Mesurer et critiquer les volumes d information

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1 S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes Mesurer et critiquer les vlumes d infrmatin L archivage des dcuments dit tenir cmpte du vlume qu ils représentent, même en numérique. On ne peut disscier la sélectin des dcuments à archiver du vlume qu ils représentent, parce qu il faut assurer la cnservatin matérielle de ce qui est archivé, mais aussi parce que le vlume est un indicateur de la pertinence et de la chérence de ce qui est archivé. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

2 «J ai 200 armires à archiver» 1 2 Si quelqu un dit : «j ai 200 armires» u «j ai 1 Teractet de dnnées à archiver», avant de pser la questin : Où va-t-n les stcker? Quel est l espace nécessaire (surface en m² u espace disque) pur les cnserver? n dit se demander : Quelle est la valeur de ces dcuments, de ces fichiers? Que représentent-ils? De quelle activité snt-ils issus? Est-ce la prductin d une année u de dix ans? Y a-t-il un précédent? Y aura-t-il une suite? Y a-t-il des lacunes? Est-ce que ce vlume est pléthrique? Devrait être épuré? Est-ce que le supprt et le frmat snt ajustés au cntenu? Est-ce qu n saura y retruver quelque chse? Etc. Il est dnc utile de savir mesurer les vlumes de dcuments, de fichiers, pur apprécier la vraisemblance et la chérence des candidats à l archivage. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

3 S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes Pur mesurer les dcuments, n distingue les mesures physiques qui tuchent aux supprts, et les mesures lgiques qui caractérisent le cntenu. UNITÉS DE MESURE Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

4 Mesures physiques 1 Pur les dcuments papier, l unité de mesure de base est le mètre linéaire. Le mètre linéaire crrespnd à la quantité de dcuments rangés sur une tablette d un mètre de lngueur. Pur des vlumes imprtants, n parle en kilmètres linéaires. Les abréviatins snt : ml et kml. Du pint de vue du raynnage, le mètre linéaire est une mesure bjective. Du pint du vue des dcuments stckés, il faut tenir cmpte de certaines variatins, ntamment : nature du cnditinnement (bîte d archives, classeur, pchette ) et du classement des dcuments de srte que la même infrmatin peut ccuper au final un vlume allant du simple au quadruple seln l rganisatin dcumentaire. Quelques équivalences utiles pur le stckage : 1 kilmètre d archives nécessite une salle de 170 m² en raynnage fixe (+90 % si raynnage mbile, sit 1,8 kml) 10 à 12 mètres linéaires par mètre cube. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

5 Mesures physiques 2 Le cas de la numérisatin Lrs d un prjet de numérisatin (c est-à-dire de cnversin de dcuments papiers en fichiers numériques), l unité de mesure utile pur évaluer le cût de l pératin est la page. On part d un vlume en mètres linéaires mais n dit évaluer le nmbre de pages utiles à numériser. Le nmbre de pages que représente un mètre linéaire d archives turne autur de 7000, mais il faut tenir cmpte de certaines variatins, ntamment : dssiers plus u mins tassés dans les bîtes ; nmbre des chemises u intercalaires au sein du dssier ; grammage du papier ; écriture u impressin rect-vers u nn ; sans parler des attaches, agrafes, reliures et autres bjets qui lient les dcuments et qui snt lgiques pur apprécier le cntenu mais un bstacle pur la gestin numérique. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

6 Mesures numériques 1 Pur les dnnées, l unité de mesure est l ctet Un ctet est une suite de 8 bits cdant une infrmatin. Vu le nmbre d infrmatins cdées et le dévelppement des technlgies, cette unité de mesure ne cesse de s étendre, de milliers en milliers : K: Kilctet M: Mégactet G: Gigactet T: Téractet Z : Zettactet Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique On parle de pids des fichiers en ctet mais ce pids-là est décnnecté du pids infrmatinnel du dcument numérique. Le pids en ctets d un même dcument peut varier en fnctin du frmat de fichier utilisé : Wrd, PDF, PDF/A, TIFF La taille myenne des fichiers images a cnsidérablement grssi en quinze ans. Nta bene : en anglais, ctet se dit «byte» ; Gigactet (G) et Gigabyte (abrégé en GB) snt dnc strictement la même chse.

7 Duplicatin, triplicatin.multiplicatin S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes Mesures numériques 2 La bureautique pèse trp lurd! Les applicatins métiers et les pératins de dématérialisatin des prcessus prennent généralement en cmpte les questins de définitin d images et de vlumétrie des fichiers de dnnées. Mais pur la bureautique, pur les dcuments nn structurés créés par les uns et les autres, n cnstate une inflatin inquiétante des serveurs. Celle-ci est due à plusieurs facteurs : duplicatins, triplicatins sans dédublnnage, multiplicatin des versins, absence de purge des fichiers abandnnés u périmés mais aussi fichiers numériques anrmalement lurds vu leur cntenu Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

8 Mesures numériques 3 Attentin aux mauvaises pratiques! On rencntre ainsi de nmbreuses mauvaises pratiques qui alurdissent inutilement le pids des fichiers: Insertin d un lg de 3 M dans un dcument texte qui pèse 30 K puis réductin manuelle de l image qui pèse tujurs 3 M ; scan d un fichier très léger avec une réslutin très haute, de srte que le dcument Wrd initial qui pesait 20 K devient un fichier de 2 M ; impressin papier de dcuments numériques natifs qui sernt ensuite scannés ; etc. Ces pratiques créent évidemment beaucup de désrdre et snt aussi prteuses de risques. Ce sera par exemple le cas d un fichier Wrd qui cntient, sans qu elles apparaissent, les évlutins du cntenu en mde révisin. Le pids du dcument augmente mais, ce qui est pire, les traces de mdificatins risquent d être diffusées à l extérieur (certains destinataires «regardent derrière l écran»). Le surpids est un indicateur de un risque! Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

9 Mesures lgiques 3 La mesure lgique des dcuments cnsiste à évaluer le nmbre d unités dcumentaires u archivistiques à gérer. Les dcuments à archiver snt avant tut des traces relatives à une affaire, une pératin, un événement, suvent sus la frme d un dssier, u d un dcument avec ses annexes u encre d un ensemble de dnnées liées à une transactin. Ce snt ces éléments qu il faut quantifier pur appréhender le vlume lgique, avant de calculer le vlume physique. Les unités lgiques d archives crrespndent le plus suvent à : un nmbre d événements (jurnées cmptables, réunins ) un nmbre d actes (délibératins, arrêtés, autrisatins.) un nmbre de persnnes gérées (cllabrateurs, patients, élèves, clients ) un nmbre de lieux gérés, un nmbre de prduits u d équipements gérés, etc. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

10 S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes Quantifier les dcuments u dnnées à risque, de façn à avir une visin glbale du vlume à archiver chaque année MESURER LE FLUX Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

11 Mesurer le flux 1 Résister au désrdre Cmpte tenu du désrdre numérique et des facteurs rganisatinnels d éparpillement et de persnnalisatin de la gestin de l infrmatin, il est imprtant d identifier les flux à archiver et de les quantifier. L identificatin des dcuments à archiver dit se faire en partant des prcessus et des actins engageantes de l entreprise : les cntrats, les prjets, les événements, les persnnes, les lieux Il faut identifier pur chaque activité u prcessus : la nature des dcuments à archiver; le nmbre de dcuments, de dssiers u de fichiers crrespndant à un acte u une pératin; le vlume de dnnées u de papier crrespndant. Il est rarement pssible d btenir des chiffres extrêmement précis sur un flux en évlutin permanente. L bjectif n est pas d btenir des chiffres précis mais de dresser une cartgraphie des vlumes qui devrnt être cntrôlés. C est plus facile alrs de pilter les besins en espaces de stckage et d rganiser la cnservatin. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

12 Mesurer le flux 2 On peut cnsidérer que sur l ensemble des dcuments u fichiers existants dans l entreprise, les dcuments à risque représentent une minrité des vlumes. Il est cependant difficile d avancer un purcentage précis dans la mesure ù la nature de l activité (industrie, éducatin, administratin...) et l rganisatin du travail (multiples versins, multiples cpies) peut facilement multiplier par dix la masse accumulée. 80/20 Sur ce faible purcentage de dcuments à risque, n peut cnsidérer qu envirn 80 % s inscrivent dans une prcédure bien identifiée (marché, cmptabilité, gestin du persnnel, relatin client, relatin avec l administratin, etc.); ils snt structurés u semi-structurés et snt récurrents, de srte qu il est pssible d rganiser leur archivage au sein du prcessus de prductin de l infrmatin. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

13 Mesurer le flux 3 Appliquer la règle des 80/20 Si l n admet que 80 % des dcuments à archiver se rattachent à une prcédure et que leur prductin est balisée, ce qui permet de baliser aussi leur archivage, il reste envirn 20 % des dcuments engageants l entreprise qui snt plus difficiles à identifier car ils snt disséminés un peu partut. Ce snt essentiellement des dcuments nn structurés, de frme banale (mail, nte, cmpte rendu) qui snt prduits hrs des prcédures u qui s y rattachent mais à l initiative de chaque cllabrateur u en fnctin d événements nn prédictibles. C est un pint à ne pas négliger pur le chef de prjet d archivage dans sa démarche de sensibilisatin aux enjeux de l archivage. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

14 S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes Savir quantifier l ensemble du stck en termes de valeur, quel que sit le supprt, pur apprécier sa pertinence et amélirer sa qualité MESURER LE STOCK Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

15 Mesurer le stck 1 Prtrait-rbt du stck archivé Quelles que sient l activité et l rganisatin, n peut bserver des pints cmmuns dans les entreprises, et en tirer quelques indicateurs. Ainsi, le vlume de dcuments archivés par de nmbreuses entreprises se répartit assez suvent cmme suit : 30% des dcuments à cnserver à curt terme (2 à 5 ans) 50% des dcuments à cnserver à myen terme (10 ans) 20% des dcuments à cnserver à lng terme (30 ans u plus) Ces chiffres snt bien sûr susceptibles de variatin en fnctin : de l activité exercée : une activité de frmatin prduit a priri mins de dcuments engageants qu une activité de cnstructin ; une activité cmmerciale prduit a priri mins de dcuments à cnserver à lng terme qu une activité de recherche, etc. de l rganisatin et des méthdes de travail : les prcédures internes, les pratiques de partage et diffusin des dcuments, etc. peuvent avir une incidence, à la hausse u à la baisse, sur le nmbre et la cnsistance des dcuments prduits et reçus. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

16 Mesurer le stck 2 Prcéder à une analyse de chérence Lrsque l n a chiffré les flux à archiver d une part, et le stck des dcuments archivés d autre part, il cnvient de prcéder à une analyse de chérence entre le flux et le stck, en fnctin des durées de cnservatin. Le stck archivé dit crrespndre au flux multiplié par la durée de cnservatin (par exemple: un flux annuel de 100 ml de factures, avec une durée de cnservatin de 10 ans, suppse un stck de 1 kml). Si l écart entre le stck réel et le stck prévisible est très imprtant, il faut puvir l expliquer. Les raisns peuvent être variées : évlutin de l activité (dans ce cas, l écart est nrmal) ; dématérialisatin : la prductin papier est stppée et les dnnées numériques snt ailleurs : dans ce cas, il faut vérifier que le changement de supprt a pris en cmpte les mêmes règles de cnservatin ; des archives nt été égarées : il faut les rechercher ; Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique

17 S2 Qui? L infrmatin à cnserver Mesurer et critiquer les vlumes En cmbinant les mesures physiques et les mesures lgiques, je peux dresser un «prtrait-rbt» des infrmatins à archiver chaque année et du stck qui en décule. Le Bien Mmc archiver du Cr2pa / désrdre / Mars numérique