année N+1 (les accès à l outil de réservation n ont pas été activées pour les personnes non à jour de leur cotisation (adhésion + formule cours si applicable) Les accès à la réservation par Internet sont valides du 1er Octobre de l année N au 30 Septembre de l année N+1. Les accès à la réservation par Internet sont automatiquement désactivés si l adhésion n est pas renouvelée au 30 Septembre. Avoir créé son espace licencié sur le site de la Fédération Française de Tennis. Si ce n est pas le cas, pour créer votre compte, connectez-vous sur le site de la fédération en vous munissant de votre numéro de licence. Mode opératoire 1. Se connecter sur le site ADOC de réservation des courts Soit sur le site internet du TGV Soit directement sur le site ADOC La fenêtre suivante s affiche :

2 Saisir son identifiant et mot de passe FFT 2. Afficher le planning de réservation par court Cliquer dans le panneau de gauche sur Tableaux par court. La fenêtre suivante s affiche :

3 Dans l exemple ci-dessus, sont affichées les réservations pour le court n 1 à partir de la date du jour, ici le lundi 28 mars 2016 (pour visualiser l ensemble des jours, faites glisser la barre de défilement horizontale). Pour visualiser, les réservations du court n 2, Sélectionner Court n 2 dans la liste déroulante en haut à gauche de la page. Sont initialisés pour la saison : Le planning de réservation pour les cours dans le cadre de l école de tennis. Ces réservations apparaissent en bleu clair = Permanente Enseignement Les rencontres adhérents (actuellement tous les jeudis de 18h à 22h). Ces réservations apparaissent en bleu foncé = Echanges adhérents. Les compétitions par équipe avec un planning connu en début de saison. Ces réservations apparaissent en Jaune = Ponctuelle Club 3. Réserver un créneau horaire Vérifier que l heure de réservation souhaitée est disponible (les créneaux horaires libres sont en vert).

4 Cliquer sur la case correspondant à l heure souhaitée pour effectuer la réservation. Dans l exemple, la réservation est demandée pour le mercredi 30 mars de de 11h à 12h a. Réserver avec un autre adhérent du TGV Dans la liste déroulante Cotisation, sélectionner Cotisation adultes Sur la ligne au-dessous, saisir le nom (pas le prénom) de la personne avec qui vous jouez (En saisissant les premières lettres de son nom, l outil vous propose tous les adhérents dont le nom commence par les lettres saisies) Sélectionner votre partenaire parmi les adhérents proposés dans la liste puis cliquer sur Enregistrer La fenêtre suivante s affiche : Valider (clic sur Enregistrer) ou Annuler (clic sur Annuler) la réservation.

5 La réservation est validée et apparait en rouge sur le tableau. Votre partenaire et vous-même recevez un mail de notification de la réservation que vous venez d effectuer : b. Réserver avec un invité (joueur non adhérent du TGV)

6 Dans la liste déroulante Cotisation, sélectionner Invité Procéder ensuite comme pour la réservation avec un autre adhérent du TGV. Chaque adhérent a droit à 10 tickets d invitation par saison. Le nombre de tickets restants peut être visualisé en cliquant dans le panneau de gauche sur Tableaux par court Mes Données Ma Fiche, Onglet Adhésion :

7 Annuler sa réservation Un adhérent peut à tout moment, annuler une réservation qu il a effectuée précédemment. N oubliez pas d annuler votre réservation dès que vous savez que vous ne pourrez pas jouer, cela libèrera l horaire pour les autres adhérents. Pour annuler une réservation, cliquer dans le tableau sur l heure de réservation à annuler, la fenêtre suivante s affiche : Confirmer en cliquant sur OK. Suite à l annulation d une réservation, un mail est également envoyé à votre partenaire et à vous-même : Règles standards de réservation (hors compétitions) Une réservation peut être effectuée dans la période incluant les 14 jours à venir Une réservation est effectuée pour une durée de 1 heure Elle est attribuée à 2 personnes : L adhérent qui a effectué la réservation et son partenaire (l adhérent sélectionné lors de la réservation ou la personne invitée) Il n est pas possible d effectuer une nouvelle réservation, que ce soit pour l adhérent qui a effectué la réservation ou son partenaire, s il s agit d un adhérent TGV tant que l heure réservée n est pas écoulée. Le terrain est réservable en heures pleines.

8 Compétitions par équipes La durée de réservation pour un adhérent étant limitée à une heure, pour toute réservation concernant une compétition par équipe, le capitaine d équipe doit effectuer une demande de réservation en envoyant un mail au bureau du TGV à l adresse suivante tgv-goyrans@fft.fr en précisant : La compétition concernée, le nom du club adverse, la date de la rencontre, le créneau de réservation par court. Exemple Touquet Femmes Adultes Le Vernet Dimanche 27 mars 2016 Court n 1 : de 9h00 à 17h00 Court n 2 : de 9h00 à 14h00. Le mail doit être envoyé au minimum 7 jours avant la date de la compétition. Ce délai permettra de limiter au maximum d éventuelles annulations d autres réservations déjà présentes à cette date (voir chapitre Priorité des réservations). Remarque : Dans le cas où une réservation a dû être annulée afin de libérer les courts pour la compétition, un mail d annulation est envoyé automatiquement aux personnes concernées. Après traitement de la demande, une réponse au mail est envoyée au capitaine. Important : Dans le cas où la compétition est annulée ou reportée, le capitaine doit impérativement le signaler au plus tôt par mail, afin d annuler les réservations. Compétitions individuelles (y compris le tournoi interne) Le principe est sensiblement le même que pour les compétitions par équipe. L adhérent doit effectuer une demande de réservation en envoyant un mail au bureau du TGV à l adresse suivante tgv-goyrans@fft.fr en précisant : La compétition concernée, le nom des 2 joueurs, la date et l heure de début de la compétition, le n du court (2 heures seront réservées). Exemple Tournoi interne Adultes Hommes Chevau Eric Pimenta Fabrice Vendredi 1 er avril 2016 à 16h Court n 2. Le mail doit être envoyé au minimum 3 jours avant la date de la compétition. Ce délai permettra de limiter au maximum d éventuelles annulations d autres réservations déjà présentes à cette date (voir chapitre Priorité des réservations). Après traitement de la demande, une réponse au mail est envoyée. Important : Dans le cas où la compétition est annulée ou reportée, le compétiteur doit impérativement le signaler au plus tôt par mail, afin d annuler la réservation.

9 Priorité des réservations Priorité 1 : Les compétitions par équipe. Priorité 2 : Les Échanges Adhérents. Le créneau horaire réservé pour les Échanges Adhérents est fixé en début de saison, actuellement, il est positionné le jeudi de 18h00 à 22h. Il n y a pas de créneau Échanges Adhérents pendant les mois de Juillet et Août. Les compétitions individuelles. Priorité 3 : Le tournoi interne. Priorité 4 : Les réservations individuelles. Les cours, les stages organisés pendant les vacances, sont bien entendu prioritaires sur tous les types de réservation. Il en est de même pour les interventions à effectuer sur les courts (entretien, réparations ). Comme il a été décrit précédemment, seules les réservations individuelles sont effectuées directement par les adhérents. Les réservations pour toutes les compétitions (par équipe, individuelles et tournoi interne) sont effectuées par le gestionnaire des réservations, suite à un mail de demande de réservation. En fonction des priorités et des créneaux disponibles, le gestionnaire de réservation peut être amené à annuler une (ou plusieurs) réservation(s) existante(s) pour effectuer une réservation de priorité supérieure. Ces annulations ne sont possibles que si la nouvelle demande de réservation respecte certaines règles (priorité, délai suffisant, pas d autres possibilités de réservation ). Les personnes concernées par l annulation de la réservation sont automatiquement averties par mail :

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