Diplôme National du Brevet Inscription - Session décembre 2015

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1 Diplôme National du Brevet Inscription - Session décembre 2015

2 DSDEN 84 / P.E.C. 07/12/2015 DIPLÔME NATIONAL DU BREVET INSCRIPTION SESSION 2016 Destinataires : Mesdames et Messieurs les chefs d établissement de l académie d Aix-Marseille Dossier suivi par : Valérie ULPAT - Tel : Fax : Je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, les notes de service et annexes relatives aux modalités d inscription au Diplôme National du Brevet pour la session 2016, selon détail ci-après : - Note de service à l attention des chefs d établissement publics et privés sous contrat - Annexe 1 : plaquette documentation établissement INSCRIPTION application CYCLADES - Annexe 2 : fiches de procédures «enchaînement des étapes de gestion» - Annexe 3 : synthèse étape «inscription» - Annexe 4 : fiches FAQ - Annexe 5 : calendrier des épreuves du DNB - session 2016 Signataire : Dominique BECK, directeur académique des services de l éducation nationale Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

3 Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

4 Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

5 Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

6 Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

7 Bulletin académique spécial n 321 du 14 décembre 2015

8 D ANNEXE 1 Préparation à l étape de gestion Inscription Entité de gestion établissement

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15 Si vous ne voyez pas : Gestion des candidats (CYCLADES), veuillez vous adresser à votre Chef d'etablissement pour qu'il vous habilite à l'utilisation de CYCLADES. Préparation à l étape de gestion Inscription Entité de gestion établissement

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17 Besoin d aide? Pour toute demande d assistance technique, veuillez vous rendre sur le portail de votre établissement, Cliquez sur : Point Accueil centralisé Puis,cliquez sur : Créer une demande sélectionnez : Examens et concours sélectionnez : DNB (Cyclade) rédigez la demande enregistrez la demande Sur la page d Accueil de la cliquez sur : Assistance Prendra en charge votre demande Préparation à l étape de gestion Inscription Entité de gestion établissement

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24 Les divisions de classe sont celles renseignées par vos soins dans SIECLE. Vous avez toujours la possibilité d ajouter 1 ou plusieurs divisions. Une division de classe dans laquelle un candidat est inscrit ne pourra pas être supprimée.

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38 Pour les candidats scolaires de 3 ème : NB : A cette étape de gestion, nous vous demandons de veiller particulièrement à l exactitude de l état civil qui doit être strictement conforme à celui de la pièce d identité. En effet, toute erreur aura alors des répercussions sur l ensemble des documents édités ultérieurement. o o o Pour les élèves âgés de plus de 16 ans au moment de l inscription, joindre une photocopie de l attestation de recensement ou du certificat de participation à la journée d appel. Les confirmations + les pièces jointes seront conservées dans votre établissement. Seule la liste des candidats signée par le chef d établissement sera adressée PADNB/CFG pour le 5 février 2016 au plus tard. Pour les candidats individuels scolarisés en LP ou lycée : Le PADNB/CFG procèdera à l édition des confirmations des candidats. Ces derniers devront les retourner accompagnées des pièces justificatives pour le 15 février 2016 au plus tard. PADNB = Pôle Académique du Diplôme National du Brevet.

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46 NB : 1/ Aménagement d épreuves : Les dossiers de demande d aménagement d épreuves doivent être déposés au Pôle académique au plus tard le 29 janvier / Double inscription DNB/CFG : Merci de vous référer à la note de service du 08/12/15

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53 Enchaînement des étapes de gestion REGLEMENTATION INSCRIPTION ORGANISATION / AFFECTATION DEROULEMENT EVALUATION PUBLICATION FIN DE SESSION Gestionnaire DEC / Etablissement

54 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion REGLEMENTATION Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

55 Présentation de l étape de gestion REGLEMENTATION Pré-requis : le pilote règlementaire est connu des gestionnaires 1. Gère les adaptations locales (qualifications, enseignements, et épreuves, ouverts dans l académie) 2. Déclare les centres (établissements d inscription, centres épreuves, centre de correction, centre de délibération, centre d affichage) 3. Paramètre les établissements d inscription (catégories de candidats, qualifications et enseignements gérés, divisions de classe) Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

56 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion INSCRIPTION Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

57 Présentation de l étape de gestion INSCRIPTION 1. Initialise les paramètres généraux (si ce n est pas déjà fait en règlementation) 2. Ouvre et ferme les étapes d inscription 3. Crée des candidatures 1. Gère les paramètres locaux 2. Crée, consulte et modifie les candidatures 3. Edite les listes de confirmation 1. Edite les listes et statistiques 2. Ferme les services 3. Effectue les déchargements de candidats 1. Crée, consulte et modifie sa candidature 2. Edite le récapitulatif Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

58 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion ORGANISATION / AFFECTATION Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

59 Présentation de l étape de gestion ORGANISATION / AFFECTATION 1. Déclare les centres 2. Crée les regroupements de candidats, d épreuves et de centres Le lieu est Centre épreuve 3. Paramètre les règles d affectation en centre 4. Délègue l affectation des salles aux centres épreuves 5. Edite les listes de travail 6. Contrôle les opérations 7. Affecte individuellement 1. Affecte collectivement en salle 2. Edite des listes de travail 3. Affecte individuellement 4. Contrôle les opérations Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

60 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion DEROULEMENT Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

61 Présentation de l étape de gestion DEROULEMENT Prépare au déroulement d épreuves : 1. Edite les convocations des candidats aux épreuves Le lieu est Centre épreuve 2. Edite les étiquettes de table 3. Edite les documents sujets Pré-requis : il a affecté en salle les candidats affectés dans son centre 1. Récupère les copies des épreuves 2. Récupère les documents de déroulement d épreuve (listes d émargement, d appel, d affichage, et les procès verbaux) Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

62 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion EVALUATION Cas de l établissement d inscription Cas du centre de correction Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

63 Présentation de l étape de gestion EVALUATION Prépare à l évaluation : 1. Fixe le calendrier d ouverture/fermeture des services de collecte des notes Cas où le lieu est établissement d inscription 1. Met à jour les notes à partir de fichiers externes (Contrôle Continu et socle de compétences) 2. Edite les bordereaux de notation par épreuve (Evaluation en Cours d Année) 3. Gère les notes (consulte / saisit / modifie) 4. Edite les notes 1. Exporte les notes vers AFFELNET 2. Gère les notes et décisions (consulte/modifie) 3. Edite les notes Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

64 Présentation de l étape de gestion EVALUATION Prépare à l évaluation : 1. Affecte en centre de correction 2. Affecte en commission de correction 3. Affecte en lot de copies Cas où le lieu est centre de correction 4. Effectue des contrôles / éditions 5. Edite les bordereaux de notation par lot 6. Edite les étiquettes de copie 7. Donne le GO pour la collecte des notes 1. Reçoit les copies et les bordereaux de notation par lot 2. Suit l avancement de la saisie des lots. 1. Corrige les copies des candidats par lot de copies 2. Saisit les notes dans l application 1. Gère les notes et décisions (consulte/modifie) 2. Edite les notes 3. Contrôle les opérations Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

65 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion PUBLICATION Cas de l établissement d inscription Cas du centre épreuve Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

66 Présentation de l étape de gestion PUBLICATION 1. Contrôle l évaluation : édite les notes des candidats et vérifie les décisions calculées 2. Prépare la délibération : applique un scénario de péréquation pour préparer la délibération des jurys 3. Gère le site de publication GP Cas où le lieu est établissement d inscription 1. Edite les résultats de ses élèves pour affichage Cas où le lieu est centre épreuve Edite les résultats des élèves ayant passé au moins une épreuve dans son centre 2. Extrait les notes pour statistiques et archives 1. Consulte les résultats sur le site de publication ou la liste d affichage du centre épreuve ou celle de son établissement d inscription 1. Consulte ses notes Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

67 Sommaire ENCHAÎNEMENT DES ÉTAPES DE GESTION GESTIONNAIRE / GESTIONNAIRE ETABLISSEMENT Etape de gestion FIN DE SESSION Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

68 Présentation de l étape de gestion FIN DE SESSION 1. Edite les relevés de notes 2. Edite les diplômes 3. Extrait les fichiers de résultats pour : - la B.E.A. - SIECLE - la DEPP La Base des Elèves Académique récupère le fichier de résultats de la session L application SIECLE récupère le fichier de résultats de la session La Direction de l Evaluation de la Prospective et de la Performance récupère le fichier de résultats de la session Cyclades Enchaînement des étapes de gestion pour le DNB - 16/10/2015

69 GESTIONNAIRE ETABLISSSEMENT : Etape de gestion «INSCRIPTION» 26/11/2015 Objectif : Piloter et suivre les inscriptions pour votre établissement Points particuliers : Pour accéder à CYCLADES, vous devez vous connecter par ARENA 1. Paramétrer mon établissement (Gérer mon établissement) Cette activité est accessible lorsque le service d inscription a été ouvert par le gestionnaire DEC. Les divisions de classe ont été initialisées lors de l arrivée des candidats, vous pouvez vérifier et compléter si nécessaire les informations affichées. On ne peut pas supprimer ou modifier une division de classe sur laquelle est inscrit un candidat. LES CANDIDATS ISSUS DE LA BEA SCOLARISES DANS VOTRE ETABLISSEMENT SONT PRESENTS DANS L APPLICATION 2. Vérification des candidatures des élèves de votre établissement : a. Soit par l activité «gérer l état des candidatures» : après avoir effectué une recherche, vous pourrez agir sur une candidature, en l écartant (état = non-inscrit) b. Soit par une édition de listes de candidats : vous devez repérer les candidats «noninscrits» afin de pouvoir modifier leur candidature. c. Vous devez absolument recycler les anomalies des candidats qui arrivent à l état «A = anomalie» en provenance de la BEA. 3. Créer, consulter, modifier une candidature : Vous pouvez apporter des compléments d information à des candidatures existantes pendant la période d ouverture des inscriptions. Il est possible aussi d ajouter des candidats. 4. Editer les confirmations d inscription (Editer les documents) Cette édition est possible si au moins une candidature existe dans votre établissement. 5. Editer des listes de candidats, des statistiques Plusieurs listes sont proposées : liste générale, par état, par qualification présentée avec choix d option, par division de classe avec choix d option. Les statistiques vous permettent de repérer les candidats non-inscrits ou encore en anomalie. 6. Vérifier les confirmations d inscription Les représentants légaux doivent vérifier l ensemble des informations portées par la confirmation d inscription : données relatives à l état civil, demande d aménagement d épreuves si nécessaire, enseignements valorisés et choix d options, recueils de consentement. 7. Mettre à jour les données candidats, notamment le recueil de consentement Vous pouvez, de façon massive, modifier les indicateurs de recueils de consentement. 8. Clore mon établissement (Gérer mon établissement) Vous devez fermer le service d inscription pour votre établissement. Si vous souhaitez rouvrir votre service, vous devez contacter votre DEC. L édition de documents (listes, statistiques) sera toujours possible.

70 ETAPE DE GESTION INSCRIPTION ANNEXE 4 Mise en situation Gestionnaire établissement : Le service d inscription est ouvert. Lors de l édition d une confirmation, l enseignement valorisé «franco-allemand» n apparaît pas sur le document. Pourquoi et comment solutionner mon problème? Réponse : Solution Pour vérifier si l enseignement valorisé a été ouvert pour l établissement concerné, aller dans l étape de gestion «Inscription», activité «Gérer mon établissement», sous-activité «Paramétrer mon établissement d inscription», onglet «Qualifications et enseignements». Soit l enseignement valorisé est présent : dans ce cas, vous pouvez modifier la fiche candidat, onglet «Qualification présentée». Soit l enseignement valorisé est absent : dans ce cas, en informer le gestionnaire EG.

71 ETAPE DE GESTION INSCRIPTION Gestionnaire établissement : Mise en situation Un candidat change d établissement pendant l ouverture des registres : comment faire pour le désinscrire du premier établissement et l inscrire dans le second? Réponse : Solution Le premier établissement doit passer l état de la candidature du candidat à «noninscrit» Le second établissement va créer la candidature du candidat nouvellement arrivé. A l issue de la saisie des données d identification, CYCLADES va l alerter, par l affichage d une fenêtre spécifique, que les informations saisies correspondent à un candidat déjà existant. Il faut alors valider le candidat proposé (dont l état de la première candidature est à «non-inscrit») et terminer la saisie de l inscription.

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