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1 Programme d infrastructures Québec-Municipalités - sous-volet 1.5 (PIQM 1.5) Instructions aux MUNICIPALITÉS relatives à la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles Généralités En vertu du Programme PIQM sous-volet renouvellement des conduites, les municipalités doivent réaliser des travaux de réhabilitation ou de remplacement de leurs conduites de distribution d eau potable et de collecte des eaux usées faisant partie d un plan d intervention approuvé par le ministère des Affaires municipales et de l Occupation du territoire (MAMOT). Les modalités encadrant ce programme font l objet d un guide intitulé Guide sur le programme Québec-Municipalités Sous-volet 1.5 Renouvellement de conduites. Il se retrouve sur le site Web du MAMOT à l adresse : e_piqm_sous_volet_1_5.pdf. Chaque municipalité doit préalablement faire accepter par le MAMOT une demande d aide financière pour les travaux à réaliser. Toutes les demandes retenues aux fins d aide financière feront l objet d un protocole d entente entre le MAMOT et la municipalité visée. Ce protocole d entente établit, entre autres, les travaux de renouvellement pour lesquels l aide financière s applique de même que les modalités de versement de cette aide. Pour toucher l aide financière octroyée, la municipalité bénéficiaire doit présenter au MAMOT une déclaration finale comprenant l ensemble des documents suivants : Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles; Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles signé par le représentant de la municipalité 1 et comprenant les coûts totaux des travaux; Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle signée par le représentant de la municipalité 2 (seulement dans le cas où des contrats ont été octroyés dans le cadre de la réalisation des travaux); Liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux signée par le représentant de la municipalité 2 (seulement dans le cas de travaux réalisés par du personnel de la municipalité); Rapport d audit. 1 Personne en autorité non élue 2 Le trésorier, le directeur général ou le secrétaire-trésorier

2 Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté Afin de produire le Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles, la municipalité doit demander par courriel au MAMOT, à l adresse de lui retourner le Formulaire de présentation de demande d aide financière propre à sa municipalité. Il est important de spécifier dans le courriel le numéro de dossier qui a été attribué (ex.: dossier nº 525xxx). Dans ce formulaire retourné par le MAMOT, et à même le service en ligne du PIQM-conduites, la municipalité doit saisir les informations sur les travaux admissibles réalisés. Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles Le Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles a pour objectif de rendre compte du respect des obligations du protocole d entente. Les obligations générales y sont présentées et des cases à cocher permettent au représentant de la municipalité d indiquer si l obligation correspondante est respectée ou non. Dans la négative, il faut indiquer le motif ayant entraîné le non-respect. Les coûts totaux de réalisation des travaux admissibles pour le remplacement des conduites et pour la réhabilitation sans tranchée des conduites doivent être inscrits par le représentant de la municipalité dans les espaces prévus à cette fin. Ces coûts doivent être établis en tenant compte de la définition des coûts admissibles et non admissibles de l annexe A du présent document et en excluant les coûts liés aux inexactitudes notées au rapport de vérification. Les points 2, 6, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 17 et 18 du Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles doivent faire l objet d un audit. Important : Une seule déclaration finale doit être produite par formulaire de présentation de demande d aide financière. Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle L attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle doit être complétée par le trésorier, le directeur général ou le secrétaire-trésorier lorsque des contrats ont été octroyés dans le cadre de la réalisation des travaux. Tous les contrats octroyés à des fournisseurs dans le cadre de la réalisation de l ensemble des travaux admissibles doivent être indiqués dans ce formulaire. Ce formulaire comporte toutes les instructions visant les situations nécessitant des documents justificatifs à joindre à la déclaration finale. Rapport d audit La municipalité est responsable de mandater un auditeur indépendant pour préparer un rapport d audit. Le vérificateur général d une municipalité peut procéder à la vérification au 2

3 même titre qu un auditeur indépendant (c est le cas des vérificateurs généraux des villes de plus de habitants). Le document «Instructions aux VÉRIFICATEURS relatives à la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles» se retrouve sur le site Web du MAMOT à l adresse : nanciere/piqm/guide_piqm.pdf L audit porte sur : 1. la conformité des longueurs déclarées au Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles; 2. la conformité des coûts des travaux admissibles déclarés au Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles et le respect de certaines des obligations listées dans ce formulaire; 3. la conformité des informations inscrites au formulaire d Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle, si applicable; 4. la conformité des informations inscrites sur la Liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux, si applicable. L audit doit être effectué conformément aux normes d audit généralement reconnues du Canada. La municipalité doit constituer un dossier regroupant tous les documents relatifs aux travaux subventionnés. Ce dossier comprend, entre autres : lettre de promesse; protocole d entente dans le cadre du Programme PIQM sous-volet 1.5; tous les appels d offres, analyses des soumissions et recommandations d octrois de contrats, si applicable; tous les contrats octroyés incluant tous les avenants, ajouts ou modifications (construction, services professionnels, fourniture de matériaux ), si applicable; tous les décomptes progressifs et les directives de changement, si applicable; toutes les recommandations de paiement, si applicable; les factures et les documents de paiement (fournisseurs, fournitures, matériaux); la liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux, si applicable; un registre des feuilles de temps remplies par ses employés qui ont participé à la réalisation des travaux, si applicable ; un rapport d un ingénieur établissant les coûts des matériaux utilisés basés sur le coût réel d achat advenant l utilisation d une réserve de matériaux; protocole d entente avec le ministère des Transports, de la Mobilité durable et de l Électrification des transports (MTMDET), si applicable; protocole d entente relatif au programme d enfouissement des câbles si applicable; l attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle; le Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil; l attestation signée de l ingénieur responsable de la réalisation des travaux. 3

4 Idéalement, les documents au dossier de la municipalité devraient être des originaux. S il s agit de copies, les originaux devront être disponibles lors de l audit. 1. Audit portant sur le Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles Le mandat de cet audit consiste à exprimer une opinion sur la conformité des longueurs de tronçons déclarées par la municipalité dans le Formulaire de présentation d une demande d aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles, par rapport aux longueurs de tronçons apparaissant à l Annexe B du protocole d entente. 2. Audit portant sur le Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles Le mandat de cet audit consiste à exprimer une opinion sur la conformité des coûts des travaux admissibles déclarés aux points 17 et 18 du Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles : point 17 : confirmer que le coût total des travaux admissibles pour le remplacement des conduites inscrit au présent point, incluant les frais incidents, a été établi conformément à la définition des coûts admissibles et non admissibles; point 18 : confirmer que le coût total des travaux admissibles pour la réhabilitation sans tranchée des conduites inscrit au présent point, incluant les frais incidents, a été établi conformément à la définition des coûts admissibles et non admissibles. Le mandat de cet audit consiste également à exprimer une opinion sur le respect de certaines obligations du protocole d entente, soit les points 2, 6, 8, 11, 12, 13, 14 et 15 du Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles : point 2 : si applicable, s assurer d avoir l Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle remplie par la municipalité et dûment signée par le trésorier, le directeur général ou le secrétaire-trésorier (pour la conformité de son contenu, voir la rubrique «Audit portant sur l Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle» plus loin); point 6 : s assurer que le Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil a été bien complété par la municipalité et que le seuil de 28 $ par habitant a été atteint à chaque année de réalisation des travaux subventionnés. Le cas échéant, l auditeur doit indiquer le montant déficitaire; point 8 : s assurer d avoir l attestation signée par l ingénieur responsable de la réalisation des travaux (incluant les travaux en régie). Le cas échéant, l auditeur doit indiquer le coût des travaux pour lesquels aucune attestation n a été fournie par la municipalité; point 11 : s assurer que les travaux de construction admissibles ont débuté après la date de la lettre de promesse; 4

5 point 12 : confirmer si les travaux sont situés à l intérieur du périmètre d urbanisation défini au schéma d aménagement de la municipalité. En effet, le MAMOT a appliqué un facteur de correction à l aide financière si les travaux se situaient à l extérieur du périmètre d urbanisation; point 13 : s assurer que les travaux admissibles n ont pas été réalisés conjointement avec d autres travaux ayant fait l objet de subventions autres que celles du MTMDET ou d un programme d enfouissement de câbles. Le cas échéant, l auditeur doit indiquer le coût des travaux réalisés conjointement avec d autres programmes de subvention (exemple : sous la rue Robert, les travaux au coût de $ relatifs au réseau d égout prévus au protocole ont été réalisés conjointement avec des travaux visant le réseau d aqueduc prévus dans le cadre du programme TECQ); point 14 : dans le cas de travaux réalisés conjointement avec le MTMDET ou dans le cadre d un programme d enfouissement des câbles, s assurer d avoir le décompte progressif final relatif à ces travaux et s assurer que le coût de ces travaux soit exclu du calcul du coût admissible indiqué au point 17; point 15 : dans le cas où le type de travaux spécifié à l annexe B du protocole d entente est la «Réhab.» obligatoire, s assurer que les travaux ont été réellement effectués par une technique de réhabilitation sans tranchée d après les informations colligées au dossier de la municipalité. 3. Audit portant sur l Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle Le mandat de cet audit consiste à exprimer une opinion sur la conformité des informations inscrites au formulaire d Attestation du respect des dispositions législatives relatives à la gestion contractuelle, par rapport aux informations colligées au dossier de la municipalité. 4. Audit portant sur la Liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux Le mandat de cet audit consiste à exprimer une opinion sur la conformité des informations inscrites sur la Liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux, par rapport aux informations colligées au dossier de la municipalité. Délai pour soumettre le rapport d audit et forme du rapport d audit Le rapport d audit doit être soumis au MAMOT dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de la fin des travaux (ou suivant la date de la parution des présentes instructions dans le cas où la date de fin des travaux n est pas antérieure d au moins trois mois à la date de parution des instructions). L auditeur doit exprimer les opinions demandées dans un rapport d audit dont le libellé est basé sur le modèle de rapport d audit, applicable au présent programme, suggéré par le Groupe de travail technique Administrations municipales de l Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (OCPAQ). Ce modèle est fourni à l annexe A des 5

6 Instructions aux VÉRIFICATEURS relatives à la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles. Advenant la constatation d anomalies, l auditeur doit adjoindre à son rapport d audit un rapport complémentaire présentant ces anomalies, y compris les anomalies non significatives et sans effet sur son opinion (sans tenir compte toutefois des anomalies manifestement négligeables). Ce rapport complémentaire doit aussi contenir les commentaires des représentants municipaux sur ces anomalies. 6

7 Annexe A COÛTS ADMISSIBLES ET NON ADMISSIBLES 1. COÛTS ADMISSIBLES Les coûts liés aux éléments suivants sont des coûts admissibles : a) le coût des contrats octroyés aux entreprises; b) le coût des travaux réalisés en régie; ces coûts comprennent : i) les achats de matériaux et de fournitures spécifiés aux plans et devis; ii) les frais de location d'outils, d'équipements et de machinerie, y compris la machinerie de la municipalité, pourvu que ces frais ne dépassent pas les taux prévus au «Répertoire des taux de location de machinerie et d'outillage du gouvernement du Québec» et au «Répertoire des taux de location de machinerie lourde du gouvernement du Québec»; iii) les salaires (au taux horaire simple) des employés municipaux affectés aux travaux; iv) les contrats de main-d'œuvre; c) les frais de laboratoire; d) les frais d'arpentage de chantier; e) les frais de contrôle de la qualité; f) les sommes versées à toutes les étapes du projet aux ingénieurs, architectes, conseillers en gestion, conseillers en gérance de projet, comptables, biologistes, archéologues, arpenteurs, experts-conseils ou auditeur; g) les salaires (au taux horaire simple) des employés municipaux affectés à la confection des plans et devis ou à la surveillance des travaux; h) les frais de financement temporaire (uniquement lorsque les travaux sont financés par un financement permanent) et les frais de financement permanent; i) les coûts reliés à l obtention des autorisations gouvernementales; j) les coûts reliés aux études d évaluation des impacts sur l environnement; k) les coûts liés aux études de potentiel archéologique ou aux travaux de fouilles, le cas échéant; l) Les coûts des communications publiques exigées par le gouvernement relativement au projet admissible; m) les taxes nettes. 7

8 2. COÛTS NON ADMISSIBLES Les coûts liés aux éléments suivants sont des coûts non admissibles : a) les coûts directs engagés avant la signature de la lettre de promesse; b) les services ou travaux normalement fournis par une municipalité ou tout autre organisme pour assurer la mise en œuvre d un projet; c) les frais généraux de même que les autres frais d exploitation ou d administration directs ou indirects; d) les salaires des employés à un taux horaire majoré de même que les avantages sociaux; e) les salaires des employés affectés à l administration municipale; f) les coûts de location de terrains, d'immeubles et d'autres installations; g) les coûts d'acquisition de terrain et autres intérêts connexes (servitudes, droits de passage et autres); h) les coûts d'acquisition de réseaux d'aqueduc et d'égout; i) les coûts d entretien, d exploitation ou de fonctionnement reliés à un projet subventionné dans le cadre du programme; j) les contributions ou les engagements en nature; k) la partie de la taxe de vente du Québec et la partie de la taxe sur les produits et services pour lesquelles la municipalité ou l'organisme peut obtenir un remboursement et tous les autres coûts sujets à un remboursement; l) les coûts de réparation ou de maintenance générale/périodique d'une route d'accès et des structures connexes ou d'installations et/ou d'équipements connexes; m) la rémunération versée à un lobbyiste dûment enregistré en conformité avec les lois en vigueur; n) pour les travaux conjoints avec un programme d enfouissement des câbles, toutes les dépenses de la municipalité associées à sa contribution dans le cadre de ce programme incluant les dépenses relatives à l ingénierie et à l avant-projet spécifique à ce programme. De même, toutes les dépenses relatives aux réseaux aériens (la mise en place des bases pour l éclairage des rues, les servitudes et les droits relatifs aux installations d Hydro-Québec, la modification des installations électriques des clients jusqu à l embase, le retrait des réseaux aériens existants) ne sont pas admissibles. o) les dépenses pour lesquelles la municipalité a obtenu ou obtiendra un remboursement provenant du MTMDET ou d un programme d enfouissement des câbles. p) les travaux de réhabilitation sans tranchée des conduites sur des sections de moins de 3 mètres. 8

9 Guichet unique pour la transmission de la déclaration finale Toutes les déclarations finales des municipalités, accompagnées du rapport d audit et des autres documents obligatoires, doivent être transmises électroniquement à l aide du service en ligne du PIQM-Conduites. Pour tout renseignement concernant la déclaration finale, veuillez vous adresser à : Programme PIQM Ministère des Affaires municipales et de l Occupation du territoire Pour les régions administratives 01, 02, 03, 04, 08, 09, 10, 11, 12 et 17 : Direction des infrastructures Québec 10, rue Pierre-Olivier-Chauveau Québec (Québec) G1R 4J3 Téléphone : , poste 3739 Pour les régions administratives 05, 06, 07, 13, 14, 15 et 16 : Direction des infrastructures Montréal 800, rue du Square-Victoria, bureau 2.40 C. P. 83, succ. Tour-de-la-Bourse Montréal (Québec) H4Z 1B7 Téléphone : Courriel : 9

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