d archives en entreprise Le Service national des archives de La Poste
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- Guillaume Charpentier
- il y a 7 ans
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1 Du Records management aux archives Développer des stratégies pour transférer les archives Le métier d archiviste à l épreuve de l archivage électronique : entre permanence et renouvellement Le fonctionnement des concepts et des d un pratiques service d archives en entreprise Le Service national des archives de La Poste L expérience du Service national des archives du Groupe La Poste Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines Master II «Métiers de la culture, archives» DLM Forum Toulouse, 12 décembre
2 A l origine de notre réflexion La refonte globale du système d information du Service national des archives du Groupe La Poste incluant la mise en place d un module d archivage électronique mise en production en novembre 2008 déploiement en cours sur les postes utilisateurs Les questions archivistiques posées en cours de rédaction du cahier des charges avec la mise en place concrète des processus de collecte et de description des versements électroniques Une approche d archivistes praticiens 2
3 Plan de la présentation Le contexte de production et les acteurs Les processus de collecte, de gestion et de description Contraintes et atouts de la dématérialisation Quelle place pour l archiviste dans la chaîne documentaire? 3
4 Le contexte de production et les acteurs 4
5 L affaiblissement du lien entre archives et territoire Des applications informatiques conçues et administrées au niveau central Des utilisateurs répartis dans divers services et/ou sur de multiples points du territoire L archivage des données est alors pensé et mis en œuvre au niveau central par l interfaçage des applications avec le système d archivage électronique (SAE). 5
6 L affaiblissement du lien entre archives et territoire Des plateformes mutualisées dont le périmètre fonctionnel n a pas de lien nécessaire avec le territoire pour lequel elles agissent, voire qui peuvent être délocalisées Modèle d organisation favorisée par la dématérialisation des processus de travail Contribue à la centralisation des SAE pour des raisons fonctionnelles et économiques Les SAE peuvent également être mutualisés par grandes plaques géographiques ou par secteurs administratifs Les archivistes devront prendre en compte ces évolutions pour adapter leur organisation et la description des archives 6
7 La diversification des acteurs Développement des pratiques de mutualisation et de sous-traitance Prestataire interne ou externe (service support) = producteur fonctionnel Commanditaire (responsable du processus) = propriétaire et responsable des données Service informatique (opérateur technique) = service versant Réévaluer le rôle des acteurs du processus d archivage. La description du propriétaire des archives devient fondamentale pour contextualiser les données. 7
8 Les processus de collecte, de gestion et de description 8
9 Un constat de départ La dématérialisation affranchit les producteurs, les archivistes et les utilisateurs des contraintes matérielles posées par les archives physiques (papier, microformes, supports magnétiques ou optiques amovibles, supports audiovisuels) Souplesse de la collecte évolution des pratiques archivistiques nouveaux besoins des producteurs et des utilisateurs 9
10 L assouplissement de la mise en œuvre de la théorie des trois âges Le versement dans le SAE peut s effectuer avant l échéance de la DUA, voire dès la création des données Description conformes aux normes archivistiques Pallier l incapacité de certaines applications à «rejouer» la production des documents Intégrité et authenticité des données Pérennité des données par le dépassement des problèmes de conservation de formats Rôle d autorité d archivage du service des archives 10
11 L assouplissement de la mise en œuvre de la théorie des trois âges Si les données restent en parallèle dans l application productrice, quelle durée de conservation leur appliquer? Besoins des utilisateurs Capacité et coûts de stockage Changement de logiciel ou de socle technique Incapacité de l application productrice à bâtir un système cohérent et pérenne de métadonnées, ce qui n est pas sa finalité Le service des archives peut faire valoir sa plus-value documentaire 11
12 Les approches française et anglo-saxonne La coupure entre archives courantes et archives intermédiaires est moins opérante que la distinction entre documents et records. L approche française est sous-tendue par les contraintes logistiques posées par les archives physiques L approche anglo-saxonne privilégie la valeur de preuve que revêt a priori le document validé Si les concepts du RM ne sont pas applicables à l ensemble de la production documentaire et s avèrent discutables pour satisfaire certains besoins documentaires, leur mise en œuvre est cependant facilitée dans le cadre de l archivage électronique, qui permet de capturer les documents à la source. Il est également envisageable de collecter des records correspondant à des dossiers encore actifs, gérés dans la GED ou l application métier du producteur. 12
13 Abandonner le numéro de versement? Les contraintes techniques nécessitent parfois de fragmenter un versement en plusieurs transferts. Outil adapté à la collecte des archives physiques contemporaines, le versement n est pas systématiquement opérant pour les archives électroniques. On peut envisager de collecter à «flux tendus» les données dès leur création, leur organisation intellectuelle étant reconstituée dans le SAE. Le numéro de versement perd alors son intérêt. 13
14 La cotation est-elle pertinente les archives électroniques? Système de signalisation et de repérage visuel facilitant le rangement et la communication des articles physiques Pour les archives électroniques, le SAE attribue certes un identifiant unique et pérenne à chaque fichier, mais celui-ci peut être transparent pour l utilisateur A l issue d une recherche documentaire dans le SAE, il suffit de cliquer sur le lien hypertexte de la description, qui permet de télécharger les données électroniques archivées. Les IR et le système d indexation n ont pas à renvoyer à une cote puisque l accès aux données est immédiat. 14
15 Le recours accentué à l indexation La collecte d archives électroniques très récentes accroît la fréquence des consultations administratives Analyse des besoins et des types de requête sélection des métadonnées pertinentes pour une indexation efficace Réalisation de masques de saisie et de requêtes spécifiques par catégorie de documents, mais avec possibilité d utiliser des champs d indexation génériques utilisables pour plusieurs masques N exclut pas une description contextualisée et hiérarchisée. 15
16 Le retour aux cadres de classement? On peut organiser intellectuellement les données électroniques par fonction administrative, voire par série typologique On peut créer des cadres de classement spécifiques par secteur d activité Cadres de classement composés de séries ouvertes Permettant de dépasser les fréquentes réorganisations administratives, ces cadres de classement peuvent s avérer efficaces pour les archives intermédiaires et définitives A combiner avec des instruments de recherche décrivant le producteur (ou propriétaire) et la composition du 16 fonds
17 Le renforcement de la description Aboutissement du processus de désacralisation de la cote Souplesse et perfectionnement de la description archivistique Réconciliation des notions de fonds et de cadre de classement Bien-fondé de la combinaison des méthodes de l analyse et de l indexation 17
18 Contraintes et atouts de la dématérialisation 18
19 La confidentialité : une préoccupation plus présente Les archives électroniques collectées peuvent être très récentes et donc particulièrement sensibles : données stratégiques ou personnelles Nécessité de sécuriser l accès aux données Mise en place de niveaux et de secteurs de confidentialité y compris au sein du service des archives Mise en place de systèmes de classification des données, y compris pour celles archivées Indispensable pour nouer une relation de confiance avec les producteurs, mais peut être en contradiction avec la culture de mise à disposition du patrimoine écrit aux citoyens. 19
20 Les dossiers hybrides, cauchemar de l archiviste? Dématérialisation partielle des processus Eclatement du dossier : données provenant d une application centralisée et dossiers papier pouvant être tenus par plusieurs services géographiquement distants deux systèmes documentaires répondant à des logiques fonctionnelles différentes complexifie la mise en œuvre de la collecte Mettre en place une méthodologie et des outils adaptés pour articuler les versements papier et électronique et recréer l unicité intellectuelle du dossier Complique la gestion des communications 20
21 La numérisation des flux entrants : un risque majeur Pour alimenter une GED ou un workflow Risque d éclatement de l unité du dossier papier si la numérisation ne s inscrit pas dans un projet documentaire global Traitement industriel sans reconstitution du dossier après numérisation Stockage en archives intermédiaires? dossier actif Nouvelles pièces alimentant le dossier stockées au fil de l eau Caractère organique du dossier papier brisé? valeur probante! Surcoût lié à des éliminations irréalisables? préoccupation économique! Peut déboucher sur un système documentaire efficace si le projet est piloté par un archiviste professionnel 21
22 Les métadonnées électroniques Un univers documentaire hybride pour encore de longues années : dossiers papier et métadonnées électroniques Une part importante du matériau à archiver : équivalent des registres du monde papier Intervenir en amont du cycle de vie des documents pour capturer les métadonnées de contenu et documenter les versements. Permet à l archiviste d approfondir sa connaissance des SI et des processus de travail des producteurs et aux deux parties à apprendre à se connaître. 22
23 Quelle place pour l archiviste dans la chaîne documentaire? 23
24 «Remonter» vers l amont de la chaîne de production documentaire L archiviste peut intervenir plus tôt dans le cycle de vie des documents Collecte nécessairement programmée Le contrôle et le traitement s effectuent en majeure partie avant la mise en œuvre des transferts et en concertation avec le producteur et le service informatique : sélection et normalisation des métadonnées, définition des règles de séquençage, organisation et nommage des fichiers Contrôle de cohérence, analyse et correction des anomalies après le versement Les données et métadonnées à collecter sont préparées avant le transfert avec automatisation des opérations 24
25 Toujours plus en amont! L archiviste peut intervenir avant même la création des données et des métadonnées pour apporter son expertise documentaire : normalisation des métadonnées règles de saisie alerte sur certains choix fonctionnels de l application métier Traitement des données (ex : CA) Création de passerelles avec le SAE (ex : implémenter le BV dans l application informatique du producteur, contrôle de saisie dans les formulaires de demande de communication) Introduire de l intelligence documentaire dans les SI et dans nos relations avec les producteurs 25
26 L archivage électronique est une démarche archivistique Dans «archives électroniques», «électroniques» a trop souvent pris le dessus sur «archives» Il appartient à l archiviste d être MOA et de rédiger le cahier des charges après avoir analysé et compris les besoins des services producteurs L approche technique posée en préalable est une voie sans issue Il convient ensuite de travailler étroitement avec nos collègues informaticiens 26
27 Pour conclure Les principes archivistiques restent valides, mais réflexion et ajustement sont nécessaires pour définir la méthodologie et les outils adaptés pour les archives électroniques L archivage électronique ouvre des perspectives très stimulantes pour notre réflexion métier Un enjeu majeur aujourd hui pour les organismes publics et privés est d avoir une meilleure maîtrise de leurs ressources documentaires L archivage électronique recentre l action de l archiviste sur la valeur primaire des archives et la réponse aux besoins des producteurs et des utilisateurs administratifs plus-value pour la collectivité et utilité sociale de notre métier 27
28 Merci pour votre attention. Thank you for your attention. 28
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