Ecole nationale supérieure d'arts et métiers CHARTE POUR L ACCOMPAGNEMENT DU DOCTORANT

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1 Ecole nationale supérieure d'arts et métiers CHARTE POUR L ACCOMPAGNEMENT DU DOCTORANT Charte des thèses commune avec l Ecole nationale supérieure des mines de Paris (MINES ParisTech) SOMMAIRE Préambule La sélection des doctorants Le suivi de la thèse La procédure de médiation Le cursus professionnalisant L'après- thèse 6 version du 04 décembre /6

2 PREAMBULE L objet de cette charte est la formalisation dans un même document d un ensemble de recommandations à l usage des différents partenaires concernés par l élaboration d une thèse de doctorat, conformément à l arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale et à l arrêté du 3 septembre 1998, relatif à la charte des thèses. Cette charte s adresse à tous les doctorants, enseignants-chercheurs et chercheurs de l Ecole Nationale Supérieure d Arts et Métiers (Arts et Métiers ParisTech) et de l Ecole Nationale Supérieure des Mines de Paris (MINES ParisTech); elle se veut adaptable afin de prendre en compte les spécificités des équipes d accueil et se propose de préserver la grande diversité de situation des doctorants au sein de nos écoles. Cette charte définit les rôles et les responsabilités des différents partenaires impliqués dans ces études doctorales, qu ils fassent partie de MINES ParisTech ou d Arts et Métiers ParisTech. Conformément à l arrêté du 7 août 2006, elle doit être signée à la 1 ère inscription, par le doctorant, le ou les directeurs de thèse, le directeur de l unité de recherche et le directeur de l Ecole Doctorale. Elle est basée sur les spécificités des études doctorales au sein des établissements : haut niveau scientifique : par un recrutement sélectif privilégiant les qualités individuelles, le doctorant est apte à tirer le meilleur profit des scientifiques de haut niveau avec lesquels il est mis en relation dans l ensemble des laboratoires et dans les milieux académiques français et étrangers et faire progresser l état des connaissances scientifiques ; ouverture sur les applications, en liaison avec le monde économique : les thèses préparées à MINES ParisTech et Arts et Métiers ParisTech constituent une première expérience professionnelle, et sont inspirées le plus souvent par des problèmes scientifiques et technologiques rencontrés par les entreprises ; la thèse permet d établir un lien entre la formation académique et des problèmes concrets et peut nécessiter le recours à plusieurs disciplines scientifiques; création d activités : le doctorant doit non seulement savoir utiliser les technologies les plus avancées mais contribuer à produire celles de demain ; travail en équipe : le doctorant est intégré dans une unité de recherche (laboratoire, centre de recherche, département,..) et tisse des relations avec des représentants du monde économique. Il travaille en réseau national et international ; responsabilisation et autonomie des doctorants. Cette charte précise la nature des informations auxquelles chacune des parties a droit au début de la thèse. Elle insiste sur la nécessité pour les différents partenaires de s informer clairement sur leurs objectifs respectifs et rappelle les droits et devoirs de chacun pendant toute la durée de la thèse. 1 - LA SELECTION DES DOCTORANTS Chaque établissement lance chaque année au printemps sa campagne d'appel à candidatures par tous moyens appropriés, pour les inscriptions en thèse au mois d octobre. Chaque unité de recherche procède à la sélection de ses futurs doctorants suivant des méthodes qui lui sont propres dans le cadre de celles définies par l établissement. Toutefois, il convient de s assurer que les candidats apportent la preuve : d un bon niveau de culture scientifique, d un bon niveau de pratique d au moins une langue étrangère (en général l'anglais), de bonnes capacités d analyse et de synthèse, des qualités d adaptabilité, de créativité, des capacités d innovation, de communication et des capacités pédagogiques, de motivation pour l activité de recherche, d un projet professionnel cohérent. version du 04 décembre /6

3 Le dossier d'inscription de chaque candidat retenu par l unité de recherche pour la préparation d'un doctorat comprend au moins les renseignements suivants : CV, sujet et directeur de thèse, financement du doctorant, partenariat, la formation doctorale et l Ecole Doctorale de rattachement, ainsi qu un premier projet professionnel du doctorant susceptible d évoluer durant la thèse. Le directeur de l Ecole Doctorale se prononce sur chaque candidat. La décision d inscription définitive d un doctorant est prise par la Direction de la Recherche de l établissement dans lequel il sera inscrit. 2 - LE SUIVI DE LA THESE Le directeur de l unité de recherche veille notamment à la qualité de l accueil et des conditions de travail du doctorant et à sa bonne intégration. Il s assure du respect de ses droits et de celui de ses devoirs. Dans la mesure des ressources de l unité de recherche, il finance l accès de l étudiant aux formations complémentaires nécessaires au développement de sa recherche et les missions liées à la présentation par le doctorant de ses travaux de recherche lors de manifestations scientifiques en rapport avec ses travaux de thèse. Le directeur de l unité de recherche informe le nouveau doctorant : de l organisation générale de l unité de recherche, des règles d assiduité et les consignes de sécurité en vigueur dans l unité de recherche (le doctorant est soumis aux règlements de scolarité et intérieur de l établissement), des orientations scientifiques de l unité de recherche, de la place du projet confié au doctorant au sein de la thématique générale de l unité de recherche, du financement de sa thèse, des conditions générales dans lesquelles les thèses sont préparées et soutenues, du devenir professionnel des doctorants issus de l unité de recherche. Par ailleurs, une attention toute particulière doit être réservée à l accueil et à l information des étudiants étrangers. L information doit notamment porter sur les structures de l établissement et les organismes extérieurs susceptibles d être utiles à l étudiant au cours de son séjour en France. La responsabilité du suivi de la thèse incombe au responsable de formation doctorale et au directeur de thèse. L encadrement d une thèse peut être éventuellement assuré conjointement par deux directeurs de thèse pour favoriser le développement de sujets transdisciplinaires. Le directeur de thèse peut éventuellement se faire assister par d'autres encadrants, pas encore HDR, qui seront ci-après dénommés "maîtres de thèse" ou coencadrants. En règle générale, deux maîtres de thèse pour un doctorant semble être un maximum raisonnable. Les encadrants doivent assurer au mieux le suivi de chaque thèse, anticiper les difficultés, les pallier en accord avec le doctorant, le responsabiliser dès qu'ils constatent que le travail prend du retard. La fonction de responsable de formation doctorale peut être partagée entre plusieurs personnes, l'organisation propre à chacun des établissements co-habilités étant décrite dans son règlement intérieur. Le responsable de formation doctorale Le responsable de formation doctorale est garant de l inscription ainsi que du suivi du doctorant. Un minimum de deux entretiens par an avec le responsable de formation doctorale (de préférence autre que le directeur de thèse et qui appartient à l établissement d enseignement supérieur où est inscrit le doctorant) est souhaitable si possible, afin d'assurer un suivi global et à long terme du doctorant. Le responsable de formation doctorale définit avec l'étudiant, et en accord avec le directeur de thèse, les formations complémentaires et les mesures d'accompagnement à suivre telles que : cours de langue, formation complémentaire technique, financière, stages à l'étranger ou en industrie dès que cela est possible, diplôme européen Le directeur de thèse Le directeur de thèse est une personne de l unité de recherche, ayant la capacité d encadrer des thèses au sens de l article 17 de l arrêté du 7 août Le directeur de thèse est défini en raison d'une maîtrise reconnue du champ de recherche concerné puisqu il doit aider le doctorant à dégager le caractère novateur dans le contexte scientifique et s'assurer de son actualité ; il doit également s'assurer que le doctorant fait preuve d'esprit d'innovation. Un deuxième directeur de thèse peut donc appartenir à une autre unité de recherche d accueil si les conditions l exigent (transdisciplinarité du sujet, coopération entre unités de recherche). Dans ce cas d'une codirection, c'est le premier directeur qui est le responsable du doctorant au sein de l'établissement d'inscription. Le version du 04 décembre /6

4 directeur de thèse, doit, non seulement élaborer le projet de recherche du doctorant en concertation avec lui, mais aussi assurer un suivi régulier de son travail de recherche. Il lui appartient de veiller à ce que l étudiant ait accès à tous les matériels et données utiles au bon développement de ses travaux. Il lui revient aussi d encourager le doctorant à suivre toute formation complémentaire indispensable à ses recherches ou à son devenir professionnel. La fréquence de deux entretiens par mois en moyenne avec le directeur de thèse sert de référence, afin d'assurer le suivi scientifique de la thèse. Pour que ce suivi soit efficace, il semble déraisonnable qu'un directeur de thèse puisse encadrer simultanément plus de cinq doctorants. Lors de ces entretiens, des occasions seront recherchées pour mettre le doctorant en situation de publier, d'exposer à un congrès et de connaître les travaux à l'école proches du sujet traité. Chaque fois que le sujet de thèse le permettra, le doctorant sera associé à une recherche sous contrat afin de lui donner une expérience de recherche finalisée et des relations avec des partenaires contractuels. Le co-encadrant ou maître de thèse : un encadrement complémentaire réel et officiel Un encadrement régulier du doctorant est souhaitable. A cet effet, les unités de recherche ont la possibilité de désigner, à côté des directeurs de thèse, des enseignants-chercheurs HDR ou non encore HDR mais ayant vocation à le devenir, pour apporter un appui régulier au doctorant. Pour certaines études, l'utilisation d'une technique très complexe quant à son apprentissage et/ou son emploi peut requérir la participation du responsable fonctionnel qui en a la responsabilité. Celui-ci interviendra pour les aspects techniques lors de l'élaboration du projet de recherche et pour le suivi régulier du travail de recherche. Afin de définir le plus précisément possible le déroulement du travail de thèse, on précisera pour chaque année, au moment de l inscription, les noms des personnes chargées du suivi, les modalités de définition et de révision du programme de travail, la fréquence des réunions, des mises au point, des exposés. Les modalités d encadrement sont précisées dans le règlement de scolarité de chaque établissement. Le doctorant Le doctorant qui s engage dans la préparation d une thèse a des obligations vis-à-vis de l institution qui l encadre : le respect du règlement de scolarité ; la confidentialité sur son travail vis-à-vis de tiers, l abandon de la propriété des résultats et de leur valorisation éventuelle au profit de l établissement d inscription ou d un tiers défini par l établissement, notamment en cas de financement extérieur ; l acceptation de tâches d enseignement et/ou de recherche sur contrats qui peuvent lui être confiées ; l acquisition de compétences générales ou spécifiques que son équipe d encadrement peut juger utile ; l information, pendant et après la thèse, sur ses projets professionnels. Il lui appartient d attirer l attention de son encadrement sur toute difficulté expérimentale ou théorique rencontrée dans son travail de thèse ; il rend compte régulièrement de l avancement de ses travaux à son responsable scientifique le plus direct. Une évaluation annuelle de l'avancement des travaux du doctorant avec remise d'un mémoire écrit et soutenu oralement devant un jury désigné, si possible, par le responsable de la formation doctorale conditionnera l'inscription dans l'année suivante. La soutenance orale pourra suivre une procédure spécifique à chaque unité de recherche. Tout ou partie des points ci-dessus évoqués peut être précisé dans un contrat de thèse ou autre convention (pouvant comporter en annexe la charte pour l accompagnement des doctorants), élaboré en accord avec la Direction de la Recherche de son Etablissement. Cet éventuel document contiendra également toute précision sur le financement de la thèse et sa durée. En cas de résultats insuffisants, de manquement à la discipline, ou de fraude de la part d un doctorant, le directeur de l unité de recherche, le responsable de formation doctorale ou le directeur de thèse a la faculté de notifier par écrit un avertissement au doctorant concerné avec copie à la Direction de la Recherche de l établissement concerné et au Directeur de l Ecole Doctorale. Au cas où cet avertissement serait sans effet ou version du 04 décembre /6

5 bien si ces effets sont jugés insuffisants par le directeur de thèse du doctorant, il appartient à la Direction de la Recherche de l Etablissement de prendre les mesures qui s imposent, après réunion d une commission ad hoc. La durée de la thèse est de trois ans, sauf dérogation exceptionnelle accordée par le Chef de l Etablissement d inscription, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du directeur de thèse et du conseil de l'école doctorale, et sur demande motivée du candidat ; l échéance prévisible sera fixée en fin de 2 ème année, si possible.. 3 PROCEDURE DE MEDIATION En cas de conflit persistant entre le doctorant et son équipe d encadrement, il peut être fait appel par chacun des signataires de cette charte à un médiateur qui, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties, propose une solution et la fait accepter par tous en vue de l'achèvement de la thèse. La mission du médiateur implique son impartialité ; il peut être choisi parmi les membres du comité de direction de l'équipe d'accueil ou de l'école doctorale ou en-dehors de l'établissement. En cas d'échec de la médiation locale, le doctorant ou l'un des autres signataires de cette charte peut demander au chef d'établissement la nomination par le conseil scientifique d'un médiateur extérieur à l'établissement. Un dernier recours peut enfin être déposé auprès du chef d'établissement. 4 LE CURSUS PROFESSIONNALISANT Le collège doctoral de MINES ParisTech et d Arts et Métiers ParisTech s engage à apporter à tous ses doctorants une base de connaissances communes, indispensables au bon déroulement de la carrière du futur docteur, par exemple : en matière d'ingénierie des projets scientifiques et techniques, en langues étrangères, en particulier l'anglais, en connaissance de l'entreprise (aide à la décision, comptabilité, économie et management de projets) en animation d'équipes et communication. A cet effet, des cours inter-doctoraux sont offerts aux doctorants, à charge pour eux de s'y inscrire en accord avec leur équipe d'encadrement. De plus, ils sont invités à saisir toute opportunité de visites et stages en entreprise s'intégrant dans leur travail de thèse, y compris à l'étranger. En particulier : il existe un label de "docteur européen" délivré suivant des règles définies par la Conférence des Présidents d'université ; la législation française prévoit des accords d encadrement de thèse en cotutelle avec un établissement étranger (arrêté du 6 janvier 2005). Les doctorants prendront dès leur début de thèse l engagement de suivre des formations s inscrivant dans le cadre de leur projet professionnel. Dès l inscription en 1ère année ou, le cas échéant, à chaque réinscription, le doctorant et son équipe d encadrement et le cas échéant le responsable de formation doctorale décideront du contenu des formations complémentaires d accompagnement. Ces formations complémentaires comprendront une langue étrangère. La participation du doctorant à la vie de l école et du centre (enseignement : nature, contenu et cycle contrats de recherche : partenaires, objet, montant séminaires : cadre, contenu, périodicité, participants ) sera détaillée. A l issue de la thèse, un certificat indiquant les formations suivies sera délivré au nouveau docteur, le volume des formations suivies en cours de thèse devant excéder 100 heures (hors langues). La procédure de soutenance se déroule conformément à l arrêté du 7 août version du 04 décembre /6

6 5 - L'APRES-THESE Après la thèse, il est de la responsabilité de l'équipe d'encadrement : de continuer de valoriser les résultats obtenus, en associant comme co-auteur le jeune docteur à des publications, dans des supports choisis en fonction des débouchés professionnels visés, ou à des brevets, et en lui faisant faire des exposés, des conférences ; de favoriser son insertion professionnelle en lui maintenant l appui logistique de l unité durant sa recherche d emploi, en lui fournissant des contacts dans les entreprises, en entretenant des réseaux de placement s appuyant sur le «carnet d adresses» des responsables scientifiques du centre ou du département et/ou du doctorat concerné ; éventuellement de l aider à son retour de stage post-doctoral s il y a lieu, en particulier en cas de retour de l étranger ; de favoriser la création et le maintien d un réseau actif entre le laboratoire et ses anciens doctorants. En pratique, la Direction de la Recherche de chaque Ecole veille à ce que chaque docteur en recherche d emploi ait accès aux moyens de l Association des Anciens Elèves, si cette possibilité existe, et puisse s inscrire à l Association Bernard Grégory, soit auprès de la bourse de l emploi spécifique à son Etablissement si elle existe, soit auprès de celle de l Université la plus proche. En contrepartie, le docteur s engage à répondre aux enquêtes de suivi de carrière, qu elles émanent de l Ecole, de l Association d anciens étudiants ou de chercheurs, ou de l Association Bernard Grégory. Il prend l engagement moral de répondre dans la mesure de ses possibilités à des sollicitations de jeunes docteurs en recherche de conseils ou d aide. LE DOCTORANT Nom - Prénom : Date : Signature : LE DIRECTEUR DE THESE Nom - Prénom : Date : Signature : LE DIRECTEUR DE L'UNITE DE RECHERCHE Nom - Prénom : Date : Unité de recherche : Signature : LE DIRECTEUR DE L ECOLE DOCTORALE Anne BOUTEVILLE Date : Signature : version du 04 décembre /6