MODE OPERATOIRE UTILISATION DU PROGRAMME «GARANTIE EN LIGNE»
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- Mathilde Morel
- il y a 7 ans
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1 Page : 1/20 Tableau d Approbation. Indice Rédigé par : Approuvé par : Date Nom et Visa Date Nom et Visa A 01/12/2009 JANVIER Philippe 01/12/2009 INSOM Giovanni 1. TABLEAU DE MISE A JOUR Indice Date Nature de la Modification Pages A Création Toutes
2 Page : 2/20 2. OBJET Ce mode opératoire a pour but de préciser les différentes étapes pour l enregistrement d une demande de garantie pour un moteur ou pour une pièce. 3. SOMMAIRE 1) Connexion au système de garantie en ligne page 3 2) Demande de garantie a) Généralités page 5 b) Consultation de recours page 6 c) Création d un recours en garantie page 7 d) Impression d un recours en garantie page 15 e) Impression d une étiquette de retour pièce défectueuse page 16 f) Comment insérer une photo, un document page 17 3) Cas particulier de la garantie pièce page 19
3 Page : 3/20 NANNI INDUSTRIES utilise Internet pour connecter le concessionnaire directement au système de mise en service des moteurs et de recours en garantie. En utilisant ce système vous serez en mesure de procéder à la mise en service des moteurs et par conséquent le démarrage de la garantie. Pour pénétrer dans le système vous devez taper votre nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été attribués. Cliquez sur «login»
4 Page : 4/20 Si cette fenêtre ne s ouvre pas, vérifiez votre nom d utilisateur et le mot de passe et essayez de nouveau de les insérer. Ce site fonctionne uniquement avec «INTERNET EXPLORER» et ne fonctionnera pas en cas d utilisation d un autre système, de type «MOZILLA». Dans le cas d un mauvais fonctionnement, contacter : JANVIER Philippe Tel : mail : philippe.janvier@nannidiesel.com ) ou HILANKA-KOSTERMAN Lotta Tel : mail: lotta.hilanka-kosterman@nannidiesel.com) La page étant apparue, cliquez sur l onglet «Garantie en Ligne». Une nouvelle fenêtre s ouvre. Le système est divisé en deux parties : - la première consacrée aux mises en service (voir le chapitre qui y est consacré MAV02) - la seconde consacrée aux demandes de garantie
5 Page : 5/20 Nous allons ici nous consacrer aux «demande de garanties». En cliquant sur «demande de garantie» puis «liste de garantie» Vous allez voir apparaître la fenêtre suivante
6 Page : 6/20 A) Consultation des garanties en cours. Un certain nombre d états de garantie existent et sont plus ou moins utilisés : - En préparation : vous venez de préparer une garantie, vous l avez enregistrée, mais vous ne l avez pas encore soumise car vous n avez pas encore toutes les informations. - Soumis par le concessionnaire : vous avez une garantie à présenter et l avez soumise au SAV pour approbation. - Suspendue : la garantie que vous avez soumise n a pas été acceptée par manque d informations. La raison de la suspension sera visible dans la case «Raison de la suspension» - En vérification pour retour de matériel : suite à la demande de garantie, le SAV souhaite voir le matériel avant de statuer pour la garantie. - Approuvé : le SAV a accepté la garantie et l avoir peut être fait. - En facturation : Utilisation interne à NANNI - Déjà payé : Utilisation interne à NANNI - Soumis à nouveau par le concessionnaire : Le SAV a suspendu un recours (en attente de main d œuvre par exemple), vous avez complété le recours et vous l avez soumis de nouveau au SAV. - Avoir établi : l avoir de garantie a été établi.
7 Page : 7/20 B) Demande de garantie «normale» (non «upgrade program» pour ce cas se référer au mode opératoire MAV004-FR) Vous voulez faire un recours en garantie. Cliquer sur «nouveau» pour accéder à la page «nouvelle demande de garantie»
8 Page : 8/20 Entrer le numéro de série du moteur pour lequel vous voulez faire un recours en garantie puis cliquer sur confirmer le numéro de série. ATTENTION Si le moteur n a pas été mis en service, ou si la mise en service a été suspendue ou rejetée vous ne pourrez pas faire de recours en garantie. Il est donc impératif de contrôler si le moteur a une mise en service valide avant d accepter une réparation sous garantie. (Voir le chapitre mise en service MAV002-FR) Pour remplir correctement votre demande : 1) Entrer la date de l évènement 2) Entrer la date de réparation 3) Inscrire le nombre d heures de fonctionnement 4) Choisir le type de réclamation (voir tableau ci-dessous) Type Type de garantie A utiliser pour - Commentaires 1 Garantie contractuelle Demande de garantie standard 2 Garantie commerciale 3 Garantie pièces 4 Vérification avant livraison 5 Manquant ou endommagé Action commerciale pour des demandes hors période de garantie. Ce type de garantie ne pourra être utilisé qu avec l accord spécifique d un technicien SAV. Demande de garantie pour des pièces neuves présentant des défauts. Le numéro de facturation NANNI (FA xxxxxx) et la date de facturation sont impératifs. A n utiliser que sur des moteurs qui n ont pas été mis en service avec l accord spécifique d un technicien SAV. Ne pas utiliser USAGE NANNI exclusif. (Tout recours de ce type sera refusé.) 7 Upgrade program (voir mode opératoire MAV004-FR) ATTENTION Le non respect des règles énoncées dans le tableau ci-dessus : - accord spécifique d un technicien SAV - choix de type de garanties non adaptés Entrainera automatiquement le rejet de la demande de garantie
9 Page : 9/20 5) Entrez un commentaire technique (voir image suivante)
10 Page : 10/20 6) Cliquer sur «Enregistrer réclamation» en bas à gauche de la demande de garantie. Un numéro de recours sera automatiquement attribué 7) Enregistrer la pièce principale. Entrer la référence de la pièce, la quantité puis cliquer sur ajouter 8) La pièce s enregistre dans le système.
11 Page : 11/20 9) Cocher la case «C..» (Composant principal) ce qui veut dire que cette pièce est le composant qui est à l origine de l avarie, mais pas nécessairement une pièce cassée et remplacée. Par exemple, pour un réglage d avance à l injection le composant principal est la pompe d injection même si la pompe n a pas été remplacée. 10) Sauvegarder la pièce principale en cliquant sur S, en bout de ligne à gauche, avant de s occuper de la gestion de la pièce principale. 11) Sélectionner le groupe. 12) Sélectionner le sous groupe.
12 Page : 12/20 13) Sélectionner le code incident. 14) Puis indiquer si la pièce principal a été remplacée ou non avant de cliquer sur «sauvegarder la pièce principale». 15) Pour la liste des travaux à insérer choisir le groupe travaux.
13 Page : 13/20 16) Cliquer sur «liste des travaux» et choisir le type de travail effectué. Si celui-ci n est pas répertorié, indiquer le travail effectué dans la case description (Par exemple pour un réglage avance écrire «avance injection»), puis cliquer sur liste des travaux. Une fois votre choix fait cliquer sur «copier code activité dans la réclamation» 17) Un temps standard apparait. Si vous voulez déclarer un temps supérieur, ajoutez celui-ci dans la colonne D.., (Durée supplémentaire), choisir entre temps de diagnostique, temps de réparation ou temps de diagnostique et réparation dans la colonne C., (Commentaire). Enfin, ajouter dans la case commentaire les motifs pour lesquels vous avez dépassé le temps standard. Puis sauvegarder la ligne en cliquant sur S en bout de ligne à gauche. 18) Pour les frais annexes choisir quel type de frais vous voulez vous faire rembourser. - Facture extérieure (facture d électricien ou diéséliste.), inscrire la quantité (1) et la valeur, ainsi que le titre de la facture dans la case commentaire, puis cliquez sur I pour l insérer au recours. Effectuez cette opération pour chaque facture. ATTENTION Une copie de la facture devra être jointe au recours
14 Page : 14/20 - Autre (repas, visserie, petit matériel.) inscrire la quantité (1) et la valeur ainsi que le descriptif de la facture dans la case commentaire, puis cliquez sur I pour l insérer au recours. Effectuez cette opération pour chaque facture. ATTENTION Une copie de la facture devra être jointe au recours, au cas par cas, en fonction de la somme demandée - KM (frais kilométrique) inscrire le kilométrage (le prix du kilomètre est standardisé), puis le parcours effectué (de..à.) dans la case commentaire avant de cliquer sur «I» pour insérer les frais. 19) Une fois tous ces éléments entrés dans le système, cliquez sur «enregistrer réclamation». Relire attentivement le recours (cela évitera malentendu et perte de temps). Enfin cliquez sur «soumettre réclamation». Un message vous indiquera que le recours a bien été soumis.
15 Page : 15/20 Si vous remontez vers le haut de la page, vous trouverez également le message tel que ci-dessous. Maintenant vous pouvez quitter la page en cliquant sur gauche de la demande de garantie. C) Impression du recours de garantie. Quitter en bas à Vous êtes revenue à la page d accueil vous pouvez imprimer votre recours en cliquant sur la lettre P
16 Page : 16/20 D) Impression de l étiquette de retour pièces En cas de demande de retour pièce pour expertise ou pour recours fournisseur, vous devez imprimer une étiquette de retour. Vous devez cliquer sur É, à droite de la page. La fenêtre ci-dessous apparaitra.
17 Page : 17/20 Sélectionnez «fichier» puis «imprimer». Cette étiquette de retour devra être collée sur le colis en retour de manière à ce qu il soit bien visible et puisse nous permettre de l identifier. E) Insérer des photos ou des factures : Pour argumenter votre garantie ou pour joindre vos factures, vous pouvez les envoyer sous format JPEG. Cliquez sur la lettre I en bout de ligne ou sur dans le recours en garantie (voir ci-dessous): Photo
18 Page : 18/20 La page ci-dessous apparaitra : Cliquez sur Parcourir pour rechercher dans le dossier de votre ordinateur le fichier désiré puis après avoir donné un nom à votre fichier dans la case «description du fichier» cliquez sur le bouton. Sauvegarder Image
19 Page : 19/20 Cas particulier des pièces neuves défectueuses Pour accéder à ce type de recours procédez comme pour une garantie contractuelle. Cliquez comme pour les garanties normales sur «demande de garantie». Puis sur «liste de garantie» et enfin sur «nouveau». En lieu et place de «garantie contractuelle» choisir «garantie pièce». Remplir la demande de la même manière que pour une garantie contractuelle, puis cliquez sur enregistrer ce qui déclenchera l attribution du numéro de recours (par exemple R ). Cette pièce défectueuse étant neuve vous avez reçu une facture. Insérez les éléments suivants dans les différentes cases prévues à cet effet : - La référence de la pièce (code article) - La quantité (en général 1) - Le numéro de facture (ce numéro commence par FAxxxxxx) - La date de facturation (JJ/MM/AAAA)
20 Page : 20/20 Ajouter Article Toutes ces données doivent être saisies avant de cliquer sur Une fois ajoutée la pièce à rembourser apparait sur la ligne avec sa valeur. (Voir image ci-dessous) Procéder de la même manière que pour une garantie contractuelle pour la gestion de la pièce principale. Puis cliquer sur Sauvegarder Pièce Principale Enfin pour finir cliquer sur «Enregistrer», relire, puis cliquer enfin sur «soumettre la réclamation».
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