Les procédures de collecte et de traitement des fonds

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Pierre-Yves Gervais
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1 La collecte aux Archives nationales Les procédures de collecte et de traitement des fonds Stage technique international d'archives 07/04/2011 Eléonore Alquier Archives nationales - site de Fontainebleau

2 Plan de la présentation Le paysage réglementaire et normatif En pratique : chiffres et réalités de la collecte Le travail en réseau Les outils informatiques Le contrôle scientifique des versements La rédaction des instruments de recherche Notre visibilité en ligne

3 Le paysage institutionnel L'instance normative Service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture, direction générale des Patrimoines) Le réseau Archives nationales Archives départementales Archives communales Archives hospitalières Le «public» des Archives nationales Ministères Grands corps Opérateurs nationaux

4 La législation des Archives La création révolutionnaire Loi du 7 messidor an II Les acquis de janvier 1978 : loi Informatique et libertés 17 juillet 1978 : loi sur l'accès aux documents administratifs (amélioration des relations administration/public) 3 janvier 1979 : loi sur les archives La loi du 15 juillet 2008

5 Hors des Archives nationales Les ministères autonomes Affaires étrangères Défense Ce qui sort du champ de compétence des «archives» Les publications : définition du dépôt légal (Code du patrimoine, L et suivants) : «Documents imprimés, graphiques, photographiques, sonores, audiovisuels, multimédias» Nos partenaires : BnF, INA... (archives audiovisuelles?)

6 L'actualité des Archives nationales Aujourd'hui : un fonctionnement sur deux sites Centre historique des Archives nationales (Paris) : Archives antérieures à 1958, Minutier central des notaires Centre des Archives contemporaines (Fontainebleau) : Archives postérieures à 1958

7 L'actualité des Archives nationales Demain (2013) : un fonctionnement sur trois sites Archives antérieures à 1790 : Paris Archives postérieures à 1790 : Pierrefitte-sur-Seine : Présidence et Premier ministre, Culture et Éducation, Intérieur et Justice Fontainebleau : Homme et territoire

8 En pratique : quelques chiffres... L'unité de mesure : Versement, Article, métrage linéaire? Les données annuelles 2007 : 7630 ml 2008 : 5200 ml 2009 : 9300 ml 2010 : 4800 ml pour un planning évolutif, entre entrées «traditionnelles» et opérations exceptionnelles

9 Rappel : les trois âges des archives Les dossiers d'usage quotidien» Archives courantes

10 Rappel : les trois âges des archives Les dossiers d'usage fréquent» Archives intermédiaires

11 Rappel : les trois âges des archives Les dossiers clos» Archives définitives/historiques

12 Un travail de réseau Les services producteurs Ministères (hors Affaires étrangères et Défense) Grands corps de l'etat Établissements publics Nos interlocuteurs directs : Les archivisites «missionnaires» La répartition des «4 C» Collecter : Missions Classer : Missions Conserver : AN Communiquer : AN

13 Un travail de réseau Une collecte concertée Préparation du planning annuel des entrées Le suivi des versements : un rythme hebdomadaire Établissements publics Tout conserver? Une collecte «élitiste» Tris et éliminations en amont... et en aval Un contact permanent, et nécessaire

14 Illustration : planning des entrées 2010 MINISTERE METRAGE PREVISIONS DEMANDES ARRIVEES OBSERVATIONS SUIVI ML AFFAIRES SOCIALES 67 2/02-67 ml annulé 67 13/04-67 ml 13/04-33ml 13/04-33ml + affiches et photos 10/06-96 ml 10/06-96 ml CNITAAT 67 15/06-67 ml 15/06-92 ml 15/06-94 ml CNAV 67 27/07-67 ml 27/07-29 ml 27/07-29 ml nouveaux supports ml en /10-67 ml 12/ ml 12/ ml 67 14/12-67 ml annulé Total prévu 402 ml AVIATION CIVILE Néant planning non parvenu Total prévu 0 ml CULTURE 60 23/02-60 ml 23/02-69 ml 23/02-69 ml DMR 60 8/04-60 ml reporté DMR 60 17/06-60 ml 12/07 61 ml 12/07 59 ml DMR 60 16/09-60 ml report en nov. 04/11-61 ml DMR 60 9/12-60 ml DMR CNC 58 20/01-58 ml 20/01-49 ml 20/01-52 ml DMR / ml Report 9/11? 09/11-93 ml DMR Total prévu 458 ml

15 Illustration : suivi mensuel des entrées

16 Illustration : bilan mensuel des entrées

17 Des aspects logistiques et matériels incontournables L adaptation des moyens de transports selon les services versants : camions des ministères véhicules du site de Fontainebleau

18 Des aspects logistiques et matériels incontournables Des recommandations pratiques pour les transferts : Type de conditionnement Taille, En tenant compte des capacités d accueil du site (dimensions des quais, des ascenseurs, )

19 Une gestion informatisée de la collecte Des outils informatiques «anciens» Un service informatisé dans les années 1980 L'élaboration d'outils logistiques développés en interne : le Programme informatique d'archivage ministériel (PRIAM) Priam 1 : gestion de l'espace Priam 2 : gestion des communications (administrations et salle de lecture) Priam 3 : base de données documentaire, interface internet

20 Une gestion informatisée de la collecte Le réseau informatique AN/Missions en ministères Développement d'un programme de gestion des versements : Aramis Gestion logistique des versements : Volume Date Mode de transport Traitement scientifique 1re étape de description documentaire des versements Image suivante : un exemple de fiche Aramis

21 CHAIN.CULTURE/ STAT.VERSEMENT = type de fonds DATCLAS = date de classement VERSCAC.REPERTOIRE MANQUANT = versement complètement achevé ou problème METR.12 = volume (ml) NBART.27 = nombre d articles NBCART.37 DIMAB(S) = nombre de cartons N = codification du service versant N11-MIN.CULTURE N12-D.DIRECTION MUSEES DE FRANCE N13-SD.ECOLE DU LOUVRE ANALY. COPIES D'EXAMENS, ANNALES D'EXAMENS, SUPPORTS DE COURS. DA-DEB.1985 DA-FIN.2005.ART 1-17 : PREMIER CYCLE ART : DEUXIEME CYCLE INST-R.BORDEREAU DDUA.5 ANS = durée d utilité administrative pour le service versant DATREV.2019 = date de révision CONSERV.CONSERVER EN TOTALITE = traitement futur : à conserver, à éliminer,... COMM.LIBRE = délai de communicabilité à appliquer REFVERS = cote DATTR = date d entrée à Fontainebleau PRIAM3.N = figure ou non dans la base documentaire Priam3 TYPARCH.AUTRES DOSSIERS SERIELS = type de documents contenus dans les dossiers

22 Le contrôle scientifique des versements Des recommandations pratiques pour la constitution des versements Un versement correspond à un ensemble de documents, quels que soient son volume ou sa composition, provenant d une origine unique (service administratif, établissement public, association, personne privée). Homogénéité des contenus. Distinction des supports. La cote est constituée exclusivement du numéro de versement et du numéro d article, ex : /23

23 Le contrôle scientifique des versements Un «vademecum des entrées» Guide de bonnes pratiques entre les services versants et les Archives nationales

24 Le contrôle scientifique des versements Des recommandations pratiques pour la rédaction des répertoires Tout versement doit être accompagné d un répertoire réalisé sur traitement de texte ou par édition d une base de données. Le répertoire doit être réalisé préalablement au transfert des documents. Le répertoire établi par les archivistes en mission doit être considéré comme l'instrument de recherche définitif. Les versements ne feront pas, en règle générale, l objet d un nouveau traitement, destruction ou échantillonnage mis à part.

25 Le contrôle scientifique des versements Dernière étape de contrôle : Au moment de la réalisation matérielle des versements, le service des entrées effectue des contrôles de cohérence par rapport aux répertoires fournis : Volume Contenu

26 Les instruments de recherche Principal point d'accès au contenu des versements Les 4 éléments-clés d'un répertoire : une page de garde standardisée, une notice introductive, le descriptif des articles, des annexes si besoin. Application de la norme de description ISAD(G).

27 Les instruments de recherche Les normes rédactionnelles Aujourd'hui Feuille de style «bellifontaine» Format texte. Exemple de répertoire :Y:\2010\ odt Futur SIA / future SIV Feuille de style commune aux trois sites Conversion du fichier texte en format EAD : SOSIE. Exemple de répertoire :Y:\2010\ _FR.odt

28 Normes rédactionnelles préconisées par le Vademecum : documents graphiques

29 Normes rédactionnelles préconisées par le Vademecum : documents graphiques

30 Normes rédactionnelles préconisées par le Vademecum : documents graphiques

31 Normes rédactionnelles préconisées par le Vademecum : documents audiovisuels

32 Rédaction et diffusion des instruments de recherche Transmission des données, des missions ministérielles aux AN Des recommandations pratiques pour la gestion documentaire des versements : L intégration des fiches Aramis préparées par les Missions dans la base Priam3 est indispensable à la réalisation des futures recherches, menées par les archivistes comme par les chercheurs. Le site relit les sommaires et valide le choix de termes d indexation en relation avec les Missions. rubrique «les fonds d archives» : publication de la base de données Priam 3 en ligne.

33 La diffusion en ligne

34 La diffusion en ligne

35 La diffusion en ligne

36 La diffusion en ligne

37 Après la collecte... Et la communication? Et la valorisation?

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