INDIVIDUAL CONSULTANT PROCUREMENT NOTICE Date :31/08/2016

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1 INDIVIDUAL CONSULTANT PROCUREMENT NOTICE Date :31/08/2016 Pays : Côte d Ivoire Description des tâches : Recrutement d un (e) consultant (e) national (e) assistant(e) administratif(tive) et financier(cière)pour l appui à la mise en place du secrétariat exécutif régionale de suivi des recommandations de la conférence internationale sur l émergence de l Afrique (CIEA) Numéro du projet : CIV / PARP OMD1 Durée du contrat/services (si applicable) : 4 mois Les Offres devront être soumises à l adresse indiquée ci-dessous ou par à l adresse : au plus tard le 15 Septembre 2016 à 17h00. L offre comprendra une proposition technique et une proposition financière, placées sous plis scellés distincts, et devra nous parvenir à l adresse suivante : Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) Angle Avenue Marchand, Rue Gourgas Plateau en face de la radio 01 BP 1747 ABIDJAN 01 COTE D IVOIRE Si vos propositions techniques et financières ne sont pas scellées dans des enveloppes séparées, votre offre peut être rejetée. Les offres reçues par un autre canal que celui mentionné ci-dessus seront automatiquement rejetées. Si vous avez besoin d informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions par écrit à l adresse indiquée ci-dessus ou par mail à ; nous nous efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report. L offre technique devra inclure les informations et documents nécessaires à l exécution de la tâche à accomplir : 1. Qualification et expérience (30 points) 2. Expérience avérée dans des activités similaires d administration et de gestion financière (40 points) 3. Expérience des Nations Unies et des méthodes de travail (20 points) 4. Maitrise de l anglais (10 points) 1

2 Votre Offre financière doit être dans un document séparé de l offre technique. Nous demandons au Consultant de nous faire une offre forfaitaire pour la durée de la consultation. Les critères d évaluation retenus sont : Evaluation technique : les candidats qui auront 70% et plus des points seront retenus pour l étape suivante Evaluation financière : l offre techniquement qualifiée la moins chère sera retenue. Les critères d évaluation technique Formulaires d évaluation des Propositions techniques Note maximum Consultant A B C D E 1. Qualification (diplôme et références clés) Expérience avérée dans des activités similaires d administration et de gestion financière Expérience des Nations Unies et des méthodes de travail Maitrise de l anglais 10 Total 100 2

3 TERME DE REFERENCE APPUI A LA MISE EN PLACE DU SECRETARIAT EXECUTIF REGIONAL DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA CONFERENCE INTERNATIONALE SUR L EMERGENCE DE L AFRIQUE (CIEA) RECRUTEMENT D UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) ET FINANCIER(CIERE) Lieu d affection : Durée : Type de Contrat : Niveau : Langue demandée : Abidjan 4 mois Contrat individuel Consultant(e) International(e) Français/Anglais CONTEXTE ET JUSTIFICATION La Côte d Ivoire a abrité du 18 au 20 mars 2015, la première édition de la Conférence Internationale sur l Emergence de l Afrique (CIEA). Cette Conférence organisée à l initiative du Gouvernement de la République de Côte d Ivoire et le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), en partenariat avec la Banque mondiale et la Banque Africaine de Développement (BAD), a enregistré la participation officielle de hautes personnalités 1 et d environ 400 experts et éminents responsables gouvernementaux, d institutions régionales et internationales de développement, du secteur privé, de centres de recherches universitaires et d organisation de la société civile, en provenance de 54 pays du monde (d Afrique, d Asie, d Europe et d Amérique). La première édition de la Conférence Internationale sur l Emergence de l Afrique (CIEA) a permis de stimuler le débat sur les conditions de l émergence de l Afrique à la lumière des dynamiques de transformations structurelles dans les pays émergents, et a été l occasion d avoir des échanges autour de trois (3) thématiques majeures : (i) l Etat Développementaliste et l Emergence, (ii) les changements dans les modes de production et de consommation, (iii) et l Emergence et le Développement Humain. La CIEA de 2015 a été sanctionnée par l adoption de la «Déclaration d Abidjan sur l Emergence de l Afrique», qui a recommandé, (i) la mise sur pied d un centre de veille stratégique, (ii) l organisation tous les deux ans d un forum sur les bonnes pratiques et (iii) la mise en place d un comité de haut niveau pour assurer le suivi politique de ladite Déclaration ainsi que la création d un Secrétariat Exécutif Régional. Dans ce cadre, la deuxième édition de la Conférence Internationale sur l Emergence de l Afrique (CIEA) 2, prévue les 28, 29 et 30 mars 2017 à Abidjan (Côte d Ivoire), approfondira le débat sur la problématique de la mise en œuvre effective des plans d émergence des pays africains à la lumière de leurs expériences et des leçons apprises d autres pays. Les principaux thèmes retenus pour cette seconde édition sont : (i) la gouvernance des institutions publiques et (ii) la transformation structurelle, inclusive et durable. 1 SEM Alassane Ouattara, Président de la Côte d Ivoire, SEM Macky Sall, Président du Sénégal, Mme Helen Clark, Administrateur du PNUD, M. Macktar Diop, Vice- Président Région Afrique de la Banque mondiale et du Vice-Président de la BAD 2 Communiqué du Conseil des Ministres du mercredi 13 juillet 2016, de la République de Côte d Ivoire 3

4 Conformément à l une des recommandations de la précédente édition, il est procédé au recrutement d une équipe dédiée à la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional dont un Consultant international, un Consultant national et un Assistant Administratif et Financier. Le présent appel d offre de service concerne le recrutement d un(e) Assistant(e) Administratif(tive) et Financier(cière). PRINCIPAUX OBJECTIFS L Assistant(e) Administratif(tive) et Financier(cière) aura pour mission principale d assister l équipe de Consultants chargés de la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional sur l émergence de l Afrique dans le déroulement des tâches administratives et financières. De façon spécifique, il/elle sera chargé(ée) de : - apporter un appui dans la préparation des supports documentaires administratif et financier pour la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional ; - préparer les formalités administratives pour la bonne exécution des contrats et delivrables conformément aux exigences, politiques, procédures, et règles du PNUD ; - interagir avec les assistantes au Programme et aux Opérations lors des processus d établissement des réquisitions, de procurement, d archivage des pièces justificatives, de suivi et de reporting des divers paiements réalisés ; - finaliser, centraliser et suivre toutes les correspondances adressées dans le cadre des activités du Secétariat Exécutif Régional et de la seconde édition de la Conférence Internationale sur l Emergence de l Afrique ; - effectuer le suivi périodique des ressources financières mobilisées et alerter sur les éventuelles lenteurs ou blocages dans les décaissements ; - réaliser tous services administratifs et financiers nécessaires à la bonne conduite des activités de mise en place du Secrétariat Exécutif Régional. PRINCIPAUX RESULTATS ATTENDUS Les principaux résultats sont : - supports documentaires administratif et financier pour la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional préparés ; - formalités administratives prises pour la bonne exécution des contrats et des delivrables conformément aux exigences, politiques, procédures, et règles ; - interactions menées avec les assistantes au Programme et aux Opérations lors des processus d établissement des réquisitions, de procurement, d archivage des pièces justificatives, de suivi et de reporting des divers paiements réalisés ; - création de réquisitions dans Atlas, enregistrement des biens dans Atlas et vérification budgétaire des réquisitions, des bons de commandes et des bons de paiements ; - suivi périodique effectué des ressources financières mobilisées et alerter sur les éventuelles lenteurs dans les décaissements effectifs dans le cadre de la conduites des activités ; - participation active aux activités préparatoires d organisation de la deuxième édition de la Conférence Internationale, notamment élaboration, finalisation, transmission, suivi, archivage de toutes les correspondances, dossiers et notes techniques produites ; 4

5 place du Secrétariat Exécutif Régional réalisés. PERIODE DE REALISATION Placé sous la supervision directe du Conseiller Economique Principal du PNUD, la durée sera de 4 mois à partir du 31 août 2016 au 31 décembre DELIVRABLES L Assistant(e) Administratif(tive) et Financier(cière) aura pour principaux délivrables : Delivrables Rapport mensuel incluant les résultats suivants : - supports documentaires administratif et financier pour la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional préparés ; - formalités administratives prises pour la bonne exécution des contrats et des delivrables conformément aux exigences, politiques, procédures, et règles ; - interactions menées avec les assistantes au Programme et aux Opérations lors des processus d établissement des réquisitions, de procurement, d archivage des pièces justificatives, de suivi et de reporting des divers paiements réalisés ; - création de réquisitions dans Atlas, enregistrement des biens dans Atlas et vérification budgétaire des réquisitions, des bons de commandes et des bons de paiements ; - suivi périodique effectué des ressources financières mobilisées et alerter sur les éventuelles lenteurs dans les décaissements effectifs dans le cadre de la conduites des activités ; - participation active aux activités préparatoires d organisation de la deuxième édition de la Conférence Internationale, notamment élaboration, finalisation, transmission, suivi, archivage de toutes les correspondances, dossiers et notes techniques produites ; - supports documentaires administratif et financier pour la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional préparés ; - formalités administratives prises pour la bonne exécution des contrats et des delivrables conformément aux exigences, politiques, procédures, et règles ; - interactions menées avec les assistantes au Programme et aux Opérations lors des processus d établissement des réquisitions, de procurement, d archivage des pièces justificatives, de suivi et de reporting des divers paiements réalisés ; - création de réquisitions dans Atlas, enregistrement des biens dans Atlas et vérification budgétaire des réquisitions, des bons de commandes et des bons de paiements ; - suivi périodique effectué des ressources financières mobilisées et alerter sur les éventuelles lenteurs dans les décaissements effectifs dans le cadre de la conduites des activités ; Mois Mois 1 Mois 2 5

6 - participation active aux activités préparatoires d organisation de la deuxième édition de la Conférence Internationale, notamment élaboration, finalisation, transmission, suivi, archivage de toutes les correspondances, dossiers et notes techniques produites ; - supports documentaires administratif et financier pour la mise en place du Secrétariat Exécutif Régional préparés ; - formalités administratives prises pour la bonne exécution des contrats et des delivrables conformément aux exigences, politiques, procédures, et règles ; - interactions menées avec les assistantes au Programme et aux Opérations lors des processus d établissement des réquisitions, de procurement, d archivage des pièces justificatives, de suivi et de reporting des divers paiements réalisés ; - création de réquisitions dans Atlas, enregistrement des biens dans Atlas et vérification budgétaire des réquisitions, des bons de commandes et des bons de paiements ; - suivi périodique effectué des ressources financières mobilisées et alerter sur les éventuelles lenteurs dans les décaissements effectifs dans le cadre de la conduites des activités ; - participation active aux activités préparatoires d organisation de la deuxième édition de la Conférence Internationale, notamment élaboration, finalisation, transmission, suivi, archivage de toutes les correspondances, dossiers et notes techniques produites ; - récapitulatif des états annuels de procurement, de contrôle des pièces justificatives et de reporting des divers paiements réalisés en interactions avec les assistantes au Programme et aux Opérations ; - rapport financier annuel produit sur la situation des ressources financières mobilisées dans le cadre de la conduites des activités ; - rapport narratif produit sur le suivi administratif des activités préparatoires d organisation de la deuxième édition de la Conférence Internationale ; Mois 3 Mois 4 PROFIL ET QUALIFICATION Les profils recherchés sont : - Etre titulaire d un diplôme d études en Administration, en Comptabilité et Finance ; - 3 années d expérience en administration, en finances ou gestion de programmes requises ; - Maîtrise dans l usage de l ordinateur, des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et de bases de données et de systèmes de gestion sur internet - Excellente connaissance du Français et de travail en anglais. LANGUE DE TRAVAIL 6

7 - Français et anglais courant ; CRITERES D EVALUATION TECHNIQUE Les critères d évaluation technique sont les suivants : Formulaires d évaluation des Propositions techniques Note maximum Consultant A B C D E 1. Qualification (diplôme et références clés) Expérience avérée dans des activités similaires d administration et de gestion financière Expérience des Nations Unies et des méthodes de travail Maitrise de l anglais 10 Total 100 DOCUMENTS A FOURNIR DANS LE DOSSIER DE CANDIDATURE a. Offre Technique Les offres techniques devront être composées de : - Brève note descriptive de l organisation du déroulement des travaux et capacité à réaliser les travaux ; - CV et références ; b. Offre financière Les offres financières à établir en mensualité doivent être libellées en $US ou en FCFA, pour la durée totale de la mission. 7

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