Commission de révision de l évaluation foncière

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1 Commission de révision de l évaluation foncière RÈGLES DE PRATIQUE ET PROCÉDURE (établies en application de l article 25.1 de la Loi sur l exercice des compétences légales) En vigueur à compter du 1 avril 2007 TABLE DES MATIÈRES 1. RÈGLES Champ d'application et définitions (Règles 1-2) Interprétation et effet (Règles 3-7) Représentants (Règles 8-10) Délais (Règles 11-14) Introduction d'une instance (Règles 15-16) Plaintes tardives (Règle 17) Avis (Règles 18-19) Documents, pièces, dépôt et signification (Règles 20-29) Enquête préalable (Règle 30) Motions (Règles 31-36) Règlement avant l'instance de la Commission (Règles 37-38) Assignation des témoins (Règles 39-40) Langue de l'instance (Règles 41-44) Avis d'évaluation plus élevée (Règle 45)

2 Vérification préliminaire des requêtes (Règles 46-53) Choix de la voie à suivre (Règles 54-59) Ajournement (Règles 60-64) Médiation (Règles 65-72) Conférences préparatoires (Règles 73-86) Méthodes pour tenir les procédures d'audition (Règles 87-97) Audiences électroniques (Règles 87-92) Audiences écrites (Règles 93-97) Conduite de l'instance (Règles ) Motifs écrits de la décision (Règle 106) Décisions de la Commission (Règle 107) Correction d'erreurs mineures (Règles ) Nouvelle audience (Règle 110) Réexamen d'une décision ou ordonnance de la Commission (Règles ) 2. ANNEXES AUX RÈGLES FORMULE DE PLAINTE ORDONNANCE DE PROCÉDURE AVIS DE MOTION AFFIDAVIT DE SIGNIFICATION AVIS DE RÉPONSE À LA MOTION CERTIFICAT D'ÉTAT DE CAUSE

3 CERTIFICAT D'OPPOSITION Certaines règles sont accompagnées de commentaires qui les clarifient ou les illustrent par des exemples. Ces commentaires sont en italiques. Des titres ont également été ajoutés aux règles pour en faciliter la lecture. Ni les titres ni les commentaires ne font partie des règles. RÈGLES DE LA COMMISSION DE RÉVISION DE L ÉVALUATION FONCIÈRE 1. Champ d application Les présentes règles s appliquent à toutes les instances introduites devant la Commission de révision de l évaluation foncière. Les formules qui y sont mentionnées sont jointes aux règles pour plus de commodité ou à titre de référence seulement et elles peuvent être modifiées sur le plan administratif, s il y a lieu. (Nota : Veuillez utiliser les formules de la Commission chaque fois que c est possible. Pour obtenir la version la plus à jour des formules actuellement en vigueur, veuillez vous adresser directement à la Commission ou consulter le site Web de la Commission.) 2. Définitions Les définitions qui suivent s appliquent aux termes utilisés dans les présentes règles (à moins que le contexte ne dicte un autre sens); «affidavit» S entend d une preuve fournie par écrit et faite sous serment ou affirmation solennelle; (Nota : La règle 32 exige que soit présenté un affidavit de signification d un avis de motion. On trouvera à la fin des présentes règles une formule d affidavit de signification qui peut servir de modèle pour tout affidavit exigé en vertu des présentes règles ou d une ordonnance de la Commission.) «audience écrite» S entend d une instance prenant la forme d une audience tenue au moyen d un échange de documents, que ce soit sous forme écrite (document imprimé) ou par voie électronique. «audience électronique» S entend de toute procédure d audition tenue par conférence téléphonique ou au moyen d'une autre forme de technologie électronique qui permet à toutes les parties de s entendre les unes les autres; «audience orale» S entend d une audience durant laquelle les parties ou leurs avocats ou représentants sont présents en personne devant le ou les membres de la Commission; «audience préliminaire» S entend des composantes de la conférence préparatoire (voir les règles 73 à 86) au cours desquelles des décisions exécutoires de procédure ou de fond sont prises par la Commission (ces décisions sont habituellement indiquées dans l ordonnance de la Commission qui suit la conférence); «auteur de la motion» S entend d une personne qui présente une motion;

4 «Commission» S entend de la Commission de révision de l évaluation foncière; «conférence de règlement» S entend de toute conversation tenue pour tenter de régler la totalité ou une partie de l affaire par la discussion et comprend toute tranche de la conférence préparatoire au cours de laquelle peuvent se tenir de telles discussions; «déclaration de témoin» S entend d un bref aperçu écrit des antécédents de la personne, de son expérience et de son intérêt dans l affaire; une liste des questions qu elle abordera et de ces opinions sur ces questions, une liste des rapports sur lesquels le témoin s appuiera pendant l audience; «déposer» S entend du fait d envoyer tout matériel au registrateur de la Commission, et exige que le matériel soit réputé avoir été reçu ou qu il ait effectivement été reçu par la Commission; «document» S entend de tout matériel écrit et visuel, y compris les preuves écrites et visuelles présentées à une procédure d audition; «formule de dépôt» S entend de la formule fournie par la Commission pour la présentation des plaintes, requêtes ou appels, sous forme imprimée ou électronique; «instance» S entend de toute question ou affaire portée devant la Commission; (Nota : Pour les municipalités, les jours fériés peuvent être différents de ceux qui suivent.) «jour férié» S entend du samedi et du dimanche ou de tout autre jour où les bureaux de la Commission sont fermés, comme les congés fériés suivants : le jour de l An, le Vendredi saint, le lundi de Pâques, la fête de la Reine, la fête du Canada, le Congé civique, la fête du Travail, le jour d Action de grâce, le jour du Souvenir, le jour de Noël, le 26 décembre, tout autre jour proclamé tel par le gouverneur général ou le lieutenantgouverneur. Si le jour de l'an, la fête du Canada ou le jour du Souvenir tombent un samedi ou un dimanche, le lundi suivant est jour férié. Si le jour de Noël tombe un samedi ou un dimanche, le lundi et le mardi suivants sont jours fériés. Si le jour de Noël tombe un vendredi, le lundi suivant est jour férié. «médiation» S entend d une réunion avec les parties au cours de laquelle une personne, habituellement un membre de la Commission, agit 1) à titre de tiers neutre et rencontre les parties séparément pour faire état de leurs chances d avoir gain de cause; ou 2) à titre de facilitateur et rencontre toutes les parties ensemble pour définir les intérêts de chacune et favoriser un règlement de l affaire, ou 3) selon une combinaison quelconque de ces méthodes; «motion» S entend d une demande présentée par une personne à la Commission pour que celle-ci rende une décision ou une ordonnance; «participant» S entend d une personne qui ne souhaite pas prendre une part entière à l audience, mais qui souhaite faire une déclaration à la Commission. (Nota : Les personnes à qui la Commission a accordé le statut de participant, que ce soit en leur nom ou à titre de représentant d un groupe non constitué en personne morale, seront autorisées à faire des déclarations à la Commission uniquement au moment que la Commission déterminera à sa discrétion; elles n ont pas le droit d être avisées de la tenue

5 d une séance de médiation ou d une conférence téléphonique sur des questions de procédure et elle ne sont pas autorisées à demander un réexamen de la décision.) «partie» S entend d une personne autorisée par la loi applicable à être partie à l instance, ainsi que des personnes que la Commission accepte à titre de partie, et qui prennent une part entière à l audience de diverses manières, par exemple en échangeant des documents, en présentant un témoignage, en appelant des témoins, en contreinterrogeant les témoins et en présentant des observations à la Commission; «partie intimée» S entend d une personne, autre que le registrateur de la Commission, à qui l auteur d une motion signifie un avis de motion; «personne» S entend d une personne morale, d un partenariat, d un office des ponts, d un agent ou d un fiduciaire, ainsi que des héritiers, des exécuteurs testamentaires, des administrateurs ou de tout autre représentant juridique d une personne à qui le contexte peut s appliquer selon la loi; (Nota : Un groupe non constitué en personne morale n est pas une personne au sens des présentes règles et doit intervenir par l intermédiaire d un particulier ou autre personne désigné qui agira à titre de représentant du groupe.) «preuve écrite» S entend de tout matériel destiné à être présenté à titre de preuve à une procédure d audition; comprend les rapports, études, documents, déclarations de témoin, photographies, cartes, transparents, lettres, tableaux, graphiques, livres comptables et renseignements enregistrés ou entreposés par n importe quel moyen; «preuve visuelle» S entend des images destinées à être présentées à titre de preuve à une procédure d audition et comprend les images produites par ordinateur, les photographies, les cartes, les vidéos, les plans, les levés, les maquettes et les transparents; «procédure d audition» S entend d une procédure tenue par la Commission à toute étape de l instance et comprend une audience, une conférence préparatoire, l audition d une motion et une procédure de règlement extrajudiciaire, que ces procédures soient tenues sous forme orale, électronique ou écrite; «procédure de règlement extrajudiciaire» S entend des variantes possibles des procédures de règlement de différends tenues par la Commission ou faisant suite à une directive de la Commission, à toute étape de l instance; «règlement extrajudiciaire» Comprend la médiation, les conférences de règlement et tout autre mécanisme visant le règlement des différends entre les parties à l exclusion de la tenue d une audience; «Règles de procédure civile» S entend des règles en vigueur à la Cour supérieure de justice; «représentant» S entend d un personne titulaire d un permis d exercer la profession d avocat délivré par le Barreau du Haut-Canada ou toute autre personne qui est légalement autorisée à représenter une autre personne à l instance;

6 «requérant» S entend d une personne qui présente une plainte, une requête ou un appel à la Commission, y compris toute personne ajoutée comme partie à l instance par la Commission; «voie de procédure» S entend du processus par lequel une plainte, une requête ou un appel doit être résolu; il peut s agir de la voie directe de l audience ou de la voie préparatoire à l audience; «voie directe de l audience» S entend de la voie de procédure par laquelle on procède à l audition de l affaire sans conférence préparatoire; «voie préparatoire à l audience» S entend de la voie de procédure par laquelle on procède à une ou plusieurs conférences préparatoires avant la tenue d une audience. 3. Interprétation des règles Selon les principes généraux d application des présentes règles, elles doivent recevoir une interprétation large afin d'assurer la résolution équitable sur le fond de chaque instance, de la façon la plus expéditive et la moins onéreuse. Commentaires sur la règle 4 : La Commission peut également suivre les règles de procédure civile destinées aux tribunaux, s il y a lieu, et peut ordonner qu elles soient modifiées. Les formules fournies dans les règles de procédure civile peuvent aussi être utilisées, sauf pour les procédures pour lesquelles la Commission a créé ses propres formules de dépôt. 4. Questions non prévues dans les présentes règles En cas de silence des présentes règles sur une quelconque question de procédure, la Commission peut prendre toute mesure permise par la loi qu elle juge nécessaire pour lui permettre de statuer de manière efficace et complète sur toute affaire qui lui est confiée. 5. Objections pour questions de forme Est suffisant le fait de se conformer dans l ensemble aux exigences relatives au contenu des formules, avis et documents prévus dans les présentes règles ou dans toute loi pertinente. EXEMPTION DES RÈGLES Commentaires sur la règle 6 : Cette règle est fondée sur les dispositions du paragraphe 4 (1) de la Loi sur l exercice des compétences légales. Cette loi s applique également aux instances de la Commission. Des modifications à cette loi sont entrées en vigueur le 15 février 2000 [Annexe B de la Loi de 1999 sur la réduction des formalités administratives, L.O. 1999, chap. 12]. Les présentes règles tiennent compte de ces modifications. Aux termes du paragraphe 4 (1), les parties doivent donner leur CONSENTEMENT avant que la Commission ne puisse permettre des exceptions aux exigences de procédure énoncées dans les lois ou règlements. Cependant, la Commission peut permettre des exceptions aux présentes règles. Il convient de souligner également que la Commission ne permettra des exceptions que si elle juge que ces changements sont essentiels.

7 6. La Commission peut exempter des règles La Commission peut accorder toutes les exemptions nécessaires relativement aux présentes règles ou à une ordonnance de procédure, ou tout autre redressement qu elle juge approprié, pour garantir que les véritables questions en litige soient déterminées de façon juste et équitable. INOBSERVATION Commentaires sur les règles 7 et 7.1 : Lorsqu elle considère des motions pour inobservation, y compris des motions de rejet, la Commission tient habituellement compte des questions de préjudice et d abus de procédure. Dans le cas des motions de rejet, la Commission doit donner à la partie qui a manqué à ses obligations la possibilité de remédier au manquement, et si celle-ci remédie au manquement avant la présentation de la motion de rejet, la Commission peut décider de rejeter la motion. 7. Inobservation des règles Si une partie ou un participant refuse ou néglige, sans excuse raisonnable, de se conformer aux présentes règles et aux ordonnances, directives ou décisions de la Commission ou de se présenter à toute procédure d audition, la Commission peut, de son propre chef ou en réponse à une motion d une partie, après avoir donné à la partie ou au participant qui a manqué à ses obligations une possibilité de remédier au manquement selon des modalités que la Commission considère juste dans les circonstances, (a) (b) (c) délivrer une ordonnance pour limiter la mesure dans laquelle la partie ou le participant peut prendre part à l instance, rejeter l affaire si la personne ayant manqué à ses obligations est le requérant, délivrer toute autre ordonnance permise par les présentes règles et les lois et règlements en vigueur. 7.1 Facteurs à considérer relativement aux motions pour inobservation Lorsqu elle considère des motions pour inobservation, la Commission tient compte des questions de préjudice et d abus de procédure, s il y a lieu. 7.2 Rejet pour non-comparution Nonobstant la règle 7, si le requérant ou une autre partie ayant introduit l instance ne se présente pas à la procédure d audition, sans excuse raisonnable, la Commission peut, lorsqu elle le juge approprié, rejeter l affaire sommairement. (Nota : L article 8.2 de la Loi sur la Commission de révision de l évaluation foncière permet à la Commission de rejeter une affaire sans tenir d audience si la plainte ne révèle aucun motif apparent prévu par une loi ou si le plaignant ne fournit pas à la Commission, dans les délais précisés, les renseignements supplémentaires qu elle lui a demandés.)

8 REPRÉSENTANTS À la lumière des changements apportés à la Loi sur le Barreau et à la Loi sur l exercice des compétences légales, ainsi que de la règle 4.04 (2) du Code de déontologie des parajuristes en vue de maintenir un niveau d égalité, le statu quo qui permet d autoriser des personnes non représentées ou des représentants autorisés à comparaître devant la commission pour plaider ou témoigner sous serment ou déclaration solennelle, sera maintenu pour le reste de l année 2008 ou jusqu à ce que les Règles de la Commission soient modifiées. 8. Comparution en personne ou par l intermédiaire d un représentant autorisé Une partie peut participer à l instance en personne ou par l intermédiaire d un représentant. Les représentants qui ne sont pas des avocats membres du Barreau du Haut-Canada doivent obtenir une autorisation écrite que la Commission pourrait leur demander de présenter n importe quand. Si les conditions de la représentation changent, la partie et son représentant doivent immédiatement en aviser la Commission et les autres parties. 9. Foi accordée à l autorisation Jusqu à ce que la partie et le représentant n informent la Commission d une modification de l autorisation, la Commission accorde foi à l autorisation déposée auprès de la Commission. 10. Avis relatifs à l instance fournis aux représentants Tout avis donné à un représentant est réputé avoir été donné à la partie qu il représente. DÉLAIS Commentaires sur les exigences relatives aux délais (règles 11 à 14) : Les diverses lois peuvent prévoir des délais différents de ceux qui sont précisés dans les présentes règles. La Commission ne peut pas proroger un délai prescrit dans une loi, par exemple la Loi sur l évaluation foncière, sauf comme le prévoit la règle 17 (Plaintes tardives). Par conséquent, les requêtes doivent être déposées auprès de la Commission au plus tard le jour établi dans les articles sur les plaintes ou les appels des lois pertinentes comme date limite pour présenter un plainte ou un appel. Voici un exemple de la manière dont la Commission calculerait une période de 30 jours. (Cette méthode de calcul est fondée sur les Règles de procédure civile.) La Commission considérerait le jour suivant la décision ou l action comme le jour un. Les jours subséquents, y compris les samedis, dimanches et jours fériés, sont tous comptés, jusqu au 30 e jour. Les documents peuvent être déposés ou délivrés jusqu à 17 h le 30 e jour. Si ce jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le document peut être déposé jusqu à 17 h le prochain jour qui n est ni un samedi, ni un dimanche, ni un jour férié. Les bureaux de la Commission sont ouverts jusqu à 17 h. Veuillez prendre note : quelle que soit la règle prescrite sur l heure de la fin du jour, il vaut mieux déposer ou signifier les documents durant les heures de bureau pour s assurer qu ils sont bien reçus au jour prescrit. Les Règles de procédure civile permettent la signification par télécopieur, tout comme la règle 24 ci-dessous. Selon les Règles de procédure civile, la délivrance ou la signification

9 par télécopieur après 17 h est réputée faite le lendemain. Selon la règle 25 ci-dessous, la signification ou délivrances est réputée faite le prochain jour ouvrable. 11. Délais Les délais sont calculés selon les présentes règles ou dans une ordonnance de la Commission rendue en vertu de la loi applicable, à moins que ne soit précisé un autre mode de calcul. 12. Prorogation ou réduction des délais La Commission peut proroger ou réduire n importe quel délai prescrit dans les présentes règles ou dans une ordonnance de la Commission, aux conditions qu elle juge appropriées. Une demande de modification des délais prescrits peut être présentée par voie de motion, ou la Commission peut modifier les délais prescrits de son propre chef, avec ou sans audience, avant ou après l expiration de la période prévue. 13. Délais pour la signification des documents Les délais prescrits pour signifier (remettre) un document ou toute autre preuve peuvent être prorogés ou réduits, si toutes les parties devant recevoir signification y consentent par écrit. 14. Attente en cas d absence d une partie (a) (b) Lors d une audience en personne, la Commission ne procède pas à l instance avant qu une période d au moins 30 minutes se soit écoulée après l heure fixée pour le début de la procédure d audition si les parties ne se sont pas encore présentées, à moins qu elles n aient informé la Commission de leur absence. Lors d une audience par téléconférence ou vidéoconférence (règle 87), la Commission ne procède pas à l instance avant qu une période d au moins dix minutes se soit écoulée après l heure fixée pour le début de la procédure d audition si les parties ne se sont pas encore présentées, à moins qu elles n aient informé la Commission de leur absence. INTRODUCTION D UNE INSTANCE 15. Mode de requête À moins qu une loi ou les présentes règles ne prévoient une autre méthode (p. ex., motion - règle 31, ou plaintes multiples déposées par des agents - règle 16), ou à moins de directive contraire de la Commission, une plainte, une requête ou un appel peut être introduit au moyen d une lettre ou de la formule de plainte jointe aux présentes règles et doit (a) (b) (c) (d) (e) être adressé au registrateur de la Commission; indiquer le nom du requérant, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse électronique (le cas échéant), son adresse (y compris le code postal); identifier le bien-fonds en cause par son numéro de rôle; définir la nature de la requête et les motifs la justifiant; être accompagné des droits requis relatifs à la plainte ou à toute autre procédure;

10 (f) (g) (h) demander à la Commission de désigner un membre bilingue si le requérant souhaite que l instance se déroule en français; être signée par le requérant ou son représentant; si le représentant du requérant n est pas un avocat, une déclaration indiquant que cette personne a reçu une confirmation écrite de son autorisation d agir au nom du requérant, signée par le requérant. Nota : Une formule de plainte semblable peut être déposée par voie électronique. La version électronique est affichée sur le site Web de la Commission peu après l envoi des avis d évaluation 15.1 Demande portant sur la voie préparatoire à l audience Lorsqu il dépose la plainte, la requête ou l appel, le requérant peut demander, en donnant les raisons de sa demande, que l affaire soit placée dans la voie préparatoire à l audience Non-paiement des droits Sous réserve d une décision contraire de la Commission, celle-ci ne tient pas compte d un dossier ou n inscrit pas une affaire au rôle en vue d une audience si les droits exigés n ont pas été payés. 16. Exceptions à la règle 15 Forme de demande (a) Les personnes qui déposent des plaintes, des demandes, des appels au nom de multiples personnes ou pour de multiples biens-fonds doivent les déposer en conformité avec les directives de dépôt de la Commission; (b) Les plaintes de tiers déposées en vertu du paragraphe 40 (3) de la Loi sur l évaluation foncière doivent être remises en personne ou envoyées par la poste à la personne visée au plus tard le dernier jour du délai de plainte prévu par cette loi; (c) Les demandes, appels et plaintes en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités : (i) sont déposées auprès de la Commission avant la date limite de dépôt prévue par la Loi de 2001 sur les municipalités; (ii) sont remises en personne ou envoyées par la poste avant la date limite de dépôt prévue par la Loi de 2001 sur les municipalités à la municipalité si le propriétaire du bien-fonds est le plaignant ou au propriétaire du bienfonds si la municipalité est la plaignante; (iii) sont accompagnés des documents à l appui requis selon l article de la Loi de 2001 sur les municipalités qui s applique; (iv) sont accompagnés des droits de dépôt que la Commission exige. Exemple tiré de la Loi de 2001 sur les municipalités : la plainte en vertu de l article 331. Le propriétaire d un bien admissible ou la municipalité locale peut, dans les 90 jours de la mise à la poste de l avis de la conclusion de la municipalité, présenter une plainte par écrit à la Commission de révision de l évaluation foncière, en remplissant le formulaire de plainte, en le remettant ou l envoyant par la poste à l autre partie, en payant les droits de dépôt exigés et en fournissant les documents à l appui (l avis de conclusion de la municipalité). Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les formulaires d appel en matière d impôts municipaux de la Commission et les lignes directrices relatives aux droits de dépôt à

11 16.1 Parties et participants Toute personne, autre que le requérant ou une personne désignée comme partie par la loi, qui souhaite prendre part à l instance soit à titre de partie ou de participant doit : (a) (b) (c) déposer une motion demandant d être ajoutée à titre de partie ou de participant, selon le cas, donner un avis écrit à la Commission et à toutes les parties de son intention de déposer une telle motion, à la demande de la Commission, fournir la preuve qu elle a donné un tel avis Aucune réouverture sans permission Une fois qu une procédure d audition a commencé, nul ne peut être ajouté à titre de partie ou de participant, et aucune partie ou aucun participant qui a été absent ou qui n a pas pris part d autre façon à la procédure d audition n a le droit de prendre part de quelque façon que ce soit à la procédure réouverte ou recommencée sans obtenir une permission de la Commission. PLAINTES TARDIVES 17. Circonstances dans lesquelles une plainte tardive peut être reçue La Commission peut recevoir une plainte, une requête ou un appel parvenu après le délai établi par toute loi ou tout règlement pertinent, à la condition que : a) le requérant fournisse à la Commission un affidavit qui convainc la Commission, selon le cas : (i) (ii) (iii) que la plainte, la requête ou l appel a été mis à la poste à l intérieur du délai prescrit, dans le cas d une plainte déposée aux termes de la Loi sur l évaluation foncière, que l auteur de la plainte n a pas reçu l avis exigé et qu il a déposé la plainte auprès de la Commission dans les 30 jours suivant le moment où il a pris connaissance de l évaluation, de la classification ou de la désignation du soutien scolaire faisant l objet de la plainte; dans le cas d une plainte déposée aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, que le requérant n a pas reçu l avis exigé et qu il a déposé la plainte auprès de la Commission dans les 30 jours suivant le moment où il a pris connaissance de la décision du conseil municipal; b) l affidavit atteste, dans les cas des alinéas 17 (a) (ii) ou (iii) ci-dessus, que l avis n a pas été reçu et fournit la date à laquelle le requérant ou son représentant a pris connaissance de l évaluation, de la classification, de la désignation ou de la décision, selon le cas; c) le requérant a fourni aux autres parties une copie de l affidavit.

12 AVIS 18. Avis Tout avis devant être donné en vertu des présentes règles ou d une ordonnance de la Commission doit être donné par écrit, sauf directive contraire de la Commission. 19. Avis d audience ou d autre procédure La Commission peut ordonner à une partie de donner avis d une procédure d audition ou de toute autre procédure à toute personne ou catégorie de personnes, et elle peut préciser le mode de signification de l'avis. Un affidavit prouvant qu'un avis a été donné doit être produit lorsque débute la procédure. (Voir règles 31 à 36 sur les motions.) DOCUMENTS, PIÈCES, DÉPÔT ET SIGNIFICATION Commentaire sur la règle 20 : Lorsqu elle considère si elle doit ou non permettre la modification d un document en vertu du paragraphe 20 (b), la Commission permet habituellement une telle modification si les autres parties y consentent. 20. Modification des documents Les documents déposés auprès de la Commission ne peuvent être modifiés, sauf dans les cas suivants : (a) (b) un requérant peut modifier son exposé des questions en litige de plein droit à tout moment avant de recevoir l exposé de la réponse; dans tous les autres cas, une partie ne peut modifier un document que si la Commission le lui ordonne Motions de modification de documents Une partie demandant une ordonnance en vertu de la règle 20 (b) doit le faire par voie de motion conformément à la règle 31, en donnant un avis à toutes les autres parties, lorsque (a) (b) l affaire est dans la voie directe de l audience et la Commission a exigé que la partie fasse une telle demande par voie de motion; l affaire est dans la voie préparatoire à l audience Exigences préalables à une ordonnance de modification de documents Pour décider si elle doit ou non délivrer une ordonnance en vertu de la règle 20 (b), avec ou sans les conditions que la Commission estime justes dans les circonstances, la Commission doit prendre en considération la mesure dans laquelle une telle ordonnance pourrait être préjudiciable à toute partie, le cas échéant Dépôt des exposés Dans la voie préparatoire à l audience, lorsqu une partie a délivré un exposé des questions en litige, un exposé de la réponse ou un exposé modifié

13 des questions en litige ou de la réponse, la partie doit déposer ce document auprès de la Commission au moins 10 jours avant l audience à laquelle elle se rapporte Échange ou dépôt des documents En plus des exigences établies par toute autre règle, la Commission peut en tout temps ordonner aux parties d échanger et de déposer des documents ou des observations, soit à la demande d une partie soit de son propre chef. 21. Reproduction des documents de la Commission Une personne peut examiner tout document déposé auprès de la Commission et le reproduire, moyennant paiement du droit fixé par la Commission, et elle peut voir toute preuve visuelle, sauf disposition contraire énoncée dans une loi, une ordonnance d un tribunal ou une ordonnance de la Commission. 22. Documents confidentiels La Commission peut ordonner qu'un document déposé avec une requête ou au moment d'une audience soit traité de façon confidentielle, soit conservé sous pli scellé et ne fasse pas partie du dossier public. Commentaire sur la règle 23 : Les parties sont encouragées à apporter au moins trois copies des pièces à l audience. 23. Retour des pièces Les pièces (preuves écrites ou visuelles) de tout type produites durant l audience sont conservées pendant 120 jours après que la décision de la Commission est rendue ou envoyée par la poste. La personne qui a produit cette pièce peut demander qu on la lui retourne après ce délai, et on pourra la lui retourner si la Commission y consent. Si aucune demande n est faite, la pièce devient la propriété de la Commission qui peut la verser aux archives. Les pièces ne seront en aucun cas rendues le jour de l audience. Commentaires sur la transmission par télécopieur (règles 24 à 29) : Les règles suivantes relatives à la transmission par télécopieur s appliquent à la plupart des documents, y compris la Formule de plainte, déposés ou signifiés, notamment les avis de motion, les avis d audience et les documents échangés à la suite d une ordonnance de procédure. Nota : La Commission ne peut proroger une période d appel prescrite dans une loi, sauf comme le prévoit la règle 17 (Plaintes tardives), de sorte que les documents doivent être signifiés au plus tard à la date limite. Les présentes règles exigent seulement que les documents soient envoyés par télécopieur avant une heure donnée. Par exemple, le personnel sera présent pour recevoir les documents envoyés par télécopieur s ils arrivent avant 17 h. (Voir également les commentaires et les règles 11 à 14 au sujet des délais.) 24. Signification (transmission) par télécopieur Lorsqu'un document doit être signifié (remis) ou déposé, notamment un document qui introduit une instance ou une motion, ou qui donne un avis, la signification peut être faite par télécopieur (à moins qu une loi ou la Commission n exige un autre mode de signification). Les documents télécopiés doivent être envoyés : (a) au représentant de la partie, le cas échéant;

14 (b) (c) (d) (e) (f) lorsque la partie est une personne physique et qu'elle n'est pas représentée, à cette partie directement, si elle a fourni un numéro de télécopieur; lorsque la partie est une personne morale et qu'elle n'est pas représentée, au bureau central de la personne morale directement, aux soins d'une personne physique investie du pouvoir apparent de recevoir le document; lorsque les documents sont déposés auprès de la Commission, d une régie ou commission locale, ou de tout service, ministère ou agence des gouvernements fédéral, provincial ou municipal, ou qu ils leur sont signifiés, aux soins d'une personne physique investie du pouvoir apparent de recevoir le document; lorsque la partie est la Société d évaluation foncière des municipalités, aux soins de son directeur de la gestion des cas; lorsque la partie est une municipalité, aux soins du secrétaire municipal Exception Nonobstant la règle 24, une plainte déposée par télécopieur auprès de la Commission n a pas à être télécopiée aux autres parties Paiement pour les plaintes télécopiées Lorsqu une plainte est télécopiée à la Commission, elle ne sera acceptée que si l expéditeur fournit le numéro et la date d expiration d une carte de crédit valide et une autorisation d imputer les frais applicables à ce compte. 25. Transmission après 17 h Tout document signifié par télécopieur après 17 h est réputé avoir été signifié le jour ouvrable suivant. 26. Permission de télécopier des documents de plus de 12 pages Si un document compte plus de 12 pages, y compris la feuille de transmission, il ne doit pas être signifié entre 8 h et 17 h, sauf si la personne recevant le document a donné sa permission à l avance. Si le document compte plus de 30 pages, il ne peut être envoyé par télécopieur à n importe quel moment sans permission préalable. 27. Contenu de la feuille de transmission La feuille de transmission par télécopieur doit indiquer le numéro de la plainte donnée par la Commission ou le numéro de rôle ou les deux, le type de requête, la municipalité dans laquelle le bien-fonds est situé, ainsi que toutes les données d identification de l expéditeur et du destinataire. 28. Preuve de signification par télécopieur L imprimé de confirmation reçu par l expéditeur constitue la preuve de la transmission et réception intégrale du document télécopié. 29. Copie papier non requise L expéditeur n est pas tenu d envoyer une copie papier d un document envoyé par télécopieur, à moins qu on ne le lui demande, auquel cas il peut l envoyer par courrier ordinaire. ENQUÊTE PRÉALABLE

15 Commentaires sur l ordonnance d enquête préalable Le fait que la règle 30 prévoie une ordonnance d enquête préalable ne vise pas à remplacer d autres formes d enquête préalable, soit dans le cadre des discussions préparatoires ou d une divulgation volontaire. 30. Ordonnance d enquête préalable La Commission peut rendre une ordonnance d enquête préalable afin de permettre à une partie d obtenir des renseignements nécessaires de la part d une autre partie. Une telle ordonnance peut être rendue seulement lorsque la partie a demandé des renseignements et que l autre partie a refusé de les lui donner ou n a pas répondu à sa demande. L ordonnance doit être demandée par voie de motion (voir règle 31) et accompagnée d un affidavit attestant les démarches faites pour obtenir les renseignements voulus et les raisons pour lesquelles ces renseignements sont nécessaires. La Commission peut rendre une ordonnance comprenant un ou plusieurs des éléments suivants : (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) l obligation pour toute personne (habituellement seulement une partie) de fournir un affidavit énumérant tous les documents pertinents qu elle détient; la remise des documents; un interrogatoire préalable de toute partie; un interrogatoire préalable au moyen de questions écrites; l inspection des biens-fonds, la prise de photographies et la tenue de tests pertinents; un interrogatoire d un témoin avant le début d une instance (en conformité avec les Règles de procédure civile); toute autre forme d enquête préalable; et la Commission peut imposer de conditions relatives aux délais, à la méthode et à la portée de l enquête préalable. Si une ordonnance d enquête préalable est rendue, les Règles de procédure civile concernant l enquête préalable s appliquent aux instances de la Commission, à moins d ordonnance contraire de la Commission. MOTIONS Commentaires sur les motions (règles 31 à 36) : Les motions (demandes d ordonnance adressées à la Commission) sont habituellement entendues en personne. Cependant, s il y a quatre parties ou moins et si l on prévoit que la motion pourra être traitée en moins d une heure, la Commission peut décider, ou une partie peut lui demander, de tenir une conférence téléphonique pour entendre la motion. La Commission peut refuser d entendre la motion, l ajourner, la rejeter ou entendre seulement une partie de la motion par conférence téléphonique, si elle découvre que

16 certaines personnes n en ont pas été avisées, si la nature de la preuve exige une audience en personne, si la Commission estime qu il faudra plus d une heure pour traiter de la question ou pour toute autre raison valable. 31. Date de la motion et avis de motion Une personne présentant une motion doit d abord obtenir une date d audience auprès du responsable du calendrier de la Commission, s il s agit d une motion orale ou électronique. La Commission peut décider, si les parties ne s y opposent pas, d instruire la motion au moyen d une audience écrite, auquel cas elle précisera la date limite à laquelle les parties doivent remettre leurs observations. (Il n est pas nécessaire d obtenir une date de motion pour une requête demandant à la Commission de recevoir une plainte tardive, aux termes de la règle 17, ou pour une requête demandant le réexamen d une décision de la Commission, aux termes des règles 111 à 117). Une fois que l auteur de la motion a obtenu la date ou l autorisation, il lui faut signifier un avis de motion aux autres parties. (Voir règle 32 au sujet du délai de signification de cet avis.) L avis de motion doit être présenté avec un affidavit contenant un énoncé clair et concis des faits, provenant d une personne qui connaît les faits, soit de façon directe, ou sur la foi de renseignements qu elle tient pour véridiques. (Nota : Une formule d avis de motion est jointe à la fin des présentes règles.) 32. Signification de l avis de motion Sauf si la Commission autorise un délai plus court, l avis de motion et tous les documents à l appui doivent être signifiés (remis) au moins 10 jours avant la date de l audition de la motion, si elle est entendue en personne ou par conférence téléphonique. Si la Commission autorise l examen d une motion écrite, la Commission en avise l auteur de la motion et les autres parties. L auteur de la motion doit signifier l avis de motion dans les 20 jours de cet avis de motion écrite. Les autres parties qui désirent présenter des observations en réponse à la motion doivent signifier leurs observations (voir règle 33) dans les 10 jours de la date de l avis de motion envoyé par l auteur de la motion. Un avis de motion doit être signifié à toutes les parties, à toute autre personne à qui la Commission a ordonné de donner avis et au registrateur de la Commission. Un affidavit attestant que cela a été fait doit être déposé auprès de la Commission avant ou au moment de l audition de la motion, s il s agit d une motion orale, ou dans les 20 jours de la date de l avis de motion s il s agit d une motion écrite. (Nota : Une formule d affidavit de signification est jointe à la fin des présentes règles.) 33. Avis des parties intimées Une partie intimée doit signifier un avis de réponse, si elle entend : (a) (b) (c) invoquer des motifs (raisons) ou produire des documents autres que ceux qui ont été fournis par l auteur de la motion; utiliser un affidavit à titre de preuve (dans ce cas, un affidavit comprenant un énoncé clair et concis des faits, par une personne ayant une connaissance des faits, soit de façon directe ou sur la foi de renseignements qu elle tient pour véridiques, doit être joint à l avis de réponse); ou demander l autorisation de présenter une preuve orale présentée par un témoin au cours d une audience orale; et s il s agit d une audience écrite, elle doit aviser la Commission et les autres parties si elle n a pas l intention de signifier un avis de réponse.

17 (Nota : Une formule d avis de réponse à une motion est jointe à la fin des présentes règles.) 34. Signification de l avis de réponse pour une audience orale Sauf si la Commission autorise un délai plus court, l avis de réponse doit être signifié au moins deux jours avant la date de l audition de la motion; il doit être signifié à toutes les parties, à toute autre personne à qui la Commission a ordonné de donner avis et au registrateur de la Commission. Un affidavit attestant que cela a été fait doit être déposé auprès de la Commission avant ou au moment de l audition de la motion. (Nota : Une formule d affidavit de signification est jointe à la fin des présentes règles.) 35. Observations orales La partie présentant une motion et toutes les parties qui y répondent peuvent présenter des observations orales durant l audition de la motion, que l audience soit tenue en personne ou par voie électronique. Commentaires sur les motions durant une procédure orale (règle 36) : Il arrive souvent que les parties présentent des motions sans préavis au début d une audience orale. La Commission ne favorise pas une telle pratique et préfère que, dans la mesure du possible, les parties soient averties au préalable des motions qui seront présentées. Par conséquent, elle reçoit les motions présentées au moment de l audience sans préavis uniquement lorsque les motifs justifiant la motion découlent de faits ou de preuves qui n ont été connus qu après le début de l audience. 36. Motions présentées durant une audience orale Une motion ne peut être présentée à une audience orale que si la nécessité de la motion découle d événements qui se produisent à l audience. La motion est entendue et jugée conformément aux procédures ordonnées par le membre de la Commission qui préside l audience. Si l auteur de la motion se rend compte qu une motion est nécessaire avant l audience, il doit signifier un avis de motion aux termes de la règle 31 et demander à la Commission de réduire, au besoin, le délai prévu dans cette règle pour signifier un avis. RÈGLEMENT AVANT L INSTANCE DE LA COMMISSION 37. Procédure en cas de règlement avant audition Si les parties règlent leur différend avant toute procédure d audition, la Commission peut tenir une brève audience sur les conditions du règlement. Si toutes les conditions prescrites sont satisfaites, la Commission peut rendre une décision approuvant le règlement, avec toutes les modifications nécessaires, et établissant l évaluation. Pendant une audience électronique, la Commission n accepte pas de recommandations ou de règlement. Les parties doivent comparaître à une audience en personne ou présenter un procès-verbal de règlement à la Commission. 38. Procès-verbal du règlement Le procès-verbal du règlement doit être signé par toutes les parties, à moins que le règlement n ait été conclu dans le cadre d une audience dont toutes les parties ont été avisées et à laquelle une partie ne s est pas présentée. Dans ce cas, il n est pas nécessaire d obtenir la signature de la partie absente. Le procèsverbal du règlement doit contenir les éléments suivants qui s appliquent : (a) nom du requérant;

18 (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) numéro(s) de rôle; adresse(s) municipale(s); année(s) d imposition, y compris les dates de début relativement aux appels interjetés en vertu des articles 33 ou 34 de la Loi sur l évaluation foncière; évaluation foncière pour chaque numéro de rôle et année d imposition sur laquelle porte le règlement; lorsqu il s agit d une évaluation supplémentaire, l évaluation totale et la ventilation (au besoin) des portions relatives à la conversion de l immeuble, aux amélioration qui lui ont été apportées, etc.; modifications (autres que le montant) que les parties demandent à la Commission d ordonner; un énoncé des parties attestant que le contenu porte entièrement sur des questions dont la Commission a été dûment saisie, et contenant tous les renseignements que devrait comporter l ordonnance de la Commission; la catégorie du bien-fonds. Si le procès-verbal porte sur plus d un numéro de rôle, les renseignements doivent être donnés par colonne, sur papier de format commercial (8 ½ x 11 po), le numéro de rôle étant indiqué à gauche et toutes les autres données dans les colonnes de droite, et ces feuilles doivent être jointes au règlement. Si ces numéros de rôle portent sur la même adresse municipale, il faut le mentionner dans la pièce jointe. RETRAIT DES PLAINTES 38.1 Retrait d une plainte, etc. Un requérant peut, en donnant un avis de retrait à la Commission et aux autres parties, retirer sa plainte, sa requête ou son appel, selon les modalités suivantes : (a) (b) dans le cas d une plainte aux termes de la Loi sur l évaluation foncière, lorsqu une autre partie a donné avis de son intention de demander une modification de la classification du bien-fonds ou de l évaluation foncière comme le prévoit la règle 45, avec autorisation de la Commission; dans tous les autres cas, y compris lorsque le requérant a déposé une plainte et remis l avis prévu à la règle 45, de son plein droit jusqu au début de l audience. Une fois que l audience a commencé, la plainte ne peut pas être retirée sans le consentement de la Commission Facteurs à considérer relativement à une motion de retrait Lorsqu elle considère une motion en vertu de la règle 38.1 (a), la Commission peut :

19 (a) (b) (c) accepter la demande de retrait, avec ou sans condition; refuser la demande de retrait et procéder immédiatement à l audition de la demande de modification de la classification ou de l évaluation du bien-fonds; refuser la demande de retrait. ASSIGNATION DES TÉMOINS 39. Formule d assignation de la Commission Une partie qui souhaite qu un témoin résidant en Ontario soit présent à une audience orale ou électronique peut lui signifier une assignation à comparaître rédigée selon la formule disponible auprès du registrateur de la Commission, moyennant le droit établi par la Commission. La partie se procure la formule de demande d assignation auprès de l Unité des renseignements au public de la Commission et la retourne dûment remplie. Les assignations sont signées et délivrées par le président de la Commission ou son délégué. La Commission peut cependant refuser de délivrer une assignation, à moins qu un affidavit ne soit produit qui explique l importance du témoignage pour l affaire en cause. Si la Commission n est pas convaincue de la pertinence du témoignage, elle tiendra une audience sur la motion afin de trancher la question. La Commission peut annuler une assignation pour des raisons valables. Les membres de la Commission peuvent aussi délivrer des assignations ne portant pas le nom du témoin, en cas d urgence. La partie ou son représentant doit alors remplir la formule en insérant le nom des témoins à l endroit voulu. Une assignation à comparaître est valide même si elle ne porte pas le sceau de la Commission. (Une assignation peut être refusée si, après l audition de la motion, la Commission décide que le témoignage visé n est pas important pour l affaire ou admissible en preuve à une audience. Une fois délivrée, l assignation oblige le témoin à comparaître au moment et au lieu indiqués sur l assignation, ou tel qu entendu avec la personne qui délivre l assignation, et peut obliger le témoin à apporter des documents pertinents et d autres articles indiqués dans l assignation.) 40. Signification de l assignation Les assignations doivent être signifiées (remises) au témoin en personne au moins cinq jours avant la comparution. Au même moment, l indemnité de présence qui est versée pour une comparution devant la Cour supérieure de justice doit être payée ou remise au témoin. LANGUE DE L INSTANCE 41. Utilisation de l anglais et du français La Commission peut conduire les procédures en anglais ou en français, ou partiellement en anglais et partiellement en français. 42. Utilisation du français Une personne qui souhaite qu une procédure se déroule entièrement ou partiellement en français, ou qui souhaite présenter sa preuve ou des observations en français, doit, au moins 25 jours avant l audience, demander à la Commission de fournir un membre bilingue.

20 43. Documents en anglais ou en français Lorsqu une preuve écrite ou des observations sont présentées soit en anglais soit en français, la Commission peut ordonner que la personne fournissent également ces documents dans l autre langue en les faisant traduire, à ses frais, par un traducteur compétent, si la Commission considère que cette mesure est nécessaire pour arriver à une juste décision dans l affaire. 44. Nécessité d un interprète S il faut recourir aux services d un interprète pour recevoir le témoignage d un témoin ne parlant pas l anglais ou le français, il appartient à la partie appelant ce témoin de fournir un interprète compétent. AVIS D ÉVALUATION PLUS ÉLEVÉE 45. Avis spécial par une partie demandant une évaluation plus élevée Si une partie entend demander une modification de la classification ou de l évaluation d un bienfonds qui résulterait en une évaluation plus élevée que celle qui été établie par la Société d évaluation foncière des municipalités ou son prédécesseur, elle doit donner avis de son intention à toutes les autres parties et à la Commission. Un tel avis doit préciser le montant de l évaluation et la classification demandés. L avis doit être donné au moins 50 jours avant l audition de l affaire, à moins de directive contraire de la Commission. Un affidavit attestant la signification de l avis doit être déposé auprès de la Commission au moment de l audience. Si l avis d évaluation plus élevée n a pas été signifié, la Commission peut refuser de recevoir la demande Avis après délivrance des exposés Lorsque, dans une instance, une partie a déjà délivré un exposé des questions en litige ou un exposée de la réponse, la règle 20 sera réputée s appliquer à son avis d intention de demander une évaluation plus élevée de la même façon que si l avis était une modification à un document de la voie préparatoire à l audience. VÉRIFICATION PRÉLIMINAIRE DES REQUÊTES Commentaires sur la vérification préliminaire (règles 46 à 53) : La vérification préliminaire des requêtes par la Commission peut être de nature administrative (par le personnel) ou juridique (par les membres de la Commission). La vérification administrative est le processus par lequel le personnel peut décider d interrompre le traitement d une requête parce que les renseignements soumis ne sont pas complets, jusqu à ce que le vice de forme soit corrigé. La vérification juridique est le processus par lequel la Commission peut rejeter une requête sans tenir d audience en bonne et due forme. La vérification juridique est fondée sur les critères établis dans les lois applicables. Par exemple, l article 8.2 de la Loi sur la Commission de révision de l évaluation foncière permet au personnel de la Commission d interrompre le traitement d une plainte ou d une requête si l auteur de la plainte n a pas répondu à une demande de renseignements supplémentaires dans le délai imparti. L interruption peut se produire seulement après qu un avertissement et une chance de répondre ont été donnés. D autres motifs de rejet exigent une décision par un membre de la Commission, par exemple le fait de déterminer si une plainte est frivole ou vexatoire, ou