Schéma volontaire 2BS. GOUVERNANCE ET GESTION du schéma volontaire 2BS

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1 Schéma volontaire 2BS GOUVERNANCE ET GESTION du schéma volontaire 2BS Note sur le statut de ce document Ce document de référence est une partie intégrale du schéma volontaire 2BS développé par l Association 2BS. Cette mise à jour vise à se conformer à la version la plus récente de la Directive UE 2009/28/EC modifiée par la Directive 2015/1513 du Parlement Européen et du Conseil du 9 septembre Association 2BS Page 1 of 18

2 Table des Matières 1. Introduction Contrôle des procédures documentées du Schéma Approbation des Organisations de Vérification Indépendante Approbation des auditeurs Approbation des experts Registre de certificats, d auditeurs et d organisations de vérification Plaintes Rôle des organisations de vérification Rôle de l Association 2BS Reconnaissance d autres Schémas Volontaires Reconnaissance des Schémas Nationaux Transparence, documents/information à publier, politique de communication Rapports annuels Exigences de reporting légal Association 2BS Page 2 of 18

3 1. Introduction L objectif du schéma volontaire 2BS est, en conformité avec la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513, de permettre aux premières entités de collecte et aux opérateurs économiques, tout au long de la chaîne de production des biocarburants, de démontrer la durabilité de leurs produits en conformité avec la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513. Le schéma volontaire 2BS prévoit de couvrir toutes les exigences de la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513 en: - Couvrant toutes les critères de durabilité de la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513 (réductions d émissions de GES, terres et prairies 1 présentant une grande valeur sur le plan de la biodiversité, terres avec un stock important de carbone, tourbières). - Assurant que les premières entités de collecte et les opérateurs économiques fournissent des informations précises et fiables concernant l origine de la biomasse et/ou des biocarburants en conformité avec les critères de durabilité de la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/ Assurant l audit indépendant des systèmes utilisés par les premières entités de collecte et par les opérateurs économiques pour vérifier qu ils sont précis, fiables et protégés contre la fraude. - Assurant que les premières entités de collecte et les opérateurs économiques, qui participent au Schéma, ont un système qui peut être audité en conformité avec les points 2 et 5.2 de Module D1 de l Annexe II de la Décision sur un Cadre Commun pour le Marketing des Produits, et ont accepté la responsabilité de préparer toute information liée à l audit de telles preuves. - Assurant que les premières entités de collecte et les opérateurs économiques utilisent un système de bilan massique approprié en conformité avec la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513 article Assurant que les producteurs de biomasse, les premières entités de collecte et les opérateurs économiques utilisent un système approprié pour le calcul des GES en conformité avec la Directive (UE) 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/1513, article 19 et l Annexe V. Cette procédure présente les principes de gouvernance du schéma volontaire 2BS avec l objectif de garantir la crédibilité du système, la véracité des revendications concernant la durabilité, à travers des audits de vérification indépendants et des décisions indépendantes concernant la conformité des premières entités de collecte et d autres opérateurs économiques tout au long de la chaîne de valeur des biocarburants comme exigé par la Directive Européenne 2009/28/EC modifiée par la Directive (UE) 2015/ Régulation de la Commission (EU) N0 1307/2014 du 8 décembre 2014 Association 2BS Page 3 of 18

4 Structure organisationnelle et membres 1.1. Conseil d Administration de l Association 2BS Structure et Adhésion Le Conseil d Administration est formé de: - Membres des entités qui ont fondé le Consortium 2BS en avril Le Consortium 2BS est une association de syndicats professionnels qui représente l industrie des biocarburants en France. Les entités et les membres du Conseil sont: AGPB (Mr Gildas COTTEN), représente les producteurs de céréales en France AGPM (Mr Gildas COTTEN), représente les producteurs de maïs en France CGB (Mr. Nicolas RIALLAND), représente 14 syndicats de producteurs de betterave en France COOP de France (Mr Vincent MAGDELAINE), représente des coopératives de fermiers français FNA (Mme Stéphanie TOURNOYS), représente des grossistes/ négociants de cultures agricoles TERRES UNIVIA (Mr. Laurent ROSSO), représente une association interprofessionnelle de producteurs d oléagineux et les industries connexes, y compris le biodiesel en France. SNPAA (Mr. Sylvain DEMOURES), représente les producteurs industriels français d alcool d origine agricole. - Un Comité d Ethique de trois membres, dont le rôle est de garantir que les règles définies dans le code d éthique de l Association 2BS sont respectées. Les membres du comité d éthique ont une expertise reconnue dans le domaine de la science, de l agriculture / agronomie, de l écologie, de la traçabilité, de la chaîne de production, de l utilisation d outils de calcul de GES, de la loi et / ou l éthique, si possible dans le domaine de la durabilité des biocarburants et des bioliquides. Les membres du comité d éthique n ont aucun lien d intérêt direct, personnel, familial, patrimonial, financier ou économique o avec les membres de l Association 2BS, o avec le Secrétaire Général de l Association, o avec les membres ou les administrateurs de l Association, o avec les adhérents, les filiales ou organisations affiliées des membres de l Association, Association 2BS Page 4 of 18

5 o avec les auditeurs ou les organisations de certification (organisations de vérification indépendantes) qui exercent une activité liée à la vérification de la conformité avec les critères de durabilité pour les biocarburants et les bioliquides ; - Un secrétaire général, assisté d un comité de pilotage technique avec des représentants de l industrie des biocarburants, y compris les producteurs de biomasse, les premières entités de collecte et les transformateurs de biocarburants Rôles Le Conseil d Administration est l entité qui gouverne le Schéma, responsable de la gestion du schéma volontaire, y compris toutes les décisions. Le Conseil d Administration peut mandater des organisations appropriées en vue de la mise en place et développement du schéma. Les décisions du Conseil d Administration sont généralement prises sur la base d un consensus mais peuvent aussi être prises sur la base des procédures ou du protocole de vote développés et mises en place par les articles l Association 2BS. Le comité de pilotage est une source d expertise et de conseil pour le Secrétaire Général. Ils se réunissent en général une fois par mois Secrétaire Général de l Association 2BS Structure Le Conseil d Administration responsable de la gestion du schéma volontaire 2BS mandate un Secrétaire Général, qui a les compétences appropriées techniques et de gestion, et un Comité d Ethique pour assurer en particulier qu il n y a pas de conflits d intérêt l Association et un de ses membres ou fournisseurs Rôle Le mandat du Secrétaire Général inclut: - Des discussions avec la Commission Européenne, les organisations de l Administration Nationale et d autres entités réglementaires concernant les documents et les procédures du Schéma Volontaire 2BS. - La soumission à la Commission du rapport annuel du schéma - Le contrôle du site internet 2BS et la gestion de la transparence : 1) La liste des opérateurs économiques qui sont reconnus par le schéma et de ceux qui ne participent plus. L information concernant le retrait ou suspension de certificats doit être publiée sans délai. Association 2BS Page 5 of 18

6 2) La version la plus récente des documents du schéma, y compris les recommandations pour les audits. 3) Les organisations de certification qui sont autorisées à effectuer des audits et, le cas échéant, le périmètre géographique de leur accréditation. 4) La publication des coordonnées du schéma, par exemple le numéro de téléphone {+33 (0) }, l adresse mail {contact@2bsvs.org} et l adresse postale {Association 2BS, 11 rue de Monceau, Paris, France}. 5) Les noms schémas volontaires que le schéma reconnaît. - La surveillance de l activité des organisations de vérifications concernant la certification 2BS - Les modifications des documents et des procédures du schéma volontaire 2BS. - La formation et la qualification : 1) Des informations pour les Opérateurs Economiques 2) La Formation et la Qualification des auditeurs - Approbation des Organisations de Vérification - Les opérations du schéma volontaire 2BS : 1) Les enregistrements des auditeurs qualifiés 2) Les enregistrements des Organisations de Vérification indépendantes et approuvées 3) Les enregistrements des Opérateurs Economiques qui demandent à être reconnus par le Schéma (le point d entrée du Processus de Vérification) 4) Les enregistrements des Opérateurs Economiques certifiés par une Organisation de Vérification indépendante et l attribution des numéros de certificat (le point de sortie du Processus de Vérification) 5) La perception des redevances des opérateurs économiques - Support Technique : 1) Les réponses aux questions techniques, concernant le schéma, qui proviennent des Opérateurs Economiques, des Organisations de Vérification ou d autres parties prenantes y compris les Autorités et les ONG. 2) Gestion des appels et des plaintes 3) La mise à jour des documents du Schéma, la veille règlementaire, le suivi avec les Autorités 4) L organisation de réunions annuelles avec les représentants des organisations de vérification reconnues Ces activités sont rapportées au Conseil d Administration et peuvent être consultées le cas échéant. Association 2BS Page 6 of 18

7 1.3. Organisations de Vérification Indépendantes Attributs et sélection Les organisations de vérification fourniront un service d audit indépendant et fiable et seront approuvés par le Secrétaire Général selon les exigences définies dans la procédure la plus récente concernant le processus de vérification de schéma, 2BS- PRO-02. Les Organisations de Vérification doivent avoir les attributs suivants: 1) Accréditées par des organisations mentionnées dans l Article 4 de la Régulation (EC) No 765/2008 ; ou 2) Accréditées par des organisations qui ont un accord bilatéral avec la Coopération Européenne pour l Accréditation ; ou 3) Accréditées par une organisation d accréditation nationale qui est affiliée au Forum International de l Accréditation(FIA); ou 4) Accréditées par un membre titulaire ou un membre associé d ISEAL ; ou 5) L engagement de conformer avec ISO 17011: 2004 (Exigences générales pour les organisations d accréditation, l accréditation de conformité, les organisations d évaluation), ou un équivalent justifié, dans un délai de 3 ans (cohérent par rapport à un membre associé ISEAL) Rôle Le rôle de l Organisation de Vérification est de : - Signer un contrat avec les Opérateurs Economiques qui veulent adhérer et être vérifiés selon les exigences du Schéma. - Effectuer la vérification indépendante de l opérateur économique, faire des rapports sur la conformité et émettre un certificat sur la base d un audit de vérification indépendant et d une décision indépendante. Les audits de vérification seront effectués et un certificat sera émis avant que l opérateur économique puisse revendiquer la durabilité. - L organisation de vérification assurera aussi que ses auditeurs approuvés effectuent au minimum les activités suivantes avant et pendant les audits : 1) Identifier les activités de l opérateur économique qui concernent les critères du schéma, basé sur les informations fournies lors du processus de demande d adhésion. 2) Effectuer une analyse de risque des activités et des opérations à auditer, qui pourraient mener à une erreur importante, basée sur les connaissances professionnelles du vérificateur et sur les informations fournies par l opérateur économique. L analyse de risque devra au minimum inclure une identification de tous les sites logistiques et les activités principales couvertes par l unité de certification. 3) Rédiger un plan et un agenda de vérification qui correspondent à l analyse de risque et au périmètre et à la complexité des sites et des activités couverts par l audit de vérification. Association 2BS Page 7 of 18

8 4) Identifier les systèmes pertinents de l opérateur économique et de son organisation globale concernant les critères du schéma et vérifier la mise en place efficace de systèmes appropriés de gestion de groupe et de contrôle interne en vérifiant les politiques, les procédures et les instructions écrites appropriées et en examinant un nombre de documents de surveillance pendant l audit. 5) Exécuter le plan de vérification en recueillant des preuves documenté et non-documenté (par exemple, par des entretiens, etc.) en accord avec la méthodologie d échantillonnage définie dans la Procédure pour le Processus de Vérification. 6) Assurer un niveau minimum de conformité par rapport aux critères de durabilité en conformité avec les exigences du schéma volontaire 2BS. Lorsque des non-conformités sont identifiées, elles seront classifiées et traitées, le cas échéant, comme des non-conformités critiques, majeures ou mineures. 7) Analyser le risque qui pourrait mener à une revendication de durabilité erronée de la part de l opérateur économique. Si un tel risque a été identifié par l auditeur, ce fait sera enregistré dans le rapport d audit et une non-conformité appropriée critique, majeure ou mineure sera constatée. Lorsqu un risque important et systémique de revendication de durabilité erronée a été identifié, l auditeur constatera une nonconformité critique et recommandera la suspension de l opérateur économique. 8) Revoir comment l opérateur gère les plaintes qu il pourrait recevoir de partis intéressés. 9) Demander à l opérateur économique de résoudre dans un délai spécifié toutes les non-conformités identifiées et de fournir tout élément manquant dans la piste d audit, d expliquer les variations, ou revoir les revendications ou les calculs en constatant des non-conformités appropriées ou avant de faire une recommandation de vérification formelle. 10) Emettre un certificat après un audit initial ou de renouvellement en conformité avec les critères du schéma volontaire 2BS. 11) Confirmer la validité et le périmètre du certificat pendant chaque audit de surveillance. 12) Mettre à jour et notifier le périmètre du certificat le cas échéant. 13) Suspendre un certificat o si une non-conformité critique est constatée pendant un audit de surveillance et un deuxième audit est nécessaire avant de pouvoir émettre un certificat ; o si une non-conformité majeure n est pas résolue dans un délai de 3 mois. Association 2BS Page 8 of 18

9 14) Retirer un certificat si les problèmes qui ont menés à la suspension du certificat n ont pas résolus dans un délai de 30 jours. 15) Informer le Secrétaire Général lorsqu un opérateur économique qui a une non-conformité majeure est en train d obtenir une re-certification avec un autre schéma volontaire. Cette exigence s applique lorsqu un opérateur économique, qui était certifié sous un autre schéma, cherche à être certifié sous 2BS. 16) Informer le Secrétaire Général du retrait ou de la suspension de certificats sans délai. 17) Assurer que les audits de vérification annuels sont effectués à la date d anniversaire de l émission du certificat avec une tolérance de +2 ou 2 mois Surveillance des organisations de vérification Vérifier la conformité des organisations de vérification avec les provisions du schéma et qu un système de surveillance interne est en place, comme suit: a. Revue des dossiers d audit Un échantillon de dossiers d audit, sélectionné sur la base d une analyse de risqué, est vérifié par rapport aux exigences du schéma. Le Secrétaire Général effectue, pour chaque organisation de vérification et de façon régulière (au minimum 3 fois par an), une vérification de 3 dossiers d audit. Les documents du dossier d audit à soumettre à la vérification sont : le plan d audit, le rapport d audit, le suivi des actions correctives, les listes de contrôle 2BS, les qualifications des auditeurs avec la revue annuelle de la performance et des compétences. b. Audits d intégrité Les audits d intégrité, visant à vérifier les exigences d accréditation et de contrat entre 2BS et les organisations de vérification, sont effectués par un tiers régulièrement 2 ; le périmètre de ces audits couvre l activité d audit et les compétences de l auditeur sur site (opérateur) et les services et les compétences des services administratifs (organisation de vérification) et le statut d accréditation des autorités nationales d accréditation dans les environs. 2 Typiquement chaque organisation de vérification est auditée tous les deux ans, mais la fréquence peut être réduite et corrélée aux résultats d audits antérieurs combiné avec le résultat de la surveillance trimestrielle des packages d audit - c est à dire, le rapport d audit, le plan d audit, les demande d actions correctives, les documents qui détaillent les qualifications des auditeurs, etc. Association 2BS Page 9 of 18

10 En plus, et dans le cas où des informations pertinentes concernant des non-conformités potentielles ont été communiquées au schéma par des partis externes, un audit d intégrité sera effectué pour revérifier le travail effectué par les organisations de vérification. Un tiers impartial et compétent, et indépendant des opérateurs économiques, et qui reconnaît les intérêts des organisations de certification, effectue les audits d intégrité audits. Des règles contractuelles de déontologie signées par le principal contractant et l Association 2BS fixent le cadre des services qui sont fournis. En plus d avoir une bonne connaissance des standards et des procédures 2BS et d être un vérificateur de GES senior ISO 14064, l auditeur d intégrité devrait être, actuellement ou antérieurement, un auditeur accrédité COFRAC. Une analyse rétrospective des exigences d actions correctives et des recommandations des audits de bonnes pratiques soulevées lors des audits d intégrité et des revues de dossiers de surveillance, sont présentés de manière anonyme pour discussion tous les 6 mois dans une réunion qui réunit toutes les organisations de vérification et l Association 2BS. L objectif est de garantir des approches harmonisées et de revoir l efficacité des actions décidées lors des réunions précédentes. De cette façon 2BS gère la promotion de bonnes pratiques et des actions correctives et préventives typiques dans le domaine de l audit des organisations de vérification en lien avec le standard 2BS Exclusion d une Organisation de Certification du panel de vérificateurs reconnus par 2BS Le Conseil d Administration, suite au non-respect grave et récurrent des règles 2BS, peut décider terminer l accréditation une Organisation de Vérification. Les niveaux de sanctions progressives pour l organisation de vérification sont: o A Premier avertissement notifié o B Interdiction de signer de nouveaux contrats de certification 2BS pendant les 3 mois suivants o C Interdiction d effectuer d audits pendant les 3 mois suivants ; des audits peuvent être effectués par / délégués à d autres organisations de vérification reconnues sur décision de l opérateur économique certifié. o D Résiliation et deux ans d exclusion de toute reconnaissance par 2BS ; les audits et les transferts de Association 2BS Page 10 of 18

11 certification sont délégués à d autres organisations de vérification reconnues sur décision de l opérateur économique certifié. Les critères de résiliation couvrent le non-respect régulier des : o articles 5, 6 et 7 d ISO 19011:2011 o standards et procédures 2BS applicables o délais pour effectuer toute action corrective notifiée suite à un audit d intégrité ou une revue de documents par 2BS o demandes d actions correctives identifiées précédemment 1.4. Opérateurs Economiques Type Toute entité légale qui agit comme Première entité de collecte (biomasse agricole), Point de collecte (déchets et résidus), Négociant (biomasse, biocarburant, bioliquide et biogaz) ou Unités de production / transformation (biocarburant, bioliquide et biogaz) et qui souhaite être vérifié pour démontrer sa conformité avec la Directive Européenne 2009/28/CE modifiée par la Directive (UE) 2015/1513. Les entités ci-dessus, qui souhaitent être vérifiées par rapport aux exigences du schéma volontaire 2BS, devront développer et mettre en place un système de gestion des documents. Elles doivent assurer qu elles ont en place des procédures documentées appropriés et les documents et preuves écrites pour démontrer leur conformité. 2BS-STD-01 contient les exigences qui s appliquent aux premières entités de collecte (biomasse agricole), aux points de collecte (déchets et résidus) ou aux deux. 2BS-STD-02 contient les exigences qui s appliquent aux négociants de biomasse agricole, de déchets et de résidus, de biocarburants, de bioliquides et de biogaz unités de production / transformation de biocarburants, de bioliquides et de biogaz Les premières entités de collecte, les points de collecte et les unités de production/ transformation, ne peuvent être inclus dans une approche d audit de groupe que si la base contractuelle, sur laquelle ils opèrent, évite des incitations à faire de fausses revendications concernant la nature de la matière première et que le risque de comportement frauduleux est faible. Association 2BS Page 11 of 18

12 Rôle - Signer un contrat de vérification avec une Organisation de Vérification approuvée. - Donner accès aux informations nécessaires pour permettre à l Organisation de Vérification approuvée d effectuer l audit de vérification. - Avoir un système vérifiable qui fournit les preuves nécessaires concernant les revendications de durabilité qu ils font ou sur lesquelles ils appuient. - Garder les preuves et documents pendant un minimum 5 ans. - Accepter la responsabilité de la préparation, l obtention et la mise à disposition de toute information utile pour que l Organisation de Vérification indépendante puisse effectuer un audit de vérification en conformité avec les exigences du schéma volontaire 2BS. - Accepter de déclarer les noms de tous les schémas dans lesquels ils participent et accepter de fournir aux auditeurs toute information nécessaire, y compris les données du bilan massique et les rapports d audit (dans l accord d utilisateur du schéma); - Accepter et signer l accord d utilisateur du schéma. 2. Contrôle des procédures documentées du Schéma Pour être valable les documents du schéma sont approuvés, contrôlés et enregistrés par le Secrétaire Général sur le site internet 2BS. Les documents du schéma incluent : - procédures - standards - matériel de formation - dossiers - actualités Seule la dernière version des documents est rendue disponible par le Secrétaire Général. Cette dernière version doit montrer le numéro de référence approprié. La diffusion des documents est gérée par le Secrétaire Général. Lorsque de nouvelles informations ou listes officielles concernant les zones protégés sont disponible auprès de la CE, ou toute autre mise à jour similaire, les standards et/ou documents du schéma seront mis à jour en conséquence. Les mises à jour des documents normatifs du schéma volontaire 2BS doivent être signalées à la Commission Européenne avant leur publication ou leur utilisation sur le terrain. Association 2BS Page 12 of 18

13 3. Approbation des Organisations de Vérification Indépendante Les Organisations de Vérification qui fournissent des services d audit indépendants pour le Schéma doivent démontrer leur indépendance et compétence, par la voie d une accréditation formelle selon les critères proposées dans le La décision d approuver une organisation de certification indépendante est prise par le Secrétaire Général après avoir reçu les preuves documentaires d indépendance et compétence par l accréditation formelle par rapport aux critères proposées dans le Avant de prendre une décision d approuver une organisation de certification indépendante, le Secrétaire Général doit revoir les procédures, les formulaires et les modèles de l organisation de certification qui ont été développés par l organisation de certification spécifiquement pour le schéma volontaire 2BS, ce qui inclut: - Les preuves de l accréditation actuelle. - La procédure de certification, du processus d application jusqu à la décision de certification, y compris les procédures pour enregistrer les certificats émis et pour contrôler les revendications de durabilité. - Les directives pour l audit et le programme de formation des auditeurs qui effectueront les audits 2BS. - Le formulaire d application pour les premières entités de collecte, les points de collecte, les négociants et les opérateurs de transformation. - Le modèle de contrat incluant des clauses claires pour assurer que des audits de surveillance inopinés peuvent être effectués, et dans quelles conditions un certificat peut être suspendu ou résilié. - Le modèle de rapport d audit. - Le modèle de formulaire pour une non-conformité - Le modèle du certificat. - Les CVs des auditeurs proposés, avec les domaines d expertise (Critères d utilisation des terres, vérification des GES et des systèmes de chaîne de valeur) - Les procédures et documents concernant la qualification d auditeur 2BS et la revue annuelle de compétences et de performance. Un accord écrit est signé avec le Conseil d Administration 2BS qui doit exprimer : - L engagement de l organisation de vérification par rapport à la confidentialité concernant tous les éléments et toutes les informations qui sont mis à disposition de ses employés pour toutes les activités liées à la mise en place du schéma volontaire 2BS ; - L engagement concernant l indépendance et l intégrité de l organisation de vérification pendant la performance des activités d audit et de certification liées au schéma volontaire 2BS ; Association 2BS Page 13 of 18

14 - L engagement de respecter toutes les exigences du schéma volontaire 2BS, en particulier concernant l impartialité, l intégrité et la compétence, y compris l utilisation d auditeurs et employés qualifiés pour la revue des offres, la vérification des rapports, la surveillance du programme d audit, la conduite d évaluations audio, l entretien et l amélioration de la compétence des auditeurs, et la gestion des certificats ; - L acceptation des procédures 2BS concernant la surveillance, le monitoring et la discipline. 4. Approbation des auditeurs Les auditeurs et tout le personnel concerné de l organisation de vérification indépendante qui sont impliqués dans des activités liées au schéma volontaire 2BS doivent avoir le niveau de connaissances et compétence nécessaire pour exécuter leurs tâches en conformité avec les exigences du Schéma. Les auditeurs seront formellement approuvés pour des domaines spécifiques de compétence et auront toutes les compétences nécessaires pour effectuer des audits spécifiques. Par exemple, les auditeurs effectuant des audits par rapport au standard 2BS- STD-01 (critères d utilisation des terres) doivent avoir une qualification ou de l expérience professionnelle dans le domaine de l agriculture, de l écologie ou un domaine similaire, de l expérience dans le domaine des systèmes de bilan massique, de la traçabilité, du traitement de données ou des domaines similaires, tandis que les auditeurs qui effectuent des audits par rapport au standard 2BS-STD-02 (unités de production et commercialisation) doivent avoir des compétences sectorielles supplémentaires basées sur l éducation, l expérience ou la formation. Les auditeurs, qui effectuent des audits par rapport à 2BS-PRO-03 (méthodologie GES), doivent avoir l expérience nécessaire en agriculture, en sciences naturelles, en ingénierie (chimie, processus, etc.), gestion de l énergie ou similaire en fonction du type d audits à effectuer par chaque auditeur. En particulier, les organisations de vérification doivent mettre en place une procédure pour qualifier leurs auditeurs pour assurer qu ils satisfont les conditions minimum suivantes: o être actuellement qualifié pour auditer les Systèmes de Gestion selon les processus internes de l organisation de vérification, en conformité avec l article 7 d ISO 19011:2011, avec les compétences sectorielles nécessaires, avant de s inscrire à une session de formation du schéma volontaire 2BS. o avoir suivi une formation approuvée par 2BS et avoir réussi les examens liés à la formation o des preuves doivent être fournies par exemple, des certificats de formation, des journaux d audit et un Curriculum Vitae détaillé Association 2BS Page 14 of 18

15 o des preuves de la revue 2BS annuelle de performance et de compétences En cas de mises à jour exigées par la Commission Européenne, le Conseil d Administration peut décider d imposer, après avoir rajouté les nouvelles exigences aux procédures applicables du schéma volontaire 2BS, une session de formation supplémentaire pour tous les auditeurs qui souhaitent rester qualifiés. Les exigences concernant les qualifications des auditeurs sont décrites dans la procédure pour la vérification du processus du schéma, 2BS- PRO Approbation des experts Lorsqu il y a besoin d un expert pour évaluer si une prairie garde une composition d espèces naturelles, des caractéristiques écologiques naturelles et des processus naturels et si la prairie abrite un large éventail d espèces, l approbation est faite par le Conseil d Administration sur la base de leur formation scientifique, leur expérience et leurs connaissances pour faire face aux besoins spécifiques d expertise de la zone géographique en question. Les Organisations de Vérification proposent les experts. 6. Registre de certificats, d auditeurs et d organisations de vérification Le Secrétaire Général enregistre : - Les certificats d auditeurs qualifiés par domaine d expertise - Les experts par zone géographique - Les accords écrits des Organisations de Vérification approuvées - Les certificats actifs, suspendus et retirés des Opérateurs Economiques 7. Plaintes La réactivité devant des plaintes est un des principes de l Association 2BS. Les parties, qui s appuient sur la certification, s attendent à ce que leurs plaintes soient examinées et, si elles s avèrent être justifies, devraient avoir confiance que les plaintes seront traitées de manière appropriée et que tout effort raisonnable sera fait pour résoudre les problèmes. La réponse efficace aux plaintes représente un moyen de protection important, pour le schéma volontaire 2BS, les organisations de vérification, ses clients et d autres utilisateurs de la certification contre des erreurs, des omissions ou des comportements déraisonnables Rôle des organisations de vérification Le processus de gestion des plaintes et des dossiers, qui contiennent des informations reçues de tiers et qui sont pertinents pour la certification 2BS, au niveau de l organisation de vérification, Association 2BS Page 15 of 18

16 sera accessible à tout moment pour le Secrétaire Général et pour l auditeur, mandaté par 2BS, qui effectue les audits d intégrité. Ce processus doit inclure, au minimum, les éléments suivants: a) Un plan du processus pour la réception, la validation et l investigation de la plainte, et pour la décision de ce qu il faut faire pour y répondre ; b) Le suivi et l enregistrement des plaintes des clients, y compris ce qui a été fait pour les résoudre ; c) Le suivi et l enregistrement des informations, reçues de tiers, et qui sont pertinentes par rapport à la certification, y compris ce qui a été fait pour la planification de futurs audits ; d) Assurer que toute correction ou action corrective appropriée est effectuée ; 7.2. Rôle de l Association 2BS Toute partie intéressée peut déposer une plainte formelle ou faire une allégation de fautes graves, concernant les membres du schéma, auprès du Secrétaire Général par rapport à la performance d une entité certifiée ou d une organisation de vérification indépendante. Le Secrétaire Général est responsable de la collecte et la vérification de toute information nécessaire pour valider la plainte et, lorsque c est possible, d accuser réception de la plainte, et de fournir au plaignant en rapport de suivi et le résultat du processus. Lorsque c est possible, le Conseil d Administration informera le plaignant de la fin du processus de gestion de plaintes validera la communication du sujet de la plainte et de sa résolution afin de répondre aux demandes d information des autorités compétentes des Etats Membres de l UE. Des audits d intégrité peuvent être effectués pour vérifier le travail fait par les organisations de vérification et toute plainte sera résolue dans un délai raisonnable, pas plus de 30 jours. Les audits d intégrité peuvent être effectués sur site si nécessaire (selon la nature de la plainte). 8. Reconnaissance d autres Schémas Volontaires Suivant la recommandation Commission Européenne, le schéma volontaire 2BS peut reconnaître d autres schémas volontaires qui sont officiellement approuvés par la Commission Européenne dans le contexte de la Directive 2009/28/EC sous condition que: - Dans le cas d un schéma complètement reconnu par la Commission Européenne, un accord de reconnaissance mutuelle est signé le Conseil d Administration et le propriétaire de l autre schéma. Le Conseil d Administration peut reconnaître d autres schémas volontaires approuvés par la Commission Européenne, et pour des étapes spécifiques de la chaîne de production des biocarburants si nécessaire.. Une liste des schémas volontaires reconnus doit être maintenue à jour par le Secrétaire Général et est disponible sur le site internet 2BS. Association 2BS Page 16 of 18

17 9. Reconnaissance des Schémas Nationaux Le schéma volontaire 2BS reconnaît les schémas nationaux qui sont reconnus comme étant en conformité avec les conditions détaillées dans la Directive 2009/28/EC modifiée par la Directive 2015/1513 UE concernant la vérification de conformité avec les critères de durabilité détaillées dans les Articles 17(2) à (5). 10. Transparence, documents/information à publier, politique de communication L information qui peut être rendu disponible pour toute partie intéressée est comme suit: (1) La liste des opérateurs économiques qui sont reconnus par le schéma et de ceux qui ne participent plus. (2) La version la plus récente des documents du schéma y compris les directives pour les audits. (3) La liste des Organisations de Vérification approuvées et leur accréditation (4) Les coordonnées du schéma, par exemple le numéro de téléphone, l adresse mail et l adresse postale. (5) Les noms des autres schémas volontaires que le schéma reconnaît. 11. Rapports annuels Exigences de reporting légal Le premier rapport annuel doit être présenté avant le 6 octobre 2016 et, ensuite chaque année avant le 30 avril. En général, le rapport prendra en compte l année civile précédente. Le premier rapport couvrira au minimum six mois à partir du 9 septembre Le rapport inclut les informations pertinentes concernant les opérations du schéma, à savoir: (a) l indépendance, la modalité et la fréquence des audits, à la fois par rapport à ce qui est constaté concernant ces aspects dans la documentation du schéma au moment où le schéma concerné a été approuvé par la Commission, et aussi par rapport aux meilleures pratiques de l industrie ; (b) la disponibilité, et l expérience et transparence dans l application, de méthodologies pour identifier et gérer la non-conformité, en particulier concernant la gestion de situations ou allégations de fautes graves de la part des membres du schéma ; (c) la transparence, particulièrement par rapport à l accessibilité du schéma, la disponibilité de traductions dans les langues pertinentes des pays et des régions desquels les matières premières sont originaires, l accessibilité d une liste d opérateurs certifiés et de certificats appropriés, et l accessibilité des rapports des auditeurs ; (d) la participation des intéressés, en particulier concernant la consultation avec des communautés indigènes et locales avant la prise de décision pendant la rédaction et la révision du schéma et aussi pendant les audits, et la réponse à leurs contributions; Association 2BS Page 17 of 18

18 (e) la solidité globale du schéma, en particulier concernant les règles sur l accréditation, la qualification et l indépendance des auditeurs et des organisations appropriées du schéma ; (f) les mises à jour de marché du schéma, la quantité de matières premières et de biocarburants certifiée, par pays d origine et par type, le nombre de participants ; (g) la facilité et l efficacité de la mise en place d un système qui suit la preuve de conformité avec les critères de durabilité que le schéma donne à ses membres, un tel système visant à empêcher de l activité frauduleuse avec comme but, en particulier, la détection, le traitement et le suivi d une fraude potentielle et d autres irrégularités et, le cas échéant, le nombre de cas de fraude ou irrégularités détecté; (h) les options pour les entités d être autorisées à reconnaître et surveiller les organisations de certification ; (i) les critères pour la reconnaissance ou l accréditation des organisations de certification ; (j) les règles concernant comment la surveillance des organisations de certification doit être faite ; (k) les possibilités de faciliter ou améliorer la promotion des meilleures pratiques. L Association 2BS et ses employés sont responsables de recueillir les informations nécessaires pour satisfaire l exigence de reporting, des informations objectives émanant des opérations schéma volontaire 2BS. Un avocat indépendant recueillit toutes les informations concernant les mises à jour marché de 2BS, à savoir la quantité de matières premières et de biocarburants certifiée, par type et par pays d origine. Les sources d information typiques ont: o Les réunions du Conseil d Administration 2BS o Les comités de pilotage 2BS o Une revue des données, tout en respectant à tout moment la confidentialité de l information de: o journaux de contrats avec les organisations de vérification o revues des audits d intégrité o revues de surveillance des organisations de vérification o revue des journaux de plaintes o réunions annuelles avec les organisations de vérification o revues des journaux de formation des auditeurs o Association 2BS Page 18 of 18