TECHNICIEN EN COMPTABILITE ENSEIGNEMENT SECONDAIRE SUPERIEUR DE TRANSITION. Unité de formation : U21D1

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1 Unité de formation : U21D1 TECHNICIEN EN COMPTABILITE ENSEIGNEMENT SECONDAIRE SUPERIEUR DE TRANSITION Année scolaire Cours donné par Martine HEYDEN Courriel : martine.heyden@skynet.be

2 Programme : Logiciels de bureautique : théorie L étudiant sera capable : face à des situations - problèmes se prêtant à la mise en œuvre de logiciels couramment utilisés en bureautique disposant notamment de fonctions de type «tableur» et «gestion de bases de données», de mobiliser, d une manière générale, les connaissances, les technique et les méthodes pour : démarrer le logiciel (menus, item, touches de fonction, ) ; gérer les fichiers et répertoires ; assurer la pérennité (sécurité, intégrité) des informations traitées (backup, copies, protections) ; utiliser l aide en ligne et consulter la documentation du logiciel utilisé ; mettre en œuvre des fonctions de base d un logiciel de type «tableur», permettant la création et la manipulation d une feuille de travail ; mettre en œuvre des fonctions de base d un logiciel de type «gestion de bases de données», permettant la création et la manipulation de feuilles de travail, de tables ou fichiers, formulaires, enregistrements, champs, propriétés. Logiciels de bureautique : laboratoire L étudiant sera capable : de mobiliser, d une manière opérationnelle, les connaissances, les techniques et les méthodes : pour résoudre des problèmes simples de gestion de données utilisées en travaux de bureau par la mise en œuvre de ressources appropriées d un logiciel disposant de fonctions de type «tableur» : création et manipulation d une feuille de travail, sauvegarde et récupération d une feuille de travail, mise en page et impression d une feuille de travail, visualisation et impression des données sous forme graphique, opérations mathématiques de base, opérations logiques: tri, filtre, recherche de données,... moyens de protection dans une feuille de travail ; pour résoudre des problèmes simples de gestion de données utilisées en travaux de bureau par la mise en œuvre de ressources appropriées d un logiciel disposant de fonctions de type «gestion de bases de données» : distinction de table ou fichier, formulaire, enregistrement, champs, propriétés, création d une table, d un fichier, définition de champs et de propriétés, saisie des données à l aide d un formulaire existant, mise à jour des tables et des données (création, modification, suppression), sauvegarde et récupération d un fichier, d une table, - 2 -

3 visualisation des données selon les modes disponibles, création, enregistrement et exécution de requêtes simples (critères de tri, sélection, filtres), conception d un état de sortie (rapports, étiquettes) ; de réaliser une connexion Internet/Intranet et d en utiliser les services de base : le courrier électronique : envoyer et recevoir un message électronique ; prendre copie et gérer un message ; envoyer, recevoir et sauvegarder un fichier associé à un message ; le service de communication (web) : identifier des documents ; rechercher et obtenir des informations sur un sujet donné en utilisant les ressources usuelles de recherche ; la récupération de l'information ; d'adopter une attitude critique vis à vis de l'information reçue. Capacités terminales : Pour atteindre le seuil de réussite, l étudiant sera capable : face à un système informatique connu et sur lequel sont installés les logiciels utilisés pour l apprentissage, à partir d une situation mettant en jeu un problème simple de gestion de données utilisées en travaux de bureau, de présenter un document imprimé approprié au problème posé et de la sauvegarder ; d effectuer une des opérations suivantes dans le contexte Internet/Intranet : accéder à un site imposé ; trouver des informations relatives à un thème donnée ; récupérer une information repérée dans un site ; rédiger un message et l envoyer. Pour la détermination du degré de maîtrise, il sera tenu compte des critères suivants : l utilisation appropriée des ressources informatiques, l'adéquation et la précision dans l'utilisation du vocabulaire, le degré d'autonomie atteint

4 Table des matières. LOGICIEL TABLEUR : EXCEL ) DEBUTER AVEC EXCEL Présentation d Excel a. Démarrer Excel 2007 sous Windows XP....6 b. Démarrer Excel 2007 sous Windows c. Fermer Excel....9 d. Les différentes zones de l application...10 e. La barre de titre f. La barre d état Description des rubans a. Le ruban «Accueil»...12 b. Le ruban «Insertion»...12 c. Le ruban «Mise en page»...13 d. Le ruban «Formules» e. Le ruban «Données» f. Le ruban «Révision»...13 g. Le ruban «Affichage» h. Les menus des boutons Description de la feuille de calculs...15 a. La barre de formule b. La feuille de calculs Description de la feuille de calculs...16 a. Comment sélectionner une colonne?...16 b. Comment sélectionner une ligne?...16 c. Comment sélectionner toute la feuille? Comment fermer et ouvrir un classeur a. Comment fermer le classeur?...17 b. Comment ouvrir un classeur existant?...17 c. Les classeurs d. Barre de défilement de la feuille de calcul Gestion des classeurs...20 a. Enregistrer un classeur Les déplacements dans la feuille a. Comment se déplacer?...21 b. Utilisation des touches de déplacement Sélectionner des cellules...23 a. Comment sélectionner une cellule?...23 b. Comment sélectionner plusieurs cellules côte à côte?...23 c. Sélectionnez avec la touche Maj d. Comment sélectionner plusieurs cellules non contiguës? Les copier-coller...26 a. Copier-coller par le bouton du ruban «Accueil» b. Copier-coller par le menu contextuel Comment effacer le contenu des cellules? Comment déplacer un tableau?...29 a. Couper-coller b. Par le menu contextuel (clic droit) La cellule...31 a. Comment écrire dans une cellule?...31 b. Comment modifier le contenu d une cellule? Révision ) METTRE EN FORME DES TABLEAUX Premier tableau Comment insérer et supprimer des lignes et des colonnes...34 a. Insérer une ligne par le ruban...34 b. Supprimer une ligne par le ruban c. Insérer / Supprimer une ligne par la souris (menu contextuel) d. Insérer une ligne par le clavier...37 e. Insérer plusieurs lignes

5 f. Insérer une colonne par le ruban g. Insérer une cellule par le ruban...37 h. Supprimer une cellule...37 i. Les menus Insérer et Supprimer

6 1)Débuter avec Excel Présentation d Excel LOGICIEL TABLEUR : EXCEL a. Démarrer Excel 2007 sous Windows XP. Deux méthodes vous permettent d ouvrir l application EXCEL. 1 ère méthode : 2 ème méthode : en utilisant le raccourci sur le bureau (s il existe)

7 b. Démarrer Excel 2007 sous Windows

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9 c. Fermer Excel. Voici deux méthodes qui vous permettent maintenant de fermer l application Excel : - 9 -

10 d. Les différentes zones de l application. Différentes fenêtres composent l interface d Excel. Essayez de mémoriser leur nom. Détaillons maintenant ces différentes zones. e. La barre de titre

11 f. La barre d état. Elle se trouve en bas de la fenêtre EXCEL et donne des renseignements sur le classeur et les actions en cours. Elle peut être configurée pour afficher des résultats de calculs

12 Si les informations ne s affichent pas, il faut personnaliser la barre d état : 2. Description des rubans. L objectif est de se repérer dans les nouvelles fonctions de ces rubans. a. Le ruban «Accueil». C est le ruban qui permet de faire de la mise en forme ou de faire des filtres et des recherches. Les info-bulles : lorsque vous laissez le pointeur de votre souris une seconde au dessus d un bouton, une bulle apparaît, donnant des informations sur le rôle du bouton. b. Le ruban «Insertion». Ce ruban permet l insertion d objet de types graphiques, tableaux croisés dynamiques,

13 c. Le ruban «Mise en page». Ce ruban vous permet de configurer votre feuille de calculs en vue de l imprimer. d. Le ruban «Formules». Ce ruban donne accès aux différentes formules d Excel, elles sont classées par catégorie. e. Le ruban «Données». Ce ruban permet de faire des tris et des filtres sur une base de données EXCEL ou bien encore faire des calculs entre feuilles. Il permet également de faire des simulations de calculs. f. Le ruban «Révision». Ce ruban permet de protéger le classeur ou de vérifier l orthographe

14 g. Le ruban «Affichage». Ce ruban permet de modifier l affichage de la feuille de calculs ou de faire des comparaisons entre différentes feuilles de calculs. Nous utiliserons ces options plus tard. h. Les menus des boutons. Certains boutons, dans ces rubans, offrent de nombreuses fonctions ou paramètres

15 3. Description de la feuille de calculs. a. La barre de formule. Cette barre peut prendre deux formes : Quand une cellule est sélectionnée mais pas active : Quand une cellule est active : b. La feuille de calculs

16 Dans Excel 2007, la taille des feuilles de calcul est de colonnes par lignes, mais la taille des feuilles de calcul des versions antérieures d Excel est de 256 colonnes par lignes. Une cellule est identifiée par une lettre (correspondant à la colonne) et un nombre (correspondant à la ligne). 4. Description de la feuille de calculs. a. Comment sélectionner une colonne? La sélection se poursuit sur les lignes. b. Comment sélectionner une ligne? La sélection se poursuit sur les colonnes c. Comment sélectionner toute la feuille?

17 5. Comment fermer et ouvrir un classeur. a. Comment fermer le classeur? Voici deux méthodes pour fermer un classeur : 1ère méthode : par le menu 2ème méthode : avec le bouton fermer de la fenêtre Ces deux méthodes ferment le classeur mais ne ferment pas Excel. b. Comment ouvrir un classeur existant? Pour ouvrir un classeur Excel existant, voici la procédure :

18 La boîte de dialogue d ouverture des fichiers s affiche alors : Il ne reste qu à ouvrir le dossier qui contient le fichier à ouvrir, puis à sélectionner le fichier. c. Les classeurs. Le classeur est un fichier d Excel, et son extension est «xlsx». Un classeur peut se composer de 256 feuilles. Ces feuilles peuvent être de différents types : Les feuilles de calcul (les plus courantes) Les feuilles graphiques Les feuilles macros Les feuilles boîte de dialogue. d. Barre de défilement de la feuille de calcul. Exercice : Créez un dossier «NOM_PRENOM» sur le disque dur C. Ensuite créez un sous-dossier «EXERCICES_EXCEL»

19 Ouvrez le tableur Excel et créez un nouveau classeur Excel. Reproduisez le tableau suivant : Enregistrez le fichier dans le sous-dossier «EXERCICES_EXCEL» sous le nom «Exercice01». Fermez le programme Excel

20 6. Gestion des classeurs. a. Enregistrer un classeur. Nous allons enregistrer le classeur ouvert précédemment dans un autre dossier. Ouvrez le fichier (en suivant un des méthodes vues plus haut). 1 : Cliquez sur le bouton Office 2 : Cliquez «Enregistrer sous» La boîte de dialogue «Enregistrer sous» apparaît (sous Windows 7) : Vous pouvez spécifier un autre format Vous pouvez modifier le nom ici Nous n irons pas plus loin pour l instant

21 7. Les déplacements dans la feuille. Dans ce point, nous allons apprendre à utiliser les touches du clavier pour se déplacer rapidement dans la feuille de calcul, sélectionner une ou plusieurs cellules, a. Comment se déplacer? Nous allons enregistrer le classeur ouvert précédemment dans un autre dossier. Ouvrez le fichier (en suivant un des méthodes vues plus haut). Touche du clavier Déplacement de la sélection vers La cellule du dessus La cellule du dessous La cellule de gauche La cellule de droite La première cellule de la ligne Puis La première cellule de la feuille Puis La première cellule non vide vers le haut ou la première cellule de la colonne Puis La première cellule non vide vers le bas ou la dernière cellule de la colonne. Puis La première cellule non vide vers la gauche ou la première cellule de la ligne du tableau. Puis La première cellule non vide vers la droite ou la dernière cellule de la ligne du tableau. b. Utilisation des touches de déplacement. Ouvrez le fichier «Exercice01»,

22 Vous allez maintenant vous déplacer sur la cellule E5 à l aide des touches du clavier en suivant l instruction suivante : 2 : Tapez 4 fois sur Résultat : puis 4 fois sur Le nom de la cellule s affiche dans la zone de nom. Le contenu de la cellule sélectionnée s affiche dans la barre de formule. Le contenu de la cellule E5 est plus épais, ce qui indique que la cellule est sélectionnée. 3 : Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur. Résultat : La cellule A5 est sélectionnée. Déplaçons-nous maintenant à la dernière ligne du tableau : 4 : Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur. Résultat : A14 est sélectionnée

23 Nous revenons ensuite à la cellule A1. 5 : Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur (ou touche début ou Home). Vous êtes revenus sur la cellule A1. Gardez bien cette dernière combinaison en mémoire et utilisez-là si vous avez «perdu» votre tableau (si la colonne A et/ou la ligne 1 n est plus visible à l écran). 8. Sélectionner des cellules. a. Comment sélectionner une cellule? Le classeur «Exercice01» est toujours ouvert. Cliquez sur la cellule A1 pour la sélectionner. b. Comment sélectionner plusieurs cellules côte à côte? Lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées, on parle de plage de cellules. Différentes méthodes s offrent à vous pour sélectionner des plages de cellules. Notre objectif est de sélectionner un tableau complet

24 Le cliquer-glisser. Refaites la manipulation pour sélectionner la plage A3 à E14 (notation A3:E14 les deux points «:» signifient «jusqu à»). Nous allons refaire cette sélection mais en utilisant une autre méthode. c. Sélectionnez avec la touche Maj. La touche «Maj.» (ou «Shift») :. Elle se trouve à droite et à gauche du clavier. 1 : Cliquez sur la cellule A3 pour la sélectionner. 2 : Appuyez sur la touche Maj. 3 : Cliquez sur la cellule E14. et maintenez la touche enfoncée

25 Résultat : d. Comment sélectionner plusieurs cellules non contiguës? Voyons maintenant comment sélectionner des cellules qui ne sont pas côte à côte. L objectif est de sélectionner des cellules de la colonne A et des cellules de la colonne E. 1 : Cliquez sur la cellule A3 pour la sélectionner. 2 : Glissez jusque A14. Résultat : 3 : Cliquez sur la touche contrôle ( ) et maintenez-la enfoncée. 4 : Par la technique «cliquer-glisser», sélectionnez la plage E3:E

26 5 : Relâchez la souris puis la touche contrôle ( ). 9. Les copier-coller. Comme toutes les manipulations d Excel, il y a plusieurs façons de copier le contenu d une ou plusieurs cellules dans une autre cellule. Les copies de cellules, notamment de formules sont indispensables dans Excel. Nous allons voir maintenant les différentes manières de les réaliser. a. Copier-coller par le bouton du ruban «Accueil». Objectif : faire une copie de la colonne contenant les matricules à la fin du tableau

27 4 : Cliquez sur la cellule F2 pour la sélectionner. C est à partir de cette cellule que sera copiée la colonne des matricules. 5 : Cliquez sur le bouton Coller Résultat : b. Copier-coller par le menu contextuel. Ce menu est accessible lorsque l on fait un clic droit au dessus d un élément. Nous allons copier la même colonne en G

28 10.Comment effacer le contenu des cellules? Pour supprimer le contenu de la cellule, il suffit de taper sur la touche Suppr (ou Delete ou Del) du clavier. Mais cela n efface pas les couleurs et les bordures (c est-à-dire le format). Pour effacer contenu et format, voici la méthode :

29 Le menu Effacer permet de sélectionner ce que l on veut effacer : Commandes Tout Description Effacement du contenu, du format (mise en forme) et des commentaires Formats Effacement du format Contenu Effacement du contenu Commentaires Effacement des commentaires 11.Comment déplacer un tableau? a. Couper-coller. Objectif : déplacer le tableau de deux colonnes grâce à la technique du couper-coller. Nous allons déplacer le tableau de deux colonnes vers la droite

30 Résultat : Le tableau est bien décalé de deux colonnes vers la droite

31 Utilisez la même méthode pour replacer le tableau où il était (la cellule de destination sera donc A2 au lieu de C2). b. Par le menu contextuel (clic droit). Cette méthode est identique à celle du copier-coller avec le menu contextuel. Il suffit juste de cliquer sur Couper au lieu de Copier. 12.La cellule. a. Comment écrire dans une cellule?

32 Nous allons voir une autre méthode pour valider le contenu d une cellule. b. Comment modifier le contenu d une cellule? Pour pouvoir modifier le contenu d une cellule, il faut non seulement sélectionner cette cellule mais aussi l activer. Nous allons ajouter du texte à la cellule B4. Pour activer une cellule, plusieurs méthodes sont possibles : a) Faire un double-clique sur la cellule résultat : le curseur clignote dans la cellule. b) Cliquer dans la barre de formule résultat : le curseur clignote dans la barre de formule. c) Taper sur la touche (en haut du clavier) résultat : le curseur clignote dans la cellule à la fin du texte

33 1 : Choisissez une de ces méthodes pour activer la cellule. Pour déplacer votre curseur à l intérieur de la cellule, il vous suffit de taper sur les touches de direction droite et gauche du clavier (, ). Pour prendre en compte la modification, il suffit de valider la saisie (ce que vous savez faire). Mais si nous voulons annuler la saisie et revenir à l état précédent, nous avons encore deux options : Taper sur la touche «Echap» (ou «Esc») du clavier (en haut à gauche) ou Cliquer sur le bouton «Annuler» Remarquez que les nombres s alignent à droite de la cellule alors que le texte s aligne à gauche. 13.Révision. Comment sélectionner la cellule D14? Comment sélectionner la plage de cellules A2:C14? Comment voir apparaître Verr Num dans la barre d état? Que se passe-t-il si je double-clique sur la cellule A4?

34 Si je sélectionne (un clic) la cellule B6 et ensuite je clique dans la barre de formule, que se passe-t-il? 2)Mettre en forme des tableaux. 1. Premier tableau. Nous allons commencer par taper les données de notre tableau puis ensuite nous ferons la mise en forme. 2. Comment insérer et supprimer des lignes et des colonnes. Comme pour beaucoup d actions, il existe différentes manières d insérer un élément : par la barre d outils, avec la souris ou encore par le clavier. Nous passerons en revue différentes possibilités permettant d insérer des lignes ou des colonnes. Vous choisirez ensuite celle qui vous semble la plus simple pour vous. a. Insérer une ligne par le ruban. Pour insérer une ligne, il faut vous placer sur la ligne qui se trouvera en dessous de la ligne insérée. Pour l exemple nous allons insérer une ligne sous la ligne des titres de colonnes (on imagine que l on a oublié un élément qui doit être placé à cet endroit)

35 b. Supprimer une ligne par le ruban

36 c. Insérer / Supprimer une ligne par la souris (menu contextuel)

37 d. Insérer une ligne par le clavier. e. Insérer plusieurs lignes. f. Insérer une colonne par le ruban. g. Insérer une cellule par le ruban. h. Supprimer une cellule. i. Les menus Insérer et Supprimer