TRIBUNAL DE COMMERCE D ABIDJAN GUIDE PRATIQUE DE LA CONCILIATION JUDICIAIRE

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1 TRIBUNAL DE COMMERCE D ABIDJAN GUIDE PRATIQUE DE LA CONCILIATION JUDICIAIRE INTRODUCTION : La conciliation est un mode alternatif de règlement des conflits juridiques. Elle se définit comme la médiation faite par un jugeet revêt par conséquent l autorité de la loi. Les articles 5 et 22 de la décision n 1/PR du 11 J anvier 2012 portant création, organisation et fonctionnement des tribunaux de commerce disposent : «La tentative de conciliation est obligatoire et se tient à huis clos...» «le Tribunal de commerce procède obligatoirement à une tentative de conciliation». La conciliation est menée par le juge professionnel président de la chambre de conciliation et ses assesseurs juges consulaires. Le juge professionnel en sa qualité de président, dirige les débats et a la police de l audience (Articles 136 et 139 du Code de Procédure Civileauxquels renvoie l article 2 alinéa 2 de la décision instituant les tribunaux de commerce). Le présent guide contient les règles à suivre pour la conciliation. I. LA PHASE PREPARATOIRE : C est la phase avant la conciliation proprement dite. Les juges doivent de prime abord prendre chacun, connaissance du dossier et l étudier à fond, afind en avoir une bonne compréhensionindividuelle aux plans juridique, commercial et financier, et réfléchir à la meilleure approche stratégique. 1

2 Ensuite les juges peuvent avoir une concertation entre eux, pour asseoir leur stratégie de communication et définir le rôle de chacun en salle de conciliation. Par exemple qui prendra note des points essentiels de l intervention des parties? Qui sera chargé en priorité de rappeler discrètement au président de la chambre les points qu il aurait omis dans son énoncé de la «porte» etc. N.B : cette phase est capitale, car de la connaissance et de la maîtrise du dossier dépend en grande partie l issue de la conciliation. II. LA PHASE DE CONCILIATION Elle se déroule en plusieurs étapes : Etape 1 : Accueil et installation des parties C est l étape du premier contact physique avec les parties et leurs avocats. Puisque l on ne fait bonne impression qu une seule fois, les juges, dès ce moment, doivent bien accueillir les parties et avoir une attitude de nature à les mettre en confiance d emblée. Les parties doivent se sentir respectées et valorisées de manière égale et neutre dès ce stade. Elles doivent être installées de telle sorte que les juges puissent les avoir en face, afin de favoriser un climat de rapprochement et permettre aux juges de voir la réaction gestuelle de l autre partie pendant que l une a la parole. Etape 2 : La PORTE Le président de la chambre de conciliation ouvre les débats en suivant le procédé dit de la PORTE. P = Présentations. Le président et ses assesseurs se présentent et la parole est ensuite donnée aux parties à tour de rôle pour en faire de même. 2

3 Le choix de la partie qui doit prendre la parole en premier lieu, peut se faire en le lui demandant et en prenant soin de vérifier que la partie adverse est d accord que l autre s exprime la première. Sinon le demandeur est le premier à se présenter. A ce stade, les juges doivent vérifier la qualité des parties et s assurer qu elles ont mandat légal de représentation et pouvoir de décision. Sinon, la séance doit être suspendue, afin qu il soit satisfait à cette exigence. O = Objectifs. Le Président prend la parole pour expliquer le sens de la conciliation pour les parties en présence et pour en donner les objectifs poursuivis. Il doit exprimer la neutralité et l impartialité des juges qui ne sont que des facilitateurs, l accord final qui sera obtenu n étant que le fruit produit par les parties elles-mêmes. Les parties doivent être mises en confiance quant à la possibilité pour elles de parvenir à un accord. L étude approfondie préalable du dossier devra mettre cela en exergue. Le Tribunal encourage et essaie de convaincre les parties à accepter la conciliationcomme le meilleur mode de règlement de leur conflit de sorte qu au début, arrivées comme adversaires, les parties pourront et devront repartir comme des partenaires. R = Règles. Le Président qui a toujours la parole définit le mode opératoire de la conciliation. Il précise à nouveau le rôle de neutralité et d impartialité des juges qui sont là, non pour trancher mais bien plus, pour faciliter la conciliation entre les parties. L accord final est celui des parties elles-mêmes et non celui des juges. Il doit insister sur la confidentialité des débats et informer les parties que des séances privées séparées avec chacune, sont possibles pour luipermettre de dire ce qu elle ne souhaite pas que l autre partie entende. 3

4 Les avocats sont invités à ne pas plaider mais plutôt à jouer un rôle de conseils auprès de leurs clients respectifs aux fins de faciliter la conciliation. Les règles de respect mutuel, de courtoisie et de non interruption de la partie adverse pendant son temps de parole doivent être énoncées. A cet effet, chaque partie doit disposer d un stylo et de papiers blancs pour lui permettre de prendre des notes durant le temps de parole de l autre partie. Cela lui permettra de revenir sur les points notés durant son propre temps de parole. T = TEMPS. La conciliation, parce qu elle est un procédé rapide et économique, permet un gain de temps très important pour les parties. En outre, elle est sans risque puisque les parties ont toujours d autres recours. Ce sont les parties et non les juges qui en déterminent le résultat. La conciliation doit se dérouler dans un délai de 15 jours maximum. Après la première séance de conciliation, le tribunal peut réconvoquer les parties en vue de poursuivre les échanges. Ces échanges peuvent se faire avec un des juges de la chambre, qui rendra compte aux autres membres des résultats de la tentative de conciliation. E = Engagement. A ce stade, il s agit pour lesjuges d obtenir l engagement des parties à accepter la conciliation. Celles-ci doivent en conséquence prendre l engagement de respecter les règles qui viennent de leur être énoncées. 4

5 Etape 3 : La version des faits selon chaque partie Le tribunal demande à chacune des parties, selon le mode opératoire adopté lors des présentations c'est-à-dire avec l accord des parties, de relater leur version des faits. Les juges doivent avoir une écoute active, afin de pouvoir identifier les intérêts des parties. Ils doivent recourir, en cas de besoin, aux techniques de la reformulation, des questions ouvertes, de recherche des non-dits (fouiller l iceberg) et de gestion de la communication violente tout au long de ces débats. C est le moment de la conciliation au cours duquel les juges rapprochent les points de vue des parties, abordent la question de l entente et des points d accord, par des synthèses. Ils doivent bien s assurer que les parties ont exposé tous les points et qu elles partagent les accords obtenus. Lorsqu un accord est obtenu, il s agit de rédiger le procès verbal de conciliation à faire signer par les parties. III. LA REDACTION DU PROCES VERBAL DE CONCILIATION Le procès-verbal de conciliation, se présentera selon le modèle annexé au présent guide. Il est lu et signé par les parties en présence de tous les juges de la chambre. Le procès-verbal de conciliation signé, est immédiatement transmis au greffe du Tribunal, pour qu il y soit apposé la formule exécutoire. Le dossier de la procédure est également remis au greffe pour classement. Une expédition du procès-verbal est remise à chaque partie. N.B : En cas de non conciliation, il n est pas établi de procès-verbal ; 5