GUIDE DE FORMATION. Module Mailings et ings

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1 Module Mailings et ings SOMMAIRE Objectif du module Optimiser ses mailings en créant ses propres modèles d étiquettes sur Sitra Optimiser ses ings : - import de ses contacts SITRA dans Outlook - envoi de listes Sitra au format PDF directement par mail 1. Les mailings Les étiquettes personnalisées... 2 Etape 1 : Créer son modèle type d étiquettes Etape 2 : Créer son modèle d étiquettes à partir des tags de Sitra Etape 3 : Générer des étiquettes Sitra à partir de son modèle personnalisé Import des contacts SITRA dans Outlook... 8 Etape 1 : Générer un modèle.csv Etape 2 : Export d une sélection d objets de Sitra vers Excel Etape 3 : Modifier et enregistrer son export sous Excel Etape 4 : Importer l export Excel dans Outlook Envoi d une liste au format PDF de SITRA vers Outlook Etape 1 : Impression d une liste dans SItra Etape 2 : Créer la liste en PDF dans Sitra Etape 3 : Enregistrer et envoyer la liste par mail 1

2 1 GUIDE DE FORMATION 2 1. Les mailings Les étiquettes personnalisées Etape 1 : Créer son modèle type d étiquettes 1. Démarrez Word. Un document vide s ouvre par défaut. 2. Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Enveloppes et étiquettes. 3. La fenêtre «Enveloppes et étiquettes» s ouvre. Cliquez sur l onglet Étiquettes. Puis, cliquez sur Options. 4. La fenêtre «Options pour les étiquettes» s ouvre : - Dans la zone «Tailles internationales», cliquez sur la marque d étiquette que vous souhaitez utiliser. Remarque : Si la marque ou le type d étiquette souhaité ne figure pas dans la liste, cliquez sur Autres/Personnalisées Dans la zone «Numéro de référence», cliquez sur le numéro correspondant à votre référence de planches d étiquettes. Remarque : Si le type d étiquette que vous souhaitez utiliser n est pas répertorié dans la zone Numéro de référence, vous pouvez utiliser l un des types d étiquettes proposés ou vous pouvez cliquer sur Nouvelle étiquette pour créer vos propres étiquettes personnalisées. - Une fois le modèle d étiquettes choisi, validez. 2

3 5 1. Les mailings Les étiquettes personnalisées 5. Dans la fenêtre «Enveloppes et étiquettes», cliquez sur Nouveau document. 6. Un nouveau document word «EtiquettesX» s ouvre au format de vos planches d étiquettes. Laissez-le ouvert pour la prochaine étape. Modèle d étiquettes créé 6 3

4 1 Modèle d étiquettes SITRA par défaut 1. Les mailings Première étiquette Deuxième étiquette Balises de fusion Les étiquettes personnalisées Etape 2 : Créer son modèle d étiquettes à partir des tags de Sitra 1. Allez chercher les tags ou balises de fusion dans le modèle d étiquettes de SITRA par défaut : Parcourir le chemin d accès suivant : C:\Program Files\Client SITRA\ \modele\export\etiquettes - Ouvrir le fichier etiquettes_01.rtf Remarque : pour cet exemple la version Sitra utilisée est « », bien penser à toujours prendre la dernière version de SITRA. 2. Faites un copier-coller des balises de fusion de la première étiquette du modèle Sitra, pour les insérer dans votre propre modèle d étiquette. Puis un copier-coller de la deuxième étiquette du modèle Sitra vers votre modèle d étiquettes. Remarque : il ne faut surtout pas changer le nom de la balise car elle ne sera pas reconnue. 2 4

5 1. Les mailings Modèle d étiquettes créé avec les balises Sitra Les étiquettes personnalisées Etape 2 : Créer son modèle d étiquettes à partir des tags de Sitra 3 3. Dans votre modèle d étiquettes, vous pouvez utiliser la mise en forme (taille, couleur, police, gras...) et la présentation que vous souhaitez. Vous pouvez modifier l ordre des balises ou en supprimer (ex: la balise Pays peut être supprimée) Remarque : il ne faut en aucun cas déplacer la balise ni la balise 4. Une fois le modèle d étiquettes prêt, choisissez l emplacement où vous souhaitez enregistrer votre modèle généré et le nom. Enregistrez-le au format RTF, puis fermez-le. 4 5

6 2 1. Les mailings Les étiquettes personnalisées Etape 3 : Générer des étiquettes Sitra à partir de son modèle personnalisé 1. Allez dans SITRA et sélectionnez les fiches structures ou objets que vous souhaitez afin de générer ensuite des étiquettes contacts. 2. Cliquez sur le bouton Exporter, puis Etiquettes Contacts La fenêtre «Exporter Contacts» s ouvre : Pour exporter les adresses des structures avec les contacts : - Cochez la fonction souhaitée (ex : Présidence). Remarque : S il n y a pas de contact répondant à cette fonction, vous pouvez choisir de marquer sur votre étiquette (ex : A l attention du président) ou laisser le champ vide. Pour exporter les adresses des structures sans les contacts : - Ne pas cocher de fonction Cliquez ensuite sur Parcourir. 3 6

7 1. Les mailings Exemple d étiquettes personnalisées réalisées à partir de Sitra Les étiquettes personnalisées Etape 3 : Générer des étiquettes Sitra à partir de son modèle personnalisé 4. La fenêtre Sélectionner un fichier modèle s ouvre. Allez chercher le fichier modèle d étiquettes.rtf que vous avez créé sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir, puis dans la fenêtre Exporter Contacts, cliquez sur OK. 5. La fenêtre Enregistrer le fichier d export sous... s ouvre. Choisissez le nom et l emplacement de votre fichier d export.rtf L export d étiquettes est ainsi généré. 7

8 Import des contacts Sitra vers Outlook 3 Etape 1 : Générer un modèle.csv dans Sitra 1. Allez dans SITRA et cliquez sur le bouton Exporter, puis Générer des modèles.csv Types d objets 2. La fenêtre Création de modèle Excel s ouvre. Sélectionnez le type d objets touristiques que vous souhaitez exporter. Sélectionnez ensuite les champs à exporter en faisant un clic gauche pour dérouler l arbre, et pour ajouter un champ aux critères exportés. Remarque : Pour supprimer un champ, cliquez sur le bouton Supprimer en face du champ. Une fois les champs sélectionnés, cliquez sur Générer Champs exportables 3. Lorsque vous générez votre modèle, la fenêtre Sauvegarde du fichier modèle s ouvre. Enregistrez votre modèle.csv à l endroit et sous le nom que vous souhaitez. Un message vous indique que votre fichier a bien été généré, puis validez et fermer. 2 Champs exportés 8

9 Import des contacts Sitra vers Outlook 3 Etape 2 : Export d une sélection d objets de Sitra vers Excel 1. Dans SITRA, faites une recherche de la liste des objets que vous souhaitez exporter. Cochez-les en faisant un clic droit puis Tout sélectionner. Cliquez ensuite sur le bouton Exporter, puis Vers Excel. 2. La fenêtre Exporter vers Excel s ouvre. Cliquez sur Objets sélectionnés dans la liste (par défaut). Puis cliquez sur Parcourir. 3. La fenêtre Sélectionner un fichier modèle s ouvre. Choisissez votre modèle.csv sur votre ordinateur, puis validez. 4. La fenêtre Enregistrer le fichier d export sous... s ouvre. Choisissez le nom et l emplacement de votre fichier d export.csv 2 4 9

10 Import des contacts Sitra vers Outlook Etape 3 : Modifier et enregistrer son export sous Excel 1. Ouvrez votre export.csv dans Excel Pour supprimer les points de séparation sur les codes postaux, les numéros de téléphone, les adresses mail et sites internet en une seule fois : - Copiez le «point» puis sélectionnez votre tableau Excel. - Ensuite, dans le menu Edition, cliquez sur Remplacer. La fenêtre Rechercher et remplacer s ouvre. - Dans la zone Rechercher, collez le «point», puis dans la zone Remplacer par, laisser vide. Cliquez sur Remplacer tout, pour supprimer en une seule fois toutes les cellules trouvées avec un point de séparation. 10

11 Import des contacts Sitra vers Outlook Etape 3 : Modifier et enregistrer son export sous Excel 3. Sélectionnez l ensemble du tableau Excel. Petite astuce : pour sélectionner le tableau, se mettre dans une cellule du tableau, puis appuyer sur la touche Ctrl * Puis allez dans le menu Insertion, pointez sur Nom, et cliquez sur Définir. 4. La fenêtre Définir un nom s ouvre. Saisissez un nom dans le champ Noms dans le classeur. Puis validez. Attention : Vous devez impérativement saisir un nom sans faire d espace. 5. Enregistrez où vous souhaitez sur votre ordinateur votre fichier au format.xls

12 2.1 - Import des contacts Sitra vers Outlook 1 Etape 4 : Importer l export Excel dans Outlook 1. Ouvrez votre boîte Outlook. Allez dans le menu Fichier, puis cliquez dans Importer et exporter. 2. La fenêtre Assistant d importation et d exportation s ouvre. Cliquez sur Importer à partir d un autre programme ou fichier. Puis cliquez sur Suivant. 2 12

13 Import des contacts Sitra vers Outlook Etape 4 : Importer l export Excel dans Outlook 3. Cliquez sur Microsoft Excel, puis sur Suivant Cliquez dans Parcourir et allez chercher le fichier Excel sur votre ordinateur. Remarque : à ce stade, vous avez plusieurs options (par défaut : c est Autoriser les doublons qui est coché), choisissez celle qui vous intéresse. Puis, cliquez sur Suivant. 5. Choisissez le dossier Contacts comme dossier de destination. Puis, cliquez sur Suivant. 5 13

14 Import des contacts Sitra vers Outlook Etape 4 : Importer l export Excel dans Outlook 6. Cliquez sur Importer La fenêtre Mappage des champs personnalisés s ouvre. Faites glisser le champ Excel à gauche vers le champ Outlook correspondant à droite. (dans l exemple ci-contre, nous avons fait glisser la valeur «Raison sociale» vers le champ «Nom») Remarque : Cliquez sur le + pour développer les champs comme dans Sitra. Les valeurs correspondent aux champs de votre fichier Excel Les champs correspondent aux champs de votre fiche Contact dans Outlook Puis une fois tous les champs mappés, validez. L import de l ensemble des données contacts est alors terminé. Petite astuce : Si vous souhaitez envoyer un à un ensemble de contacts réguliers (ex : tous les OTSI de votre département), nous vous conseillons de créer des groupes (liste de distribution) dans Outlook. Pour créer un groupe dans Outlook : - Cliquez sur Carnet d adresses puis sur Nouvelle entrée. - Choisissez Nouvelle liste de distribution. - Donnez un nom à cette liste et sélectionnez ensuite les membres (sélection avec la touche Ctrl ou Shift de votre clavier enfoncée). - Enregistrez et fermez le groupe. 14

15 Exemple de fiche contact réalisée à partir d un import des données Sitra dans Outlook Nom (raison sociale) Adresse de messagerie ( ) Adresse site internet Téléphone Adresse postale 1 15

16 2.2 - Envoi d une liste PDF de Sitra vers Outlook Etape 1 : Impression d une liste dans Sitra 1 Avant de réaliser cette étape, il vous faut au préalable avoir téléchargé gratuitement sur Internet le logiciel PDF Creator qui va vous permettre de créer des PDF à partir d impressions. 1. Dans SITRA, faites une recherche des objets ou structures pour lesquelles vous souhaitez imprimer une liste. Cochez-les. 2. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer une liste ou fiche. 3. La fenêtre Imprimer s ouvre. Sélectionnez le modèle de liste qui vous intéresse. Cliquez ensuite sur Aperçu. Un aperçu de la liste est généré

17 2.2 - Envoi d une liste PDF de Sitra vers Outlook Etape 2 : Créer la liste en PDF dans Sitra 4. La fenêtre Aperçu avant impression s ouvre avec l aperçu de la liste généré. Cliquez sur Paramètres La fenêtre Impression s ouvre. Sélectionnez l imprimante PDF et validez. 6. Cliquez sur Imprimer. Un PDF de la liste va alors être généré. 5 17

18 2.2 - Envoi d une liste PDF de Sitra vers Outlook Etape 3 : Enregistrer et envoyer la liste en PDF vers Outlook 7. Cliquez sur (le document PDF sera alors enregistré pour être envoyé par mail). Remarque : Si vous ne souhaitez pas envoyer le fichier par mail, alors il vous suffit juste de cliquer sur Enregistrer La fenêtre Enregistrer sous s ouvre. Nommez votre document si vous le souhaitez et ensuite cliquez sur Enregistrer. 9. Votre boîte Outlook s ouvre directement sur la fenêtre Nouveau message, et votre document PDF est directement placé en pièce jointe. Vous pouvez alors envoyer directement votre liste en pièce jointe à votre contact par mail

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