Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint

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1 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint Travail collaboratif, gestion documentaire et publication Jean-François FUSTEC

2 Table des matières 1 Chapitre 1 Introduction A. Préliminaires B. À qui s adresse ce livre? C. Objectifs d un intranet collaboratif Définitions Enjeux Outils qui peuvent entrer dans le cadre d un intranet collaboratif D. Au-delà du collaboratif E. Présentation de SharePoint Définition Fonctionnalités officielles Scénarios d utilisation F. Métiers et profils autour de SharePoint Concepteur Utilisateur Informaticien G. Horizon de cet ouvrage Objectifs Limitations Étapes de découverte Editions ENI - All rights reserved Chapitre 2 Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint A. Partir de zéro? Si votre espace vous est imposé Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition? Acquérir un environnement SharePoint interne ou s abonner à un service hébergé Identifier les utilisateurs B. Arborescence des conteneurs Les applications Web et les collections de sites Espaces de rangement : les bibliothèques Outils d organisation : les listes

3 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 2 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication C. Les autorisations Mécanisme Les groupes d utilisateurs Personnaliser les autorisations Les niveaux D. Structurer l environnement Créer des espaces de test Organisation hiérarchique ou fonctionnelle E. Navigation Le volet Lancement rapide et la barre de liens Le ruban Les listes de liens Les liens dans les pages Chapitre 3 Créer un site collaboratif simple A. Le site d équipe et ses possibilités par défaut Introduction Démarrer avec un site d équipe standard Créer un site secondaire (sous-site) Stocker et partager un document Utiliser les listes a. Créer une liste b. Calendrier c. Tâches d. Contacts e. Enquête f. Liens g. Suivis de problèmes h. Discussions B. Organiser une bibliothèque Paramétrer l'approbation et les versions d'un document Paramétrer les colonnes Listes de référence Affichages

4 Table des matières 3 C. Classement : bons et mauvais usages des dossiers Découverte des dossiers Affichage groupé Affichage sans dossiers Exemples d'utilisation et contraintes a. Utilisation en bibliothèque b. Utilisation en liste D. Page d accueil et navigation Démarche Manipulation Utiliser les composants WebPart Propriétés générales des composants WebPart Les composants d'application Gérer les liens de navigation E. Quelques outils complémentaires Listes personnalisées Alertes Se connecter et exporter F. Apparence du site Logo Couleurs et présentation G. Organiser l'approbation de contenu H. Réseau social d'entreprise L'espace personnel Le modèle de site communautaire I. Récapitulatif Editions ENI - All rights reserved Chapitre 4 Enrichir et dynamiser les sites A. Introduction B. Les flux de travail (workflows) C. La gestion documentaire Les types de contenu Les métadonnées gérées L'organisateur de contenu Stratégies de gestion de l'information

5 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 4 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication D. Publication rapide : annonces, blogs et pages Wiki Usages comparés Liste d annonces Blog Bibliothèque de pages Wiki a. Usages et concepts b. Créer une bibliothèque Wiki c. La page d'accueil du site d. Structurer la navigation dans la bibliothèque E. Le portail de publication Usages et concepts : division des rôles Le site Aspect et navigation Les pages Circuit de publication F. Filtrer et rechercher Filtres Recherche a. L'indexeur b. Le requêteur c. Présentation Remontée de contenu G. Décisionnel Excel Services Tableaux de bord et reporting H. Boîtes aux lettres Adresse mail de bibliothèque Boîte aux lettres de site d équipe Chapitre 5 Synthèse A. Les bonnes pistes Encadrer sans verrouiller Sous-sites ou bibliothèques multiples

6 Table des matières B. Mobilisez vos informaticiens Administration a. Extranet b. Applications Web Apps, OneDrive Pro et usage mobile c. Audiences et niveaux d autorisation Développements a. Formulaires InfoPath b. Design c. Développements applicatifs C. Accompagnez vos collaborateurs Procédez par étapes La formation et l assistance Réseau social et espace personnel Le rôle de la direction générale Index Editions ENI - All rights reserved

7 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint 23 A. Partir de zéro? Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoi nt Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint Selon le contexte de votre entreprise, votre site SharePoint est disponible ou pas : plusieurs scénarios sont possibles. C est pourquoi on emploiera, pour désigner le domaine de responsabilité du pilote, le terme d espace SharePoint, qui peut être une collection de sites (un site complet) ou un site secondaire (un sous-site). 1. Si votre espace vous est imposé Vous faites partie d une filiale d un groupe multinational, votre chef a reçu l injonction d utiliser SharePoint et l administrateur SharePoint, installé sur un autre continent, vous informe que vous avez tout pouvoir sur un site secondaire, mais pas plus. Votre travail sera contraint aux normes du groupe mais, la bonne nouvelle, c est que vous disposerez peut-être de l édition la plus riche dans laquelle tout est en place pour travailler : vous ne partez donc pas de zéro. Editions ENI - All rights reserved 2. Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition? SharePoint n est pas installé, il faut en choisir l architecture et l édition puis passer commande à votre DSI. L architecture consiste à évaluer les besoins techniques : un serveur ou plusieurs, sa capacité, les contraintes de réseau, de sécurité H Ces questions sont du ressort du service informatique. En parallèle, la version de SharePoint est à choisir en fonction du budget et des exigences fonctionnelles. Cette question doit logiquement impliquer différents responsables : le service informatique, le décideur financier et le pilote du projet. Microsoft fournit une documentation détaillée sur les différences, qui sont résumées ici.

8 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 24 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication SharePoint Foundation C est une édition gratuite en licences, limitée à un seul serveur avec les outils minimums. Pour une petite structure, elle permet de démarrer avec des fonctionnalités de base sur un petit serveur. Ce que l on gagne en licence risque d être redépensé plus tard en temps passé par le G service informatique ou les concepteurs. SharePoint Server Standard L édition payante de base permet d abord de construire une ferme de plusieurs serveurs qui vont travailler comme un seul en se partageant le travail, c est l équilibrage de charge, et en garantissant une continuité de service en cas de panne de l un d eux, c est la redondance. Elle apporte ensuite des fonctionnalités complémentaires utiles en entreprise telles que la gestion documentaire (GED), la publication de contenu (CMS), le réseau social privé, les workflows, l intégration avec Active Directory pour présenter les informations des utilisateurs AD SharePoint Server Entreprise L édition de luxe apporte à l édition standard des services supplémentaires : présentation en mode Web des formulaires (Infopath), des bases Access, des classeurs Excel. Pour ces services précieux, on ne peut que conseiller l adoption de l édition Entreprise. Accessoirement, cette édition permettra d ajouter d autres services annexes à Share- Point comme les Office Web Apps et le réseau social Yammer, moyennant un budget encore supplémentaire. 3. Acquérir un environnement SharePoint interne ou s abonner à un service hébergé SharePoint peut être installé en interne, sur un serveur de l entreprise, mais peut aussi être loué comme un service sur Internet. En interne Le service informatique (SI) garde la main, il s agit d un investissement en budget mais aussi en compétences techniques s il s agit du premier serveur SharePoint. S il y a des besoins de développements spécifiques, l organisation a une totale liberté. La confidentialité des données est gérée par le service informatique.

9 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint 25 L hébergement La facturation en abonnement remplace l investissement, et c est l hébergeur qui se charge de l administration (dimensionnements, charge réseau, sauvegardes, mises à jour, antivirus, parefeu ). Une bonne solution si vous voulez démarrer vite mais progressivement sans compétences SharePoint dans votre service informatique et si beaucoup d utilisateurs, externes ou nomades, se connectent par Internet. L hébergement, enfin, peut permettre à un département qui dispose d autonomie budgétaire mais pas informatique de passer outre à un blocage d une DSI insuffisamment réactive. Chez Microsoft L offre Office 365 pour Entreprises (plans P, M et E) inclut des sites SharePoint disposant des fonctionnalités de SharePoint Server Entreprise avec certaines limitations, notamment dans le site public ou l intégration d applications tierces, ce qui est hors de notre sujet. Il est possible de ne s abonner qu à SharePoint Online, c est-à-dire uniquement au service SharePoint sans les services Exchange et Lync. La facturation est faite au nombre d utilisateurs. Chez d autres hébergeurs Divers autres hébergeurs proposent des services SharePoint Online, certains tarifés par utilisateurs, et d autres forfaitairement. Selon le cas, le serveur sera mutualisé (partage d une machine entre plusieurs clients) ou dédié (on vous garantit un serveur pour vous seul). Quelques critères de choix : y Tarification au volume des données ou au nombre d utilisateurs. y Seuils dans les tarifs. y Édition : Foundation, Standard ou Entreprise et limitations éventuelles. y Services complémentaires (Office Web Apps ). y Interface de gestion des utilisateurs. y Fiabilité. y Confidentialité par rapport aux risques d espionnage. Editions ENI - All rights reserved 4. Identifier les utilisateurs Après commande du serveur, le pilote doit inventorier les utilisateurs et les classer dans des groupes, en fonction de leur rôle. H Le pilote doit travailler en tandem avec l administrateur Active Directory pour réviser les groupes existants et lui demander de nouveaux groupes si nécessaire.

10 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 26 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication Les groupes conseillés dans Active Directory (AD) sont : y Tous les visiteurs de l espace SharePoint (ou du sous-site si vous n avez qu un espace partiel sous votre responsabilité) : ce groupe peut correspondre au groupe AD Tous les utilisateurs, mais pas nécessairement s il s agit de certains services. y Propriétaires de l espace SharePoint : ce groupe peut inclure les personnes habilitées à seconder le pilote et l administrateur de la collection dans la structuration des sites. y Un groupe de test : idéalement ce groupe peut contenir quelques utilisateurs fictifs et quelques utilisateurs réels invités à servir de cobayes. D autres groupes pourront être exploités par service en particulier ; il est probable qu il en existe déjà beaucoup. À noter que dans Active Directory, il peut y avoir des groupes contenant des groupes. Les groupes qui seront créés dans SharePoint incluront soit des groupes AD, soit des G utilisateurs individuels, soit une combinaison des deux. B. Arborescence des conteneurs SharePoint sert à stocker, classer et publier du contenu. Il utilise un ensemble de conteneurs que le concepteur va organiser selon les besoins qu il aura analysés. Ces conteneurs forment une arborescence hiérarchique : * Un site peut contenir d autres sites, un dossier d autres dossiers.

11 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint Les applications Web et les collections de sites H Leur création est du ressort de l administrateur, mais le pilote peut échanger avec lui pour savoir : y Quelle URL (l adresse de base) donner, afin qu elle soit la plus conviviale possible. Plutôt qu une adresse du type il est souvent possible d'utiliser un nom plus explicite. y Qui sont les deux administrateurs de la collection de sites ; un informaticien et un fonctionnel feront souvent un bon tandem. Si vous n êtes pas l un des deux administrateurs, veillez à ce que ces personnes soient accessibles et disponibles. y Sur quel modèle créer le site racine de la collection ; le site d équipe convient le plus souvent, mais pas nécessairement. y Faudra-t-il plusieurs collections, plusieurs applications Web? Quelques critères de choix seront présentés au chapitre Synthèse, une fois acquise la connaissance concrète de l outil. Editions ENI - All rights reserved 2. Espaces de rangement : les bibliothèques Une bibliothèque va contenir des documents, ou d autres types de fichiers, comme des images ou autres. Les documents sont présentés sous forme de liste dont les colonnes sont les propriétés, ou métadonnées des documents : nom de fichier, titre, date et auteur de la création Plusieurs affichages différents de la même bibliothèque permettront de la présenter triée, groupée ou filtrée selon les propriétés des documents. Le premier travail du concepteur sera de définir : y les propriétés supplémentaires qui doivent être ajoutées à la bibliothèque ; y les affichages qui seront appliqués à la liste des documents selon certains critères liés aux propriétés. Il est possible d utiliser une bibliothèque SharePoint comme un dossier dans l Explorateur de fichiers de Windows, avec une hiérarchie de sous-dossiers et en changeant le nom du document à chaque version, par exemple, mais cela n a aucun intérêt. Pour profiter de SharePoint, il faut donner aux documents : y de la valeur ajoutée en leur affectant des types de contenu, des propriétés y de la dynamique basée sur un cycle de vie : circuit d approbation, gestion des versions, date d expiration.

12 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 28 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication Les bibliothèques, au-delà des documents bureautiques, peuvent accueillir d autres types de fichiers, dont : des images des modes d'affichage, miniatures et diaporama, sont disponibles ; des formulaires les informations demandées aux utilisateurs telles que les notes de frais ou les demandes d achat sont aisément gérées de façon centrale et traitées par des processus d approbation ; des liens vers des documents situés ailleurs que dans la bibliothèque. D autres types de contenu sont possibles mais sans pouvoir bénéficier de fonctionnalités spécifiques en standard. 3. Outils d organisation : les listes Les listes sont des outils d organisation autant que des conteneurs d information. Certaines listes disposent de possibilités particulières, ce sont les listes standards du site d équipe : y Contacts. y Tâches. y Calendrier. y Annonces... Mais, d une façon plus globale, les listes de SharePoint s apparentent techniquement à une table dans une base de données ou un tableau dans Excel. Le concepteur va donc pouvoir centraliser dans SharePoint des listes pour les informations de référence traditionnellement épinglées sur les murs des secrétariats ou dans des classeurs Excel clonés à l infini. Il pourra aussi utiliser des listes à chaque fois qu il y aura lieu de collecter des informations auprès des utilisateurs. C. Les autorisations La gestion des autorisations est un travail majeur dans SharePoint : il s agit d assurer la confidentialité de certaines informations bien sûr mais, cela induit une dynamique qui valorise fortement l intranet si l organisation est construite de façon efficace et souple. H Si vous ne disposez pas du niveau Contrôle total sur votre intranet, adressez-vous à l administrateur qui a créé votre espace.

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