Préparez. Laissez-vous guider étape par étape. TURBO-Self V3 Optimum. Importation du fichier. Extraire les informations depuis.

Transcription

1 2015 Préparez la rentrée! TURBO-Self V3 Optimum Laissez-vous guider étape par étape Extraire les informations depuis Sconet/SIÈCLE Étapes 1 à 9 Importation du fichier Sconet/siècle vers TURBO-Self Étapes 10 à 25

2 Extraction du fichier Sconet/siècle Extraction des informations élèves depuis SCONET/SIÈCLE étape par étape : 1 Sélectionnez Mise à jour. 2 Sélectionnez successivement > Exploitation, > Extractions personnalisées. 3 Créez une nouvelle extraction 1 Connexion Sconet/SiÈcle > Bases Élèves. 2 Demandez une extraction personnalisée. 3 Créez une nouvelle extraction. 4 la nommer puis sélectionnez les informations liées 5 à l identification, 6 à la scolarité, 7 au responsable. 4 Nommez l extraction INCB puis cliquez sur Suite. 5 Dans le thème Identification de l élève, ajoutez successivement les champs suivants : Nom, Prénom 1, Date de naissance, N Interne, INE, Sexe (en sélectionnant Rubriques puis ). Nom, Prénom 1 et INE sont des champs indispensables. 6 Dans le thème Scolarité actuelle, ajoutez successivement Division, Régime. 8 affichez le résultat en spécifiant un ordre de tri sur le nom. 9 enregistrez le résultat exporté au format csv Pensez à noter le nom et l emplacement de ce fichier qui sera utilisé par l opération d import TURBO-Self. (Ex. : Nom du fichier exportcsvextraction.csv, Emplacement : C:\INCBW.) 7 Choisissez le thème Responsable légal 1, puis ajoutez successivement Nom Resp., Prénom Resp., Ligne 1 adresse Resp., Ligne 2 adresse Resp., Commune Resp., Code postal Resp., Tél. maison Resp. puis cliquez sur Suite. En facultatif : tél. mobile Resp, courriel Resp, Iban et BIC Resp. ou RIB selon votre version. Puis cliquer sur suite. 8 Spécifiez le tri sur le Nom puis cliquez sur Afficher en bas de la liste. 9 En bas de la liste, cliquez sur Enregistrer et sur Exporter Excel pour enregistrer le résultat de l extraction. Nom du fichier : Exportcsvextraction.csv Utilisez une clé USB si votre PC où se trouve SCONET/SIÈCLE n est pas en réseau et que le PC utilisant TURBO-Self n est pas sur le même PC que SCONET/SIÈCLE. Turbo-Self

3 10 Faites une sauvegarde, sélectionnez Fichier TURBO-Self et Sauvegarde/Restauration. Indiquez le chemin (ex. : C:\INCB) puis cliquez sur Sauvegarder et Fermer. Importation du fichier 11 Sélectionnez Fonctions spéciales et Début d année scolaire puis Mise à jour des données. Importation du fichier Sconet/siècle le logiciel TURBO-Self étape par étape : 10 Faites une sauvegarde. 11 Demandez une mise à jour des données. 12 indiquez l emplacement du fichier Sconet/siècle que vous venez d enregistrer. Recherchez l emplacement et le nom de votre fichier Sconet/siècle (C:\INCB\ Exportcsvextraction.csv). 13 Sélectionnez Élèves. 14 Sélectionnez Mise à jour des fiches hôtes. 15 Fichier de correspondance. 12 Sélectionnez le type de fichier pour l importation Fichier Sconet/siècle (*.csv) puis indiquez le chemin où se trouve le fichier et cliquez sur Suivant. 13 Sélectionnez Élèves puis l établissement concerné. Refaites chaque étape pour chaque établissement. 14 Sélectionnez Mise à jour des fiches des hôtes puis Suivant. 16 Sélectionnez des divisions. 17 Correspondance des divisions. Les autres étapes page suivante 15 Vérifiez entre le fichier d origine et l aperçu du fichier final puis cliquez sur Suivant. 16 Sélectionnez les divisions que vous souhaitez récupérer. Décochez la ou les divisions qui se nomment Sans division ou Null_1 ou Null_2. 17 Cet écran apparaît uniquement si les divisions sont différentes entre Turbo-Self et Sconet/ siècle. Indiquez la correspondance si besoin. Puis cliquez sur Suivant. Infos TURBO-Self. Infos Sconet/ siècle. Turbo-Self

4 Importation du fichier Indiquez la correspondance des qualités puis cliquez sur Suivant 18 (ex. : EXT = EXTERN). 19 Sélectionnez Mise à jour + insertion de nouvelles fiches ainsi que le mode à appliquer puis le tarif selon la qualité. trouvée TURBO-Self. trouvée Sconet/siècle. 22 à renseigner si l élève n a aucune qualité indiquée Sconet/siècle. Cliquez sur Terminé, Oui et OK. Puis relancez TURBO-Self. 20 Cocher la case si : - vous faites votre 1 re importation SIÈCLE de l année (cas général), - vous faites votre 1 re importation SIÈCLE pour un 2 e établissement ( le cas où vous avez 2 fichiers d importation correspondant à 2 établissements Turbo-Self). Ne pas cocher la case si : - vous faites une 2 e importation SIÈCLE à quelques jours d intervalle (cas où votre fichier SIÈCLE a subi de nombreuses modifications), - vous faites une 2 e importation SIÈCLE pour un même établissement Turbo-Self (cas où vous avez 2 établissements SIECLE mais un seul établissement Turbo-Self). Cette coche permet un 1 er temps de transférer tous les élèves sortants une division Zxx/xx. Puis cliquer sur Suivant. 18 Correspondance des qualités. 19 mise à jour + insertion de nouvelles fiches. 20 affectez une division sortante pour les élèves sortants. 21 pré-visualisez avant importation. 22 lancez la récupération des données et redémarrez Turbo-Self. 23 Vérifiez les effectifs par une Ventilation. Assurez-vous que le mode soit en accord avec la qualité. 21 Vérifiez la cohérence puis cliquez sur Suivant. S il y a des fiches en doublon, cliquez sur Visualiser pour imprimer la liste et traitez ces personnes manuellement. Bouton Rapport. Permet de lister les insertions et mises à jour des fiches. 24 attribuez les numéros de cartes aux nouveaux élèves. 25 Éditez vos étiquettes. 25 Au menu Éditions et Étiquettes, vérifiez les 3 onglets suivants : - Mise en page : vérifiez les champs à inscrire sur l étiquette. - Configuration : étiquette turbo-self standard ou personnalisée. - Édition : par tranche de numéro de carte ou à partir d un numéro de carte à un numéro de carte. 23 Au menu Fichier - Statistique/ Ventilation onglet Ventilation. (Permet de contrôler les effectifs par qualité et par division.) 24 Au menu Fonctions Spéciales - Début d année scolaire - Attribuer les cartes. a) Cochez Filtrer puis Sélection, sélectionnez à qui vous allez attribuer les cartes (qualité, division sauf les sortantes, mode ) puis indiquez le type de tri Division. b) Indiquez vos numéros de carte disponibles Série ou De la carte puis cliquez sur Attribuer. Turbo-Self

5 Pour toute demande d information ou d assistance, durant cette période de rentrée scolaire, notre service technique est à votre disposition De 8 h 30 à 18 h du lundi au jeudi et de 8 h 30 à 17 h le vendredi BP Saint-Jean-de-la-Ruelle Cedex Tél. : - Fax : sav@incb.fr.com neologis.fr ( )