Informations complémentaires pour l association Scolaire et USEP (Août 2014)

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1 Saison 2014/2015 Informations complémentaires pour l association Scolaire et USEP (Août 2014) Nouveautés 2014/2015 : - Gestion des rencontres sportives Vous trouverez dans ce guide complémentaire sur l utilisation du Webaffiligue-Association, des informations concernant uniquement les association scolaire USEP. L enregistrement des informations communiquées par les associations sur les enfants licenciés à l USEP a été déclaré auprès de la CNIL sous le numéro d enregistrement Le traitement de ces informations respecte, entre autres, toutes les exigences de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 1 Gestion des sections et classes USEP Lors de l affiliation de votre association, votre Fédération vous a peut-être proposé le formulaire de déclaration des sections/écoles de votre association : Vous avez la possibilité de gérer vos sections/classes et demandées l identification de sections/classes supplémentaires. Il est nécessaire que les sections/classes soient créés avant de pouvoir une saisie d enfants licenciés USEP.

2 Si vous cliquez sur ce menu, la fenêtre suivant apparait pour vous proposer plusieurs choix : Liste des sections USEP : La fenêtre suivante apparaît : votre fédération. Normalement par défaut la fédération a du vous créer des niveaux existants. Vous n avez la possibilité de modifier ces informations. Adressez-vous à Le découpage des sections correspond à : Maternelle = Cycle 1 Elémentaire = Cycle 2+Cycle 3+ASH Cycle 1 = PS = petite section MS = moyenne section GS = grande section Cycle 2 = CP = cours préparatoire CE1 = cours élémentaire 1ere année Cycle 3 = CE2 = cours élémentaire 2eme année CM1 = Cours moyen 1ere année CM2 = Cours moyen 2eme année ASH = Adaptation scolaire et scolarisation des élèves handicapés Demander la création d une nouvelle section : La fenêtre suivante apparaît : Remplissez la liste des champs et cliquez sur le bouton pour transférer votre demander à la Fédération. Votre recevra automatiquement un demandant la création de cette nouvelle section. Vous devez attendre que votre section devienne disponible dans la «liste des sections USEP» pour pouvoir enregistrer/renouveler de nouveaux licenciés enfants USEP. Remarque : En fonction de la charge de travail du service Affiliation de votre Fédération, les délais de traitement par votre Fédération peuvent varier de 2 jours à plusieurs jours.

3 2 Saisie des enfants USEP L enregistrement des enfants licenciés USEP enfant se limitera aux données : Nom, prénom, date de naissance, sexe et le niveau. Procéder à la saisie, cliquez sur le bouton «Ajouter Enfants» : Le formulaire simplifié de saisie apparait : Enregistrez les informations sur l enfant Vous devez indiquer à chaque fois à quelle section/niveau/classe est rattaché l enfant. Pour terminer la saisie de la nouvelle licence, cliquez sur le bouton. Vous revenez à la liste des membres qui fait apparaître votre nouveau membre. Veuillez noter que son numéro d inscription n apparaît pas. Il sera délivré par votre Fédération départementale lorsque l inscription sera validée. Vous pourrez obtenir leur licence une fois la validation faite par la Fédération. Consultez le Chapitre «Section» pour savoir comment gérer vos sections/écoles/classes (dans le cas d un RPI).

4 Remarque : si vous avez besoin de saisir une liste enfants cliquez sur le bouton Enregistrer. Les données seront enregistrées et le formulaire vous proposera une nouvelle saisie à faire. 3 Renouvellement groupés des enfants USEP Si vous cliquez sur ce menu, la fenêtre suivant apparait pour vous proposer plusieurs choix : Choisissez le menu «renouvellement des enfants USEP». Ce menu apparaît uniquement si vous avez des licenciés USEP enfants enregistrés la saison précédente. La fenêtre suivante apparaît avec la liste complète des enfants dont la licence USEP serait à renouveler : Pour rechercher rapidement des enfants licenciés d une section/classe, utilisez le critère «Section actuelle» : Ensuite, vous devez renseigner la section de destination dans le 2eme critère «Section de destination» :

5 Vous n avez plus qu a sélectionner les enfants qui doivent renouveler leur licence en cochant la case «réadhésion» Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton : Un message s affiche pour vous demander de confirmer votre demande : Si vous cliquez sur OUI, la fenêtre se referme et vous revenez à l affichage de la liste de vos membres. Quand vous avez terminé de faire toutes vos renouvellements de licence, n oubliez pas de les transférer à votre Fédération en cliquant sur le bouton rouge «transféré à la fédé». Lorsque le voyant apparaitra à la place de la case cochée, la Fédération aura validé votre demande et la carte/licence aura été imprimée. Remarque : En fonction de la charge de travail du service Affiliation de votre Fédération, les délais de traitement par votre Fédération peuvent varier de 2 jours à plusieurs jours. 3 Gestion des rencontres sportives USEP (nouveauté) L usep vous propose d enregistrer vos journées de rencontres sportives faites sous l égide de l USEP. Cette saisie permettra : - - d avoir un historique des journées organisées par l association. Cela permettra à la personne qui gère l association d accéder tout de suite à un historique de l activité de l association

6 - En cas de changement de responsable au sein de l association, de retrouver un historique de votre activité - de vous permettre de faire des statistiques sur votre activité - de permettre à votre comité USEP départemental de consulter ces informations et de les utiliser pour des statistiques sur les activités organisées au niveau départemental - de répondre aux demandes de l académie ou du ministère qui souhaitent obtenir des données précises sur les activités menées au sein de l école. La fenêtre suivant apparait : Pour ajouter une nouvelle journée, cliquer sur le bouton AJOUTER. La fenêtre de saisie des informations à remplir apparait. Le questionnaire est en 2 parties : une obligatoire et une facultative. La première partie concerne l association, le lieu, la durée, les participants et les activités organisées

7 Une fois que vous êtes arrivé au bout de cette première partie obligatoire, on vous propose de remplir la seconde partie facultative : Si vous ne le souhaitez pas, cliquez sur le bouton ENREGISTRER et revenir à la liste de vos journées enregistrées. ATTENTION : si vous cliquez sur le bouton QUITTER aucune information ne sera enregistrée. A tout moment vous aurez la possibilité de modifier les informations saisies pour les mettre à jour. Un classement par saison vous sera proposé la prochaine saison pour archiver les informations.