ORGANISATION DE LA MISSION AVOCATS COMPTA +

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1 ORGANISATION DE LA MISSION AVOCATS COMPTA + A l usage de chaque collaborateur du cabinet et pour une communication active avec l Avocat. Cette procédure est celle de Maître : Mise en place le / / Elle doit être classée dans le dossier permanent chez l Avocat et dans le dossier permanent au cabinet.

2 Procédure Avocats «Compta +» Page 2 sur 6 SOMMAIRE I Points administratifs 3 PAGES II Organisation de l enregistrement des recettes 5 1 Objectif 5 2 Organisation 5 3 Réception d un règlement 6 III Enregistrement des dépenses 7 IV Autres documents 10 V Classement des informations chez l Avocat 10 1 Dans le dossier «Trésorerie» 10 2 Dans le dossier «Permanent» 11 VI Relations Cabinet-Avocats 11 1 Compte rendu de visite 11 2 La lettre à l Avocat et les chiffres clés, tableau de bord 12 VII Classement des informations au cabinet 12 VIII Communication avec l ANAAFA 13 Liste des annexes : Annexe 1 Mentions obligatoires à reporter sur une facture Annexe 2 Sanctions pénales concernant le délit de fraude fiscale Annexe 3 Courrier à envoyer à l Avocat en cas de désordre ou de récidive Annexe 4 Lettre destinée à l assistant technique de L ANAAFA Annexe 5 Compte rendu de visite Annexe 6 Tableaux de bord Annexe 7 Présentation des missions de conseil du Cabinet DM CONSULTANTS &

3 Procédure Avocats «Compta +» Page 3 sur 6 II - Organisation de l enregistrement des recettes 1 L objectif est : - d assurer la sécurité fiscale des enregistrements, - de permettre à l Avocat d établir lui-même un suivi du compte Clients ou des honoraires à encaisser. L Avocat étant organisé selon une comptabilité Recettes - Dépenses, il n a pas en tête le montant des honoraires facturés et non encaissés. 2 Organisation L Avocat émet un ou deux exemplaires des factures ou notes d honoraires au client, auxquels il faut rajouter autant d exemplaires dans : - la cote administrative ouverte dans le dossier client de l Avocat, - le chrono (outil de classement par ordre chronologique), - le classeur des factures ou des notes d honoraires à encaisser. (Sont mentionnées en Annexe 1, les mentions obligatoires à reporter sur une facture) Ce qui fait au total 3 exemplaires de chaque facture à conserver, en plus de ceux expédiés au client. L absence de facturation ou de présentation de facture est assimilée par la loi à un délit de fraude fiscale. (cf. Annexe 2 : Sanctions pénales concernant le délit de fraude fiscale) A quoi sert le Chrono? Il est le reflet du respect formel des conditions de la facturation : il démontre l organisation dans la démarche de l établissement d une facturation, il permet de retrouver une facture sans difficultés, car il est souvent accompagné d un cahier de facturation (instrument de pilotage de l Avocat). Remarque : Le chrono est un excellent moyen de recouper cet instrument.

4 Procédure Avocats «Compta +» Page 4 sur Réception d un règlement 3-1 La première étape consiste à prendre le classeur des factures à encaisser, puis de joindre à la facture concernée par le règlement, le justificatif de règlement (avis de virement, remise de chèques). Si le règlement est partiel ou la TVA omise (par exemple), il convient de photocopier le justificatif, de l annoter des informations relatives au règlement partiel, et de répéter cette opération jusqu à ce que la facture soit entièrement soldée. 3-2 Les factures encaissées accompagnées de la remise de chèque ou de l avis de virement sont à ranger provisoirement dans le pré-classeur Le Capitis à l onglet «Ventes & Recettes». Intervient ensuite l enregistrement de ces pièces comptables par le collaborateur du cabinet DM CONSULTANTS. 3-3 Après saisie par le collaborateur, il convient de classer la facture dans le classeur Le Capitis, à l intercalaire Relevés d opérations diverses et pièces justificatives, onglet Bordereaux de remises en banque ou Avis de crédit, selon le mode de paiement. Avantages de cette méthode : - elle est simple, - efficace pour la plupart des Avocats, - utile dans le cadre de la sécurité fiscale (factures jointes aux règlements) et évite les problèmes (distinction entre export et les différents taux de TVA). Objections de l Avocat sur le traitement des encaissements : Traitement de l objection : Cette procédure d enregistrement peut être envisagée uniquement en cas de volume très important.

5 Procédure Avocats «Compta +» Page 5 sur 6 III Enregistrement des dépenses 1 - Les pièces justificatives d un achat payé sont : - la facture d achat et bon de commande ou de livraison, agrafés à celle-ci, - le justificatif de règlement (reçu de CB, talon correspondance de chèque, ) - Sur chaque pièce justificative de dépense doit apparaître le mode de règlement (chèque n, espèces, CB) et la date de ce dernier. - Les talons de chéquiers doivent être renseignés (date, ordre et montant), et pour faciliter la justification, il est préférable de choisir des chéquiers à talons correspondance (talons correspondance qu il faut ensuite joindre à la pièce justificative). - A chaque dépense doit correspondre une pièce justificative, il est donc nécessaire de demander une facture ou un reçu pour toutes les opérations réalisées. Remarque : toutes les factures électroniques doivent être imprimées par l Avocat. Conseil : Utiliser le pré-classeur à la cote «à payer» (si l achat n est pas payé comptant) puis y joindre le justificatif de règlement. L Avocat est libre de s organiser comme il le souhaite pour suivre les achats ou les charges à payer. Il peut utiliser une chemise spécifique, un classeur. Il est néanmoins fondamental qu il sache ce qu il doit payer sans qu il ait à faire des recherches trop importantes. Commentaires : - Il est très important de respecter cette procédure car elle permet à tous de gagner du temps et d évoluer dans un environnement serein. Le désordre est souvent source d erreurs, de confusion et de perte de temps, et donc d énervement. - Aucune dérogation n est possible (cf Annexe 3 : Courrier à envoyer à l avocat en cas de désordre ou de récidive).

6 Procédure Avocats «Compta +» Page 6 sur 6 Remarques et recommandations à l usage des avocats : Il est plus rapide et rationnel de concentrer les règlements que de les étaler : - Simplification du suivi avec la banque (périodicité des relevés bancaires), - Il y a deux échéances importantes chaque mois (les déclarations sociales et fiscales aux environs du 15, les traitements et salaires et les fournisseurs aux alentours du 30). - Il est donc souhaitable d élaborer un calendrier des paiements de l Avocat. - Les paiements précipités et répétés traduisent en général un défaut d organisation de l Avocat. Ils ont pour conséquence, dans la majeure partie des cas, la perte des pièces justificatives. - Ce travail peut être confié à une secrétaire. 2 - Dépenses payées Elles doivent être rangées dans le pré-classeur Achats pour les rétrocessions collaborateurs, ou frais généraux pour les autres dépenses. Cette tâche incombe aux Avocats. 3 Après enregistrement Le collaborateur rangera ces dépenses payées dans le dossier Trésorerie (le mode de repérage y étant précisé : factures réglées par chèque, ordre de virement ou de prélèvement, opérations carte de crédit). Localisation et modes de classement chez l Avocat :