Actions Enfance. Procédure d attribution de soutien financier aux organismes admissibles. Adoptée par le conseil d administration le 13 août 2009

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1 Actions Enfance Procédure d attribution de soutien financier aux organismes admissibles Adoptée par le conseil d administration le 13 août 2009 Dernière révision en date du 17 juin 2016 PRÉAMBULE Actions Enfance est une fondation publique de bienfaisance, basée sur le bénévolat. Elle vise à combattre la pauvreté infantile dans toute la grande région de Montréal où un enfant sur trois vit sous le seuil de la pauvreté. Pour accomplir cet objectif, Actions Enfance encourage la persévérance scolaire et lutte contre le décrochage et la délinquance en offrant du soutien financier à des projets communautaires d organismes locaux qui offrent à ces jeunes un encadrement efficace dans un environnement stimulant par des moyens éprouvés, tel : le soutien académique, l apprentissage de la saine alimentation, la pratique des sports et des loisirs, de même qu offrir du soutien personnalisé aux jeunes vivant des situations critiques. Ces actions tangibles augmenteront l estime de soi de ces jeunes, amélioreront leurs compétences et les aideront à se responsabiliser et se prendre en main pour pouvoir sortir de leur pauvreté. La source du soutien financier octroyé aux projets des organismes admissibles qui rencontrent les critères ci-haut mentionnés, provient essentiellement des revenus des différentes activités de financement entreprises par Actions Enfance. «Tous en actions contre la pauvreté infantile»

2 DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS Organisme communautaire local = tout organisme à but non lucratif qui œuvre à améliorer le niveau de vie des enfants de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté dans la grande région de Montréal. Organisme admissible = tout organisme communautaire local qui répond aux critères établis par le conseil d administration d Actions Enfance, tel que mentionné au point A ci-bas. Organisme bénéficiaire = organisme admissible dont le Projet a été retenu par Actions Enfance. Enfant (s) = toute personne âgée de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté dans la grande région de Montréal. En situation de pauvreté = terme qui désigne et signifie les enfants de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté selon la Loi visant à combattre la pauvreté et l exclusion sociale. Cette Loi fut adoptée à l unanimité par l Assemblée nationale du Québec en décembre La définition suivante de la pauvreté y est inscrite : «On entend par pauvreté la condition dans laquelle se trouve un être humain qui est privé des ressources, des moyens, des choix et du pouvoir nécessaires pour acquérir et maintenir son autonomie économique et pour favoriser son intégration et sa participation à la société québécoise.» (L.R.Q., chapitre L c.61, a.2) Bénéficiaire = tout Enfant qui bénéficie d un Projet soutenu par Actions Enfance. CSO = comité de soutien aux organismes d Actions Enfance. Projet = projet ou activité en quête de financement, présenté(e) à Actions Enfance par un organisme communautaire local. Le Projet doit prendre fin durant l année qui suit l année de la soumission de la demande. Projet retenu = projet qui rencontre les critères d évaluation d Actions Enfance et qui a été retenu par les membres du CSO et qui pourra être éventuellement soutenu. Soutien financier attribué = tout soutien financier que le conseil d administration d Actions Enfance a approuvé pour être attribué à un Projet prédéfini, présenté par un organisme admissible. CA = le conseil d administration d Actions Enfance ou les membres du conseil d administration. Activité de financement = toute activité entreprise par Actions Enfance dont le but est de collecter des fonds en vue de soutenir des Projets d organismes admissibles. Accord de soutien financier = le document qui sera signé par l Organisme bénéficiaire et Actions Enfance, à la date de réception du soutien financier, liant les deux parties. Fonds attribués = montant du soutien financier remis à un organisme bénéficiaire. Page 2 de 5

3 PROCÉDURE D ATTRIBUTION DU SOUTIEN FINANCIER A. Identification des organismes admissibles Pour qu un organisme soit admissible, il doit rencontrer les critères fondamentaux suivants: A.1. Avoir un statut légal en vigueur; A.2. Œuvrer à améliorer le niveau de vie des enfants de moins de 18 ans, vivant en situation de pauvreté ; A.3. Desservir la population de la grande région de Montréal ; A.4. Être géré d une façon démocratique par un conseil d administration; A.5. Fournir des états financiers préparés par un comptable ou un vérificateur/auditeur indépendant ayant un permis reconnu par la loi. B. Lancement de la campagne annuelle de soutien financier et documents requis Actions Enfance lance sa campagne annuelle de soutien par le biais d avis publiés dans des journaux locaux qui acceptent de le faire gracieusement, ainsi que par courriel aux organismes admissibles déjà inscrits sur la liste d envoi d Actions Enfance. L avis servira à aviser les organismes intéressés à recevoir un soutien financier pour un Projet, à soumettre une demande UNIQUEMENT PAR COURRIEL à actions@actionsenfance.org selon le délai mentionné dans l avis. Nous encourageons fortement les organismes admissibles à nous fournir tout au long de l année, leurs coordonnées ou à les mettre à jour, en nous transmettant par courriel le formulaire d inscription dument complété, disponible sur notre site internet. Le Projet soumis doit porter sur une ou plusieurs des priorités suivantes d Actions Enfance : - Soutien académique. - Initiation à la saine alimentation. - Pratique des activités sportives ou de loisirs (culturelles, artistiques, scientifiques). - Soutien personnel et prévention contre la délinquance, la toxicomanie dans le milieu de vie du bénéficiaire dans le but d encourager la persévérance scolaire. Les documents requis sont les suivants : B.1. BRÈVE lettre de présentation de l organisme sur papier entête (une page) ; B.2. Copie des lettres patentes mises à jour ; B.3. B.4. B.5. B.6. B.7. Nom et position des membres de votre CA ainsi que leur occupation professionnelle Copie de la résolution du conseil d administration de l organisme autorisant la personne en charge (nom et titre) de présenter une demande de soutien financier à Actions Enfance, de représenter l organisme et de signer tous les documents relatifs à la demande ; Les plus récents États financiers préparés par un comptable ou un vérificateur/auditeur indépendant ayant un permis reconnu par la loi. Les documents préparés à l interne NE SONT PAS ACCEPTÉS ; Description détaillée d un Projet pour lequel l organisme cherche à compléter le financement. Le Projet doit prendre fin durant l année qui suit celle du dépôt de la demande. (3 pages maximum) ; Description du déroulement d une rencontre ou d une journée type d encadrement (selon le type du Projet soumis), depuis l arrivée de l enfant Bénéficiaire jusqu à son départ à la fin de la rencontre ou de la journée. (1 page) ; B.8. Budget détaillé du Projet avec la ventilation des dépenses ; B.9. Formulaire d Information générale, dûment rempli et transmis uniquement en format Excel ; B.10. Récapitulatif du Projet soumis, dûment rempli et transmis uniquement en format Excel. Les documents B.9 et B.10 sont disponibles sur notre site internet. Page 3 de 5

4 C. Indications importantes sur la présentation d une demande de soutien financier : C.1. Le montant alloué à un Projet retenu varie généralement entre et 5 000$. Ne demandez pas un montant supérieur à 5 000$, votre demande risque de ne pas être retenue. C.2. Ne créez pas un Projet spécifiquement pour cette demande. Notre but c est d être une source complémentaire de financement et non l unique source de financement. C.3. Prenez en considération que généralement le soutien financier est octroyé vers le mois de mars de l année qui suit l année du dépôt de la demande. C.4. Ne présentez pas un Projet qui vise à offrir UNIQUEMENT du soutien matériel sans que ce soit accompagné d un encadrement et de suivi aux Bénéficiaires. La demande ne sera pas admissible. C.5. Fournissez tous les détails importants qui feront distinguer votre projet des autres Projets comparables, cela pourra grandement vous avantager. C.6. Quand vous remplissez le formulaire B.10- Récapitulatif du Projet soumis, soyez très bref et précis. Ne donnez de détails en remplissant ce formulaire, votre demande risque d être rejetée. Donnez les détails dans le document B.6- Description détaillée du Projet, en n excédant pas 3 pages. C.7. Le Projet soumis doit traiter d au moins une des priorités mentionnées au point B ci-haut. Pour les activités sportives ou de loisir, elles doivent être complémentaires aux autres priorités, sauf si le Projet peut démontrer que leur finalité a vraiment un effet de levier sur la vie des Bénéficiaires. C.8. En général, plus le Projet démontre d une façon tangible son efficacité à aider les Bénéficiaires à sortir de leur situation de pauvreté et se prendre en main, plus il aura de chances d être retenu, sans toutefois que ce soit une garantie qu il sera soutenu. C.9. Pour rédiger le document B.6-Description détaillée du Projet, inspirez-vous de tous les éléments mentionnés dans le formulaire B.10-Récapitulatif du Projet soumis, car ces points sont pris en considération lors de l évaluation des Projets. C.10. Assurez-vous que les dix documents requis au point B ci-haut soient fournis, et que les deux formulaires B.9 et B.10 soient totalement complétés, autrement votre demande risque d être rejetée. C.11. Pour les organismes qui avaient déjà bénéficié de notre soutien, le non-respect de tout engagement dans l Accord de soutien financier affectera négativement le résultat de l évaluation du Projet soumis. C.12. Le nombre de Projets soutenus varie selon nos fonds disponibles. Généralement, nous soutenons 9 à 12 projets annuellement. C.13. Durant le cours de notre évaluation, nous pourrons vous demander des clarifications et des mises-à-jour. assurez-vous de les fournir dans les délais requis au risque de voir votre demande rejetée. C.14. Une visite pourra être effectuée aux organismes durant la phase d évaluation des Projets. D. Attribution du soutien financier et suivis D.1. Le montant accordé à un Projet retenu n est pas nécessairement le montant requis par l Organisme bénéficiaire. Il pourra varier selon la disponibilité de nos ressources et les résultats de notre évaluation. C est une des raisons pour laquelle nous vous demandons de prévoir d autres sources de financement. D.2. Lorsque le montant accordé est inférieur au montant requis, une vérification aura lieu auprès de l Organisme retenu pour s assurer de la disponibilité d autres ressources financières afin de nous assurer que le Projet puisse aboutir. D.3. Une visite pourra être effectuée à certains organismes dont le Projet a été retenu avant la remise du soutien financier. Page 4 de 5

5 D.4. L Organisme bénéficiaire recevra un document intitulé «Accord de soutien financier» qui engagera les deux parties. L organisme confirmera son accord à signer ce document avant la remise du soutien financier. Un rendez-vous sera fixé par les deux parties pour la signature de cet Accord dans les locaux de l organisme bénéficiaire préférablement lors du déroulement du Projet soutenu en présence des jeunes bénéficiaires (selon le type du Projet). D.5. Dans l «Accord de soutien financier», il est stipulé entre autre, qu Actions Enfance se réserve le droit de faire un suivi sur l utilisation des fonds attribués pour s assurer qu ils ont bien été utilisés pour les fins du Projet auquel ils étaient destinés. L Organisme bénéficiaire qui aurait utilisé le soutien financier en partie ou en totalité pour d autres fins, sans en avoir reçu l approbation écrite préalable d Actions Enfance, pourrait, par résolution de notre CA, ne plus recevoir de soutien de notre part. D.6. L organisme dont le Projet n aura pas été retenu sera avisé par écrit vers le début mars de l année qui suit le dépôt de la demande. N.B : Le CA peut à sa discrétion et sans préavis, apporter certaines modifications à cette Procédure. Page 5 de 5