Notice explicative : la demande de certificat électronique

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1 Notice explicative : la demande de certificat électronique PRE-REQUIS : avoir une version récente d Acrobat Reader : version 9 minimum. Vous pouvez télécharger la version 10 d Acrobat Reader ici En vue de procéder à la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité, vous devez faire l acquisition d un certificat électronique. Le CDG 47 a souhaité proposer à ces adhérents la possibilité d acquérir des certificats électroniques. Le CDG 47 est autorité d'enregistrement déléguée de certificats 2 étoiles (**) de l'autorité de certification KEYNECTIS. Celle-ci a créé pour ses clients une offre de délivrance de certificats électronique 2 étoiles (**) et un process audité d autorité d enregistrement déléguée conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) sans utilisation de documents papier. A ce titre, le CDG 47 : - procède à l enregistrement des collectivités et établissements publics désireuse de s équiper en certificat électronique, - diffuse le formulaire de demande de certificat et accompagne les collectivités dans leur démarche d acquisition, - collecte, vérifie et envoie les formulaires à KEYNECTIS - délivre les supports cryptographiques au porteur de la collectivité ou de l établissement public lors d un face à face avec le porteur. Etape 1 : Remplir le formulaire de demande de certificat électronique Ne remplir que les pages 2, 3 et 4 - Eléments à compléter en page 2 : Structure administrative * Nom structure administrative : Commune de «nom complet de la commune sans abréviation» * SIREN : 9 chiffres * Nom Prénom du représentant légal (Maire ou Président) * du représentant légal : si possible personnel * Téléphone mobile du représentant légal : sans espace ni tiret Page 1 sur 10

2 A noter : le numéro de téléphone portable peut être le numéro personnel de la personne, il ne sera utilisé que pour l'envoi du mot de passe. Aucun autre usage de ce numéro de téléphone ne sera fait par le CDG 47 et la société KEYNECTIS. Si le représentant ne dispose pas de numéro de téléphone mobile, le mot de passe sera envoyé par à condition que celle-ci soit personnelle. * Scan de la délibération élisant le représentant légal au format image (.jpg,.gip,.png,.tif) et insertion par simple clic sur la zone. - Eléments à compléter en page 3 : porteur du certificat * Nom * Prénom * Fonction * * Téléphone mobile du porteur : sans espace ni tiret A noter : le numéro de téléphone portable peut être le numéro personnel de la personne, il ne sera utilisé que pour l'envoi du mot de passe. Aucun autre usage de ce numéro de téléphone ne sera fait par le CDG 47 et la société KEYNECTIS. Si le porteur ne dispose pas de numéro de téléphone mobile, le mot de passe sera par . * Adresse postale à laquelle l'enveloppe contenant le code pin d'activation du certificat électronique sera envoyée. A noter : Ce code pin est personnel et confidentiel. Il peut être envoyé en mairie ou au domicile du porteur. L'adresse du domicile du porteur ne sera utilisée que pour l'envoi du mot de passe. Aucun autre usage de cette adresse ne sera fait par le CDG 47 et la société KEYNECTIS * Type de pièce d'identité * N de pièce d'identité - Eléments à insérer en page 4 : Scan de la pièce d'identité du porteur * Scan de la pièce d'identité au format image (.jpg,.gif,.png,.tif) et insertion par simple clic sur la zone : - passeport en une fois - carte d'identité en deux fois (recto puis verso) Ne pas cliquer sur la zone de signature du porteur et du représentant légal Page 2 sur 10

3 Etape 2 : Signer et envoyer le formulaire de demande de certificat électronique Une fois le formulaire complété, merci de bien vouloir l'enregistrer dans vos Documents. Vous pouvez le renommer à condition de n utiliser aucun caractère spécial ni accentué, ni d espace. Ensuite vous pouvez vous connecter au portail d'envoi et de signature disponible à l'adresse suivante : https://keynectis.kwebsign.com/aergs/. 1- Entrez dans le portail en cliquant sur la zone «Site de demande en ligne de certificats KEYNECTIS. Cliquez ici pour vous connecter.» Page 3 sur 10

4 2- Saisissez l identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis par ou téléphone par le CDG 47 puis cliquez sur «Connexion» Page 4 sur 10

5 3- Vérifiez les points qui sont listés puis cliquez sur «Démarrer la signature du porteur» Page 5 sur 10

6 4- Renseignez les champs demandés : Nom, Prénom, Adresse et nom de la structure puis renseignez le média que vous souhaitez utilisez pour l envoi du code de signature. Joignez le formulaire rempli précédemment en utilisant le bouton «Parcourir» puis cliquez sur «Continuer». Nom de la structure administrative = Commune de <nom complet de votre commune sans abréviation> Format du numéro de téléphone : pas d espace dans le numéro de téléphone ni de caractère de séparation (exemple : ) A savoir : le code de signature est envoyé instantanément dès lors que vous avez cliquez sur continuer. Ce code a une durée de vie d environ 5 minutes. Prévoyez donc d effectuer la demande à un moment où vous êtes sûrs de ne pas être dérangé. Page 6 sur 10

7 5- Cochez la case d acception, saisissez le code de signature reçu par SMS ou et cliquez sur «Signer» Page 7 sur 10

8 6- Visualisez le formulaire signé électroniquement en cliquant sur «Voir» et enregistrez une copie. Le processus de demande de certificat électronique «coté porteur» est terminé! Vous pouvez cliquez sur «Fin du processus» Page 8 sur 10

9 Etape 3 : Vérifications opérées par le CDG 47 Le CDG 47 vérifie l exactitude et la complétude de la demande et envoie le formulaire au représentant légal afin que celui-ci valide et signe électroniquement la demande. Etape 4 : Validation et signature du formulaire par le représentant légal Le processus est le même que pour la signature et l envoi du formulaire par le porteur. Connectez-vous au portail d'envoi et de signature disponible à l'adresse suivante : https://keynectis.kwebsign.com/aergs/. 1- Entrez dans le portail en cliquant sur la zone «Site de demande en ligne de certificats KEYNECTIS. Cliquez ici pour vous connecter.» 2- Saisissez l identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis par ou téléphone par le CDG 47 puis cliquez sur «Connexion» 3- Vérifiez les points qui sont listés puis cliquez sur «Démarrer la signature du représentant légal» 4- Renseignez les champs demandés : Nom du porteur, Nom, Prénom, Adresse et nom de la structure puis renseignez le média que vous souhaitez utilisez pour l envoi du code de signature. Joignez le formulaire signé par le porteur et validé par le CDG47 en utilisant le bouton «Parcourir» puis cliquez sur «Continuer». Nom de la structure administrative = Commune de <nom complet de votre commune sans abréviation> Format du numéro de téléphone : pas d espace dans le numéro de téléphone ni de caractère de séparation (exemple : ) A savoir : le code de signature est envoyé instantanément dès lors que vous avez cliquez sur continuer. Ce code a une durée de vie d environ 5 minutes. Prévoyez donc d effectuer la demande à un moment où vous êtes sûrs de ne pas être dérangé. 5- Cochez la case d acception, saisissez le code de contrôle reçu par SMS ou et cliquez sur «Signer» 6- Visualisez le formulaire signé électroniquement en cliquant sur «Voir» et enregistrez une copie. Le processus de demande de certificat électronique «coté représentant légal» est terminé! Vous pouvez cliquez sur «Fin du processus» Page 9 sur 10

10 Etape 5 : Envoi du formulaire par le CDG 47 à KEYNECTIS Le CDG 47 vérifie la validation et transmet le formulaire demande de certificat à KEYNECTIS. Etape 6 : Vérifications opérées par KEYNECTIS KEYNECTIS, en tant qu Autorité de certification, vérifie la demande de certificat. Si celle-ci est complète, KEYNECTIS : - met en production le certificat, - personnalise le support cryptographique - émet le code PIN, associé au support cryptographique du porteur,. envoie le support cryptographique au CDG 47 - envoi du code PIN d activation du certificat électronique au seul porteur sous enveloppe sécurisée. Le code PIN n est pas conservé par KEYNECTIS et n est pas porté à la connaissance du CDG47. Si celle-ci est incomplète : KEYNECTIS retourne le formulaire au CDG47 en précisant les raisons du rejet de la demande. Etape 7 : Remise du support au porteur en «face à face» Le CDG 47 fixe avec le porteur la date de remise en «face à face» du certificat électronique et assiste le porteur lors de l installation du certificat sur son poste de travail. Page 10 sur 10

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