Bonnes pratiques dans le cadre de la dématérialisation des factures et des mandats

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1 Bonnes pratiques dans le cadre de la dématérialisation des factures et des mandats 16 et 17 avril DRG DAEL DSII R

2 Introduction DRG :. D Attoma DAEL : A. Bernadet DSII : G. Plantier R : Ph. lerc 2

3 Qui est concerné? M T Vous êtes concerné si : Vous gérez des Marchés (et des O) Vous passez des ommandes Vous liquidez des actures Vous gérez les Tiers 3 Principaux acteurs concernés (Tous les responsables et agents de ces services) - Marchés - DA 4 ellules - DA ellule support - DRG - Tiers (ournisseurs) - DRG - ommandes - DRELT (et autres services de commande) - P - PUI - HOSPIMAG - entrale d Approvisionnement St Priest - SG - DSII - DRI - DAM - DAT (Ordres de services manuels) - Liquidations - SP acturation HL - DRELT (et autres services de liquidation) - DRG (Dont DRI et DAM) - DA ellule liquidation travaux L2 - DAD - BP (Bureaux du personnel) - Régisseurs - Support Gestion Economique et inancière

4 T La dématérialisation des factures (1/3) as général acture au SP Etapes d une facture ournisseur Emet sa facture SP «acturation» Réceptionne, ouvre et tri le courrier Scan et vidéocode les factures Approbateur SP + SGL (DRELT + Autres services) Approuve les factures de sa famille d achat -Transport de patients - Maintenance matériel biomédical Traite les éventuels écarts entre la commande réceptionnée et la facture Saisit les informations relatives aux liquidations sans commande ontributeur Répond ponctuellement à la sollicitation du SP ou d un SGL 4 SP «acturation» Traite les éventuelles anomalies détectées lors de l approbation automatique de la liquidation (Pégase) : - Disponible marché - Incohérence de RIB Marché / Site de règlement - NB : La prise en charge des factures EDI se fera ultérieurement

5 T Dématérialisation des factures (2/3) as général acture au SP Ecarts de liquidation traités au SP «acturation» entrale d Approvisionnement Alimentaire Hospimag Pharmacie centrale Transports Textile Gestion des écoles DSII Equipe entrale d Entretien Ecarts de liquidation traités dans les SGL Tous les autres 5

6 T La dématérialisation des factures (3/3) as particuliers (1 ère phase du projet) acture hors SP actures de travaux de L2 actures de la DAD actures des Bureaux de Personnels harges rattachées Autres liquidations particulières (DRG) Amortissements, variation de stock, 6

7 T La dématérialisation des mandats Plus de dossier d ordonnancement «papier» Mandatement des dépenses au quotidien Du lundi au vendredi (Sauf jour du mandatement de la paie) ible après stabilisation de l interface Ordonnancement des recettes le samedi Nouveaux flux informatiques de PEGASE vers la Recette des inances lux des bordereaux et des mandats (PES_V2) lux des pièces justificatives (PES_PJ) La R dispose d un lien vers : L image de la facture haque PJ associée à la facture Liquidations PEGASE PES_V2 Pièces Justificatives Hélios (Recette des inances) 7 PES_PJ

8 Types de documents Pièces justificatives Scan des documents signés manuscritement ichier «informatique» des autres documents Privilégier les fichiers PD «natifs» Nomenclature des documents Nomenclature par typologie de document Signatures Seules les signatures référencées sont à transmettre (f. détail des PJ) 8 ormats autorisés Bureautique PD Texte : «.doc», «.odt», «.rtf» Tableur : «.xls» Interdiction des «. xlsx» et «.docx» (Office 2010) Document scanné Document natif Par dérogation, les formats «.docx» et «.xlsx» accompagnés d une signature électronique sont autorisés

9 Les pièces justificatives des marchés Les pièces principales Les pièces initiales Les pièces d exécution La nomenclature haque pièce doit respecter la norme de nommage (f. fichier ci-dessous) PJ des marchés liquer pour ouvrir le document détaillé 9 A accrocher dans le marché de Pégase dès leur validation Déjà en cours

10 Les pièces justificatives des commandes ouvertes as des MAPA de type 1 multi sites MAPA de type 1 : - A l initiative de la DA - Souvent pour des produits gérés en stock Le devis et le RIB doivent être accrochés à la O par la DA Ex : MAPA des médicaments achetés au grossiste répartiteur Nomenclature Devis : Devis_Nomournisseur_JJMMAA RIB : RIB_Nomournisseur A accrocher dans la ommande Ouverte de Pégase dès sa création 10 Déjà partiellement en cours A systématiser

11 Les pièces justificatives des commandes (AO) Devis Pour les MAPA Type 1 (Gérés par les sites) Nom du fichier : Devis_Nomournisseur_JJMMAA RIB Pour les MAPA Type 1 (Gérés par les sites) Nom du fichier : RIB_Nomournisseur Bon de commande signé Uniquement si les clauses du marché l exigent Nom du fichier : Bd_Nomournisseur_N AO Attestations de conformité A joindre pour les marchés d achat d équipement (DSII, Biomédical) Nom du fichier : Attestation_Nomourn_N AO Accords de substitution Pour chaque acceptation de substitution Nom du fichier : Substitution_Nomournisseur_N AO 11 A accrocher dans l AO de Pégase dès sa saisie (ou dès la Réception pour l Attestation de conformité ou l accord de substitution) Dès maintenant pour adopter les bonnes pratiques et pour que les PJ soient présentes lorsque la facture sera mandatée

12 Les pièces justificatives des liquidations Les pièces principales L image des factures Les justificatifs réglementaires La nomenclature Le nom de fichier de chaque pièce justificative doit contenir la description du contenu Ex : Balance_des_stocks-.pdf as particulier des travaux de classe 2 Les PJ autres que celles du marché doivent être jointes à la liquidation Ex : Décompte Général et Définitif / PV de réception / as particuliers : DAD, BP, DRG Toutes les PJ sont accrochées manuellement à la liquidation PJ des liquidations hors paie PJ des liquidations de paie PJ des liquidations (Hors paie) A définir courant onservent un mandatement «papier» au départ liquer pour ouvrir le document détaillé (Par compte) 12 A accrocher dans la liquidation de Pégase dès sa saisie A partir du démarrage du flux PES_V2 pour tous

13 Mode opératoire pour attacher une pièce jointe (1/2) ontrat / O / AO / Liquidation liquer sur le trombone Ajouter une ligne par PJ Séquence : Incrémenter le numéro atégorie : ontrat : «Pièce justif. (Vers Recette des inances)» O : «Pièce justif. (Vers Recette de inances)» AO : «Pièce justif. (Vers Recette des inance)» Liquidation : «Pièce justif. (Vers Recette des inances)» Description : Description de la pièce Type de données : «ichier» Modifiable : Non coché 13

14 Mode opératoire pour attacher une pièce jointe (2/2) Sélectionner le nom du fichier à joindre Valider l insertion Sauvegarder Résultat 14

15 Le contrôle des pièces justificatives ontrôle à chaque étape par chaque personne concernée lors de la saisie : Du marché De la commande ouverte (O) De la commande (AO) De la liquidation ontrôle a minima à l approbation automatique des factures (Piloté par le SP «acturation») Il peut y avoir avant envoi ces contrôles : Présence de PJ «Marché» Dossier initial du marché Présence de PJ «ommande» Devis des MAPA Type 1 Soit sur O, soit sur AO (Mais existence de liquidations sans devis) 15 Présence de PJ «acture» acture

16 T DGP maximum de 50 jours Ou moindre selon les conditions du marché Exemples Délai global de paiement (1/3) PJ manquante : RIB d un MAPA Délai global de paiement (DGP) Jours Arrivée facture Liquidation facture Détection PJ manquante à la liquidatio,n Attente PJ manquante du fournisseur Envoi mandat (PES_V2) Vérification R Paiement facture Suspension du DGP Rejet de la R (Suite erreur HL d imputation ou de créancier) Délai global de paiement (DGP) Jours Arrivée facture Liquidation facture Envoi mandat (PES_V2) Vérification R Rejet R orrection de la cause de l anomalie Envoi mandat (PES_V2) Vérification R Paiement facture 16 Pas de suspension du DGP

17 17 M T Délai global de paiement (2/3) Erreurs et délais dus aux fournisseurs Dans quels cas? A réception de la facture, les HL constatent l absence d une PJ Les HL constatent une erreur de PU omment suspendre le délai de paiement? Mail au fournisseur Modèle commun en cours de rédaction Notification de la suspension du DGP Demande de pièce complémentaire (Le cas échéant) Demande d avoir (Le cas échéant) Durée de la suspension En théorie, la suspension court de l envoi de la demande de complément jusqu à sa réception Demande d avoir La date d arrivée de la facture va reprendre automatiquement celle de l avoir Attente d un autre document actures dématérialisées Pas de possibilité de modifier la date initiale d arrivée dans SHARE Ne modifier la date dans la facture générée dans PEGASE que si le délai d attente a été très long Autres factures Modifier la date d arrivée de la facture dans PEGASE en conséquence

18 T Délai global de paiement (3/3) Erreurs et délais dus aux HL Pas de suspension du DGP Si la facture doit être re-scannée par le SP acturation Modifier la date d arrivée de la facture pour la mettre à sa date d arrivée initiale 18

19 Données techniques incorrectes Références bancaires inexistantes SIRET inexistant Absence de données obligatoires Mauvais format de données Triplet inexistant T Rejets du guichet Intervenant lux d information R GUIHET Tiers de transmission Détecte l anomalie Récupère l anomalie ichier d acquittement DSII DRG DRG DSII DAEL Renvoie le même fichier orrige le fichier d interface Signe le même fichier Analysent l anomalie Mail (Pour information résolution) Mails (Pour action) Mail (Pour information) Supervision PES_V2 (SP acturation) Pilote les anomalies 19 orrige l anomalie à l origine du rejet (ou la fait corriger) Services de liquidation Oui Nécessite une correction fonctionnelle?

20 PJ manquante(s) : Marché, Devis, RIB, Bon de commande, Attestation de conformité, acture, PJ potentiellement à notre disposition (Pas pour un avenant, ) T Mise en instance (MEI) par la R Intervenant lux d information R GUIHET DSII Supervision PES_V2 (SP acturation) Identifie l anomalie Pilote les anomalies Toutes les PJ PJ Marché Selon le mandat Mail (Pour tout) Services de liquidation (Dont SP DRG acturation) DSII DAEL Services de Mail (Par celui qui a renvoyé la PJ manquante) commande DA - ellules (Par celui qui a renvoyé la PJ manquante) DAD, BP, Liquidation Travaux L2 20 Analyse les anomalies Mail Renvoie PJ manquante Renvoie PJ manquante Selon la PJ Renvoie PJ manquante PJ DAD ou BP ou Mail Trx L2 Vers ceux hors démat. factures Renvoie PJ manquante Vers DA pour PJ marché 7 jours pour renvoyer sinon REJET

21 Envoi a posteriori d une pièce justificative manquante Demande par la R sur une boite mail générique SP, ellules DA, DAD, BPs, ellule liq. Trx L2 Réponse par le flux PES_PJ Plus d envoi des manquants par courrier Dans les 7 jours calendaires (Sinon, rejet) 3 actions nécessaires pour envoi d une PJ manquante Rattacher la(es) PJ manquante(s) dans Pégase Au niveau du Marché, de la O, de l AO ou de la Liquidation Déclencher l envoi de chaque PJ Par la saisie d un traitement dans Pégase (En cours de définition) Paramètres N de mandat Origine de la PJ (Marché / O / AO / Liquidation Nom de la PJ Répondre au mail de la R (et au pilote) Après réalisation des 2 1 ères actions Pas de mail de promesse! Ou pour «demander» un rejet 21 Mais de toute façon plus complexe que l envoi initial automatisé des PJ du mandat!!!

22 Mauvais créancier Mauvais marché Mauvais PU Mauvais RIB Mauvais compte budgétaire T Rejets à l initiative de la R Intervenant lux d information GUIHET R DSII Identifie l anomalie Supervision PES_V2 (SP acturation) Valide l anomalie Pilote les anomalies Tous les rejets Saisit le rejet Mail (Pour tout) SP acturation Re-scanne la facture DRG Mail (Pour information de la DSII correction) DAEL Services de liquidation (Dont SP) Saisie facture combinée négative Action corrective Selon la cause Archive le document du rejet DA - ellules Action corrective Service de commande 22 DAD, BP, Liq Trx L2 Action corrective Action corrective Nouveau mandatement

23 Autres points de vigilance (1/3) Envoi de PJ hors flux PES_PJ e qui n est pas concomitant à une liquidation Envoi par mail Ex : Levée de retenue de garantie TVA intracommunautaire Saisie actures SP acturation Génération automatique de la liquidation HT par SHARE A l issue, saisie manuelle de la liquidation de la TVA Autres factures Saisie manuelle de la liquidation HT A l issue, saisie manuelle de la liquidation de la TVA Impacts sur l interface PES_V2 Justification du montant de la TVA Document joint à la liquidation manuelle de la TVA pour indiquer : Les montants HT Le taux de TVA de chaque montant HT Le montant de TVA associé à chaque montant HT Le montant total de la TVA 23 Modèle Excel avec calcul intégré à utiliser par tous Y:\Documents fournisseurs\hl - Justification de la TVA intracommunautaire V1.00.xlt

24 Autres points de vigilance (2/3) actures avec affacturage occasionnel Info indispensable à la R pour régler le bon créancier actures SP acturation Identifié lors du Scan (Double contrôle) Autres factures : DAD DA (Liquidation Travaux L2) DRG BP Identification par un U 24 Bureaux du Personnel Acomptes de paie, actures d intérim, Remboursement des AT Mandats présents sur des bordereaux de paie Justificatifs accrochés à la liquidation manuelle : Ex : Décompte, Motif de l acompte Documents standardisés à utiliser

25 Autres points de vigilance (3/3) Paiements sans mandatement préalable Exemple : Emprunts Mandat HL du montant de la dépense Référence du paiement Transmise par la R (Mail) A reporter dans la liquidation de régularisation (Dans une zone de l entête de la liquidation PEGASE à définir) pour transmission dans le flux PES_V2 Virements effectués par la R Exemple : ED (Sauf logements de fonction), GD Mandat HL du montant de la facture Référence du paiement Transmise par la R (Mail) A reporter dans la liquidation de régularisation (Dans une zone de l entête de la liquidation PEGASE à définir, sachant que la facture pourra être issue de SHARE) pour transmission dans le flux PES_V2 25 Prélèvement automatique sur le compte de la R Exemple : ERD Mandatement HL en début d année (et mandat d ajustement en fin d exercice) Justificatif du 1 er mandat : Marché et la convention de prélèvement automatique Justificatifs du mandat de régularisation : actures reçues mais non liquidées Ne pas les traiter au fil de l année / Les joindre au dernier mandat

26 Planning prévisionnel T Janvier évrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Septembre Octobre Démat des factures Sites pilotes (HOSPIMA G & GHEH puis AA) Tous les sites Démat. des mandats PES_V2 (Tous) PES_V2 (Tous) + PJ Sites pilotes (HOSPIMAG & GHEH puis AA) PES_V2 (Tous) + PJ (Tous) Novembre Décembre 26 Démarrage du PES_PJ - En 2 phases? - En big bang?

27 Questions / Réponses T Suite aux 1 ers bilans de fonctionnement, des ajustements à la marge pourront être apportés Merci pour votre attention 27 NB : e support sera disponible dans la documentation en ligne de Pégase et sur Y:\Gestion des Référentiels\Documentation

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