Cas OpenERP Note pédagogique (version v7.0c)

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1 Cas OpenERP Note pédagogique (version v7.0c) OBJECTIFS L étude de cas MATSKI doit permettre d atteindre plusieurs objectifs pédagogiques : - Comprendre l intérêt des ERP. - Analyser le système d information d une entreprise et ses règles de gestion. - Utiliser OpenERP pour la gestion courante d une entreprise. - Paramétrer et installer OpenERP en fonction des besoins d une entreprise. - Modifier les fonctionnalités d OpenERP (interfaces, langues, etc.). - Générer des rapports et tableaux de bord aidant à la prise de décision à partir d OpenERP. Cette étude de cas basée sur les ERP d une part et les tableaux de bord et le reporting d autre part est utilisable dans de nombreux départements de DUT, notamment dans les modules suivants : GACO GEA GLT INFO PEC QLIO STID TC ERP Tableaux de bord / reporting M3102 M3203 M3303C M2103 M3102 M4106 M3110C M4106 M4107 M41F13C M41M13C Elle est également utilisable en BTS. DESCRIPTION DU PAQUETAGE M3106 M4205C M4201C M4207C M2203 M3204 M3102 M2203 M3208C M4203C M1303 M2204 M2203 M2204 M1303 M2204 M3203 M3204 M3206 M2201 M2102 M3108C Le paquetage MASTKI pour OpenERP V 7.0b comprend : Des présentations PowerPoint (2 * 2h CM). L une présente les ERP et leurs fonctionnalités. Les autres présentent la configuration & administration d OpenERP et la réalisation de tableaux de bord et rapports à partir d OpenERP. Deux machines virtuelles à utiliser au choix - l une sous Windows XP et l autre sous Linux Ubuntu - avec OpenERP installé et paramétré afin de débuter l étude de la société MATSKI sans souci technique. Des sauvegardes de bases de données (par exemple nommées «MATSKI_TD1A», «MATSKI_TD1B», etc.) permettant de démarrer chaque TD sans avoir fait celui ou ceux qui précède(nt). Une première série de TD afin de comprendre les différentes fonctionnalités d un ERP et notamment : - la gestion commerciale, - la CRM, - la gestion des stocks, - la gestion des achats, - la fabrication (GPAO), - la comptabilité, - les RH, - la gestion de projets. Une seconde série de TD sur l utilisation avancée, l administration et le couplage ERP/aide à la décision : - Administration OpenERP - Personnalisation et paramétrage d OpenERP. - Utilisation avancée (étude de cas). - Création de tableaux de bord et de rapports internes et externes (sous Pentaho BI). - Exploitation des données d OpenERP avec Excel et PowerPivot. Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

2 COURS ERP Le CM d introduction aux ERP a pour objectifs de : ü Présenter les concepts, ü Observer le marché et les tendances, ü Découvrir les produits (libres ou propriétaires) et leur mise en œuvre. ü Présenter le logiciel OpenERP Ce CM est relatif à la partie 1 (TD1 à 8) et dure 2 heures environ. Le second CM présente : ü L administration et le paramétrage d OpenERP avec des démos. ü La réalisation de rapports et tableaux de bord internes et externes à OpenERP. Ce CM est relatif à la partie 2 (TDA à E) et dure 2 heures environ. MACHINE VIRTUELLE Deux machines virtuelles sont fournies. L une sous Windows XP nécessite un numéro de série valide (voir avec votre technicien informatique). L autre sous Linux Ubuntu fonctionnant sur un système d exploitation libre et gratuit ne nécessite pas de licence. Ces machines sont paramétrées (OpenERP v7.0 et bases nécessaires aux TDs installés, outils d aide à la décision configurés) afin que les TDs se déroulent facilement pour l enseignant. Les procédures d installation et documents d utilisation sont fournis. Un paquetage est également fourni permettant l installation d OpenERP v7.0 directement sur les postes des étudiants (i.e. sans utiliser les machines virtuelles) sur des systèmes d exploitation Windows et Linux Ubuntu. Une procédure d installation pour chacun de ces systèmes d exploitation est fournie. Remarques : Il est également possible de réaliser le cas MATSKI sur une plateforme en ligne (pas d installation nécessaire) : - Celle fournie gratuitement par le programme Education d OpenERP (pour plus de détails, vous pouvez contacter Charline Louis - Celle gratuite ou payante (208 / an) fournie pas SISalp (http://openerp-online.fr/3-academie-openerp-pour-l-enseignement) Dans ces 2 cas, seul le TD «TDD-Création de rapports» est impacté en partie car la section sur le reporting externe avec PentahoBI ne sera pas réalisable. TRAVAUX DIRIGES OpenERP TD1A - Les informations permanentes Ce TD a pour objectif de découvrir les différentes informations permanentes dont a besoin le système d information dans le cadre d une gestion courante. Elles sont regroupées dans deux modules celui des partenaires qui comprend aussi bien la définition de la société que ses clients et fournisseurs, et celui des produits. OpenERP TD1B - Un flux de commande client simple : du devis à son règlement Ce TD a pour objectif de découvrir un flux de vente complet avec la création d un devis, d une commande client, la livraison, l enregistrement de la facture du client et son règlement. Nous utiliserons les modules VENTES, ENTREPOT et COMPTABILITE d OpenERP. OpenERP TD2 - Un flux de commandes client et fournisseur Ce TD a pour objectif de découvrir : - un flux de commande client complexe avec la création d un devis, d une commande, d une livraison partielle, la gestion d un reliquat de livraison, la création de factures partielles et l enregistrement des règlements associés. Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

3 - la gestion d une commande fournisseur à partir d une commande client (quantité en stock insuffisante) avec le planificateur de commandes ainsi que la réception des produits, l enregistrement de la facture du fournisseur et son règlement. Nous utiliserons les modules VENTES, ENTREPOT, ACHATS et COMPTABILITE d OpenERP. Ce TD intègre un travail à faire en autonomie. Une correction est fournie permettant d avoir un corrigé du travail demandé à l étudiant. Il est possible de demander un rendu à l étudiant, qui peut être noté. OpenERP TD3 CRM (Gestion de la relation client) La Gestion de la Relation Client (GRC), en anglais Customer Relationship Management (CRM), est l'ensemble des outils et techniques destinés à capter, traiter et analyser les informations relatives aux clients et aux prospects, dans le but de les fidéliser en leur offrant le meilleur service. La GRC est utilisable via le module VENTES d OpenERP. Ce TD a pour objectif de gérer et suivre les demandes d informations des clients potentiels (= prospects) ou existants et de gérer des opportunités pour les convertir en commandes. OpenERP gère ces demandes d informations voire les possibilités d affaires en utilisant les notions de piste et d opportunité d affaires. Une piste est un premier contact non qualifié avec un prospect. Après qualification, une piste est transformée en opportunité d affaires. Ce TD intègre un travail à faire en autonomie. Une correction est fournie permettant d avoir un corrigé du travail demandé à l étudiant. Il est possible de demander un rendu à l étudiant, qui peut être noté. OpenERP TD4 Fabrication Ce TD a pour objectif de découvrir la fabrication d un produit (des parets). Nous utiliserons les modules FABRICATION, ACHATS, VENTES et ENTREPOT d OpenERP. Ce TD intègre un travail à faire en autonomie. Une correction est fournie permettant d avoir un corrigé du travail demandé à l étudiant. Il est possible de demander un rendu à l étudiant, qui peut être noté. OpenERP TD5 Comptabilité & gestion financière Ce TD a pour objectif de découvrir la comptabilité générale et la gestion des immobilisations sous OpenERP. Nous utiliserons le module COMPTABILITE enrichi du module ASSETS MANAGEMENT (Gestion des immobilisations) d OpenERP. OpenERP TD6 Commandes spéciales et gestion des devises Ce TD a pour objectif de gérer et suivre les commandes dans un cadre particulier comme les commandes cadencées, les commandes spéciales, les commandes sans TVA. La gestion des devises est également abordée. Nous utiliserons les modules VENTES et COMPTABILITE. OpenERP TD7 Gestion des ressources humaines Ce TD a pour objectif de découvrir la gestion des ressources humaines dans OpenERP. Nous utiliserons le module RH pour gérer le personnel de l entreprise : création des employés, campagne de recrutements, contrats, feuilles de présence, congés, évaluation des employés et agendas. OpenERP TD8 Gestion de projets Ce TD a pour objectifs de découvrir la gestion de projets (module PROJET) dans OpenERP : Planification d un projet : phases et tâches Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

4 Re-planification du projet suite à congés et ajout de tâches Gestion budgétaire et financière du projet OpenERP TDA Administration OpenERP Ce TD a pour objectifs de : administrer OpenERP pour la gestion des droits des utilisateurs traduire des termes de l application non encore traduits sauvegarder/restaurer une base de données Nous utiliserons le module CONFIGURATION d OpenERP. OpenERP TDB Personnalisation et paramétrage de base Ce TD a pour objectifs de : créer un nouvel environnement (base), ajouter et configurer des modules importer/exporter des données modifier les interfaces, filtres et menus (partie pour INFORMATICIENS seulement). Nous utiliserons le module CONFIGURATION d OpenERP. OpenERP TDC Etude de cas Ce support peut notamment servir à se remémorer l ensemble des compétences acquises lors des TDs 1 à 6. Il peut par exemple constituer la trame d une évaluation. Une correction est fournie permettant d avoir un corrigé du travail demandé à l étudiant. Il est possible de demander un rendu à l étudiant, qui peut être noté. OpenERP TDD Rapports et tableaux de bord internes et externes Ce TD porte sur l aide à la décision et est décomposé en deux parties : - l édition de rapports internes et la création de tableaux de bord internes à OpenERP - la génération de rapports et tableaux de bord externes avec la suite logicielle libre de Business Intelligence PentahoBI à partir des données d OpenERP. Remarque : ce TD est proposé en 2 versions : une version pour gestionnaires, l autre pour informaticiens. Seule la partie sur les rapports et tableaux de bord internes peut être faite en utilisant l hébergement fourni par OpenERP SA ou SISAlp. La 2 nde partie nécessite l utilisation d une des deux machines virtuelles fournies. OpenERP TDE Exploitation des données avec Excel et PowerPivot Ce TD a pour objectifs : - L exportation des données à partir d OpenERP - Le traitement simple des données exportées dans Excel : mis en forme conditionnelle - Le traitement complexe des données exportées dans PowerPivot et Excel : tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques. EVALUATION Un QCM est fourni portant à la fois sur les travaux pratiques et les CM. Des exercices supplémentaires sont demandés dans certains TD et peuvent être évalués. SUGGESTIONS D ANIMATION PARTIE 1 Utilisation (CM de 2h + 8 séances * 2h = 18h) Nous proposons 8 séances de 2 heures avec un support TD1 à TD8. Un CM d introduction (powerpoint de 2h) est également fourni. Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

5 SEANCE 1 : supports TD1A & TD1B Création de catégories fournisseurs Création de formes juridiques Création des fournisseurs Création de catégories de clients Création de clients Création de catégories de produits Création de produits Inventaire physique Travail sur machine avec support guidé. SEANCE 2 : support TD2 Points abordés : Création devis Création commande client Création livraison (BL) Colisage Facturation Règlement client Lettrage Exercice à réaliser par l étudiant (correction fournie). SEANCE 3 : support TD3 Points abordés : Création des informations de base : fournisseurs, produits Création d une piste (+ rendez-vous & appels téléphoniques) Convertir la piste en opportunité d affaires Création d une liste de prix Convertir l opportunité d affaires en devis Exercice à réaliser par l étudiant (correction fournie). SEANCE 4 : support TD4 Points abordés : Définition du produit fabriqué Création de la nomenclature du produit (i.e. composants) Définition de la main d œuvre pour la fabrication du produit Création d un ordre de fabrication Commandes d achat des composants Lancement de la fabrication Exercice à réaliser par l étudiant (correction fournie). SEANCE 5 : support TD5 Configuration du plan comptable Paramétrage des journaux Gestion des immobilisations Abonnement de charge Edition des rapports : documents de synthèse, rapports de gestion (balance âgée, grand livre) Gestion des exercices comptables Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

6 SEANCE 6 : support TD6 Commande avec livraison fractionnée Reliquat de commande Commande/facture sans TVA (exportation) Gestion des devises Exercice à réaliser par l étudiant SEANCE 7 : support TD7 Créer un employé Gérer une campagne de recrutement Gérer les contrats Evaluer les employés Gérer les présences et l imputation des feuilles de temps Gérer les congés Visualiser les agendas. Exercice à réaliser par l étudiant SEANCE 8 : support TD8 Création d un projet, ses phases et tâches Diagramme de GANTT du projet (planification) Re-planification du projet suite à aléas (congés, ajout de tâches) Gestion budgétaire et financière du projet. Exercice à réaliser par l étudiant PARTIE 2 Utilisation avancée, Paramétrage & administration, Reporting (CM de 2h + 14h TD = 16h) Cette partie intègre 5 séances optionnelles, d une durée totale de 14h, traitant de l administration (TDA), du paramétrage de base d OpenERP (TDB), d une étude de cas (TDC) et de l aide à la décision (TDD et TDE). Ces séances concernent aussi bien les étudiants en gestion au sens large (GEA, TC, QLIO, CJ, etc.) que les étudiants en informatique (modules d EGOD). SEANCE 9 : support TDA (durée d environ 2h) Paramétrer les comptes utilisateur et leurs droits d accès Traduire des termes de l application non encore traduits Sauvegarder/restaurer une base de données SEANCE 10 : support TDB (durée d environ 3h) créer un nouvel environnement (base), Installer des modules et les paramétrer Exporter/importer des données modifier les interfaces, filtres et menus (INFORMATICIENS seulement). SEANCE 11 : Etude de cas support TDC (durée d environ 3h) Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

7 Cette étude de cas s appuie sur la gestion des utilisateurs créés dans le TDA (responsable des achats, responsable des ventes, comptable, etc.) et de leurs droits. Il n est cependant pas nécessaire d avoir fait le TDA pour réaliser cette étude de cas car les différents utilisateurs disponibles et leurs rôles sont expliqués en début de TD. L étudiant va se connecter au fur et à mesure avec les différents utilisateurs créés et va utiliser les fonctionnalités abordées dans les TD1 à 6. OU séance d évaluation. SEANCE 12 : support TDD (durée de 4h) Modification d un rapport interne (INFORMATICIENS seulement) Création d un tableau de bord interne Création de rapports externes dynamiques avec Pentaho Report Designer SEANCE 13 : support TDE (durée de 2h) Exportation des données à partir d OpenERP Traitement simple des données exportées dans Excel : mise en forme conditionnelle Traitement complexe des données exportées dans PowerPivot et Excel : tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques. Remarque : des TDs sur la gestion des processus métier seront également proposés. TOUS LES DOCUMENTS SONT MODIFIABLES A VOTRE CONVENANCE (LOGOS, etc.), AINSI QUE LES RESSOURCES INFORMATIQUES En cas de questions et/ou problèmes, n hésitez pas à contacter les auteurs : Pour plus d informations sur le cas : Cas MATSKI V7.0c Pascal COLIN, Vincent COUTURER, Yohann GAILLARD IUT d Annecy

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