SOMMAIRE TRAIN Cartes de réduction.. 3 Réservation. 4 Particularités : trains étrangers. 5 AVION. 5. Bagages?.. 5 Particularités : Low Cost.

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2 SOMMAIRE TRAIN... 3 Cartes de réduction.. 3 Réservation. 4 Particularités : trains étrangers. 5 AVION. 5 Bagages?.. 5 Particularités : Low Cost. 6 VISA 7 ASSURANCES 7 QUESTIONS DIVERSES 7 2

3 TRAIN Cartes de réduction : Les voyageurs peuvent-il bénéficier des réductions de leur carte SNCF? ON : il faut renseigner le profil afin que le système prenne en compte la réduction liée à la carte lors de la tarification du dossier OFF : Oui, les voyageurs qui nous fournissent l information sur le type de carte et /ou numéro à la réservation, peuvent bénéficier de la réduction correspondante. Un voyageur «invité» possède une carte Grand Voyageur, il souhaiterait pouvoir s en servir. Comment faire? ON : Lorsque vous avez sélectionné le voyageur «invité» et cliqué sur «RESERVER UN VOYAGE», allez sur l onglet mon profil et remplissez les champs prévus à cet effet en bas de page. Elle sera prise en compte pour la réservation en cours. Ne pas compléter le profil «invité» via l onglet gestion de profil (rôle Gestionnaire de profil) car la donnée reste valable pour toutes les autres réservations faites pour les voyageurs «invité» suivants tant qu une mise à jour manuelle du profil n est pas faite. OFF : Il suffit de préciser le numéro de carte fidélité avec votre demande de réservation. Comment savoir si ma carte de réduction est bien prise en compte? ON : Si la carte est bien prise en compte, vous verrez un losange bleu réduction s applique. sur les tarifs pour lesquels la OFF : Si vous avez indiqué votre numéro de carte de réduction correspondant à votre voyage dans votre mail, lors de la réception du devis, vous trouverez le détail des conditions tarifaires de votre tarif réduit. J ai une carte sénior qui est bien renseignée dans mon profil, mais le résultat de la recherche ne la prend pas en compte ON : Pour la carte sénior, il faut renseigner dans son profil sa date de naissance, le type du passager (SENIOR) ainsi que le numéro de la carte. 3

4 Réservation : Je dois réserver un billet de train, mais je ne sais pas à quelle heure la réunion terminera, que puis-je faire? ON : Vous avez la possibilité de choisir des billets OPEN, pour ce faire il faudra choisir le mode de livraison «borne libre-service» les billets sont à retirer en borne et à utiliser dans les 6 jours après le retrait. Les billets OPEN ne sont valides que pour les trajets en TER, Inter Cité, Coralis. En ce qui concerne les TGV à réservation obligatoire, il est préférable de choisir les billets Pro 1 ère ou 2. Ils seront modifiables et annulables sans frais sur borne, au comptoir ou en appelant votre service client dédié. Comment faire pour faire voyager 8 voyageurs ensemble dans le train? ON : Le système est limité à 4 voyageurs par dossier, après vous avez la possibilité de saisir dans le deuxième dossier les numéros des places souhaitées pour que les personnes soient placés ensemble OFF : Il n y a pas de limites du nombre de voyageurs quand vous souhaitez faire la demande au service client. Cependant à partir de 10 personnes, c est le service groupe qui s en chargera. J ai besoin le matin de faire un billet pour un départ l après-midi, est-ce possible? ON : Vous pouvez effectuer une réservation urgente sur le site Travel Planet et appeler votre service client dédié afin d effectuer l émission immédiate du billet. Si le départ est «immédiat» (moins de 2 heures), la réservation sur le portail sera impossible. Il vous faudra faire votre dossier en Offline OFF : Afin que Travel Planet gère votre urgence au mieux, n hésitez pas à téléphoner à votre service client dédié afin qu il effectue votre réservation et vous envoie les billets. Je voudrais choisir mon placement dans le train, comment puis-je faire? ON : Vous pouvez, après avoir sélectionné l aller et le retour, cliquer sur «choix du siège», une nouvelle fenêtre s ouvrira. Ensuite cocher la case préférence et des listes déroulantes apparaitrons : Emplacement : Permet de solliciter un siège placé de façon spécifique Exemple : Choix d un siège côté fenêtre ou couloir Attribution : Permet d indiquer le numéro de la voiture et du siège proche duquel on souhaite être assis Configuration : Sélectionner un type d agencement des sièges Exemple : Solo, duo, quatro, kiosque, famille Etage du train : Choisir si vous préférez être au niveau inférieur ou supérieur Les options peuvent varier en fonctions des trains, de la disponibilité et du nombre de voyageurs Cette fonctionnalité permet d émettre un souhait, cela n est pas garanti. Le système tentera de vous assigner la place répondant au mieux à vos critères OFF: Vous pouvez lors de votre demande par mail, indiquer vos préférences de placement à votre conseiller qui, sous réserve de disponibilité, sélectionnera le siège souhaité. 4

5 Avons-nous la possibilité d avoir des e-billet? La majorité des titres de transport sont dorénavant en e-billet, c est-à-dire, dématérialisés, et envoyés par mail au voyageur ou disponible sur la carte grand-voyageur à condition que celui-ci la possède et qu elle est renseigné sur son profil. Attention, certains trajets ne sont pas encore éligibles ou il s agira de train étranger, dans ce cas, il vous sera indiqué dans le mail de confirmation le mode de livraison. Par exemple, billet électronique à retirer en borne libre service. Particularités : Trains étrangers Mon client peut-il retirer son dossier billet électronique à Genève, Bruxelles ou dans une autre gare étrangère? Non, le retrait des billets électroniques ne peut se faire que dans les gares françaises : il n y a pas de borne libre-service à l étranger. Exceptions : Les billets Eurostar peuvent être retirés en gares de Londres St Pancras, Ebbsfleet, et Ashford qui sont équipées de bornes prévues à cet effet. Très peu de bornes disponibles ON : Quand vous aurez réservé votre billet de train, vous aurez l information sur le type de livraison en page Finalisation. Si le retrait doit se faire en agence ou s il s agit d un billet électronique au départ de l étranger vous ne pourrez pas finaliser la réservation ou retirer vos billets en borne. Dans ce cas, une demande en OFF est obligatoire. OFF : Travel Planet a la possibilité d éditer vos billets papiers pour un départ ou trajet à l étranger et de vous les envoyer à une adresse en France pour plus de sécurité sur la bonne réception du courrier. Un minimum de délai est à respecter AVION Bagage? : Comment savoir si mon billet d avion comprend un bagage en soute ou pas? ON : Quand les bagages ne sont pas inclus dans le billet d avion, un message vous l indique comme cidessus en page disponibilité : Ce tarif n'inclut pas de bagages autorisés pour les vols : (+ liste des vols concernés) Aussi, quand vous allez recevoir votre billet apparaitra le nombre de bagages : Air France AF 345 Départ 15 Novembre 17:00 Montreal Pierre E. Trudeau Intl (+) Arrivée 16 Novembre 05:55 Paris Charles De Gaulle (+) Terminal: 2E Classe Économique (V) Bagages autorisés 1PC 5

6 OFF : Précisez votre choix pour le nombre de bagage lors de votre demande de devis afin que celui-ci soit respecté. Aussi, vous pourrez à tout moment, avant votre départ et selon les conditions de la compagnie choisie, ajouter des bagages supplémentaires selon vos besoins en faisant une demande par mail auprès de votre service client que votre réservation ait été faite en OFF ou en ON. Particularités : Low Cost Réservation/Modification/Annulation ON : Toute réservation de vols low cost (matérialisé par un w sur l interface) vous engage à régler le montant du déplacement dès l insertion du code de sécurité et l envoi pour autorisation. Ces vols ne sont ni annulables, ni modifiables sans frais, que ce soit sur la plate-forme ou via les équipes dédiées. OFF : Dans le cas d une annulation ou modification de votre part, cette demande doit être faite exclusivement via les équipes Off line, et donnera lieu à l émission d un avoir, sous réserve de l accord de la compagnie. IMPORTANT! Toute réservation, validée, ou non, fera l objet d une facturation qui devra être réglée à Travel Planet. Mon voyageur voudrait récupérer son boarding pass pour un vol low-cost ON : EASYJET / TRANSAVIA : vous pouvez vous enregistrer, muni de votre billet électronique, directement sur le site de la compagnie aérienne. Il suffira de rentrer la référence compagnie de votre réservation ainsi que votre nom de famille. RYANAIR : vous pouvez vous enregistrer, muni de votre billet électronique, sur le site de la compagnie aérienne. Il suffira de rentrer la 1 ère adresse mail présente sur le dossier ainsi que la référence compagnie de votre réservation. OFF : EASYJET / TRANSAVIA : process identique au «ON» ci-dessus RYANAIR : L équipe Travel Planet transmet votre carte d embarquement 48 heures avant votre départ directement au chargé de voyages. 6

7 VISA Quel est la démarche pour une demande de visa? OFF uniquement : Vous envoyez votre demande de devis à votre équipe dédiée par . Votre équipe dédiée vous communique le tarif, avec la liste des documents obligatoires pour l obtention du visa ainsi que le formulaire de prise en charge. Vous nous envoyez votre bon pour accord avec le formulaire de prise en charge dument complété ainsi que le Bon de Commande. Nous vous envoyons l adresse pour l envoi du passeport et des pièces obligatoires. Dès retour du visa chez notre prestataire, nous vous transmettons un mail afin de vous avertir du renvoi du passeport. Le prestataire renvoie le passeport et le visa à l adresse que vous avez indiquée dans la prise en charge. ASSURANCES A quel moment de la réservation puis-je sélectionner ou demander l assurance? ON : Vous pourrez choisir l assurance au moment de la finalisation de votre dossier voyage, elle sera prise en compte dès la validation du voyage. Celle-ci n est pas remboursable. OFF : Vous pouvez demander l assurance au moment de l envoi du bon de commande auprès de votre service client qui la validera directement avec le prestataire. Aucune assurance ne pourra être contractée après l émission des billets Quels risques, les assurances, couvrent-elles? ON : Les garanties des différentes assurances sont consultables sur le site Travel Planet à partir des liens disponibles en page finalisation lors de votre choix. QUESTIONS DIVERSES Je ne me souviens plus de mon mot de passe, comment faire pour le récupérer? En saisissant le bon identifiant, cliquez sur le lien obtenir votre mot de passe ou vous avez oublié votre mot de passe. Si vous verrouillez votre compte, vous devez nous contacter au ou nous envoyer un mail à helpdesk@travelplanet.fr 7

8 Lorsque l on crée un déplacement pour un voyageur, combien de temps avons-nous pour valider définitivement le voyage? ON : Cela dépend de la date de départ et des conditions de vente du billet. Vous trouverez dans le mail de confirmation la date de maintien du billet. OFF : Lors d une demande de devis, le service client vous renseignera sur la date limite de confirmation dans le mail avec le récapitulatif du dossier, le tarif et les conditions d achat. Quelle est la procédure si nous avons des demandes spécifiques, des voyages complexes ou de groupes à organiser? OFF : Dans tous ces cas, vous devez contacter votre service client dédié par mail ou par téléphone afin de procéder à la réservation. A qui arrive le billet? ON : Dès émission du billet, il sera envoyé au voyageur si son adresse mail est renseignée, ainsi qu au chargé de voyage. OFF : Le billet sera envoyé au demandeur et au voyageur si son adresse mail est communiqué lors de la commande. Comment fait-on pour annuler ou modifier un billet? ON : il n est pas possible de procéder à une annulation en ligne. Merci de prendre contact avec votre équipe dédiée. OFF : Sncf : Merci de nous transmettre un mail avec la référence de la réservation ainsi que le nom du passager. Un mail de confirmation vous sera alors adressé vous confirmant l annulation. AIR : Merci de nous transmettre un mail avec la référence de la réservation ainsi que le nom du passager. Un mail de confirmation vous sera alors adressé vous informant si des pénalités sont encourues et vous demandant de confirmer l annulation. A votre retour, le dossier sera ou non annulé. LOW COST : Merci de nous transmettre un mail avec la référence de la réservation ainsi que le nom de famille du passager. Un mail vous confirmera les conditions d annulation contractuelles de la compagnie (annulation possible? pénalités?) Pour les pays sensibles, y-a-t-il des informations de la part de Travel Planet? Oui, une communication des éléments du M.A.E (Ministère des Affaires Etrangères), les vaccinations obligatoires, les éléments de typologie de visa, des informations géopolitiques, toutes ces informations sont communiquées par Travel Planet selon votre destination sur tous nos devis. Informations également disponibles sur le site officiel : 8

9 Faut-il envoyer le bon de commande à Travel Planet? ON : Oui le numéro est à insérer au moment de la validation OFF : Vous devez nous faire parvenir le bon de commande par mail, celui-ci nous sert de validation à l émission du billet. Comment est établi le paiement? Une facture papier et/ou par mail est éditée et envoyée au service concerné pour paiement après l émission des titres de transport. 9