GUIDE D ORGANISATION. Stages à l étranger pour élèves en formation professionnelle

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1 Stages à l étranger pour élèves en formation professionnelle

2 Mot de remerciement Nous souhaitons remercier nos collaborateurs et nos personnes ressources pour leur contribution à ce guide pratique. La pertinence de leur propos nous a grandement inspiré durant tout le processus de rédaction de ce document. Mille mercis à Monsieur Denis Lemieux, directeur des services de la formation professionnelle et de l éducation des adultes, à Madame Marie-Claude de la Poterie, agente de développement en internationalisation, à Monsieur Réal Courchesne, directeur adjoint de l ÉMOICQ de la Commission scolaire de la Capitale, à Monsieur Tommy Champagne, conseiller pédagogique de la Commission scolaire de l Énergie, et à Monsieur Jean Beaudoin, conseiller pédagogique de la Commission scolaire des Premières-Seigneuries. Un remerciement spécial à Monsieur Jimmy Campagna, directeur adjoint du Centre La Croisée de la Commission scolaire de Portneuf, associé de près à l élaboration de l ensemble du guide. Nous tenons à souligner son travail remarquable et sa grande disponibilité du début à la fin. Éducation internationale leur est très reconnaissante d avoir accepté de partager leur savoir-faire en matière d organisation de stages à l étranger. Merci à tous ces professionnels de l éducation de mettre au profit des centres de formation professionnelle du Québec l étendue de leurs connaissances. Nous remercions aussi Micheline Boisseau, consultante communication & rédaction qui a rédigé ce guide. Son implication, son expérience et ses idées ont enrichi ce document. 2

3 Table des matières Mot de remerciement 2 Présentation d Éducation internationale 5 Préambule 6 1. Stage en formation professionnelle à l étranger : les éléments à prendre en considération Différents types de stages possibles en formation professionnelle Divers modèles de stage Avantages et contraintes des stages crédités ou non crédités Raisons et avantages d organiser un stage à l étranger Pour les stagiaires Pour les enseignants Pour les commissions scolaires et les centres de formation professionnelle Responsabilités légales Assurance responsabilité Entente de partenariat et convention de stage Financement et appuis possibles Financement : organismes subventionnaires, dons, ventes de services, coûts d inscription Appui-conseil (agences privées, consultants) Acteurs clés : rôles et responsabilités Direction du CFP Commissions scolaires Enseignants et conseillers pédagogiques Stagiaires Parents Entreprises, CFP ou organismes d accueil Rôle d un comité organisateur À retenir sur le chapitre Planification d un stage à l étranger : les grandes étapes Définition des objectifs Stratégies et choix pour trouver un lieu de stage, un partenaire étranger, des participants Élaboration du programme de séjour Budget Coûts des transports Assurances Coût de la vie sur place Coûts des formalités administratives Autres dépenses 24 3

4 2.5. Promotion et information Moyens et outils promotionnels, d information ou d aide pour le participant Séances de sensibilisation et d information pour le participant Appel de candidatures Inscription Modalités d inscription Critères de sélection et sélection des élèves Communication aux candidats retenus et non retenus Convention de stage Planification administrative : passeport, visas étudiants et permis de travail, assurances, billets d avion, sécurité Organisation de la logistique à l étranger Activités de préparation Préparation pédagogique et professionnelle Préparation culturelle Préparation personnelle À retenir sur le chapitre Mise en œuvre : réalisation et retour de stage Avant le départ Dernières consignes et vérifications Imprévus Réalisation du stage Arrivée Intégration Révision du programme de séjour Suivi des participants Encadrement par les accompagnateurs et par l organisme d accueil Rencontre de bilan Cahier des stagiaires Retour Bilan des participants Choc du retour Bilan général du stage Rayonnement du stage Rédaction du rapport d utilisation de la subvention À retenir sur le chapitre 3 50 Conclusion 51 Annexes 52 4

5 Présentation d Éducation internationale Créée en 2001, Éducation internationale est une coopérative de services de développement et d échanges en éducation. En créant inaugurant cette coopérative, les commissions scolaires et les organismes du milieu de l éducation du Québec se sont dotés d un guichet unique pour ouvrir le réseau scolaire québécois vers l international et pour aider leurs élèves à devenir des citoyens du monde. Les services de notre coopérative sont orientés sur les quatre axes de la stratégie d internationalisation du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport du Québec, à savoir : Intégrer une dimension internationale dans le contenu des programmes. Accroître et faciliter la mobilité des personnes et des connaissances. Exporter le savoir-faire québécois. Assurer une représentation du Québec sur la scène internationale. Éducation internationale contribue à sensibiliser les élèves québécois à la réalité internationale et soutient les activités à caractère international de ses membres et, plus largement, de l ensemble des commissions scolaires du Québec. Il s agit entre autres d échanges entre élèves, d échanges entre enseignants, de jumelages d écoles, de recrutement et de scolarisation d élèves étrangers, de production de guides, de formations, de financement de missions de développement, d exportation du savoir-faire et de représentation sur la scène internationale. Pour tous les partenaires, collaborer avec Éducation internationale, c est bénéficier des 150 ans d expertise de nos membres et avoir accès au plus grand regroupement de professionnels du milieu de l éducation au Québec. Notre mission Offrir et coordonner des services de qualité permettant de réunir, d appuyer et de représenter ses membres dans leurs activités d internationalisation de l éducation. 5

6 Préambule Fidèle à son objectif de renforcement des capacités de ses membres, Éducation internationale a conçu ce guide pour aider les commissions scolaires, et les CFP en particulier, à préparer des stages à l étranger pour les élèves en formation professionnelle. Éducation internationale a constaté depuis plusieurs années que nombre de centres de formation professionnelle (CFP) organisent déjà des activités à caractère international, alors que d autres hésitent à leur emboîter le pas, faute de connaissances et de ressources humaines, matérielles et financières suffisantes. Ce guide est ainsi principalement destiné aux organisateurs de stages, aux directions de centre de formation, aux conseillers pédagogiques et aux enseignants. Il a été conçu pour faciliter, de manière générale, l organisation de ces stages; les éléments et les conseils de ce guide ne visent pas l obtention de bourses pour les programmes d Éducation internationale. À cet effet, des guides ont été élaborés par programme. Présenté de façon synthétique, ce document doit être utilisé comme un outil d informations pratiques afin de saisir rapidement le processus d organisation d un stage à l étranger et d en comprendre les éléments clés. Son contenu est le fruit de recherches et d entrevues effectuées sur les meilleures méthodes utilisées par le personnel d encadrement scolaire chargé de planifier des séjours professionnels dans un autre pays. Ce document, édité par Éducation internationale, s inscrit donc dans la politique d internationalisation du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport, dont la «stratégie s articule autour de la prise en compte de la dimension internationale dans la formation des Québécois, de la mobilité étudiante et professorale, de l exportation du savoir-faire et du rayonnement du Québec à l étranger 1». En ce sens, l organisation de stages à l extérieur de la province doit s appuyer sur des objectifs clairs en lien avec l international émanant de la direction de l établissement d enseignement et de son plan d action. Ceci aidera à justifier votre projet, qui engendrera immanquablement des retombées aux niveaux du centre, de l enseignant et de l élève. Pour permettre cette mobilité étudiante, il est important de bien planifier votre projet de stage et d avoir une démarche structurée. Comme le disait si bien cet humoriste européen, Pierre Dac, : «si on ne sait pas où l on va, on est certain de ne pas y arriver!». De là l utilité de ce guide, conçu pour vous faire gagner du temps efficacement et vous fournir des documents-modèles que vous pourrez modifier à votre guise. Nous souhaitons prévenir les utilisateurs de ce guide que certains renseignements peuvent changer ou évoluer avec le temps (exemples : les adresses, les personnes, les organisations, les renseignements divers, les modalités reliées au passeport, aux vaccins ou autres); nous vous suggérons par conséquent d effectuer les vérifications nécessaires avant de prendre vos décisions. 1 Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), Les orientations et priorités gouvernementales en éducation, tiré du site : 6

7 1 Stage en formation professionnelle à l étranger : les éléments à prendre en considération Une politique d internationalisation une étape déterminante Vous désirez mettre en place une démarche d internationalisation, faire la promotion de la formation professionnelle à l étranger et répondre à une démarche de valorisation de la formation professionnelle? Vous pensez que ce serait un bon moyen publicitaire pour votre centre, que cela favorisera la réussite éducative ou la persévérance scolaire? Quoi qu il en soit, il est préférable d établir au préalable un plan d action ou une politique d internationalisation, qui guidera vos actions et qui permettra une reddition de compte éventuelle. Bien que la plupart des commissions scolaires qui organisent déjà des stages à l international ne possèdent pas de politique d internationalisation, nous ne saurions que trop vous enjoindre à débuter vos démarches par cette étape. Établir une politique d internationalisation, la faire approuver par l ensemble de l organisation (personnel, enseignants et direction) et la faire adopter par le conseil des commissaires constitue en effet une étape déterminante pour la bonne marche du processus. Cette politique supportera vos actions et vous permettra de déterminer les ressources humaines, matérielles et financières qui vous seront allouées. La politique vise dès lors non seulement à encadrer des activités internationales, mais également à exprimer une volonté d aborder globalement cette dimension dans un processus d internationalisation qui s appuie sur la mission éducative et qui est centré sur l intérêt institutionnel. En l absence d une politique d internationalisation, vos activités devraient à tout le moins être supportées par des objectifs clairs et inscrits dans le plan d action du CFP en lien avec les orientations de la commission scolaire. Il est essentiel de présenter les grandes lignes de votre projet afin d obtenir l approbation de la direction de votre CFP. L adhésion de l ensemble du personnel à votre projet facilitera le processus organisationnel, la mobilisation des joueurs importants au sein du personnel, la priorisation de vos projets et la recherche de financement. Ainsi cette première partie du guide vous permettra de réfléchir aux éléments-clés pour conceptualiser et élaborer les grandes lignes de votre projet de stage. 7

8 1.1 Différents types de stages possibles en formation professionnelle Divers modèles de stage Les stages peuvent être, en fonction de l objectif visé, de nature pédagogique, technique, culturelle, humanitaire, promotionnel ou être le produit d une combinaison de plusieurs d entre eux, et ce, en fonction de l objectif visé. Un stage se déroule habituellement sur une période de quelques semaines. Stage intégré dans la formation Dans le cas d un stage réalisé en cours de formation, c est-à-dire à l intérieur du programme - comme par exemple dans les programmes en santé où l on retrouve de nombreux stages, ou lorsque l alternance travail-études fait partie intégrante de la formation, ou encore à la toute fin du programme d études (stage d intégration) - L élève devra donc utiliser ses connaissances pour en développer de nouvelles, faire des liens entre les apprentissages et Le stage intégré maîtriser des nouvelles habiletés émergentes. dans la formation permettra Les stages en milieu de travail à l étranger favorisent la mise en de réaliser des apprentissages pratique des connaissances professionnelles et techniques de divers, d user de méthodes l élève dans un contexte souvent très différent de son milieu pédagogiques nouvelles et d utiliser d apprentissage habituel. Ils lui permettent de surcroît d acquérir des équipements et outillages une expérience pertinente, ou de se perfectionner, en accédant à différents de ceux habituellement des technologies qui diffèrent de celles utilisées au centre de employés dans le centre formation et ce, dans un environnement culturel, économique, de formation. religieux, politique et social très différent. Le stage pourra être supervisé par un accompagnateur du centre de formation, par un travailleur étranger ou par un mélange des deux. À ce moment, en plus des objectifs pédagogiques et techniques, l élève aura l occasion de développer des attitudes multiculturelles, d entrer en contact avec d autres cultures et peut-être même d approfondir ses aptitudes linguistiques. Ces stages en milieu de travail étant de courte durée, les élèves apprécieront les visites culturelles de la région ou du pays afin de bien profiter de leur séjour. Quelques exemples de stage intégré : des élèves accompagnés d enseignants dans des entreprises hors Québec; des jumelages de centres ou d établissements avec des échanges d élèves et d enseignants; des participations d élèves et d enseignants en formation dans un milieu scolaire hors Québec avec ou sans réciprocité; un stage de fin d études dans un pays étranger pour un ou quelques élèves en formation professionnelle, dans leurs métiers respectifs; stage d une durée moyenne ou longue lors duquel l élève passe une partie de sa formation dans un établissement étranger (obtention d une double formation); un stage de coopération visant le transfert d expertise. 8

9 Autres types de stages : Lorsque les objectifs du stage sont uniquement de nature linguistique et culturelle, l apprentissage d une langue étrangère et la découverte d un autre peuple (de ses us et coutumes, notamment en ce qui a trait à la religion, le travail, la politique, les valeurs et le mode de vie), jumelés à des visites culturelles, permettent le développement de la capacité d intégration et de tolérance face à l immigration et d une ouverture au multiculturalisme des stagiaires. N.B. : Il faut mentionner que ces stages uniquement linguistiques et culturels ne seront probablement pas subventionnés ni crédités dans un programme de formation professionnelle, même s ils combinent des périodes de cours de langues. Les stages humanitaires (ou de solidarité internationale) : stage d aide au développement des pays démunis, par la réalisation d un projet d intervention ou de construction sur le terrain (exemples : accès à l eau potable, construction d une école, prestation de soins de santé, enseignement, etc.). Les stagiaires partagent habituellement la vie quotidienne de la communauté d accueil et sont ainsi sensibilisés aux réalités sociales, économiques et culturelles de cette société. Le stage promotionnel : stage en vue de démontrer son savoir-faire au niveau technique, afin de répondre à des offres de services et vendre son expertise. Il est souvent organisé dans le cadre de missions commerciales et de participations à des foires/expositions commerciales. Quelques exemples de stages : un ou quelques élèves talentueux, accompagnés d enseignants dans des entreprises hors Québec, dans un programme ciblé et dans le but de démontrer leur expertise; des jumelages de centres ou d établissements avec des échanges d élèves et d enseignants (échange de postes); des participations d élèves et d enseignants en formation dans un milieu scolaire hors Québec avec réciprocité; la réalisation d un projet communautaire et/ou humanitaire dans un pays en développement; envoi d un élève non accompagné dans un établissement scolaire ou dans tout autre lieu de stage dans un autre pays; stage permettant à un élève de parfaire sa formation dans un établissement étranger (obtention d une double formation); un stage de coopération visant le transfert d expertise dans le but d aider une communauté. 9

10 L objectif à atteindre durant le stage déterminera le type de projet à concevoir, son organisation et les moyens à mettre en place pour assurer son succès Les stages s adressent à tous les programmes d études en formation professionnelle. L organisateur de stages peut vouloir cibler un ou plusieurs programmes à la fois. La formule est flexible, puisque les stages se déroulent autant en entreprise, qu en institution d enseignement et peuvent se concentrer en un seul lieu ou, au contraire, offrir une expérience à de multiples endroits. L élève démontre ainsi plus de motivation à performer et à se consacrer activement à son stage durant toute sa durée, afin d atteindre les objectifs et d obtenir son diplôme Avantages et contraintes des stages crédités ou non crédités Les stages crédités Cette adéquation facilite davantage la recherche de financement, puisqu elle s inscrit à l intérieur d un programme de formation. Les stages crédités répondent aux exigences reconnues par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) et correspondent aux compétences inscrites dans un programme d études en formation professionnelle (DEP-ASP-AEP). Il pourra donc s agir d un stage en cours de formation (stage d apprentissage), ou de fin d études (intégration), ou d un stage réalisé dans le cadre de l alternance travail-études (ATE) prévue à l intérieur d un programme. Les stages crédités permettent une économie de temps, puisque l élève ne prolongera pas sa période de formation en réalisant un stage hors programme. L élève démontre ainsi plus de motivation à performer et à se consacrer activement à son stage durant toute sa durée, afin d atteindre les objectifs et d obtenir son diplôme. L établissement scolaire est responsable de l évaluation des compétences de ses élèves en vue de la sanction des études. Cette évaluation est un défi important, considérant à la fois l atteinte des compétences, les objectifs pédagogiques et les objectifs des partenaires où se déroulent les stages. Ceux-ci doivent en général permettre aux stagiaires d ajouter de nouvelles expériences et de nouvelles connaissances à leur formation académique, afin d augmenter leurs compétences professionnelles. Cependant, considérant que les stages crédités dans le cadre d un cursus en formation professionnelle se déroulent généralement à une période précise de l année, cela peut devenir restreignant pour le choix du stage. Les stages non crédités Contrairement aux stages crédités, il est possible que le financement pour ce type de stage s obtienne plus difficilement, car ils peuvent être confondus avec un voyage touristique, ajoutant ainsi du temps à la période de formation sans lui donner plus de crédibilité. 10

11 1.2 Raisons et avantages d organiser un stage à l étranger De multiples raisons motivent la conception et la réalisation d un projet de stage. Que ce soit pour les élèves ou les enseignants, pour des échanges techniques ou culturels, pour démontrer son savoir faire ou pour offrir son expertise; plusieurs motifs peuvent inciter une organisation à vouloir réaliser un stage Pour les stagiaires acquérir des connaissances et des expériences par l exploration d autres méthodes et techniques; apprendre à s adapter à différents environnements de travail; vivre la diversité culturelle : découvrir d autres peuples et d autres modes de vie; développer le travail d équipe et le sens de la débrouillardise; s initier ou se perfectionner à d autres langues, à la géographie et à l histoire; s ouvrir sur les autres cultures Pour les enseignants acquérir des connaissances et des expériences par l exploration d autres méthodes et techniques; partager son expertise avec des collègues étrangers et comparer son savoir-faire; diversifier et enrichir son parcours professionnel par des activités internationales; favoriser le dialogue interculturel; développer de nouvelles habiletés par la mise sur pied d un projet d envergure; contribuer à l enrichissement des connaissances de ses élèves; faire connaître à ses élèves d autres réalités économiques, politiques, sociales et culturelles Pour les commissions scolaires et les centres de formation professionnelle mettre en valeur les méthodes pédagogiques de ses enseignants; valoriser la formation scolaire et combattre le décrochage; ajouter une dimension internationale à la formation professionnelle; valoriser les élèves et les enseignants en formation professionnelle à travers le stage à l étranger; promouvoir les stages à l international comme mérite scolaire ou pour favoriser les inscriptions en formation professionnelle; développer son service aux entreprises; développer la coopération internationale; fournir de l aide humanitaire; 11

12 faire rayonner et offrir une meilleure visibilité à l établissement; établir des partenariats à l étranger et élargir son réseau professionnel et institutionnel; développer le sentiment d appartenance du corps professoral et des élèves. 1.3 Responsabilités légales Tout établissement d enseignement doit tenir compte des responsabilités légales de sa commission scolaire. Constituez votre dossier en recueillant toutes les informations concernant les assurances, les conventions de stage avec vos élèves et les ententes de partenariat Assurance responsabilité Avant de choisir définitivement le lieu du stage, assurez-vous de la validité de la couverture d assurance responsabilité pour les activités de stages proposées. Il est fortement recommandé d élaborer une entente de partenariat avec vos partenaires étrangers et une convention de stage avec les élèves participants, définissant les modalités de réalisation du projet de stage. En général, les quelques courtiers spécialistes auprès des commissions scolaires exigeront une déclaration lors d un stage hors du Canada et des États-Unis. Une prime supplémentaire pourrait être requise pour la couverture des activités du stage - et ce - en fonction du type d activité, du risque encouru et de l historique de la commission scolaire. L absence de déclaration pourrait invalider la couverture d assurance responsabilité Entente de partenariat et convention de stage L entente ou le contrat avec l entreprise ou l établissement scolaire accueillant les stagiaires permet de préciser le rôle et les responsabilités de tous les intervenants dans le projet et de clarifier les objectifs à atteindre. Il est préférable de faire signer ce contrat par les autorités compétentes en fonction du niveau hiérarchique du partenaire étranger. Les annexes 1 et 2 présentent des exemples, dont vous pourrez vous inspirer pour rédiger vos propres documents. 1.4 Financement et appuis possibles Financement : organismes subventionnaires, dons, ventes de services, coûts d inscription 2 L objectif financier Une fois le lieu de stage sélectionné, établissez votre budget prévisionnel en tenant compte des dépenses prévues avant, pendant et après le séjour à l étranger (voir 2.4). Ceci vous permettra d avoir un objectif financier réaliste afin de choisir les meilleures stratégies de financement. Déterminez à l avance le montant de la contribution personnelle, ou coût d inscription, exigé à chaque participant et le type d engagement requis de chacun pour mener à bien les activités de collecte de fonds. L implication de l ensemble des participants dans la recherche de financement est indispensable pour diminuer les coûts de participation, sinon ils pourraient devoir débourser l intégralité des frais liés au projet. 2 Office franco-québécois pour la jeunesse, L élaboration du projet, tiré du site Internet : http// 12

13 Pensez aux aides publiques, aux bourses de stagiaires, aux fonds privés, aux ventes de produits et de services et à la sollicitation directe de dons. Sources de financement possibles Dans un second temps, dressez une liste des sources potentielles de financement. Vérifiez auprès des organismes subventionnaires (gouvernements, organismes de mobilité étudiante, fondations) les modalités de candidature (formulaires, date de dépôt de projets, critères de sélection, etc.) et complétez vos dossiers de demande de soutien financier avec le plus grand soin. Une équipe constituée d élèves est de plus nécessaire pour réaliser cette étape cruciale de la stratégie de financement. Vous devez tenir compte de toutes les consignes de présentation du projet. Soulignez le contexte dans lequel il s inscrit, faites référence aux politiques gouvernementales et internationales (s il y a lieu), mettez en évidence les retombées possibles pour les élèves, le centre de formation et le secteur industriel visé par le stage. L aspect socio-économique s avère toujours percutant pour les donateurs potentiels, privés ou publics. N oubliez pas qu un premier soutien en entraîne souvent un autre... Une liste non exhaustive des principaux programmes de subvention de stages en formation professionnelle vous est présentée à l annexe 3. Il peut arriver que les organismes sollicités demandent à vous rencontrer; vous devrez alors défendre votre projet. Voici quelques questions qui Demandez conseil peuvent vous être posées : à Éducation internationale et aux organismes concernés Pourquoi nous avoir choisis comme partenaire financier? afin d obtenir des informations Avez-vous d autres partenaires financiers? valides sur ces programmes, qui sont en constante Que pouvons-nous nous apporter l un et l autre? évolution. Prévoyez-vous des retombées médiatiques? Activités de levée de fonds Des activités simples sont préférables pour amasser des fonds dans un court laps de temps. À titre d exemples, vous pouvez suggérer à vos élèves de vendre des produits et des services ou d organiser des événements qui généreront des revenus et qui mobiliseront l ensemble des participants. Certaines activités nécessitent plus de planification que d autres et doivent s inscrire tôt dans le calendrier. Une attention particulière doit être dévolue au budget prévisionnel pour les dépenses encourues, comme la location de salle, l équipement, les permis, etc. Une combinaison d activités mobilisatrices et d activités individuelles peut permettre de responsabiliser les stagiaires et contribuer au succès de leur campagne de financement. 13

14 Exemples d activités de levée de fonds : activité ou service lié au domaine d études; utilisation des talents des élèves pour vendre des œuvres artistiques comme des bougies ou des chandails imprimés; un lave-auto; un quille-o-thon; un repas thématique; un marche-o-thon ; une soirée-cinéma; invitation d un conférencier à votre école afin qu il puisse parler du pays de destination ou du secteur industriel visé par le stage; vente de produits tels que des cartes de souhaits, agrumes, chocolats, livres, etc. Sollicitation directe de dons Une part importante des activités de financement est la sollicitation directe de dons (en argent ou en nature) auprès des familles et amis, des entreprises, des fondations, des syndicats, des communautés religieuses ouencore des députés. Il est important d identifier toutes les entreprises ou les organismes déjà partenaires du CFP comme les organismes associés aux métiers du programme de formation, qui peuvent devenir des commanditaires. L approche auprès de ces donateurs potentiels se fait habituellement par lettre ou par téléphone. Pour ce faire, il est indispensable de préparer une présentation orale et écrite précisant le projet et la nature de la demande Appui-conseil (agences privées, consultants) Éducation internationale dispose d une expertise pour vous aider dans vos projets de mobilité internationale. Elle vous propose les services suivants : conseil dans l aide au développement de vos projets; développement d outils (guide, courrier, entente type ) pour vous soutenir dans vos démarches; offre de formations en mobilité, appui pour le développement; mise en réseau des différents acteurs et des commissions scolaires; financement de vos projets grâce à nos programmes de subvention. Il existe aussi des agences privées ou des consultants offrant des services d organisation de stages à l étranger, vous permettant de bénéficier d une ressource sur place dans le pays de destination. Prenez note que les coûts sont élevés et que cela augmente donc considérablement les dépenses. Par ailleurs, le recours à de telles agences ne contribue en rien à développer l expertise au sein même du centre de formation professionnelle. 14

15 1.5 Acteurs clés : rôles et responsabilités La direction du CFP constitue un appui moral et financier essentiel à toutes les étapes de mise en œuvre du stage, puisqu elle crée des conditions qui faciliteront le travail de l organisateur. Ces instances éducatives joueront le rôle de diffuseur et d appui précieux sur le plan des assurances et des ententes de partenariat ou sur les conventions de stage avec des partenaires, tels que les ministères et les établissements d enseignement étrangers Direction du CFP Elle doit donc impérativement adhérer au projet pour pouvoir donner les autorisations nécessaires, prioriser le financement du projet et décharger de leurs responsabilités habituelles les enseignants impliqués dans le dossier. La direction du centre de formation joue aussi un rôle de conseiller et de diffuseur d information auprès - notamment - de la commission scolaire, du personnel du centre de formation, des élèves et leurs parents, ainsi que des partenaires. Elle soutient également le comité organisateur et les accompagnateurs dans la gestion de crise pendant le séjour à l étranger, le cas échéant. Le remplacement de l accompagnateur qui a une tâche d enseignement au Québec devra être prévu, ainsi qu à l étranger, en cas d urgence. Une formation de secourisme et de RCR pour l accompagnateur est suggérée dans la planification du projet Commissions scolaires Les commissions scolaires sont des alliées pour développer des liens à l international, ce qui n est pas à négliger dans la phase de conception du projet. Il est en effet plus facile de profiter des contacts qui existent déjà pour créer des projets réalistes et porteurs d avenir. De plus, le vaste réseau des commissions scolaires est utile pour transmettre les informations pertinentes et valoriser le projet auprès du public et des entreprises (employeurs et bailleurs de fonds potentiels) Enseignants et conseillers pédagogiques Les enseignants et les conseillers pédagogiques jouent eux aussi un rôle primordial dans la mise en œuvre de projets de stages à l étranger. Au sein du comité organisateur ou à titre d accompagnateur, ils s investissent avant, pendant et après le stage. Ils sont souvent les instigateurs des projets, développent les contacts à l étranger et font vivre de manière active le partenariat. Ils supervisent toutes les étapes de réalisation, de sélection des candidats, de coordination des activités d autofinancement, de suivi et d évaluation des compétences acquises. L accompagnateur assure une présence sur le terrain et encadre les élèves durant le stage et les activités culturelles. Il agit comme personne-ressource et gère les crises qui peuvent subvenir : maladie, accident, rapatriement, conflit, etc. Il doit être en mesure de prendre des décisions dans les situations urgentes et de se munir, avant de quitter le Québec, des documents nécessaires à une gestion efficiente sur place, soit par exemple : la liste des personnes à contacter (ambassades, assureurs, direction de l école, parents), une trousse de premiers soins et une enveloppe budgétaire pour les imprévus. Il importe de surcroît d établir un bilan, un rapport, suite à la réalisation du stage et d en assurer le rayonnement. 15

16 1.5.4 Stagiaires Ce sont les principaux intéressés, les grands acteurs de leur démarche éducative, ici et à l étranger. Il leur incombe de profiter de toutes les opportunités qui s offrent à eux afin d enrichir leurs connaissances. Il leur faut honorer leur engagement en participant entre autres aux activités de recherche de financement individuelle et en groupe. Ils s impliquent de plus dans les activités pédagogiques préparatoires au stage, se préparent adéquatement à leur voyage, en se procurant les documents officiels obligatoires : passeport, visa, assurances, vaccins, permis de conduire international ou autres demandes Leur participation active à toutes les étapes d organisation du stage est encouragée, voire essentielle Parents Ils doivent en contrepartie s engager à respecter leurs obligations avant, pendant et après le stage. L organisateur doit exiger le respect des règles de vie dans le pays hôte et expliquer clairement les conséquences si le comportement attendu est insatisfaisant. Dès l atterrissage en terre d accueil, les stagiaires sont les ambassadeurs de leur pays et de leur école; ils doivent en être conscients et sensibilisés à ce sujet. Les parents d élèves mineurs doivent impérativement fournir les autorisations nécessaires pour la participation de leur jeune au stage à l étranger. Ils sont tenus de débourser les frais de séjour minimum prévus par l école. Bien que la plupart des élèves en formation professionnelle soient majeurs, les parents sont invités à soutenir le jeune adulte dans le processus de préparation, avant le départ et à son retour. Leur implication dans la campagne de financement doit être encouragée Entreprises, CFP ou organismes d accueil Les entreprises, CFP ou les organismes d accueil agissent comme «facilitateurs» sur le plan de l orientation et de l intégration des jeunes dans leurs nouveaux milieux de vie et de travail. À ce titre, ils participent à l évaluation des compétences acquises durant le stage, en fonction des objectifs fixés au préalable Une description de leur rôle et leurs responsabilités doit se retrouver dans l entente de partenariat, et dans la convention de stage. Ils ont la responsabilité de la logistique et de l encadrement des stagiaires, sur place et à l étranger. 16

17 Nous recommandons fortement la création d un comité organisateur, afin de pérenniser l expertise à l international et de partager les responsabilités Rôle d un comité organisateur Un nombre minimum de trois personnes devraient être impliquées, afin que la tâche ne soit pas trop lourde. De plus, cela permet de garantir la relève en cas d absence. Ce comité doit connaître l étendue de ses responsabilités, de ses limites et de son pouvoir décisionnel. Il revient à l organisation d identifier les personnes qui en feront partie (membres de la direction, professionnels, enseignants). Les avantages d avoir des représentants des divers milieux sont principalement reliés aux facilités de communication, de diffusion de l information et d obtention rapide de réponses à ses questions, telles que : les responsabilités de l établissement, des accompagnateurs, des stagiaires et des parents, s il y a lieu; l organisation de la tâche des enseignants-accompagnateurs versus l interprétation de la convention collective; la budgétisation du projet, le financement, les demandes de subvention. Le comité organisateur a le mandat de surveiller l échéancier de réalisation du projet de stage, de veiller à la reddition de compte et de sélectionner les accompagnateurs selon un profil qu il a défini, basé notamment sur l expérience et la conduite globale. À ce chapitre, le comité s assure de bien préparer et former les accompagnateurs. 17

18 1.6 À retenir sur le chapitre 1 1. Une politique d internationalisation ou des objectifs clairs de la direction de mon CFP et de la commission scolaire facilitent l offre de stages à l étranger. (p.6) 2. Divers stages : de nature pédagogique, technique, culturelle, humanitaire, promotionnelle ou une combinaison de plusieurs d entre eux. Quel serait le meilleur choix pour mes stages? Le stage à l étranger enrichit l expérience et le cursus scolaire des élèves et permet aux enseignants de partager leurs connaissances et de mesurer leur expertise avec des collègues étrangers. Il représente une valeur ajoutée au programme d études et dé montre le dynamisme du CFP (p. 8-10). 3. Stages crédités : financés plus facilement par les organismes subventionnaires, dont Éducation internationale (p.10). 4. Responsabilités légales : comme l assurance responsabilité et les contrats de stages avec les élèves et les partenaires étrangers sont des incontournables, constituez votre dossier en vous renseignant auprès de votre commission scolaire, votre direction et vos partenaires étrangers. Les élèves participants sont des ambassadeurs et doivent respecter leur engagement et les règles de vie à l étranger (p. 12). 5. Contributions financières : accordez une attention particulière aux présentations orales et écrites pour solliciter des contributions financières. Les élèves doivent être impliqués dans ce processus, qui constitue un apprentissage en soi. Le comité organisateur doit choisir des activités de collecte de fonds qui soient simples, rassembleuses, individuelles ou en groupe : vente de produits ou de services, événements-bénéfice, sollicitation directe auprès d entreprises et d organismes subventionnaires (p.12-14). 6. Acteurs clés : la direction du CFP, la commission scolaire, les enseignants et conseillers pédagogiques, les stagiaires et leurs parents, les entreprises ou organismes d accueil à l étranger et le comité organisateur. Chacun a un rôle et des responsabilités qui vous seront d une grande utilité. (p15-17) 18

19 2 Planification d un stage à l étranger : les grandes étapes Ces objectifs se définissent d abord en fonction de l institution, du programme d études au Québec et du profil des élèves Définition des objectifs Suite à l établissement de votre plan d action ou de votre politique d internationalisation, la définition des objectifs de stage à l étranger sera plus facile et permettra de cibler le type d activité, donc le type de stage. Il est important de décrire spécifiquement les apprentissages visés par le stage, afin de choisir celui qui convient le mieux. Il faut de même que ces apprentissages soient concrets, quantifiables et évaluables, tels que les exemples suivants : Objectifs du stage pour les élèves Apprendre à travailler avec des équipements différents du milieu académique. Utiliser des méthodes de travail différentes en faisant appel à la débrouillardise. Développer des qualités d adaptation et une aisance relationnelle. Permettre une ouverture sur le monde. Vous trouverez les objectifs d un projet soumis à Éducation internationale à l annexe 4, un formulaire de présentation à l annexe 5 et une grille d évaluation de projet à l annexe 6, qui peuvent vous servir de modèles pour présenter votre projet à votre direction scolaire ou aux organismes subventionnaires. Les objectifs se préciseront en fonction des retombées positives pour les participants et le CFP, tout en tenant compte des facilités d accueil, du climat politique, ainsi que des particularités sociales et culturelles du pays hôte Stratégies et choix pour trouver un lieu de stage, un partenaire étranger, des participants Les critères pour choisir un lieu de stage s établissent en fonction : des objectifs d apprentissage; du budget; de la langue parlée durant le stage : une évaluation des connaissances linguistiques de vos élèves peut être nécessaire; 19

20 des contacts existants; de la sécurité et de la stabilité politique du pays : le site du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international Canada (MAECI) vous donnera des conseils et des avertissements sur les destinations concernées : countries_pays/menu-fra.asp Le choix du partenaire devrait reposer sur : sa fiabilité; son sérieux; sa réputation : l avis de l ambassade canadienne du pays ou l ambassade du pays hôte au Canada est recommandé; son intérêt et sa collaboration active. Éducation internationale recommande de suivre le processus suivant pour choisir un lieu de stage : s informer sur la politique d internationalisation et les échanges internationaux déjà existants de sa commission scolaire ou de son CFP; établir des objectifs clairs pour votre stage et un premier programme de séjour type, comprenant les dates approximatives du stage; identifier, à partir de diverses informations, un pays reconnu pour son expertise dans le domaine voulu en FP; identifier les organismes subventionnaires (principalement Éducation internationale) et les conditions d admissibilité pour l obtention de bourses; demander l autorisation de la direction du CFP; établir des contacts via l ambassade canadienne, les délégations du Québec ou directement avec des centres de formation. Vous trouverez toutes les informations sur les ambassades et les délégués commerciaux du Canada sur le site Internet suivant: [Par ailleurs, vous pouvez trouver des renseignements et les coordonnées des Bureaux du Québec à l étranger sur le site Internet suivant : établir des premières conférences téléphoniques afin d expliquer votre projet à des organismes partenaires; 20

21 réaliser une mission exploratoire. Du financement est possible pour de tels séjours par l entremise d un programme spécifique d Éducation Internationale, PIEQ, volet II (pour plus d informations, visitez le site rubrique «programmes»); négocier avec l organisme partenaire une entente de partenariat. Attention : toutes les étapes de ce processus sont à adapter et ne sont pas forcément nécessaires, suivant la nature du projet et le contexte du pays d accueil. Éducation internationale est en mesure de vous prodiguer de judicieux conseils dans toutes vos démarches Élaboration du programme de séjour 2.4. Budget Lorsque cela est possible pour le CFP, une mission exploratoire d une semaine est réalisable, à condition qu elle soit rigoureusement préparée et parrainée par un organisateur expérimenté, et qu il en résulte des projets concrets à court terme. Le programme de séjour doit allouer du temps pour : le stage en milieu de travail; le bilan de la journée, élaboré avec le groupe et/ou l accompagnateur; la période d intégration dans le lieu de stage, qui peut déborder des heures habituelles de travail (en fonction du partenaire et des activités qu il a prévues) et dans la famille d accueil s il ya lieu ; Les visites d entreprise, de centres de formation professionnelle; les visites culturelles; les loisirs; Pensez à équilibrer votre programme, en toutes autres activités pouvant se greffer à la tenant compte de la durée dernière minute. des transports, des temps libres Évitez de surcharger l horaire, afin de permettre à chacun de savourer leur expérience à l étranger et d assimiler les nouvelles connaissances qui se développeront ou de repos nécessaires pour les participants et pour l accompagnateur. graduellement. Aussi sommaire soit-il, un budget vous donnera un bon aperçu des ressources financières nécessaires pour réaliser votre projet de stage. Établissez un budget prévisionnel présentant les dépenses et les recettes, tel que démontré à l annexe 7. Tenez compte des frais à toutes les étapes du projet : avant, pendant et après le stage. Évaluez au mieux vos dépenses, selon la durée de votre séjour et prévoyez toujours un budget un peu plus large afin de parer aux imprévus. 21

22 Il serait peut-être également souhaitable de réserver les places dans l avion lorsque le groupe est assez important; ceci évite un dispersement des personnes et permet un meilleur contrôle (surveillance) de la part des accompagnateurs. Cet exercice vous étant demandé par les organismes subventionnaires et votre direction scolaire, il doit donc illustrer le plus fidèlement possible tous les aspects du séjour. Dans les recettes, faites apparaître vos différentes sources de financement (fonds disponibles au CFP, donateurs potentiels) et les contributions personnelles des participants et accompagnateurs. S il y a lieu, chiffrez également les soutiens en nature (dons de matériel, hébergement et transport pris en charge par les partenaires, etc.). Informez-vous auprès de votre direction pour connaître les détails des dépenses acceptables dans le cadre de votre projet Coûts des transports En fonction du lieu de stage, votre planification budgétaire devrait compter un poste de dépenses pour le transport international et local. À titre indicatif, voici quelques exemples : Transport aérien Le coût du centre de formation vers l aéroport (aller et retour) si vous devez prendre l avion pour vous rendre au lieu du stage. Prévoir un transporteur sécuritaire qui pourra déplacer tout le groupe en même temps. Cela évite de devoir chercher et/ou attendre des personnes. L achat des billets d avion : Les prix varient énormément en fonction du moment de l année et souvent en fonction de la journée de la semaine. Prévoir divers scénarios avec l agence de voyage. Transport local Le transport de l aéroport au lieu d hébergement : Un forfait voyage (transport-hébergement-repas) comprend habituellement le transport de l aéroport vers l hôtel, mais dans le cas où les réservations avion et hôtel ont été faites séparément, il faudra prévoir des taxis. De l hébergement au lieu du stage : Votre partenaire pourra vous informer sur les moyens disponibles (tramways, autobus, trains de banlieue, voitures de location) et les coûts à prévoir. Dans le cas où vous devriez louer un véhicule, informez-vous si votre permis de conduire est valide là-bas et, au besoin, il vous faudra obtenir un permis international. Prévoir également les coûts de transport associés aux sorties culturelles, visites, etc. N oubliez pas de conserver vos factures d essence, d assurances, de location et/ou de réparation le cas échéant. Votre bailleur de fonds ou la direction du CFP exigera peut-être en plus la tenue d un carnet de kilométrage. Il est recommandé de rester en groupe et d avoir un véhicule disponible en tout temps. Demandez à votre partenaire de tester le mode de transport local avant votre arrivée, afin de choisir celui le plus approprié pour le groupe. Renseignez-vous auprès de votre voyagiste/agence de voyages pour obtenir des prix approximatifs ainsi que le détail des distances à parcourir. 22

23 Assurances Assurance médicale Le besoin en assurances sera dicté par le type de projet et le budget disponible. Il vous faudra considérer la sécurité en premier lieu, soit concrètement l assurance médicale, l hospitalisation et le rapatriement d urgence. L achat d assurances peut se faire directement par l entremise de l agence de voyage. Vous pouvez également considérer d autres formules Habituellement, les enseignants sont couverts directement par le régime d assurances collectives de la commission scolaire (ex : SSQ ou autres assureurs). Il peut être nécessaire d aviser l assureur d un séjour effectué à l extérieur du Canada. Assurance annulation et bagages Ensuite, si votre budget le permet, l assurance annulation et bagages pourra être considéré, mais il sera peut-être plus économique d assumer ce risque, si d aventure le coût pour assurer le groupe s avère plus élevé que la perte encourue lors d une annulation. Vous pouvez aussi acheter un billet d avion remboursable. Pour assurer les bagages personnels ou tout autre matériel requis (outils spécialisés par exemple), vérifiez auprès de l assurance résidentielle si elle couvre les risques de perte ou de vol pendant le voyage, ou faites l achat auprès d une agence spécialisée. Les détenteurs de cartes de crédit peuvent aussi bénéficier d une assurance bagages, dans la mesure où l achat de leur billet d avion se fait à crédit. Notez cependant que, si les billets d avion sont achetés en groupe par le CFP, les élèves ne pourront pas bénéficier de l assurance bagages habituellement incluse dans les services de crédit. IMPORTANT N oubliez pas de vérifier la couverture d assurance responsabilité de votre commission scolaire, car il est possible que les travaux exécutés par les élèves en stage ne soient pas couverts à l extérieur du Canada ou des États-Unis. Vous devrez donc informer l assureur bien avant votre départ. L assureur vous demandera probablement les détails du stage pour pouvoir évaluer le risque; il pourra alors décider de couvrir le risque, ou encore exiger une prime additionnelle, voire exercer un refus de couverture; dans ce cas, le stage pourrait devoir être annulé ou modifié Coût de la vie sur place Lors de l organisation, la formule de séjour à l étranger influencera beaucoup les coûts sur place. Dans le cas d un achat d une formule tout inclus (transport, hébergement, repas), la planification des coûts est beaucoup plus simple. Cependant, il est important de vérifier d autres formules, comme l achat du transport indépendamment de l hébergement, en communiquant directement avec des hôteliers indépendants. Généralement, une formule tout inclus est avantageuse, mais n est pas toujours envisageable, surtout si la région du stage n est pas une zone touristique. L agent de voyage pourra vous conseiller Une fois encore, l expérience de vos collègues chevronnés d autres commissions scolaires pourra vous être utile. 23