Compte-rendu de réunion de Conseil d administration 4 septembre 2014
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- Sabine Gignac
- il y a 8 ans
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1 Compte-rendu de réunion de Conseil d administration 4 septembre 2014 Présents : Céline B., Samuel B., Morgane C., Julie D. Alexis L., Joanna M., Floriane V., Gérard Z., Frédéric J. Excusée : Bénédicte V. Absent : Charles T. Secrétaire de séance : Joanna M. ORDRE DU JOUR 1 Adhésion du CA 2 Manifestations 3 Adhésion des non licenciés 4 Communication : affiches, newsletter 5 Gestion de l ordinateur et des disques durs 6 Remise en état du matériel 7 Barnum : location éventuelle 8 Encadrement, déroulement des séances 9 Achat T-shirts promotionnels 1 Adhésion du CA Rendu des papiers d adhésion Calcul de la mise à jour du système de points (passage du BIF, etc ) pour les adhérents : proposition d achat de matériel contre facture. 2 Manifestations Dimanche 14 : 9h30 18h : Panazol Bouge en Famille Derrière la mairie de Panazol Information, initiation, démonstrations Si mauvais temps, annulé. Présents : Bénédicte, Christelle, Fred, Loïc, Marina, Floriane, Marlène, Marie, Samuel Repas payant : 7 euros pris en charge par le club 8 repas à demander : Alexis envoie un mail Matériel chez Laëtitia qui va être apporté chez Christelle (banderoles, matériel pédagogique) Chercher rollers, protections et casques au gymnase : Floriane - jeudi 11 à 19h (Pointures : 28 à 38 surtout petites tailles, et réglables, surtout le matériel plus ancien) Barnum : 1 de prévu par Panazol, tables, chaises, bancs (l autre est chez Fred, il l apportera le jour-même, aussi une bâche longue) Cagnotte liquide pour les dépenses sur place Dossiers d inscription à disposition
2 Encadrants (19h 22h) Donc entraînement que jeudi Randonnée du Popu le 19 septembre 20h au Jardin d Orsay Trois possibilités : 4 km, 8 km, km, circuit peut-être en «huit» Encadrer les deux parcours (reconnaissance à faire en amont avec la police pour repérer les problèmes et mémoriser le circuit : mais quand?). Avoir au moins 10 personnes : recruter des gens (pour l instant 5 personnes) En attente du tracé officiel : reconnaissance ce soir. Avoir le tracé officiel demain dans l idéal si non compliqué pour s organiser) Mais 500 de l an dernier dus pour l encadrement pas touchés encore : si non, nous ne la ferons pas. 21 : JPO Dispos : Morgane, Floriane, Alexis, Julie, Joanna, Céline Alexis recrute quelques hockeyeurs Flo et MO voient demain pour les derby girls Fred mail les coureurs pour avoir du monde à 16H30 Gymnase réservé Demande de débit de boisson à faire Matériel sur place - Besoin de la sono (Alexis voit avec François) RDV matin à 8h Portes Ouvertes de 10h à 18h Gymnase organisé de la même façon que les années précédentes Plus d étagères transportables : trouver où ranger chaussures et rollers Faire une invitation pour les institutionnels (Conseils Régional, Général, Jeunesse et sports ) + la presse (Le Populaire, France 3, NRJ, Beaub FM), par mail : envoyer les docs à Sam Démos Roller Derby / Roller Hockey / Course, de maximum 15 minutes 14h30 / 15h30 /16H30. Une par heure maximum. Bien prévoir leur déroulement pour éviter les flottements. Démo freestyle? Morgane s occupe de faire un événement Facebook la semaine prochaine avec l affiche. Buvette : Julie s en occupe envoie mails pour que les gens fassent des gâteaux 28 SEPTEMBRE 6h 12h 17h 1 équipe de complète + 1 équipe où ils sont 5 ou 6 -> engager 3 équipes plutôt que 2 Engagement : 65 par équipe de 2 à 5 Inscription prise par le club et déplacement SEMAINE PORTES OUVERTES 29 sept au 4 octobre Entraînements ouverts au public, qui ne peuvent que regarder, et non participer
3 Ouverts à tout le monde 5 octobre : Course d orientation Départ au Champ de Juillet, 14h- 18h Barnum, tables Ouvert à tout le monde (roller et vélo) 31 octobre Soirée Halloween au Swing Café Quizz et affiches en cours Vers Noël Roller Disco au gymnase Samedi 13 décembre, en fin d aprem, avec un goûter de Noël : 17h 22h? Sécurité, assurance, comme la JPO Savoir combien de personnes le gymnase puisse recevoir avant de l ouvrir à tous : demander à la Mairie Alexis fait la réservation et demandera en même temps Besoin de la sono 3 Adhésion des non licenciés Pour les personnes qui suivent le club sans pratiquer souvent des bénévoles sur les manifestations Peut être intéressant pour les membres et pour le club : comptent dans le nombre d adhérents global (sauf pour la Fédé) Fred a appelé la Fédé mais ils n ont pas de licence particulière. Adhésion simple : quel prix? quels droits? Tarif abordable (20 ) / Droit au mini-bus pour les déplacements, droit de vote à l AG, possibilité d entrer au CA ou au bureau, Faire un bulletin spécifique qui les informe sur ce à quoi ils ont droit (pas besoin de fiche médical, juste coordonnées, chèques et droit à l image) 4 Communication : affiches, PC, newsletter Affiche et flyers portes ouvertes, plus flyer plus général avec le planning derrière Aller les imprimer en couleur à Office Dépôt : JPO 100 Affiches A4 / 500 flyers A6 200 flyers du planning A5 (recto verso) Alexis envoie tous les fichiers à Fred qui passera les récupérer + quelques dossiers d inscription. Site mis à jour cet été Nouvelles fiches d adhésion seront bientôt en ligne.
4 Newsletter pour les anciens adhérents qui récapitulera les événements de la rentrée : rappeler le besoin de gâteaux à vendre, rappeler le besoin des dossiers d inscription remplis et complets le jour de la rentrée sportive. Newsletter pour l accueil des nouveaux arrivants en cours. Sam récupèrera les adresses mails de tous les nouveaux adhérents pour leur envoyer + Plaquette papier que les gens puissent conserver (on leur distribuerait au moment où ils rendraient leur licence) 5 Gestion de l ordinateur et des disques durs PC acheté en promo avec le Disque Dur. Déterminer qui conserve le disque dur externe : pour faire des sauvegardes régulières. Ancien disque dur : archivage papiers, correspondance (le faire tourner pour rassembler tout ce que le CA a déjà) Nouveau disque dur : le privilégier pour les photos (le faire tourner aussi quand quelqu un veut déposer ou récupérer des photos Suite Microsoft Office : abonnement pris 35 /an Suite Adobe : voir le prix de l abonnement 6 Remise en état du matériel Ceux au gymnase et ceux au local : en 2 temps? Il a été révisé l année dernière : le faire après la journée PO. Mardi 21 octobre à partir de 18h : réserver le gymnase Référencer le matériel (types, tailles ) Réorganiser le placard, ranger le matériel de hockey (ne pas le mélanger avec le matériel de la ville) Ajouter le matériel derby (patins, protecs dans une cantine fermée à clef dans un premier temps). Faire les comptes sur le fond de caisse Roller Derby + Notes de frais Pharmacies : 3 à regrouper ensemble 7 Barnum : location éventuelle? Le barnum de l asso pourrait intéresser d autres personnes, on pourrait le prêter ou le louer. Quelle décision? Si on en avait deux cela serait possible mais le risque de se le faire abîmer ou de ne pas l avoir si on en a besoin
5 8 Encadrement, déroulement des séances Début des encadrements à préciser dans la newsletter. Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Enfant : Morgane, Béné (Marlène, Céline et peut-être Julie) Adulte : Éric, Morgane, Alexandra, Alexis Enfants confirmés : Samuel, Alexis, Floriane Hockey : Luc Course : François Derby : Floriane, Morgane (Mathieu, Marlène) Hockey junior : Alexis Hockey adulte : Luc Freestyle : relancer Charles Redynamiser la séance du mardi (quelques retours qui traduisent l ennui des participants à la séance enfants). En faire passer certains en séance adulte du lundi. Faire venir des intervenants (Eric), proposer d essayer les autres disciplines proposées par le club, faire des sorties (une séance sur quatre), qu ils pourraient aider à organiser. 9 Achat T-shirts, sweat-shirts promotionnels (voir la copie de mail de Flo) Au moment où ils reçoivent le bàt validé pour les T-shirts, ils les enverront sous 15 jours. Les badges seront offerts. Le règlement se fera par chèque. Voir les sweats un peu plus tard, pour savoir qui en veut après la rentrée. Prochaine réunion de Conseil d Administration : Mardi 14 octobre à 19h30
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