Université de Picardie - Jules Verne UFR d'economie et de Gestion

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1 Université de Picardie - Jules Verne UFR d'economie et de Gestion 23/09/2014 Excel Fonctionnalités de base Présentation de l'outil Excel de Microsoft est un tableur ; sa vocation est donc de vous permettre de réaliser facilement des tableaux. Il est particulièrement adapté lorsque vous devez manipuler de nombreuses informations numériques sur lesquelles vous souhaitez réaliser des calculs plus ou moins complexes, et qui évoluent dans le temps. Il dispose également d un grapheur vous permettant de représenter vos données chiffrées sous forme de graphique. Remarque : dans la suite du document, les commandes entre crochets [ ] correspondent à l'utilisation de la barre de menu. Ces commandes peuvent également être lancées à partir des barres d'outils ou des menus contextuels. Structure de l information L information gérée par Excel est organisée suivant les trois niveaux hiérarchiques ci-dessous : Classeur : c est le niveau le plus élevé correspondant à un fichier dans Windows. Il possède donc un nom et un emplacement de rangement. Le classeur est composé de feuilles. Feuille : ce deuxième niveau équivaut à une feuille de papier quadrillé (256 colonnes et lignes) sur laquelle les tableaux sont réalisés. Attention : la notion de feuille n a pas de rapport avec celle de page d impression. Une feuille est un ensemble de cellules. Cellule : c'est le plus petit élément d information géré par Excel et correspond à une case de la feuille quadrillée. C est elle qui va recevoir une information élémentaire du tableau à réaliser. Une cellule se caractérise par : une référence (ou adresse) : ses coordonnées verticale (colonne) et horizontale (ligne), un format : sa présentation définie par de nombreuses propriétés, une valeur : son contenu. Autres notions Entre la feuille et la cellule existent des notions intermédiaires qui facilitent les manipulations lors de la conception de tableau : Ligne : ensemble des cellules situées sur le même axe horizontal. Colonne : ensemble des cellules situées sur le même axe vertical. Plage (ou Matrice) : ensemble des cellules contenues dans un même espace rectangulaire. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.1/10

2 En résumé Le classeur est donc un fichier contenant des feuilles décomposées en lignes et colonnes. L intersection d une ligne et d une colonne correspond à une cellule où l on peut mettre une information. Sur l illustration ci-contre, la cellule située à l intersection de la colonne D et de la ligne 3 de la Feuille 1 du Classeur 1 contient la valeur 100. Lignes Feuille Classeur N 1 A B C D E Feuille N 1 A B C D E 2 1 Feuille 2 3 A 2 4 Feuille B 1C D E 1 3 A B C D E Cellule Colonnes Fenêtre Excel La fenêtre Excel se présente ainsi : zone de nom barre de formule fenêtre «Classeur» active fenêtres «Classeur» Zone de nom : elle indique l adresse ou le nom de la cellule (ou plage de cellules) active. Il est possible de se positionner directement sur une cellule (ou plage de cellules) en renseignant dans cette zone son adresse ou son nom (l ensemble des noms définis se trouve dans la liste). Barre de formule : elle permet de saisir et visualiser la valeur ou la formule de la cellule active. Fenêtre Classeur : au cours d une session Excel, il est possible d ouvrir plusieurs classeurs ; chacun d entre eux occupe une fenêtre. Pour pouvoir travailler sur un classeur, il faut le rendre actif (premier plan) ; pour cela, il suffit de sélectionner le nom du classeur dans la liste du menu [Fenêtre] ou de cliquer sur sa fenêtre si elle est visible. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.2/10

3 { Fenêtre Classeur La fenêtre «Classeur» se présente de la manière suivante : en-têtes de lignes de colonnes cellule active curseurs de fractionnement barre d onglets boutons feuille active onglets des «parcourir» autres feuilles Barre d onglets : elle contient les feuilles de calcul du classeur. Les boutons «parcourir» permettent le déplacement dans les onglets (sans modifier la feuille active). Cette barre peut être redimensionnée, au détriment de la barre de défilement, à l aide du curseur. Fractionnement Le fractionnement consiste à couper la fenêtre en deux parties verticalement et / ou horizontalement afin de visualiser simultanément deux parties du document. Les curseurs de fractionnement permettent de dimensionner la taille de ces sous-fenêtres (ou [Fenêtre / Fractionner ou Supprimer le fractionnement]). Si un fractionnement a été réalisé, il est possible de figer les volets (traits de fractionnement) afin de rendre visibles en permanence à l écran la partie haute et / ou la partie gauche de la feuille ; les barres de défilement n agissent plus que sur les parties complémentaires de la feuille. Le redimensionnement du fractionnement n est plus possible tant que les volets n ont pas été libérés ([Fenêtre / Figer ou Libérer les volets]). Options d affichage Le menu [Affichage] permet de visualiser la feuille de différentes manières : Normal : mode par défaut pour travailler sur une feuille de calcul. Aperçu des sauts de page : affichage permettant de mieux visualiser la pagination de la feuille. Plein écran : utilise tout l écran pour afficher la feuille du classeur, en supprimant certaines barres. Zoom : permet de réduire ou d agrandir la taille de la feuille dans la fenêtre. Affichage personnalisé : permet de mémoriser puis de rappeler une configuration d affichage (mode, zoom, ) de la feuille. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.3/10

4 Gestion des feuilles Sélection L opération de sélection est primordiale pour toute utilisation de commande visant à manipuler une feuille, car elle rend active la feuille en question. Il existe trois types de sélection : élémentaire (une seule feuille) : cliquez sur la feuille, multiple contiguë (plusieurs feuilles adjacentes) : cliquez sur la première feuille puis, en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur la dernière feuille à sélectionner, multiple disjointe (plusieurs feuilles discontinues) : cliquez sur la première feuille puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les feuilles à sélectionner. Attention : certaines actions ne sont pas possibles avec ce type de sélection. Lors d une sélection multiple, l ensemble des feuilles sélectionnées constitue un groupe de travail. Dans ce cas, toute saisie ou mise en forme dans la feuille active est simultanément reproduite dans les autres feuilles du groupe. Pour dissocier le groupe, appuyez sur la touche Maj et cliquez sur l onglet de la feuille active. Actions sur les feuilles Insérer : [Insertion / Feuille]. Si vous réalisez une sélection multiple contiguë, il y aura insertion du même nombre de feuilles que celui de la sélection. Les nouvelles feuilles sont toujours insérées devant la sélection. Déplacer ou copier : [Edition / Déplacer ou copier une feuille] puis indiquez devant quelle feuille vous désirez insérer et s il s agit d une copie, ou cliquez sur la sélection en maintenant le bouton de la souris appuyé, puis positionnez le pointeur de la souris à l endroit désiré (en appuyant également sur la touche Ctrl pour un copier), et lâchez le bouton de la souris. Supprimer : [Edition / Supprimer feuille]. Attention : cette opération est irréversible, si ce n est de fermer le classeur sans enregistrer les modifications. Remommer : [Format / Feuille / Renommer] ou double-cliquez sur l onglet de la feuille, puis saisissez le nouveau nom dans l onglet. Afficher/Masquer : [Format / Feuille / Masquer ou Afficher] permet de rendre visible ou non une feuille. Arrière plan : vous pouvez insérer une image en trame de fond d une feuille en utilisant la commande [Format / Feuille / Arrière Plan], sélectionnez ensuite le fichier contenant l image désirée. Attention : l arrière plan n est pas imprimable Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.4/10

5 Manipulation des cellules Cellule active La cellule active est la cellule qui va pouvoir recevoir une valeur ou faire l objet d une commande de mise en forme. Pour atteindre une cellule et ainsi la rendre active, il suffit de cliquer dessus, ou de renseigner dans la zone de nom l adresse de la cellule (ou son nom), ou encore de se déplacer dans la feuille en utilisant les touches directionnelles. Sélection Comme pour les feuilles, l opération de sélection est primordiale avant toute utilisation de commande visant à manipuler un élément (cellule, ligne, colonne ou plage), car elle rend actif l élément en question. Il existe également trois types de sélection : élémentaire (une seule cellule) : cliquez sur la cellule ; une bordure épaisse entoure la cellule. multiple contiguë (plage de cellules) : cliquez sur la première cellule puis, en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur la dernière cellule à sélectionner ; ou cliquez sur la première cellule en maintenant le bouton de la souris appuyé, et déplacez le curseur de la souris jusqu à la dernière cellule à sélectionner et lâchez le bouton de la souris. Une bordure épaisse entoure la sélection et les cellules sont noircies à l exception de la première sélectionnée qui reste la cellule active. multiple disjointe (plusieurs cellules discontinues) : cliquez sur la première cellule puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les cellules à sélectionner (re-cliquez éventuellement sur une cellule pour la désélectionner) ; les cellules sont noircies à l exception de la dernière sélectionnée qui devient la cellule active (bordure intérieure fine). Attention : certaines actions ne sont pas possibles avec ce type de sélection. Remarque : pour sélectionner une ligne ou une colonne, il suffit de cliquer sur son en-tête. Il est également possible de sélectionner toutes les cellules d une feuille en cliquant sur la case située en haut et à gauche des en-têtes de ligne et de colonne. Actions sur les cellules Les manipulations décrites ci-dessous s appliquent également aux lignes, colonnes ou plage. Insérer : [Insertion / Cellule]. Si vous réalisez une sélection multiple contiguë, il y aura insertion du même nombre de cellules que celui de la sélection. Un message vous demande d indiquer le sens de décalage des cellules sélectionnées (à droite ou en bas). Déplacer ou Copier : [Edition / Couper] ou [Edition / Copier], puis sélectionnez la cellule de destination et utilisez la commande [Edition / Coller], ou cliquez sur la bordure de la sélection en maintenant le bouton de la souris appuyé, puis positionnez le pointeur de la souris à l endroit désiré (en appuyant également sur la touche Ctrl pour un copier), et lâchez le bouton de la souris. Si l origine et la destination se trouvent sur des feuilles différentes, il faut appuyer également sur la touche Alt pour passer d une feuille à l autre. Si les cellules de réception contiennent une valeur, un message d alerte vous demande de confirmer l action. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.5/10

6 Déplacer ou Copier avec insertion : même opération que ci-dessus, mais elle insère la sélection avec décalage des cellules de destination au lieu de les remplacer. Pour cela, utilisez la commande [Insertion / Cellules coupées ou copiées] au lieu de [Edition / Coller], ou en utilisant la deuxième méthode, appuyez également sur la touche Maj. Recopier : cette commande permet de dupliquer la valeur et le format de la cellule active de la sélection dans les autres cellules sélectionnées. Pour cela, après avoir sélectionné une plage de cellule ayant comme point de départ la cellule à recopier, utilisez la commande [Edition / Recopier / «direction»]. Les autres options de recopie réalisent les actions suivantes : Vers un groupe : copie la valeur et / ou le format de la sélection vers les autres feuilles d un groupe. Série : recopie dans les cellules de la sélection une valeur évoluant en fonction de la suite (linéaire, chronologique) spécifiée. Justifié : concaténation des valeurs des cellules dans la cellule du haut, les cellules du bas sont effacées (opération possible uniquement sur des constantes). La recopie est également possible à l aide de la poignée de recopie (petit carré noir dans l angle inférieur droit de la bordure de sélection). Pour cela, positionnez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie jusqu à obtenir le curseur et cliquez en maintenant appuyée le bouton de la souris, puis sélectionnez les cellules de destination et relâchez le bouton. Remarques : si la sélection initiale correspond à une série, elle est reproduite dans les cellules de destination. Pour réaliser une copie simple alors qu une série est détectée, appuyez également sur Ctrl. si vous souhaitez recopier la sélection en insérant des cellules, appuyez également sur. si vous déplacez la souris à l intérieur de la sélection initiale, vous effacez le contenu des cellules exclues. Collage spécial : la commande [Edition / Collage spécial] permet de ne coller que certaines caractéristiques de la sélection : formule (ou constante), valeur (résultante) ou format. Des options permettent d effectuer certaines opérations entre la sélection d origine et la sélection cible. Supprimer : [Edition / Supprimer]. Un message vous demande d indiquer le sens de décalage des cellules sélectionnées (à gauche ou en haut). Atteindre : [Edition / Atteindre]. Cette fonction permet de sélectionner la cellule en indiquant son nom ou sa référence, action obtenue également avec la zone de nom. Elle permet également de sélectionner les cellules qui répondent aux critères spécifiés dans la fenêtre «Sélectionner les cellules» que l on obtient en cliquant sur le bouton Cellules. Rechercher/Remplacer : il est possible de rechercher et de remplacer une valeur de cellule par une autre. Utilisez la commande [Edition / Rechercher ou Remplacer] puis renseignez les paramètres demandés. Remarque : si la cellule contient une formule, seul un terme de la formule peut être remplacé et non pas le résultat de la formule. Effacer : [Edition / Effacer] permet de supprimer de la cellule sa valeur et / ou son format. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.6/10

7 Mise en forme des cellules Afin de personnaliser les tableaux et d en faciliter la lecture, les cellules possèdent des propriétés de présentation : aspect donné soit au contenant (la case) soit au contenu (la valeur) de la cellule. Ces propriétés sont accessibles par la commande [Format / Cellule] et s appliquent à la sélection en cours (une ou plusieurs cellules). Nombre : elle définit le type de représentation des nombres (et des dates), en précisant notamment le nombre de chiffres à afficher pour la partie décimale. Si un format n existe pas, il est possible de le créer en sélectionnant la catégorie «Personnalisé» et en indiquant son format dans la zone «Type». Alignement : cette propriété détermine la position de la valeur dans la cellule : Horizontal : par rapport à la largeur de la cellule. Vertical : par rapport à la hauteur de la cellule. Orientation : permet d effectuer une inclinaison de la valeur de la cellule. Renvoyer à la ligne automatiquement : passe automatiquement le texte débordant du bord droit de la cellule sur une nouvelle ligne de cette même cellule. Ajuster : redimensionne la taille des caractères afin que la valeur soit visible dans la largeur de la colonne. Fusionner les cellules : transforme la matrice sélectionnée en une seule cellule, sa référence est celle de la cellule supérieure gauche de la matrice. Police : elle définit la mise en forme des caractères de la valeur : Police : graphisme des caractères, ex.: Arial, Courrier, Times new Roman,... Taille : hauteur des caractères, ex.: 8, 12, 16,... Style : épaisseur et inclinaison des caractères, ex.: Normal, gras, italique, gras italique, Soulignement : simple, double, Attribut : exposant, indice, barré, Couleur : couleur des caractères. Bordure : permet de définir la présentation du contour de la cellule. Le style de trait et sa couleur peuvent être différents pour chaque bord (gauche, droit, haut, bas et diagonale) de la cellule. Motif : correspond à la couleur du fond de la cellule avec un éventuel motif (hachures, points,...). Protection : elle permet de protéger la valeur de la cellule lorsque le classeur ou la feuille sont protégés. Verrouillée : interdit la modification de la valeur de la cellule. Masquée : empêche la visualisation du contenu de la cellule dans la barre de formule. Hauteur / Largeur La hauteur et la largeur d une cellule s applique en fait à la ligne ou la colonne entière. Le redimensionnement des lignes ou des colonnes se fait par la commande [Format / Ligne / Hauteur] ou [Format / Colonne / Largeur]. Il peut également être réalisé directement à l aide de la souris en positionnant le pointeur respectivement sur la bordure droite ou la bordure basse de l entête de colonne ou de ligne, et en cliquant en maintenant enfoncé le bouton de la souris, puis en se déplaçant jusqu à obtenir la largeur ou hauteur désirée. La commande [Format / Colonne (ou Ligne) / Ajustement automatique] dimensionne la colonne (ou la ligne) afin que la valeur de cellule la plus large (ou plus haute) soit entièrement visible. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.7/10

8 Valeur d'une cellule La valeur d une cellule correspond à l information qu elle contient. Cette information peut être soit indépendante (ou élémentaire) ayant sa propre signification, on parlera alors de constante, ou soit dépendante (ou calculée) tirant sa signification par rapport à une ou plusieurs autres informations, on parlera alors de formule. Saisie Pour renseigner la valeur d une cellule, il faut que celle-ci soit active. La valeur est tapée directement dans la cellule ou dans la barre de formule. Elle apparaît simultanément dans ces deux endroits. En cas de modification partielle d une valeur, placez le point d insertion dans la barre de formule et sélectionnez éventuellement une partie de la valeur, puis retapez la valeur de remplacement. La refrappe directe (absence du point d insertion) dans la cellule sélectionnée supprime la totalité de sa valeur (constante ou formule). Pour forcer le passage à la ligne du texte d une constante (dans une même cellule), appuyez sur Alt et Entrée. Pour valider la saisie, appuyez sur Entrée ou, ou pour annuler Echap ou. Formule Les formules permettent d indiquer le mode d obtention (ou de calcul) de la valeur d une cellule lorsque celle-ci dépend d une ou de plusieurs autres. Une formule commence toujours par le signe «=» suivi d une expression plus ou moins complexe indiquant les valeurs (références aux cellules ou constantes) sur lesquelles une opération doit être réalisée. Lorsque vous sélectionnez une cellule contenant une formule, celle-ci apparaît dans la barre de formule alors que dans la cellule apparaît la valeur résultante. Dans l exemple ci-dessous, la valeur de la cellule B2 (montant TTC) s obtient en multipliant la valeur de la cellule A2 (montant HT) par 0,196 (taux de la TVA). Les opérateurs arithmétiques disponibles sont : + pour l addition, - pour la soustraction, * pour la multiplication, / pour la division, ^ pour l élévation à la puissance. A 1 Montant HT Montant TVA ,00 = A2 * 0,196 3 Si la formule contient plusieurs opérateurs, il est fortement recommandé d utiliser des parenthèses pour indiquer l ordre opératoire et faciliter la relecture de la formule. Fonction Les fonctions correspondent à des formules prédéfinies pour lesquelles vous devez fournir les valeurs à prendre en compte (paramètres). Une fonction peut être soit saisie directement dans la barre de formule ou soit renseignée à l aide de l assistant fonction par la commande [Insertion / Fonction] ou en cliquant sur ƒ x. Il existe de nombreuses fonctions mathématiques et logiques, de recherche, d information, de Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.8/10 B

9 manipulation sur les dates et les textes, ; pour connaître l ensemble des fonctions avec leurs paramètres, utilisez l assistant fonction. Référence absolue / relative Référence relative : par défaut, la copie d une formule d une cellule vers une autre génère une translation sur les références de cellules contenues dans la formule. Cette translation correspond au déplacement effectué (nombre de lignes et de colonnes) entre la cellule d origine et la cellule d arrivée. A 1 Montant HT Montant TVA ,00 = A2 * 0, ,00 = A3 * 0,206 B déplacement d une ligne Dans l exemple ci-dessus, la recopie de la cellule B2 vers la cellule B3 nécessite un déplacement d une ligne vers le bas. La référence à la cellule A2 dans la formule initiale devient A3 (colonne A + 0 colonne et ligne ligne) dans la formule de destination. Référence absolue : pour conserver la référence aux mêmes cellules que celles contenues dans la formule d origine, il est nécessaire de le préciser en plaçant un $ devant le nom de la colonne et / ou de la ligne. Exemple : = $A$2 * 0,206 Remarques : - en étant positionné sur une référence dans une formule, la touche F4 permet de passer d un type de référence à l autre. - la référence complète d une cellule est composée de la manière suivante : Chemin du dossier\[nom du classeur]nom de la feuille!réfcell exemple : 'C:\Excel\[Classeur.xls]feuil1'!$D$13 l absence d éléments de gauche à droite signifie : même dossier puis même classeur et enfin même feuille. Définir un nom Lorsqu une cellule (ou plage) est utilisée dans des formules, il est intéressant, pour des raisons de lisibilité et de recopie des formules (référence absolue automatique), de lui attribuer un nom. Pour cela, sélectionnez la ou les cellules puis utilisez la commande [Insertion / Nom / Définir], puis renseignez le nom que vous souhaitez donner à la sélection. Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.9/10

10 Graphiques Un graphique est une représentation imagée du réel. Il doit être le plus simple et clair possible afin de visualiser rapidement le message qu il véhicule (un phénomène, une tendance ). Elaboration Pour réaliser un graphique, il est préférable de sélectionner au préalable la plage de cellules contenant les séries à représenter, ainsi que leurs entêtes (lignes et colonnes). Puis, l Assistant Graphique, obtenu par la commande [Insertion / Graphique], demande de renseigner les différents paramètres ou options du graphique. Pour modifier un graphique, il faut le sélectionner en cliquant dessus, puis appeler l assistant graphique ou utiliser les commandes du menu [Graphique]. Il est également possible de modifier une composante du graphique en double-cliquant dessus ou en cliquant sur elle avec le bouton droit de la souris. Principales composantes titre des valeurs titre du graphique bordure du graphique 16 Evolution du marché zone de traçage quadrillages 12 To nn age 8 4 axes marques séries Acier Alu légende 0 Janvier Février Mars Avril Mai Mois étiquettes titre des catégories graduation zone de graphique Alain Boitel Excel Fonctionnalités de base p.10/10