FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS) AIDE FINANCIÈRE SYNCHRO ACADÉMIQUE

Transcription

1 Liste des questions fréquentes par catégories 1. Création d une bourse Activation des étudiants Processus Gestion des bourses Formulaire de demande de bourses (Étape complétée par le requérant, l approbateur et la Direction des finances) Attribution d une bourse (Étape complétée par le requérant TA, TCTB, ) Approbation d une bourse (Étape complétée par l approbateur Dir. adm., Adj. au directeur, ) Modification d une bourse (Étape complétée par le requérant ou l approbateur) Autorisation et versement d une bourse (Étape complétée par l agent(e) d administration du système des bourses) Cotisations stagiaires posdoctoraux Rapports Centre étudiants Formation Soutien

2 Questions 1. Création d une bourse A. Est-il possible pour les utilisateurs des unités de créer une nouvelle bourse dans le module «Aide financière» de Synchro Académique? B. Comment dois-je fournir l information sur une bourse à créer dans le système à l agent(e)? Réponses Non. Il revient à l agent(e) d administration du système des bourses de créer les nouvelles bourses dans le module «Aide financière» de Synchro Académique. Cependant, l agent(e) doit avoir obtenu(e) au préalable l information de la part des unités (type article, etc...). Une fois l information reçue, l agent(e) est en mesure de configurer les nouvelles bourses dans le système. Pour transmettre l information relative aux nouvelles bourses, ajoutez-les au fichier Excel de votre unité et acheminez ce fichier à l agent(e), par courriel. Le fichier doit être nommé de la façon suivante : Code de la faculté_code de l unité_date_heure Ex : 03_N100_ _11:45 L objet du courriel doit faire mention d une nouvelle bourse, par ex. : Nouvelles bourses, ou Types d articles à créer, etc. 2. Activation des étudiants A. De quelle façon activer l étudiant dans le module «Aide financière»? 3. Processus Gestion des bourses Il est impossible pour les utilisateurs des unités d activer un étudiant dans le module «Aide financière». Il s agit d un traitement en lot, qui s effectue quotidiennement. En cas d urgence, l agent(e) peut manuellement activer un étudiant. 3.1 Formulaire de demande de bourses (Étape complétée par le requérant, l approbateur et la Direction des finances) A. À quel moment dois-je remplir le formulaire de demande de bourses Infopath FIN11? 1) Remplissez et signez le formulaire de demande de bourses; 2) Attribuez la bourse dans Synchro, en se référant aux informations du formulaire, pour l aide à la saisie; 3) Une fois fait, remettez le formulaire à l approbateur de votre unité, afin que l attribution soit vérifiée, et la bourse approuvée; 4) Envoyez le formulaire signé à la Direction des finances (courrier interne ou courriel à l agent(e) avec 2

3 B. J ai fermé le formulaire en cours de saisie, sans faire de sauvegarde. Est-ce que les données déjà saisies sont perdues? FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS) AIDE FINANCIÈRE SYNCHRO ACADÉMIQUE pour objet : Formulaire FIN11). Afin de s assurer d avoir en main la plus récente version du formulaire, utilisez le formulaire disponible sur Mon portail UdeM (menu de gauche : Employés > Finances > Formulaires) : Oui les données sont perdues. Afin d éviter de perdre les données déjà saisies, il faut s assurer de sauvegarder le formulaire dans ses documents, en format xml. 3.2 Attribution d une bourse (Étape complétée par le requérant TA, TCTB, ) A. Comment attribuer (offrir) une bourse à un étudiant? Académique > Lien vers académique > Aide financière > Traitement attributions > Entrée manuelle attributions À partir du moment où un étudiant a été activé dans le module «Aide financière», il est possible de lui attribuer une bourse, en saisissant son matricule et l année «aide financière» (ex : 2013) : 1. Sélectionnez «Action» O-Offrir; 2. Sélectionnez «Type article»; 3. Vérifiez «Plan versement»/sélectionnez «Code répartition»; 4. En cliquant sur le lien «Versement», validez les informations saisies ou saisissez une répartition personnalisée; 5. Cliquez sur les boutons «Valider» et «Reporter». B. Le code d action disparaît lorsque je valide ma ligne Que se passe-t-il? Il est normal que le code d action disparaisse lors de la validation. Le code d action vous permet d indiquer au système l action que vous posez à ce moment, et une fois validé, la valeur disparaît pour laisser place à une autre valeur (A-Accepter, B-Modifier, C-Annuler,). Ensuite, il suffit simplement de reporter la bourse. Pour vérifier le code d action d une bourse, consultez la page «Activité attributions» : Académique > Lien vers académique > Aide financière > Attributions aide > Activité attributions 3

4 C. J ai attribué une bourse à un étudiant, mais l approbateur n est pas en mesure de sélectionner cette bourse pour approbation. Que se passe-t-il? D. Au moment de valider l attribution d une bourse, j obtiens un message d erreur inhabituel, que dois-je faire? La bourse a été validée, mais non reportée. Après avoir appuyé sur le bouton «Valider», appuyez sur le bouton «Reporter». Dans certains cas, la cache doit être vidée afin de ne plus obtenir de message d erreur : 1. Sélectionnez l onglet «Outils»; 2. Cliquez sur «Options Internet»; 3. Sous la section «Historique de navigation» de l onglet «Général», cliquez sur le bouton «Supprimer»; 4. Une boîte s ouvre : Assurez-vous de cocher les cases et cliquez à nouveau sur le bouton «Supprimer»; 5. Appuyez sur «Ok»; 6. Réessayez d attribuer la bourse en répétant les étapes énumérées en 3.2 (A.). Si le problème persiste, contactez l agent(e). E. Comment faire pour attribuer plus d une bourse à un même étudiant? Il est possible d ajouter plusieurs lignes pour attribuer plusieurs bourses à un seul étudiant. 1. Attribuez une première bourse, selon les étapes énumérées en 3.2 (A.) (1, 2, 3 et 4); 2. Cliquez sur le signe (+) afin d ajouter une nouvelle ligne; 3. Attribuez la seconde bourse; 4. Répétez les étapes énumérées en 3.2 (A.) (1, 2, 3 et 4); 5. Lorsque toutes les bourses ont été ajoutées, cliquez sur les boutons «Valider» et «Reporter». 3.3 Approbation d une bourse (Étape complétée par l approbateur Dir. adm., Adj. au directeur, ) A. À quel moment une bourse doit être approuvée (acceptée)? Académique > Lien vers académique > Aide financière > Traitement attributions > Entrée manuelle attributions À partir du moment où une bourse a été attribuée (O-Offrir), il est possible d approuver cette bourse en saisissant le matricule de l étudiant et l année «aide financière» (ex : 2013) : 1. Vérifiez les informations saisies par le requérant; 4

5 2. Sélectionnez «Action» A-Accepter; 3. Cliquez sur les boutons «Valider» et «Reporter». B. Est-il normal que je ne reçois aucune notification ou courriel m indiquant que ma bourse doit être approuvée? Oui, car le système académique ne comporte pas de système automatisé d approbation. Les personnes impliquées dans l attribution et l approbation des bourses de chaque unité doivent respecter les étapes de gestion des bourses énumérées aux points 3.1 (A.) et 3.2 (A.). Il est possible de vérifier le code d action d une bourse, en consultant la page «Activité attributions» : Académique > Lien vers académique > Aide financière > Attributions aide > Activité attributions 3.4 Modification d une bourse (Étape complétée par le requérant ou l approbateur) A. De quelle façon doit-on modifier une bourse? Académique > Lien vers académique > Aide financière > Traitement attributions > Entrée manuelle attributions Avant l approbation : 1. Retournez dans la page de saisie de la bourse, et corrigez les champs qui sont à modifier (montant, code de répartition, etc, ); 2. Après avoir appuyé sur le bouton «Valider», appuyez sur le bouton «Reporter». Après l approbation : 1. Un courriel doit être transmis à l adresse cde-academique@umontreal.ca Le courriel doit : Avoir pour objet : «Modification d une bourse approuvée» Contenir les informations suivantes : No du formulaire Matricule Description de la modification Date d effet Être envoyé en copie conforme (Cc.) à l approbateur si le courriel est envoyé par le requérant. 2. L approbateur doit retourner dans la page de saisie de la bourse, sélectionner l action B-Modifier et corriger les champs (montant, code de répartition, etc, ); 3. Après avoir appuyé sur le bouton «Valider», appuyez sur le bouton «Reporter». 5

6 3.5 Autorisation et versement d une bourse (Étape complétée par l agent(e) d administration du système des bourses) A. À quel moment une bourse sera-t-elle autorisée et versée à l étudiant? Une fois approuvé (A-Accepter) ou modifié (B-Modifier) par un approbateur, il revient à l agent(e) d autoriser et de verser chacune des bourses. Pour ce faire, l agent(e) doit avoir reçu(e) préalablement le formulaire FIN11. En cas de problème, l agent(e) entrera en contact avec l unité concernée. Une fois fait, la bourse apparaît comme étant autorisée puis versée à l étudiant. Pour vérifier le code d action d une bourse, consulter la page «Activité attributions» : Académique > Lien vers académique > Aide financière > Attributions aide > Activité attributions Les versements apparaîtront au compte de l étudiant dans un délai de 24h. Les versements se font quelques jours avant l émission des chèques. L information sera donc accessible aux étudiants dans leur Centre étudiant avant même qu ils aient reçu leur chèque à leur domicile. 3.6 Cotisations stagiaires posdoctoraux A. Que dois-je faire lorsque la bourse sert au paiement de frais de services aux étudiants postdoctoraux? 4. Rapports A. À quel endroit puis-je consulter les rapports? Une copie du formulaire de demande de bourses FIN11 doit être acheminée aux SAÉ (cotpostdoc@sae.umontreal.ca), en plus de l envoyer à la Direction des finances. À mesure que les rapports sont disponibles, ils sont accessibles à partir de différents dossiers. Leurs accès sont gérés selon le rôle de l utilisateur, ou à partir de liste de noms. Rapports livrés : 1. Académique > Lien vers académique > Interrogations > Aide financière > Finances > Auxiliaire AF > Interrogation GL 2. Académique > Lien vers académique > Interrogations > Aide financière > Approbateur : - Attribution de l aide et versement - Montant aide financière non égal au montant versé - Liste des fonds par type d article 3. Académique > Lien vers académique > Interrogations > Aide financière > Requérant : - Attribution de l aide et versement 6

7 - Montant aide financière non égal au montant versé - Liste des fonds par type d article Rapports personnalisés : 4. Académique > Lien vers académique > Interrogations > Aide financière > Rapports > Bourses par programme d études 5. Académique > Lien vers académique > Interrogations > Aide financière > Rapports > Bourses versées par période 5. Centre étudiants A. Pourquoi dans certains cas, je ne peux consulter le dossier d un étudiant via le Centre étudiants? 6. Formation A. Prévoit-on des formations et des laboratoires d accompagnement après janvier 2014? B. Est-il possible d obtenir le guide de formation en version «papier»? C. Où peut-on consulter les capsules d aide à la formation? Les accès au Centre étudiants sont donnés par faculté. Si vous souhaitez connaître le programme d études dans lequel est inscrit un étudiant qui n est pas de votre faculté, vous pouvez consulter l onglet «Prog. études et octroi» de la page «Entrée manuelle attribution» du module «Aide financière». Vous ne pourrez cependant connaître son régime d études (temps partiel, plein temps). Oui, mais à une fréquence réduite. L horaire est à communiquer par la Direction des finances. Le contenu du guide est maintenant disponible dans l aide contextuelle Synchro. Pour imprimer les procéduriers, accédez aux capsules d aide (voir rubrique suivante). Choisissez la capsule désirée et cliquez sur le bouton «Imprimer». Les capsules d aide en ligne sont logées dans l aide contextuelle Synchro, accessible par le bouton «? Aide», au haut des pages «Entrée manuelle attributions» ou «Activité attributions». Une fois dans la page «? Aide» : 1. Sélectionnez l option «Capsule d aide financière»; 2. Développez le contenu en cliquant sur le (+) situé à coté du module «Aide financière». 7

8 7. Soutien A. Où adresser ses questions concernant le module «Aide financière»? B. Où peut-on consulter l aidemémoire? C. Où peut-on consulter le calendrier des versements 2014 de la Direction des finances? Par courriel : cde-academique@umontreal.ca L aide-mémoire est disponible dans la boîte à outils de la page d accueil de la capsule d aide-financière. Le calendrier des versements (DAA et Synchro) est disponible sur le site de la Direction des finances, en cliquant sur le lien suivant : 8