Guide pour une demande de financement Fonds régional d investissement jeunesse (FRIJ) Projets locaux et régionaux

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1 Guide pour une demande de financement Fonds régional d investissement jeunesse (FRIJ) Projets locaux et régionaux

2 Table des matières 1. PRÉSENTATION Le Forum jeunesse de la région de la Capitale- Nationale Le Fonds régional d investissement jeunesse (FRIJ) CADRE GÉNÉRAL D APPLICATION Valeurs des jeunes de la région de la Capitale- Nationale Projets admissibles CONDITIONS D ATTRIBUTION Nature des projets Organismes admissibles Dépenses admissibles Clauses d exclusion Critères d évaluation Nature de l aide demandée PRÉSENTATION D UNE DEMANDE Contenu de la demande Dépôt de la demande Processus de traitement Modalités de versement Suivi du projet Dispositions particulières

3 1. PRÉSENTATION 1.1 Le Forum jeunesse de la région de la Capitale-Nationale Le Forum jeunesse de la région de la Capitale-Nationale (FJRCN) est un comité aviseur lié à la Conférence régionale des élus de la Capitale-Nationale (CRÉCN) en vertu d une entente signée entre celle-ci et le Secrétariat à la jeunesse (SAJ). Il a pour mission de concerter, d informer, de mobiliser et de représenter les jeunes de 12 à 35 ans de manière à ce qu ils puissent contribuer activement au développement social, culturel et économique de la région de la Capitale-Nationale. La table du FJRCN est composée de trois types de membres distincts, pour un total de 33. Les membres territoriaux, au nombre de 17, représentent les six arrondissements de la Ville de Québec, les municipalités de L Ancienne-Lorette et de Saint-Augustin-de-Desmaures, le territoire de la Nation huronne-wendat et les six municipalités régionales de comtés (MRC) de la région; les membres sectoriels, au nombre de 13 sont issus des collèges sectoriels du FJRCN; enfin, les membres cooptés, dont le maximum est de 3, peuvent être nommés par la Table selon des besoins ponctuels et spécifiques. Les mandats du FJRCN consistent notamment à : Exercer un rôle conseil auprès des instances régionales sur les problématiques touchant les jeunes de la région; Susciter la participation, la représentation et la relève des jeunes au sein des instances locales et régionales; Favoriser la concertation entre les acteurs du milieu de manière à répondre aux attentes des jeunes; Favoriser la diffusion d information sur les enjeux reliés à la condition des jeunes; gérer l enveloppe budgétaire du Fonds régional d investissement jeunesse; Remplir les mandats découlant de la Stratégie d action jeunesse du gouvernement du Québec et du plan quinquennal de développement de la région de la Capitale-Nationale; Élaborer un plan d action jeunesse annuel favorisant l arrimage entre les paliers local et régional ainsi qu avec les groupes sectoriels; Mettre en œuvre les propositions contenues dans le Plan d action du FJRCN. 1.2 Le Fonds régional d investissement jeunesse Le Fonds régional d investissement jeunesse (FRIJ) est une enveloppe régionalisée créée en 2002 par le gouvernement du Québec pour appuyer le développement de projets locaux et régionaux dans chacune des régions du Québec. La Stratégie d action jeunesse bonifie l enveloppe nationale de 50 M$. Pour la région de la Capitale-Nationale, cette enveloppe représente quelque $ pour la durée de la stratégie, soit $ annuellement. C est le FJRCN qui est chargé de stimuler, d analyser et de soutenir les projets soumis au FRIJ. Celui-ci soutient prioritairement des projets soumis «par» et «pour» les jeunes. Un partage équitable entre les milieux rural et urbain est assuré. 3

4 2. CADRE GÉNÉRAL D APPLICATION 2.1 Valeurs des jeunes de la région de la Capitale-Nationale Le FRIJ est géré comme un outil de développement qui se veut durable et équitable. Ce développement doit favoriser les partenariats organisationnels ou sectoriels et la mise en réseau des diverses expertises. Le développement ne prend véritablement son sens que s il est au service des personnes et des communautés 1. En ce sens, les projets soutenus doivent se conjuguer avec des valeurs de référence qui guident l action des acteurs du développement, dont les citoyens et citoyennes, et qui sont partagées par les jeunes de la région, soit : La solidarité entre les générations; La reconnaissance de l égalité, des droits et libertés et de la dignité des personnes; L affirmation de la responsabilité des individus, des organisations et des entreprises; La valorisation de l éducation, de la créativité, de l initiative et du dépassement; La valorisation de la diversité; La participation active à la vie publique; La protection de l environnement. Le développement régional s inscrit dans un ensemble de principes, lois et règlementations propres à la société québécoise dont le gouvernement du Québec assure le respect et la mise en application. Le FRIJ participe pleinement, en tout respect avec les valeurs de référence dont s est doté le FJRCN, aux efforts de développement durable et d atteinte de l égalité de fait entre les femmes et les hommes. En s inspirant de la Loi sur le développement durable 2, le FRIJ inscrit les seize principes de développement durable dans le soutien apporté aux projets locaux et régionaux. Les promoteurs sont amenés à apprécier les dimensions environnementale, sociale et économique des effets qu ont leurs projets sur leur milieu. Ces principes sont : - santé et qualité de vie - équité et solidarité sociales - protection de l environnement - efficacité économique - participation et engagement - accès au savoir - subsidiarité - partenariat et coopération intergouvernementale - prévention - précaution - protection du patrimoine culturel - préservation de la biodiversité - pollueur payeur - internalisation des coûts - respect de la capacité de support des écosystèmes - production et consommation responsables 1 Extrait du Plan quinquennal de développement de la région de la Capitale-Nationale , chapitre

5 Par ailleurs, en reconnaissant la nécessité d appliquer une analyse différenciée selon les sexes (ADS) 3 et de promouvoir des mesures concrètes et visibles afin d intégrer l égalité entre les femmes et les hommes dans les projets soutenus, le FRIJ souhaite travailler de concert avec les promoteurs de projets afin qu ils discernent de façon préventive les effets distincts sur les femmes et les hommes que pourra avoir l adoption d un projet à l intention des citoyennes et des citoyens, sur la base des réalités et des besoins différenciés selon les sexes. 2.2 Projets admissibles Les projets soumis au FRIJ doivent être en concordance avec les valeurs des jeunes de la région de la Capitale-Nationale, en lien avec l une ou plusieurs des priorités du Plan quinquennal de développement de la région de la Capitale-Nationale et avec celles de la Stratégie d action jeunesse du gouvernement du Québec. Pour cette dernière, les orientations sont les suivantes : - Le passage à l autonomie (Le Défi de l éducation et de l emploi) : Soutenir davantage les jeunes qui éprouvent des difficultés d insertion sociale et professionnelle; Prévenir le décrochage scolaire; Ouvrir davantage l école sur son milieu de vie et la communauté. - Le développement pour un Québec entreprenant (Le Défi de l entrepreneuriat) : Supporter le développement de la culture entrepreneuriale chez les jeunes; Soutenir l accompagnement régional des jeunes entrepreneurs. - Le mieux-être collectif (Le Défi de la santé) : Favoriser le renforcement des liens intergénérationnels; Favoriser le développement d habiletés personnelles et sociales et l acquisition de saines habitudes de vie; Lutter contre le suicide et l hypersexualisation des jeunes. - Les jeunes au cœur du développement (Le Défi des régions) : Accroître l engagement et la participation citoyenne des jeunes dans leurs milieux de vie; Favoriser le maintien, le retour et l établissement des jeunes dans les territoires ruraux de la région. - Une société inclusive (Le Défi de la diversité) : Promouvoir l égalité des chances et s ouvrir à la diversité; Accroître l implication sociale des jeunes issus de l immigration. - Une jeunesse engagée pour un Québec plus vert (Le Défi de l environnement). Pour ce qui est du Plan quinquennal de développement de la région de la Capitale-Nationale , les orientations sont : Assurer le développement de toutes les communautés; Optimiser l activité économique et l emploi;

6 Prévenir l exclusion sociale et lutter contre la pauvreté; Affirmer la culture comme pôle de développement; Bâtir des milieux de vie soucieux de l environnement. 3. CONDITIONS D ATTRIBUTION 3.1 Nature des projets Un PLR intervient de façon ponctuelle sur une problématique jeunesse particulière et ciblée en vue de dynamiser le milieu. Le projet vise à améliorer la situation des jeunes de la région. Pour ce faire, il doit être : Novateur : un projet qui ne fait pas partie de l offre de services réguliers de l organisme et qui n est pas dispensé par un autre organisme sur le territoire visé; Ponctuel : un projet qui permet la réalisation d un événement ou d une activité se déroulant sur une période de moins de 24 mois; et Par et pour les jeunes : les projets doivent être conçus pour des jeunes âgés de 12 à 35 ans résidant sur le territoire de la Capitale-Nationale. Ceux-ci devront aussi participer activement à la gestion et à la réalisation du projet. En outre, les règles suivantes s appliquent à tout projet local et régional : l autonomie financière à terme et l atteinte d objectifs à court terme (deux ans et moins). 3.2 Organismes admissibles - Organisme incorporé à but non lucratif (OBNL) et coopérative dont les activités sont similaires à celles d un OBNL; - Municipalité, municipalité régionale de comté (MRC), communauté métropolitaine de Québec (CMQ), conseil d agglomération de la Ville de Québec; - Organisme du secteur public ou parapublic des réseaux de l éducation, de la santé et des services sociaux; - Conseil de la Nation huronne-wendat et coopérative autochtone fournissant des services à la communauté dans les domaines social, communautaire, culturel ou des loisirs; - Organisme incorporé à but lucratif, propriété à 100 % de promoteur de 35 ans et moins et en activité depuis plus d un an, dans un contexte d insertion en emploi pour les jeunes; - Organisme admissible parrainant bénévolement un jeune qui veut réaliser un projet local ou régional; - Jeune ou groupe de jeunes, âgés entre 12 et 35 ans, parrainés par un organisme admissible. Ce dernier est responsable de l administration du projet et des engagements décrits dans le protocole d aide financière. 6

7 3.3 Dépenses admissibles Les dépenses admissibles comprennent l ensemble des dépenses affectées à la réalisation d un projet. Il est à noter que seules les dépenses engagées à compter de la date d acceptation de celui-ci par le comité exécutif de la CRÉCN. Il peut s agir de : - La rémunération (salaire et frais afférents) du personnel âgé de 35 ans et moins affecté exclusivement à la réalisation du projet; - La location et l acquisition de biens et services nécessaire à la réalisation du projet; - Toute autre dépense justifiée pour la réalisation du projet et reconnue admissible au moment de l acceptation de l aide financière. Les projets qui sont financés partiellement dans le cadre de programmes réguliers gouvernementaux peuvent bénéficier d un soutien complémentaire du FRIJ. 3.4 Clauses d exclusion Aucune subvention ne sera versée pour : - Le financement régulier ou récurrent d un organisme ou d une activité; - Des projets admissibles aux programmes de financement réguliers des ministères ou d organismes gouvernementaux ou qui viennent dédoubler des projets et des services déjà implantés sur le territoire visé; - Des dépenses d immobilisation ou liées au service de la dette de l organisme; - Des voyages; - Des soirées sociales, des «5 à 7» ou des dégustations; - Des activités de financement; - Des activités de formation ou de perfectionnement des membres d une organisation ou encore des dépenses liées à leur participation à un événement; - Des activités reliées à des partis politiques; - Le démarrage d entreprises privées; - Les dépenses affectées à la réalisation d un projet, mais effectuées ou engagées avant la date de l acceptation officielle de la demande d aide du projet. Si un promoteur a obtenu une subvention du FJRCN ou de la CRÉCN pour un projet au cours des années antérieures ou de l année en cours et qu il est en défaut, notamment de déposer son rapport final dans les délais convenus, il pourrait se voir refuser l admissibilité au FRIJ et/ou à tout autre programme ou fonds gérés par le FJRCN ou la CRÉCN. 3.5 Critères d évaluation L aide financière aux projets est déterminée à l aide des critères suivants : - La pertinence du projet en lien avec les objectifs de développement locaux, régionaux et provinciaux et en réponse aux besoins de la communauté; - Le réalisme du projet en lien avec les objectifs visés; 7

8 - L aspect novateur et structurant du projet; - Les retombées sur les jeunes touchés par le projet; - L implication des jeunes dans la réalisation du projet; - Le rayonnement du projet et, par le fait même, des jeunes; - La crédibilité de l organisme et la qualité du contenu; - L effort de diversification des sources de financement. 3.6 Nature de l aide demandée Les montants minimaux et maximaux de subvention par projet sont respectivement de $ et de $. Le total des contributions venant du FRIJ et des autres programmes des deux gouvernements ne peut excéder 80 % du coût total d un projet présenté par un OBNL et de 50 % du coût total d un projet déposé par un organisme du secteur privé. 4. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE Avant le dépôt d une demande d aide financière, le promoteur doit contacter obligatoirement le conseiller en développement du FRIJ afin de valider l admissibilité du projet. 4.1 Contenu de la demande Les dossiers doivent inclure tous les documents nécessaires, soit : - Le formulaire de demande, incluant les annexes «Suivi budgétaire» et «Mesure de rendement», dûment complété; - Les annexes au formulaire présentant, le cas échéant, tout complément d information jugé nécessaire par le promoteur; - La résolution du conseil d administration de l organisme identifiant la personne responsable du projet, identifiant la personne autorisée à déposer la demande et à signer tous les documents s y rattachant et rendant officiel l engagement financier de l organisme; - Les lettres d engagement des partenaires, dont les confirmations des divers engagements financiers, associés au projet; - La proposition de visibilité offerte; - Le plan d affaires et les études d accompagnement (préfaisabilité, faisabilité, marché, autres) s il y a lieu; - Les lettres patentes de la personne morale; - Une copie des deux derniers états financiers, vérifiés si disponibles, de l organisme et le rapport annuel le plus récent. 4.2 Dépôt de la demande - Le formulaire doit être rempli et transmis en version électronique; 8

9 - Tout autre document exigé ou complémentaire doit être transmis idéalement en version électronique; - Un accusé de réception confirmant l admissibilité du dossier est alors adressé au promoteur; - Les projets seront étudiés par le comité de gestion du FRIJ dans les 4 semaines suivant les dates limites de réception des demandes selon un calendrier disponible dès le début du mois de septembre de chaque année; - Une décision sera alors communiquée par écrit et sera sans appel. S il le désire, le promoteur peut retravailler son dossier et le présenter de nouveau; - Aucune demande ne fera l objet d une présentation devant les membres du comité. Celui-ci se réserve cependant le droit de contacter le responsable du projet ou de demander des avis sectoriels pour obtenir plus de renseignements. 4.3 Processus de traitement Le FJRCN fait tout en son pouvoir afin de garantir un délai de traitement de dossier des plus raisonnables tout en recevant en continu toute nouvelle demande de financement. Ainsi, tout promoteur reçoit une réponse dans les quelque vingt jours ouvrables suivant les dates limites de dépôt de projet rendues publiques. Première étape : Contact obligatoire avec le conseiller en développement du FRIJ afin d évaluer l admissibilité du projet Deuxième étape : Dépôt du dossier complet en prenant en considération le calendrier de dépôts Troisième étape : Analyse du projet par le conseiller en développement du FRIJ Quatrième étape : Étude du projet par le comité de gestion du FRIJ Cinquième étape : Décision sur recommandation du comité exécutif de la CRÉCN Sixième étape : Communication de la décision au promoteur Septième étape : Ronde de signatures du protocole d entente 4.4 Modalités de versement Tous les projets retenus font l objet d un protocole d entente entre le promoteur, la CRÉCN et le FJRCN. Il porte sur les responsabilités et les devoirs respectifs des parties à l égard de l utilisation de l aide financière. Chaque partie en conservera une copie originale signée pour référence ultérieure. En règle générale, l aide financière est versée selon les modalités suivantes : 70 % après la signature du protocole d entente. Le promoteur doit déposer des pièces justificatives prouvant l obtention du financement complémentaire à celui du FJRCN, dont la preuve de la contribution du promoteur au projet. Le promoteur a l obligation de déposer, pour approbation du FJRCN, un plan de visibilité; 30 % après le dépôt du rapport final incluant le rapport de dépenses et de financement. Le promoteur doit déposer les pièces justificatives faisant état de la réalisation de l ensemble du projet et de la totalité des dépenses admissibles encourues, excluant les taxes remboursables et sur dépôt d un rapport démontrant la réalisation du plan de visibilité. Tous ces documents doivent être transmis dans les 60 jours suivant la fin du projet. 9

10 4.5 Suivi du projet En collaboration avec l organisme, le conseiller en développement FRIJ effectue un suivi pour chaque projet accepté pour s assurer que celui-ci répond à toutes les clauses contenues dans le protocole d entente. Le conseiller peut effectuer des visites ou des entretiens téléphoniques afin d obtenir des renseignements concernant la réalisation du projet et ce, en tout temps. La clause de constitution d un comité de suivi prévue au protocole prend immédiatement effet à la demande du FJRCN et de la CRÉCN. La demande d aide financière faisant partie du protocole d entente, le promoteur ne peut modifier le plan d action, de visibilité ou financier sans informer par écrit le conseiller de ses intentions. Toute modification doit être préalablement approuvée par la CRÉCN et le cas échéant, le FJRCN et la CRÉCN se réservent le droit de revoir leur participation financière au projet. Le promoteur soumet au FJRCN tout matériel promotionnel et informatif relatif au projet afin que ce dernier approuve l utilisation de son logo ou de son nom. Le promoteur est tenu de compléter le rapport d étape au moment convenu au protocole. Cette communication permet au FJRCN de pouvoir apprécier le déroulement et les résultats préliminaires du projet et l évaluation que le promoteur en fait. Le promoteur du projet est tenu de produire un rapport final au plus tard 60 jours après la fin du projet. Ce dernier devra comprendre le rapport financier du projet et une copie des pièces justificatives prouvant l exécution du plan de visibilité et la réalisation des dépenses prévues pour l ensemble du montage financier indiqué au protocole. 4.6 Dispositions particulières Une subvention non réclamée dans les 90 jours suivant l envoi de la réponse sera automatiquement annulée. Advenant l annulation du projet, la subvention devra être remboursée en totalité ou en partie, avec présentation des pièces justificatives. Les sommes non dépensées de l aide accordée ne pourront être réclamées ou devront être remboursées. Les clauses de réduction de la somme de la subvention, de défaut et de recours décrites au protocole s appliquent le cas échéant. 10

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