La gestion des flux PESV2

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1 La gestion des flux PESV2 DDFIP 85 Ateliers E-Collectivités Vendée 23/09/2016

2 PLAN La qualité des flux 2. La gestion des Pièces Justificatives dématérialisées 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Logiciels interfacés : facturation, paye, inventaire HELIOS 1 Logiciel de Gestion Financière de la Collectivité Flux PESV2 e-signature TDT ou portail GP DGFIP ACK / NACK 3 Guichet XML ATLAS Dématérialisation des PJ 2 2

3 PLAN La qualité des flux 2. La gestion des Pièces Justificatives dématérialisées 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Logiciels interfacés : facturation, paye, inventaire HELIOS 1 Logiciel de Gestion Financière de la Collectivité Flux PESV2 e-signature TDT ou portail GP DGFIP ACK / NACK 3 Guichet XML ATLAS Dématérialisation des PJ 2 3

4 1. La qualité des flux La qualité comptable des flux implique de maîtriser de manière permanente la saisie des informations comptables en fonction de la nature de l opération Responsabilité réaffirmée des services ordonnateurs dans la qualité du mandatement et de l émission des titres de recettes par: - Une plus grande sécurisation des logiciels financiers; - Un filtre Guichet XML ayant pour but de n injecter dans Hélios que des fichiers techniquement conformes; - Des contrôles automatisés Hélios qui subsistent; - Le visa du comptable public; - La nouvelle constitution des comptes de gestion dématérialisés 4

5 1. La qualité des flux Grâce au logiciel financier de la collectivité : - Les opérations comptables sont dorénavant typées en fonction de leur nature - Les opérations de régularisation (mandat émis après paiement ou titre émis après encaissement) nécessitent de faire figurer la référence de l ordre de paiement ou pièce de recettes créée en trésorerie - Les opérations liées aux régies, à l inventaire, aux emprunts, aux marchés notamment impliquent non seulement un typage particulier mais la saisie de la référence (régie, inventaire ) - Le mode de règlement est proposé en fonction du typage - Le Délai Global de Paiement est obligatoirement suivi pour certains typages et interdit pour d autres - Les titres de recettes doivent comporter un code produit, qui peut être selon l éditeur incrémenté directement en fonction de l imputation budgétaire 5

6 1. La qualité des flux 6

7 1. La qualité des flux 7

8 1. La qualité des flux 8

9 1. La qualité des flux Les échanges de données électroniques entre ordonnateur et comptable sont constitués : - des pièces comptables (titres et mandats) - des bordereaux signés électroniquement - des pièces justificatives de dépense et de recette - des documents budgétaires (BP, BS, DM). Les documents dématérialisés ont valeur probante et remplacent le papier. Le «guichet XML» contrôle les fichiers et assure ou non leur intégration dans Hélios. En retour, l'ordonnateur reçoit un fichier d'acquittement (ACK) sur l'intégration ou non des flux envoyés. Les envois de données vers Hélios sont réalisés soit manuellement par les services de l'ordonnateur sur le Portail de la Gestion Publique, soit de manière automatique via un Tiers de Télétransmission. Les flux au format PES V2 doivent donc répondre aux schémas définis. 9

10 50 MO maxi avec portail GP Fichier informatique PES Signature BORDEREAU RECAPITULATIF DEMATERIALISE SI SIGNATURE ELECTRONIQUE Bloc bordereau: les balises XML ont pour avantage la rematérialisation à l écran du bordereau PES Aller PES PJ + MANDAT OU TITRE + PJ Extrait bloc pièce: Permet de retraduire le typage affecté par le logiciel (ici 05/04: mandat émis après paiement/emprunt): en cas de doute: mémento dépenses ou recettes/ synthèse des typages et détail des typages + annexe typages opérations dépenses ou recettes 10

11 1. La qualité des flux Fichier informatique PES Signature BORDEREAU RECAPITULATIF DEMATERIALISE SI SIGNATURE ELECTRONIQUE Bloc bordereau: les balises XML ont pour avantage la rematérialisation à l écran du bordereau Attention: un fichier d un bordereau signé électroniquement ne doit jamais être ouvert informatiquement sinon la signature n est plus reconnue + Bloc signature: transport de la signature électronique attestant du caractère exécutoire et du service fait des signataires ayant autorité à le faire 11

12 PLAN La qualité des flux 2. La gestion des Pièces Justificatives dématérialisées 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Logiciels interfacés : facturation, paye, inventaire HELIOS 1 Logiciel de Gestion Financière de la Collectivité Flux PESV2 e-signature TDT ou portail GP DGFIP ACK / NACK 3 Guichet XML ATLAS Dématérialisation des PJ 2 12

13 2. La gestion des PJ dématérialisées 13

14 2. La gestion des PJ dématérialisées 14

15 2. La gestion des PJ dématérialisées Exemple d un extrait de référentiel d une collectivité Dans la mise en œuvre de la transmission des PJ en PESV2 deux notions ne doivent pas être confondues : - identifiant unique de la PJ = code attribué par le logiciel de Gestion financière et qui assure le lien entre la PJ dématérialisée et la pièce comptable - nommage de la PJ = nom du fichier PJ L extension (.pdf,.zip) doit être présente: Attention au paramétrage de poste utilisateurs ne faisant pas apparaître l extension du fichier, ce qui sera cause d anomalie dans la transmission. 15

16 2. La gestion des PJ dématérialisées Envoyer une Pièce Justificative à l'appui d'un mandat ou d'un titre MANDAT OU TITRE PJ Attention! Une PJ ne peut être transportée qu une seule fois Le logiciel de la collectivité affecte un numéro d identifiant unique qui crée un lien hypertexte entre la pièce comptable et la PJ. Cette agrafe électronique est unique. Un nom a été affecté à la PJ à partir d une règle de nommage homogène Chaque PJ dématérialisée constitue un fichier électronique identifié unitairement 16

17 2. La gestion des PJ dématérialisées Envoyer une ou plusieurs Pièces Justificatives à l'appui d'un mandat ou d'un titre Fichier informatique MANDAT OU TITRE PJ + Bloc PJ réf directement intégré dans le bloc pièce (mandat ou titre) permet de lier la pièce comptable à plusieurs PJ via des liens hypertextes (agrafes électroniques) Bloc PES PJ Permet d assurer de manière effective le transport des PJ et nécessite donc d être activé lors de la validation du mandat ou du titre émis. 17

18 2. La gestion des PJ dématérialisées Joindre un dossier compressé à l'appui d'un mandat ou d'un titre MANDAT OU TITRE Confection d'un dossier compressé (zip) pour joindre plusieurs PJ (Marchés, Paye notamment) Avantages: 1/ Volume plus faible, 2/ exhaustivité assurée des PJ à transmettre Dossier compressé comportant plusieurs PJ Nommage et compression (zip) du dossier, joint à la pièce comptable par le logiciel financier 18

19 2. La gestion des PJ dématérialisées Les PJ Référencées Faire référence à une Pièce Justificative déjà transmise sans la transporter à nouveau MANDAT OU TITRE Fichier informatique Uniquement bloc PJ réf directement intégré dans le bloc pièce (mandat ou titre) permet de lier la pièce comptable à la PJ pour y faire référence PJ PAS DE PES PJ POUR CETTE PJ NON TRANSPORTEE Le transport de la PJ ou des PJ en question n est pas activé (la même pièce ne peut être transmise deux fois) Il est possible dans un même flux de faire référence à une PJ déjà transmise et en joindre de nouvelles 19

20 2. La gestion des PJ dématérialisées Les PJ Autonomes Transmettre une Pièce Justificative autonome afin qu'elle puisse être raccrochée à une pièce en instance LOGICIEL FINANCIER Fichier informatique PJ Il s'agit de transmettre une ou plusieurs PJ en faisant référence à une pièce comptable (Réf. Compta) en instance 20

21 2. La gestion des PJ dématérialisées Transmettre une Pièce Justificative autonome afin qu'elle puisse être raccrochée à une pièce en instance de prise en charge 21

22 2. La gestion des PJ dématérialisées La signature électronique - Une fois le fichier créé, contenant bordereau, pièces comptables et PJ, il peut être signé par l ordonnateur - Un fichier non signé alors que la signature a été prévue ne passera pas les contrôles guichet XML (filtre de contrôle DGFIP) - Le fichier signé électroniquement est transmis à Hélios (via Tiers de Télétransmission ou Portail Gestion Publique). 22

23 2. La gestion des PJ dématérialisées 23

24 PLAN La qualité des flux 2. La gestion des Pièces Justificatives dématérialisées 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Logiciels interfacés : facturation, paye, inventaire HELIOS 1 Logiciel de Gestion Financière de la Collectivité Flux PESV2 e-signature TDT ou portail GP DGFIP ACK / NACK 3 Guichet XML ATLAS Dématérialisation des PJ 2 24

25 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Le Guichet XML - Avant d arriver dans Hélios, le filtre du guichet XML exerce des contrôles automatiques afin de s assurer de la conformité techniques des flux. - Le guichet XML intervient en amont de l application Hélios. - Un fichier est généré par flux entrant en provenance des services ordonnateurs. - Il comprend autant de bloc ElementAcquit que de bordereaux et/ou de PJ transmises dans le flux. 25

26 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Le Guichet XML - L acquit issu du guichet, qui est soit récupéré via le TDT soit via le portail, décrit la situation des bordereaux et/ou des pièces justificatives intégrés dans Hélios ou rejetés pour un motif décrit dans l acquit. - Le guichet XML traite les flux bordereau par bordereau et PJ par PJ. - Le guichet XML peut intégrer ou rejeter chaque bordereau ou chaque PJ ou peut intégrer ou rejeter le flux en entier (bordereau + PJ). 26

27 3. Récupération et exploitation des accusés de réception 27

28 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Lire un acquit (ACK) récupéré sur le Portail Gestion Publique <ElementACQUIT> <DomaineAck V="4" /> Le domaine concerné permet d'identifier l origine de l anomalie Quel est le domaine concerné? Domaine 0 : domaine technique, l'ensemble du flux est rejeté et la pièce concernée par l'anomalie n'est pas précisée. L'ordonnateur doit voir avec son éditeur. Domaine 1 ou 2 : Domaines techniques concernant la signature (signature invalide): cas d un paramétrage défaillant soit dans la collectivité soit sur Hélios. Domaine 3 : Concerne des problèmes de signature (ex certificat invalide) Domaine 4 : Concerne les pièces justificatives Domaine 5 : Concerne les bordereaux de dépenses. En cas de rejet, la pièce et le motif du rejet sont indiqués Domaine 6 : Concerne les bordereaux de recettes. En cas de rejet, la pièce et le motif du rejet sont indiqués 28

29 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Lire un acquit (ACK) récupéré sur le Portail Gestion Publique Quel est L'Etat Ack? - L ordonnateur doit être sensibilisé à l existence de ces «acquits» et à l importance que revêt leur lecture au sein de ses services. L'état «0» correspond à la non intégration du flux comptable ou de la pièce justificative dans Hélios L'état «1» correspond à l'intégration du flux comptable ou de la pièce justificative dans Hélios étudier l état ack pour les pièces comptables mais aussi pour les pièces justificatives 29

30 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Analyser un Acquit (ACK) et régulariser les flux Les «PJ en attente» HELIOS PES aller PES Signature ACK état 1 ATLAS (réception des PJ) PES PJ En fait, le fichier des pièces comptables a été parfaitement intégré (ACK État à 1). Les mandats ou titres font référence à des PJ (agrafe électronique) mais le transport des PJ n a pas été demandé ou ne s est pas effectué (PES PJ). A la lecture du ACK, la collectivité peut le voir car il n'y a pas de domaine 4 analysé pour cette PJ Pour régulariser, il convient d utiliser la procédure du PES PJ autonome et ne surtout pas retransmettre le bordereau avec les PJ. 30

31 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Analyser un Acquit (ACK) et régulariser les flux La balise «DomaineAck V=4» indique une pièce justificative, la balise «EtatAck V = 0» indique une pièce justificative rejetée. Le motif du rejet est mentionné dans la balise «LibelleAnoAck» : <ElementACQUIT> <DomaineAck V="4" /> <EtatAck V="0" /> <IdUnique V="D2011FA " /> <NumAnoAck V="ERREUR_DOUBLON_PJ" /> <LibelleAnoAck V=" L'identifiant unique de la PJ a déjà été intégré dans HELIOS" /> ACK état 1 ACK état 0 Rejet d'une Pièce Justificative HELIOS PES aller PES Signature ATLAS (réception des PJ) PES PJ La PJ ayant déjà été transmise, seul le bloc PJ réf aurait dû être intégré sans le transport de la PJ. SOLUTION : L agrafe électronique étant présente sur la pièce comptable et la PJ déjà présente dans Atlas: aucune régularisation n est nécessaire 31

32 3. Récupération et exploitation des accusés de réception Exemples d'anomalies de schéma XML : - - <ElementACQUIT> <DomaineAck V="0" /> <EtatAck V="0" /> - <Erreur> <NumAnoAck V="ERREUR_AUTRE" /> <LibelleAnoAck V="Une erreur technique est survenue lors de la validation/decoupage technique (Boite 1) : Erreur de validation XSD en boite 1 [(20,3) tag name "CodBud" is not allowed. Possible tag names are: <CodCol>,<FinJur>]" /> <LibelleAnoAck V="Erreur de validation XSD en boite 1 [(1, ) tag name "IdUnique" is not allowed. Possible tag names are: <Contenu>] " /> <LibelleAnoAck V="Erreur de validation XSD en boite 1 [(1,5795) attribute "V" has a bad value: the value does not match the regular expression "[A-Z]{2,2}[0-9]{2,2}[a-zA-Z0-9]{1,30}".]" /> Pour ce type d'anomalie, la collectivité doit se retourner vers son éditeur 32

33 Pour tout problème, l'ordonnateur doit s'adresser à l'at Ordonnateur 33

34 Merci de votre attention DDFIP 85

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