Manuel d'utilisation BeamYourScreen

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1 Manuel d'utilisation BeamYourScreen Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 1

2 Sommaire Création d'un compte 3 Installation 3 Démarrer une session 4 Rejoindre une session 5 Login de session HTML 6 Caractéristiques 6 Pause de transmission 7 Tableau blanc 7 Changer de présentateur 7 Contrôle à distance 8 Transfert de fichiers 9 Verrouiller une session 10 Choix des applications 11 Enregistrement 12 Terminer une session 13 Options 14 Mon compte 17 Assistance 17 Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 2

3 Création d'un compte BeamYourScreen est un programme simple et rapide qui vous permet de partager votre écran d'ordinateur avec d'autres personnes. Vos invités peuvent rejoindre des sessions sans s'enregistrer. Pour démarrer une session en tant qu'organisateur, vous devez d'abord créer un compte. Rendez-vous pour ce faire sur le site cliquez sur Essai gratuit et remplissez les espaces requis. Après vous être enregistré ou avoir passé votre commande, vous recevrez un courriel comprenant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Vous aurez besoin de ces données quand vous voudrez démarrer une session ou vous connecter à votre compte. Installation Pour installer le logiciel, cliquez sur l'adresse URL indiquée dans le courriel de confirmation que nous vous avons envoyé. Cette URL vous renvoie à un site Web. Pour télécharger le programme BeamYourScreen, cliquez sur le bouton de téléchargement. Une fenêtre de sécurité va alors apparaître et vous demander : Voulez-vous exécuter ou enregistrer ce fichier? Cliquez sur Exécuter l'installation démarre automatiquement. Une fois l'installation terminée, l'icône écran. Cliquez sur l'icône, puis sur Options. apparaît dans votre barre des tâches en bas à droite de votre Cliquez sur l'onglet Compte et entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et votre nom. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 3

4 BeamYourScreen démarre automatiquement aussitôt que vous allumez votre ordinateur. Le programme est donc disponible à tout moment dans votre barre des tâches. Démarrer une session Pour démarrer une session, cliquez sur l'icône et sélectionnez Début de session. Après avoir démarré la session, vous verrez apparaître une boîte de dialogue contenant des informations sur la session. Vous y trouverez indiqués le numéro de session et éventuellement le mot de passe de session si vous en avez défini un auparavant. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 4

5 Vous pourrez également voir quels invités se sont déjà connectés et le temps qu'il reste au premier invité pour rejoindre votre session. Pour des raisons de sécurité, une session ouverte est fermée automatiquement au bout de 15 minutes si aucun participant ne s'est connecté durant cette période. Rejoindre une session Dites à vos invités de se rendre sur d'entrer leur nom et le numéro de session et de cliquer sur Rejoindre une session. Si vous avez défini un mot de passe de session, vos invités doivent le saisir pour pouvoir se connecter. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 5

6 Vous avez également la possibilité d'inviter des participants par courriel en cliquant sur l'icône ou encore de copier-coller l'url de la session dans un message instantané. Les participants peuvent alors en toute simplicité cliquer sur le lien URL de la session pour rejoindre automatiquement votre session sans numéro de session ni mot de passe. Login de session HTML Vos invités peuvent également rejoindre votre session via le viewer HTML disponible sous Le viewer HTML permet de rejoindre une session BeamYourscreen sans téléchargement ; les participants peuvent visualiser votre écran par le biais d'un site Web. Le viewer HTML a été spécialement conçu pour les présentations en ligne. Ses fonctions sont adaptées à ce domaine d'application particulier, de sorte que certaines fonctions du login standard sous ne sont pas disponibles avec le viewer HTML. Par exemple, les participants connectés à la session de cette manière ne peuvent ni devenir présentateurs ni prendre le contrôle à distance. Caractéristiques Pendant les sessions, vous pouvez afficher le menu suivant en cliquant sur l'icône tâches : dans la barre des Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 6

7 Pause de transmission Vous pouvez cacher votre écran au cours d'une session, le temps par exemple d'ouvrir des documents ou des applications confidentiels. Pour effectuer une pause de transmission, cliquez sur l'icône et sélectionnez Pause de transmission. Si vous voulez continuer votre session, cliquez encore une fois sur l'icône et sélectionnez Continuer la transmission. Tableau blanc Le tableau blanc vous permet de mettre en valeur certaines informations visibles à l'écran. Vous pouvez par exemple intégrer des croquis dans vos présentations afin de rendre vos explications plus vivantes et donc plus claires. Le tableau blanc est lancé séparément depuis BeamYourScreen, vous permettant ainsi de dessiner à loisir tout au long de la session. À l'aide du marqueur, vous pouvez dessiner, effacer, entourer et effectuer toutes sortes de dessins. La croix rouge efface tous les dessins déjà effectués ; avec la gomme, vous pouvez effacer certaines parties choisies de vos dessins ; avec le pointeur (ou avec le bouton droit de la souris), vous pouvez revenir à votre application de départ (par exemple pour regarder un transparent PowerPoint) sans être obligé de fermer le tableau blanc. Changer de présentateur Si vous voulez voir l'écran de l'un de vos invités, vous pouvez changer de présentateur. Pour cela, cliquez d'abord sur l'icône, puis sur Changer de présentateur ; sélectionnez ensuite le participant qui doit devenir présentateur. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 7

8 Ce participant doit alors indiquer s'il souhaite devenir présentateur ou non. Son écran ne peut être transféré sans confirmation préalable de sa part. Grâce au choix des applications, le participant peut décider des applications qu'il souhaite partager. En tant qu'organisateur de la session, vous pouvez à tout moment reprendre vos droits de présentateur en cliquant sur Devenir présentateur. Le participant qui montre son écran a toujours une icône rouge, ceux qui visualisent l'écran ont une icône verte. Contrôle à distance Vous avez la possibilité de céder le contrôle de votre ordinateur à l'un des participants. Pour ce faire, cliquez sur l'icône, puis sur Contrôle à distance, et sélectionnez le participant auquel vous voulez céder vos droits de contrôle. Ce même participant peut alors utiliser votre ordinateur à l'aide de sa souris et de son clavier. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 8

9 Veuillez ne pas utiliser votre souris ni votre clavier tant qu'un de vos invités en a le contrôle. Pour pouvoir à nouveau utiliser votre souris et votre clavier, cliquez sur l'icône puis sur Pas de contrôle à distance au point de menu Contrôle à distance. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+F12. Transfert de fichiers Au cours d'une session, vous avez la possibilité de transférer des fichiers d'un ordinateur à l'autre. Cliquez pour ce faire sur l'icône et sélectionnez Envoyer les fichiers. Une fenêtre intitulée Envoyer fichiers apparaît. Vous pouvez voir tous les invités de votre session à droite et les fichiers à transférer à gauche. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 9

10 En cliquant sur le bouton Ajouter des fichiers, une fenêtre vous permettant de choisir les fichiers que vous souhaitez transférer apparaît. Il est possible d'envoyer des fichiers à un ou à plusieurs participants. Pour exclure un des participants du transfert, il vous suffit d'effacer la case cochée en vert se trouvant devant le nom de ce participant. Une fois le fichier envoyé, chacun des destinataires reçoit un message l'en informant. Les participants peuvent décider de l'endroit où ils veulent enregistrer les fichiers. Ils peuvent également refuser le transfert. Verrouiller une session Vous pouvez verrouiller votre session afin d'en interdire l'accès à d'autres personnes. Aucun participant ne peut rejoindre une session verrouillée, même avec le numéro de session. Pour verrouiller une session, cliquez sur l'icône et sélectionnez Verrouiller la session. Procédez de même pour rouvrir la session en déselectionnant la fonction dans le menu. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 10

11 Choix des applications Le choix des applications permet au présentateur de sélectionner uniquement les applications qu'il veut montrer à ses invités. Si vous sélectionnez cette fonction, une fenêtre comprenant toutes vos applications actives apparaît sur votre écran. Les applications cochées en vert sont transférées, les applications non cochées sont masquées et recouvertes de bleu. Grâce au moniteur en retrait situé à droite du choix des applications, vous pouvez vérifier ce que voient vos participants sur votre écran. Vous pouvez ainsi vous assurer que vos invités ne voient que les applications nécessaires à votre présentation. Vous pouvez également activer le moniteur en retrait indépendamment du choix des applications en le Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 11

12 sélectionnant dans le menu. Enregistrement La fonction d'enregistrement vous permet d'enregistrer et de sauvegarder l'intégralité de votre présentation. Vous pouvez l'activer en cliquant sur l'icône et en sélectionnant Enregistrement puis Commencer. L'enregistrement complet de la session débute immédiatement après. Vous voyez que l'enregistrement a commencé grâce au point rouge situé à gauche du point de menu Enregistrement. Au cours de l'enregistrement, vous avez la possibilité de mettre l'enregistrement en pause, de l'annuler complètement ou de l'arrêter pour le sauvegarder. Le fichier enregistré est toujours déposé dans le même dossier que BeamYourScreen. Le fichier est enregistré sous le format BSR (BeamYourScreen Session Recording) propre à BeamYourScreen et adapté à l'archivage électronique sécurisé des documents. Vous pouvez revisionner les sessions enregistrées grâce au SessionPlayer que BeamYourScreen met à votre disposition. Le SessionPlayer est téléchargé sur votre PC en même temps que BeamYourScreen. Vos invités peuvent l'utiliser gratuitement sur notre site Web dans la section Téléchargements. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 12

13 Terminer une session Pour terminer une session, cliquez sur l'icône est alors informé que la session est terminée. et sélectionnez Fin de session. Chacun des participants Vous pouvez aussi choisir de déconnecter certains participants et de continuer la session avec les participants restants. Votre session reste alors active, et seule la connexion avec les participants concernés est coupée. Cependant, vous devez garder à l'esprit que les participants déconnectés peuvent à nouveau rejoindre la session, puisque le numéro de session est toujours valide. Afin d'éviter ce cas de figure, verrouillez la session avant de déconnecter les participants. Lorsque vous êtes en mode organisateur et que vous voyez l'écran de vos invités, vous pouvez également fermer la session en cliquant sur l'icône située en haut à droite de votre fenêtre de visualisation. Dans la fenêtre L'organisateur quitte la session, sélectionnez Mettre fin à la session pour tous pour terminer la session. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 13

14 Options BeamYourScreen offre des options supplémentaires que vous pouvez aisément activer ou désactiver selon vos besoins. Certaines d'entre elles s'appliquent à la session entière et ne peuvent pas être modifiées après le démarrage de la session. D'autres options peuvent être modifiées au cours de la session. Avant de commencer la session, cliquez sur l'icône Options. dans la zone de notification et sélectionnez Dans la section Préférences, vous trouverez en dehors du choix des applications la fonction qualité de l'image, qui vous permet de modifier la vitesse et la qualité de transmission. Si vous choisissez la vitesse maximale, l'image sera transmise en niveaux de gris, si vous choisissez la haute qualité, elle sera transmise en couleur haute définition. Le pointeur permet à vos invités de faire apparaître en un clic une flèche dotée de leur nom respectif sur votre écran pendant quelques secondes. Le pointeur facilite l'interaction entre les participants et le présentateur. De cette manière, il est plus aisé de poser des questions et d'y répondre car les participants peuvent montrer avec le pointeur un endroit précis de l'écran du présentateur. La visualisation graduelle permet à vos participants de voir les modifications à l'écran dès leur transfert. L'image change immédiatement dès que les premières modifications sont transférées. Elle se reconstitue graduellement selon les données déjà transférées. N'activez cette option que pour la maintenance à distance ou pour les présentations comprenant un grand Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 14

15 nombre d'images. Dans la section Options de démarrage, vous pouvez choisir des options pour votre prochaine session. Ces options ne sont disponibles qu'avant le démarrage de la session. En cochant Utiliser le numéro de session suivant, vous pouvez planifier votre session à l'avance et informer les participants avant la session. Le numéro de session que vous avez choisi devra être utilisé pour la prochaine session (pour des raisons de sécurité, veuillez choisir un numéro aléatoire). Afin de mieux sécuriser votre session, vous pouvez utiliser un mot de passe pour la session. Outre le numéro de session à 9 chiffres, vos invités doivent alors indiquer le mot de passe de session que vous leur avez communiqué pour rejoindre la session. Nous vous recommandons d'utiliser uniquement des numéros et des mots de passe de session aléatoires. Vous pouvez commencer un enregistrement pendant la session, mas vous avez également la possibilité de commencer l'enregistrement automatiquement. Grâce à cette fonction supplémentaire, vous avez l'assurance de pouvoir enregistrer toutes vos sessions automatiquement sans en oublier. Vous avez en outre la possibilité d'afficher ou de masquer la liste des participants. Si l'option Montrer la liste de participants est activée, tous les participants peuvent voir quels autres participants prennent part à la session. Dans la section Connexion, vous pouvez au besoin entrer manuellement les paramètres proxy. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 15

16 Dans la section Support, vous trouverez des informations sur votre version BeamYourScreen actuelle, un lien URL menant à notre FAQ ainsi que l'adresse courriel de notre service d'assistance. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 16

17 En cliquant sur le bouton Vérifier les mises à jour, vous pouvez en outre vérifier si une nouvelle version de BeamYourScreen est disponible. Mon compte Pour gérer votre compte, allez sur cliquez sur Mon compte et entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe d'administrateur. Lorsque vous créez un compte, votre mot de passe d'organisateur et votre mot de passe d'administrateur sont identiques, mais vous pouvez les modifier ensuite dans la section Mon compte. Vous pouvez en outre accéder aux statistiques de vos sessions et modifier vos données personnelles ainsi que vos options de facturation et de paiement. Si vous avez oublié votre mot de passe, allez sur cliquez sur Mon compte puis sur Mot de passe oublié? au-dessus du bouton de connexion. Entrez votre nom d'utilisateur et cliquez sur le bouton Demander votre mot de passe. Consultez ensuite votre messagerie et suivez les instructions indiquées dans votre courriel. Assistance Vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquentes sur Nous fournissons également une assistance par courriel et par téléphone ainsi qu'un service d'assistance en ligne par chat. FAQ : Courriel : Chat : Téléphone : +49-(0) En cas de questions, n'hésitez pas à nous contacter. Manuel d'utilisation BeamYourScreen Page 17

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