Groupe Kermesse COMPTE RENDU. Réunion du 10 mars Participants. Michel CANCE. Jean DEQUIEDT. Marie et Jean-Marie ENJALRIC.

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Micheline Dumont
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1 Groupe Kermesse COMPTE RENDU Réunion du 10 mars 2012 Participants Michel CANCE Jean DEQUIEDT Marie et Jean-Marie ENJALRIC Chantal GAI Elisabeth GOSSET Rama JAMET Pierre LABRO Daniel LASELLE Catherine PAIN Odile et Pierre PINSON Robert GIRARD Date La kermesse aura lieu durant le week-end du 12 et 13 mai Cette date a été retenue car elle n est pas dans la semaine sainte, ni pendant les vacances scolaires de printemps de la zone C et est en dehors des grands week-ends du 1 er et 8 mai. Lieu CR 10/03/2012 Page 1

2 La mairie de BRIIS nous a informés qu elle s opposait à la tenue de notre kermesse sur le parvis de l église de BRIIS. Le groupe décide que la kermesse aura lieu sur le terrain du presbytère et des salles paroissiales de BRIIS. Salle pour repas du samedi Soir La mairie des Molières a confirmé qu elle mettait à notre disposition la salle du Paradou Robert annoncera à la mairie de BRIIS que nous renonçons à la réservation de la salle située près de la mairie. Matériel Les petites tables nécessaires aux stands seront prises parmi celles des salles paroissiales de BRIIS et si, il le faut, celles de LIMOURS. Pour les chaises on utilisera celles stockées dans l église de BRIIS. La mairie de BRIIS a déjà répondu positivement pour le prêt des 5 barnums, des tables tréteaux et d une friteuse. Elle nous a suggéré de nous adresser à la CCPL pour le podium, ce qui a été fait. La mairie des Molières a accepté de mettre à notre disposition 3 barnums 2x3 Pierre L. indique que LIMOURS peut nous prêter deux friteuse de 3kW chacune. Pierre demandera si elles sont alimentées en monophasé ou en triphasé. Stand Nous renonçons à l utilisation de la structure gonflable du Comité des fêtes de Limours, car celle-ci est trop grande. Pierre L. se renseignera pour savoir s il est possible d en louer une. Rama demandera au club de handball si l on peut emprunter la machine à barbe à papa. Paulo nous rappelle que la communauté portugaise souhaite disposer d un stand pour offrir de l artisanat. Aménagement des terrains Après les travaux réalisés le 10 mars, il est convenu que seule une autre séance d une demi-journée sera nécessaire fin avril début mai. Pierre s occupe de planter du gazon sur la partie de terrain qui a été dégagée derrière le presbytère. Planning de la kermesse Samedi CR 10/03/2012 Page 2

3 Dans l après-midi proposer aux équipes du catéchisme d organiser une course aux trésors. Pendant la course aux trésors les stands seront déjà ouverts 19h30 Repas Dimanche 10h30 Messe pour le Secteur dans l église de BRIIS (Robert demandera l accord de nos prêtres) A la sortie de la messe, verre de l amitié offert par l équipe de la kermesse, avec ouverture des stands 12h00 Barbecue 17h00 remise des prix concours gâteaux Puis tirage de la tombola 18h00 fermeture de la kermesse Après 18h00 démontage Le 13 mai la communauté portugaise célèbrera Notre Dame de Fatima. Il a été convenu avec eux et l équipe pastorale du Secteur que nous fusionnerons cette célébration avec la kermesse. Il n y aura ce dimanche qu une seule célébration sur le Secteur. Elle aura lieu à BRIIS. Finance L Association Saint Pierre fera les avances de fonds nécessaire à la préparation de la kermesse et récoltera ensuite les recettes Thème Le thème retenu pour notre kermesse est «Parfum d ailleurs et joie pour tous» Animation du repas du samedi soir Robert contactera Bernard JULLEMIER pour savoir si l on peut disposer de la salle dès le matin, pour que le groupe puisse faire une dernière répétition le samedi avec la sono utilisée l après-midi sur les stands, au cas où une seule sone serait disponible. Nous sommes toujours à la recherche d une personne qui accepterait de prendre en charge la balance de la sono durant le concert et des répétitions. Robert questionnera le président de la MJC pour savoir si un membre de son équipe accepte à titre personnel de nous aider. L association St Pierre se chargera de faire les déclarations auprès de la SACEM. CR 10/03/2012 Page 3

4 Repas du samedi soir Le prix du repas sera fixé à 20 par personne, ce qui devrait permettre de dégager un bénéfice de 2 à 2,5 par personne. Elisabeth sélectionnera le traiteur dans les prochains jours. Après la réunion Robert a pris contact avec Yves NOEL qui lui a confirmé que la source d approvisionnement des vins utilisée lors de la précédente kermesse était toujours disponible. Yves NOEL va donc commander 5 cartons de 12 bouteilles de rouge, 2 cartons de 12 bouteilles de blanc et 1 carton de 12 bouteilles de rosé. Animation des stands Après la réunion Robert a contacté Mélanie qui a eu la gentillesse de prendre en charge l animation des stands Affiches Deux propositions ont été reçues pour le concours. Elles sont toutes les deux déclarées vainqueurs. L une sera utilisée pour les affichages sur les routes et sera tirée sur format A2 en 100 exemplaires. Chantal contactera l auteur pour alléger le texte. L autre sera mise dans les églises. Elle sera éditée en 20 exemplaires par photocopie sur format A3. Marie et Jean-Marie prendront contact avec les sœurs de Frileuse pour connaitre dans quelles conditions elles peuvent réaliser ces affiches flyers seront également préparés. Catherine enverra à Robert ce qui avait été fait pour la précédente kermesse. Robert se chargera des demandes d autorisation d affichage auprès des mairies et du Conseil Général si nécessaire. Billetterie Catherine enverra à Robert le modèle des billets utilisés lors de la précédente kermesse. Stand artisanal Il est envisagé d avoir un stand où l on vendrait, au profit de la kermesse, des objets artisanaux réalisés bénévolement par des paroissiens. Luis avait également émis l idée de créer des ateliers de confection d objets artisanaux où des paroissiens pourraient se regrouper et faire ensemble de tels objets. CR 10/03/2012 Page 4

5 Robert préparera un projet d invitation à réaliser des objets artisanaux destinés à la vente lors de la kermesse. Ce projet sera soumis à l équipe. Concours gâteau Catherine enverra à Robert une copie de l invitation au concours gâteau qui avait été utilisé lors de la précédente kermesse. Publicité Robert demandera si la mairie de BRIIS peut mettre en place une banderole annonçant la kermesse sur les grillages autour du rond-point proche de la gare routière. Robert contactera les mairies du secteur pour leur demander si elles acceptent d annoncer notre kermesse dans les journaux municipaux. Equipe Equipe Objet Responsable Relation Publique Relations avec les autorités locales et organisme, Robert affichage affiche Piloter un concours d affiches qui servira à l annonce de la kermesse Marie et Jean- Marie Faire tirer les affiches Trésorerie Recueil des liquidités, bilan Robert avec Datan Nguyen Logistique Transport des matériels, aménagement des lieux Pierre, Daniel, Jacques, Marie, Jean-Marie Sono Sonorisation des lieux de la kermesse, y compris Jacques la salle du diner du samedi Animation des stands Pendant le déroulement de la kermesse animer Melanie ou rappeler les activités en cours Diner du soir Organisation du repas du soir Elisabeth et Chantal Animation du repas du Organiser les animations qui égaient le repas du Pierre et Odile soir soir Tombola Recherche de lots, vente des billets de tombola Stand Organisation des différents stands Claudine avec Michel et Catherine Installation électrique Jean Vente artisanat Repas du midi Barbecue, et apéritif après la messe Communauté portugaise CR 10/03/2012 Page 5

6 Prochaine réunion 7 avril 2012 à 10h dans les salles paroissiales de BRIIS. CR 10/03/2012 Page 6

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