Politique du Fonds mondial relative aux extensions de subventions
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- Eugénie Landry
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1 Politique du Fonds mondial relative aux extensions de subventions Bienvenue dans ce module de formation en ligne sur la «Politique du Fonds mondial relative aux extensions de subventions». Cliquez sur le bouton «Suivant» pour commencer.
2 À la fin de ce module de formation : Vous comprendrez ce qu'est une extension et saurez quand une subvention peut être prorogée ; Vous connaîtrez la procédure à suivre et les conditions à remplir pour présenter une telle requête ; Vous saurez comment appliquer ces informations au contexte de votre pays. Pour naviguer dans ce cours, cliquez sur les boutons «Précédent» et «Suivant». Les documents et les liens mentionnés tout au long de ce module de formation, ainsi que d'autres informations, peuvent être retrouvés dans l'onglet «Ressources». Vous pouvez poursuivre la lecture avec ces commentaires en cliquant sur l'onglet «Commentaires». Vous trouverez également un glossaire pour consulter les termes les plus couramment utilisés par le Fonds mondial.
3 Les activités d'un programme financé par une subvention du Fonds mondial sont mises en œuvre conformément au calendrier, au budget et au cadre de résultats convenus dans l'accord de subvention. Le calendrier appelé «période de mise en œuvre de la subvention» s'étale généralement sur un maximum de trois ans. L extension d'une subvention existante permet de faire la liaison avec la période de mise en œuvre suivante, et donc de prolonger cette mise en œuvre en évitant une interruption du programme.
4 Le recours à une extension doit être solidement justifié. Par exemple : Cliquez sur chacun des boutons situés sur la gauche pour afficher des exemples. Les équipes de pays et les candidats trouveront des conseils précis dans la Note de politique opérationnelle sur la prolongation des périodes de mise en œuvre des subventions. Lorsqu'un pays n'est pas en mesure de soumettre une note conceptuelle dans les temps en raison d'un cas de force majeure ou à cause d'un contexte difficile ayant une incidence sur le processus d'élaboration de la note ;
5 Lorsque les processus d'élaboration de la note conceptuelle et d'établissement de la subvention demandent plus de temps du fait de la nécessité de présenter des programmes conjoints pour le VIH et la tuberculose ; ou Lorsque des retards imprévus surviennent dans l'examen d'une demande de financement, le processus d'établissement de la subvention ou la signature de l'accord, du fait par exemple du renvoi de la note conceptuelle par le Comité technique d'examen des propositions pour révision ou un changement de récipiendaire principal.
6 Il existe deux types d extension, qui sont déterminés par la façon dont elle est financée. Les extensions entièrement financées par des économies réalisées sur la subvention existante sont appelées «extensions sans coûts additionnels». Ces économies comprennent les soldes de trésorerie et/ou les fonds non décaissés associés à l'actuelle subvention. Lorsqu'aucune économie n'a été réalisée sur une subvention existante et que des fonds supplémentaires sont donc nécessaires, on demandera alors une «extension avec coûts». Le montant du financement de ce type d extension est déduit de la prochaine allocation accordée au pays pour la composante concernée. Les extensions doivent être d'abord financées par les économies réalisées avant de demander une extension avec coûts. La durée d'une prorogation sera déterminée en fonction de la période nécessaire pour faire la liaison avec la période de mise en œuvre suivante, en veillant à garantir la continuité des services dans l'intervalle. Le temps nécessaire pour établir et signer le nouvel accord de subvention devra être pris en considération. La procédure d'approbation sera déterminée par le type et la durée de l extension, ainsi que par le montant du financement supplémentaire demandé.
7 Cadre associé à une période d extension Les activités à mettre en œuvre au cours de la période d extension sont déterminées conjointement par le récipiendaire principal et l'équipe de pays du Fonds mondial. La portée et l'ampleur du programme pourront parfois être modifiées ou une reprogrammation pourra être effectuée au cours de la période d extension pour s'assurer que les investissements réalisés avec les ressources du Fonds mondial continuent d'avoir un impact maximal. Si tel est le cas, la reprogrammation proposée devra être intégrée dans la demande de prorogation, conformément à la note de politique opérationnelle sur les reprogrammations au cours de la mise en œuvre de la subvention. En déterminant les activités et les objectifs, on devra veiller à prendre pleinement en considération les implications stratégiques et financières au-delà de la période d extension. Il est également possible que des commandes correspondant à la nouvelle subvention puissent être financées pendant la période d extension, afin de s'assurer que les produits médicaux nécessaires pendant la première année de mise en œuvre de la nouvelle subvention seront livrés à temps. En pareil cas, le processus d'établissement de nouvelle subvention devra se trouver à un stade avancé et les produits devront également avoir été clairement définis et approuvés dans la liste des produits de santé, des quantités et des coûts ainsi que dans le budget.
8 En fonction du type et de la durée de l extension et du montant demandé, une demande d extension sera approuvée soit par le Secrétariat, soit par le Conseil d'administration du Fonds mondial. Pour une extension ne dépassant pas 12 mois associée à un montant n'excédant pas 10 millions de dollars, l'approbation pourra être donnée par le Secrétariat. Les extensions avec coûts de plus de 6 mois, les extensions supérieures à 12 mois et les extensions pour lesquelles un montant supérieur à 10 millions de dollars est demandé devront être approuvées par le Conseil d'administration du Fonds mondial sur recommandation du Secrétariat. Si de précédentes extensions ont été approuvées pour la subvention conformément à la politique de prorogation en vigueur, le seuil d'approbation sera déterminé par le Secrétariat sur la base de l'ensemble des extensions.
9 Par exemple : le Secrétariat a accepté par deux fois de prolonger de 6 mois la période de mise en œuvre d'une subvention. Comme les extensions s'ajoutent les unes aux autres, la deuxième extension demandée sera considérée comme une extension de 12 mois. Une nouvelle extension de 3 mois est alors demandée avant que la mise en œuvre de la nouvelle subvention ne débute. L extension demandée sera considérée comme une extension de 15 mois et devra donc être approuvée par le Conseil d'administration.
10 Une demande d extension doit être traitée trois mois avant la date de fin de la subvention ; il est donc primordial que les demandes soient présentées très tôt. Le récipiendaire principal ou l'équipe de pays peuvent être à l'origine de la demande. Dans les deux cas, l'instance de coordination nationale doit en être informée et devra approuver toute demande d extension avec coûts. Ceci s'explique par le fait que l extension sera financée sur l'allocation du pays. Les documents à remettre sont les suivants : Une demande d extension (si le récipiendaire principal en est à l'origine) ; Un budget détaillé révisé accompagné d'un budget récapitulatif ; Un cadre de résultats révisé ; Une liste révisée des produits de santé, des quantités et des coûts (si nécessaire) ; L'accord de l'instance de coordination nationale dans le cas d'une extension avec coûts ; Une note interne du Fonds mondial sur la demande d extension.
11 Le récipiendaire principal a pour responsabilité de modifier le cadre de résultats, le budget détaillé et récapitulatif, ainsi que la liste des produits de santé, des quantités et des coûts, si nécessaire. Il soumet également à l'instance de coordination nationale pour approbation la demande d extension avec coûts et informe l'instance des autres types d extensions possibles. L'instance de coordination nationale est simplement informée d'une demande d extension sans coûts additionnels ; elle doit en revanche examiner et approuver une demande d extension avec coûts. L'équipe de pays examine les documents de subvention révisés pour la période d extension et pourra dans certains cas demander à l'agent local du Fonds de formuler une recommandation. L'équipe de pays rédige également la note interne du Fonds mondial demandant l'approbation de l extension. Une fois l extension approuvée, l'équipe de pays officialise celle-ci dans une lettre de mise en œuvre, en modifiant dans l'accord de subvention la date de fin de la période de mise en œuvre, le montant de la subvention dans le cas d'une extension avec coûts, le cadre de résultats et le budget récapitulatif.
12 Lorsque l extension a été approuvée et que l'accord de subvention modifié a été signé, le processus de décaissement pour la période d extension peut commencer.
13 Voici deux exemples qui vous aideront à comprendre l'application de la politique relative aux extensions dans la pratique. Cliquez sur chacun des scénarios sur la gauche pour en savoir plus.
14 Le pays X a reçu deux subventions pour lutter contre le VIH, qui doivent prendre fin le 30 juillet Il a l'intention de soumettre une note conceptuelle conjointe tuberculose/vih avec une date de début prévue pour le 1 er juillet La période de mise en œuvre de la subvention qui finance actuellement le programme de lutte contre la tuberculose se termine le 30 juin Le pays a décidé de demander une extension de 11 mois de la période de mise en œuvre des subventions consacrées au VIH, c'est-à-dire du 31 juillet 2014 au 30 juin Cela permettra au pays de passer progressivement de l'ancien système au nouveau modèle de financement et d'aligner les dates de fin des deux subventions consacrées au VIH sur celle de la subvention en cours consacrée à lutte contre la tuberculose. La demande porte sur une extension avec coûts car un financement supplémentaire est nécessaire pour couvrir la période d extension proposée pour les deux subventions, dans la mesure où aucune économie n'a pu être dégagée sur les subventions existantes pour poursuivre la mise en œuvre des programmes au-delà du 31 juillet Avec l extension des deux subventions consacrées au VIH, 29 % de l'allocation est nécessaire pour combler le déficit de financement jusqu'à ce que le pays puisse accéder à de nouvelles ressources en juillet Les 71 % restants de l'allocation serviront à financer une partie du programme exposé dans la note conceptuelle conjointe tuberculose/vih. Avec l extension, le financement du programme se poursuivra avec les niveaux de performance actuels, mais des sommes importantes seront également consacrées à des achats groupés de produits médicaux et pharmaceutiques a travers du mécanisme du Fonds mondial d achats groupés, communément appelé «PPM», dont l'utilisation s'étalera jusqu'à la fin de l'année 2016.
15 Le pays Y a reçu deux subventions pour lutter contre le paludisme, qui doivent prendre fin le 31 décembre Il a soumis une note conceptuelle décrivant son programme de lutte contre le paludisme en mai 2014, mais celle-ci lui a été retournée par le Comité technique d'examen des propositions et le Comité d'approbation des subventions (CAS) qui lui ont demandé d'y apporter des modifications importantes en vue d'un réexamen. La nouvelle version a été soumise le 15 août Le Comité technique d'examen des propositions a alors recommandé de financer le programme et de passer à la phase d'établissement de la subvention, sous réserve que les éclaircissements demandés aient été apportés. Le comité a pointé un certain nombre de points clés qui devront être réglés avant la mise en œuvre complète de la nouvelle stratégie. Comme la durée minimale du processus est d'au moins six mois, le pays a décidé de demander une extension de six mois afin d'avoir suffisamment de temps pour traiter l'ensemble des questions soulevées par le Comité technique d'examen des propositions et le Comité d'approbation des subventions, et pour éviter toute interruption de la mise en œuvre du programme ou des traitements dans le cas où le processus d'établissement de la subventions viendrait à se prolonger.
16 En résumé : L extension d'une subvention existante permet de faire la liaison avec la période de mise en œuvre suivante, et donc de prolonger cette mise en œuvre en évitant une interruption du programme. Les extensions doivent être financées par les économies réalisées sur la subvention existante avant qu'une demande de financement supplémentaire ne soit effectuée, une telle demande ayant pour effet de réduire le montant des fonds disponibles pour la période de mise en œuvre suivante. Une demande d extension doit être traitée trois mois avant la date de fin de la subvention afin d'éviter toute interruption du programme.
17 Merci Maintenant que vous avez terminé ce cours, merci de bien vouloir répondre à quelques questions concernant ce module de formation. Le Fonds mondial se servira de vos commentaires pour améliorer ses formations. Cliquez sur l'icône présente à l'écran pour accéder au sondage en ligne. N'oubliez pas que vous pouvez accéder à toute une série de documents et de liens pertinents dans l'onglet «Ressources». Vous y trouverez également des liens vers des modules de formation en ligne portant sur d'autres sujets en rapport avec le nouveau modèle de financement. Merci d'avoir suivi ce cours.
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