Recueil de procédures à l usage des paroisses et des services diocésains

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1 Association diocésaine de Fréjus-Toulon 68 impasse Beaulieu BP TOULON CEDEX 9 Recueil de procédures à l usage des paroisses et des services diocésains Diocèse de 30 mai 2007 A la demande du Commissaire aux Comptes 1

2 Recueil de procédures À l attention des paroisses et des services diocésains du diocèse de Fréjus-Toulon: L Association Diocésaine est soumise dorénavant à de nouvelles obligations pour l établissement de ses comptes annuels, notamment avec la désignation d un commissaire aux comptes ( CAC) pour la certification de ses comptes annuels et la publicité de ses comptes annuels vis-à-vis des tiers. Dans ce cadre, ce recueil de procédures a pour objectif d accompagner chacun dans les changements induits par cette nouvelle réglementation et de permettre l homogénéisation des procédures au sein des entités de l Association Diocésaine. Recueil de procédures Il est nécessaire d atteindre une homogénéité dans les traitements comptables et organisationnels au sein des différentes entités de l Association Diocésaine. Pour cela, des règles communes à toutes les entités sont ainsi mises en place, et demandent à être suivies. 2

3 Quelques définitions et abréviations NIVEAU DIOCESAIN CANONIQUE EVECHE CIVIL ASSOCIATION DIOCESAINE * conseil épiscopal (CE) * conseil d administration * Conseil diocésain pour * assemblée générale les affaires économiques (CDAE) NIVEAU PAROISSIAL * conseil pastoral la paroisse n a aucune existence sur le plan civil * conseil économique paroissial ( CEP ) CDS : contribution diocésaine de solidarité ( bordereau ) Ou CPS : contribution paroissiale de solidarité CAC : commissaire aux comptes On peut utilement consulter le directoire diocésain 3

4 Sommaire Rappel de l organisation du diocèse sur le plan temporel Page 4 1 Principes généraux Pourquoi des procédures?... Page 5 Les procédures s appuient sur des documents.. Page 6 et 7 Les procédures s appuient sur des hommes,. Page 8 Exemple de la séparation des tâches. Page 9 et 10 2 Procédures de traitements 2-1 Dépenses : généralités.. Page 11 Dépenses : gestion des factures ou des justificatifs de frais Page 12 Dépenses : les charges de personnel.. Page 13 Dépenses : frais de déplacement.. Page Trésorerie : La Banque Pages 15 et 16 Trésorerie : Tenue banque d après relevés... Page 17 Trésorerie : Les espèces transitant par la paroisse. Pages 18 et 19 Trésorerie : Une seule caisse et un seul cahier de caisse Page Ressources : Les quêtes... Page 21 Ressources : Messes.. Page 22 Ressources : Les casuels Page 23 Ressources : Les dons et legs.. Page Immeubles : Les calvaires Page 25 Immeubles : ventes, bien paroissial ou scolaire Pages 26 et 27 Immeubles : Acquisitions bien paroissial ou scolaire Pages 28 et Les procédures comptables Comptes réciproques. Page 30 et 31 Clôture des comptes.. Page 32 Immobilisations et amortissements.. Page 33 Provisions et autres charges calculées.. Page 34 Le dossier permanent Page 35 Le dossier annuel Page 36 Annexes Fiche d identité de paroisse... Page 34 à 36 Note de frais de déplacement Page 37 Détail du mobilier Page 38 Fonctions du comptable de la paroisse. Page 39 Fonctions du trésorier de la paroisse. Page 40 Lettre de confirmation Page 41 4

5 Recueil de procédures, introduction Rappel de l organisation du diocèse sur le plan temporel L évêque est le seul administrateur du diocèse. L évêque prend des décisions en son conseil d administration, après consultation des conseils épiscopal, presbytéral éventuellement, et conseil diocésain pour les affaires économiques. Il donne délégation à l économe diocésain pour la gestion au quotidien du diocèse, dans les domaines économique, juridique, administratif et financier, et au curé pour la paroisse confiée. Le curé est l administrateur de la paroisse; il agit après consultation de ses conseils (pastoral et économique). Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs, au plan économique, au trésorier de la paroisse (commandes, contrôle des factures, règlement par chèques ), mais le curé demeure le décideur. L économe diocésain met en œuvre les décisions de l évêque relatives au temporel, et administre le diocèse au quotidien. Il se met au service des paroisses et des services pour les aider dans leur gestion du temporel. 5

6 Pourquoi des procédures? 1 Principes généraux La mise en place de procédures comptables a pour objectif la fiabilité des comptes annuels par le fait de - la réalité des enregistrements comptables : tout ce qui est enregistré correspond à des événements qui ont eu lieu : C est vrai, c est réel. - l exhaustivité des enregistrements comptables : Tout ce qui s est passé est enregistré : Il y a tout! Il ne manque rien! En particulier, les procédures permettront de respecter le principe de séparation des exercices par exemple. Les dépenses de l année 2006 ne sont pas les dépenses de l année Une dépense effectuée en 2006, payée en 2007, devra être comptabilisée en Pour répondre aux obligations légales et permettre au commissaire aux comptes d effectuer son travail, il est nécessaire de mettre en place des méthodes communes à toutes les entités: paroisses, services, séminaire CAC Les procédures Le CAC peut affirmer: * que les comptes sont réguliers et sincères * qu ils donnent une image juste de la situation financière. Il certifie les comptes, c està-dire qu il certifie qu ils ne comportent pas d anomalies. Au-delà de ces obligations, l application des procédures assurera la protection du patrimoine, le respect de la Loi et des règlements, et l effectivité des décisions des responsables. Les procédures, c est aussi un moyen d organiser des simplifications! 6

7 Les procédures s appuient sur des documents (1/2) 1 Principes généraux En termes de procédures, certaines règles simples doivent être respectées. La première règle à retenir, c est qu une procédure se matérialise dans des documents. C est pourquoi : Tout flux, financier ou non, doit faire l objet d une pièce justificative. Autrement dit, toute écriture comptable (flux de trésorerie ou non) nécessite une pièce la justifiant. Pièce justificative Méfiez-vous des habitudes! Elles vous font penser qu une pièce justificative est inutile. Méfiez-vous par exemple des remboursements forfaitaires! Ainsi, par exemple, il ne peut y avoir de frais de déplacements remboursés sans fiche détaillée justifiant les kilomètres effectués, la date du déplacement et le motif succinct du déplacement Demande de remboursement de frais de déplacement. Date Motif Km Signature Le remboursement forfaitaire est incompatible avec la certification des comptes! 7

8 1- Principes généraux Les procédures s appuient sur des documents (2/2) Rangement, classement de ces documents Factures et justificatifs de dépenses :classer chaque facture selon le numéro porté à réception, dans un classeur pour les factures de l année. ( un classeur par année ). Le classement des factures doit être fait dans l ordre des numéros, et regroupées par mois, soit 12 intercalaires Les Pièces de caisse: les pièces justificatives des mouvements de caisse seront classées dans un classeur, par exemple toutes les pièces d un mois dans la même pochette plastique, et dans l ordre. Ces justificatifs doivent justifier tous les mouvements de caisse, on y trouvera donc le double des décomptes de quêtes, des bordereaux de remise d espèces en banque, les tickets de caisse ou factures des achats payés en espèces ( petits montants ). Les pièces de banque : ranger chaque relevé bancaire, accompagné des pièces correspondantes (bordereaux de versement, remises de chèques, virements ) dans des classeurs. Les bordereaux de remise de chèques doivent être explicites et détaillés: nom, objet du chèque Les chéquiers doivent être numérotés au fur et à mesure de leur utilisation. A la fin de l exercice, ranger les relevés bancaires et les chèques terminés dans une boîte d archivage. Chéquiers numérotés Relevés bancaires etc... Banque 1 classeur par année Classement par date Salaires du Personnel : Tous les documents relatifs aux salariés sont classés par le service social de l économat. Toutes ces pièces seront classées dans la boîte d archivage de l année. Le classement est d abord fait pour gagner du temps. 8 L année est terminée; Transférer le contenu du classeur dans une boîte d archives.

9 1 Principes généraux Les procédures s appuient sur des hommes : Nécessité de séparer les tâches La séparation des tâches est une exigence majeure du commissaire aux comptes. Cette séparation des tâches est notamment essentielle dans les fonctions d ordonnateur de dépenses, de comptable et de trésorier de l entité concernée. Comptable La séparation des fonctions entre le décideur (fonction de direction), le trésorier ( fonction de détention du patrimoine, gardien du trésor) le comptable ( fonction d enregistrement, transcription des événements) et enfin la fonction de contrôle (vérification) qui est assuré en interne ou en externe, découle d un principe universel d organisation des tâches, quelle que soit la structure. Trésorier CEP Décideur Ainsi dans la paroisse: La fonction de direction est exercée par le curé (qui peut déléguer) La fonction de détention du patrimoine est exercée par le trésorier. La fonction d enregistrement est assurée par le comptable La fonction de contrôle est exercée par le Conseil Economique Paroissial ( CEP ) et les services diocésains de l économat comptable Services de l économat de la curie diocésaine Trésorier Curé La séparation des tâches conduit à des échanges constructifs 9

10 1 Principes généraux Exemple de la séparation des tâches : Achat (1/2) (sachant que la réalité du terrain ne permettra pas toujours cet idéal) Exemple d une procédure d achat. La personne habilitée à le faire passe une commande. C est elle qui apposera la mention «bon à payer» et sa signature sur la facture pour permettre son règlement. Cette personne est désignée sous le nom d ordonnateur, de décideur, de responsable c est le chef pour cette opération! J enregistre en compta Je fais un chèque Je commande Le chèque sera établi par le trésorier au vu de la facture mentionnant «bon à payer». Le trésorier paiera si la facture lui semble conforme, correspond au bon de livraison et à la marchandise livrée, si le bon à payer a été donné conformément aux pouvoirs du décideur, et à l objet social de l entité. Le comptable enregistrera le règlement de la facture en comptabilité. Il s assure que la somme payée est conforme avec la facture. Il décide de l imputation dans un compte. C est lui le chroniqueur de l opération : c est lui qui la transcrit dans l histoire de l entité.. Travailler ensemble pour plus d efficacité et de sécurité 10

11 1 Principes généraux Exemple de la séparation des tâches : Achat (2/2) C o m - mande Ordre de paiement ( bon à payer + signature) P a i e m e n t (établissement du chèque) Comptabilisation du règlement dans le logiciel comptable Décideur ou Ordonnateur O O N N Trésorier N N O N Comptable N N N O Il convient de s assurer, dans la mesure du possible, du respect de la séparation de ces fonctions. Dans les cas où la distinction n est pas possible entre le décideur et le trésorier, le comptable aura alors une mission de contrôle plus étendue. Qui suis-je? Ordonnateur ou Trésorier? Dans la pratique, dans nos paroisses et nos services diocésains, le trésorier peut pour des achats courant être l ordonnateur des dépenses par délégation du curé pour la paroisse ou du responsable du service diocésain. Des délégations limitées sont toujours possibles 11

12 2-1 Les dépenses 2 Procédures diverses Toute dépense doit obligatoirement faire l objet d un justificatif correspondant 1. une facture au nom du fournisseur mentionnant la date, la nature et le montant de l achat, 2. un ticket de caisse avec l identification du magasin, la date, la nature et le montant de l achat. 3. Une demande de remboursement de frais justifiée et signée par le demandeur. Qui peut décider de la dépense? Il faut distinguer : - Les dépenses incontournables (EDF- GDF, eau, téléphone, impôts, affranchissement, bordereaux, consommables au service du Culte, hosties, bougies, etc ). Ces dépenses ne nécessitent pas d accord particulier ; le responsable de la Paroisse décide seul. - Les autres dépenses dites «d équipement» ; achat d ordinateur, de mobilier, travaux d entretien divers : la consultation du Conseil Economique- Paroissial est obligatoire pour donner un avis sur ces dépenses. Les directives diocésaines, notamment le groupement d achat «le Cèdre», est à consulter et à utiliser. 1) Dépenses habituelles : Toutes les dépenses récurrentes, les consommables Le curé de la paroisse 2) Dépenses d équipement, Jusqu à uros Le Conseil Economique 3) Dépenses et investissements immobiliers - Les dépenses plus importantes (gros travaux, acquisition de biens immobiliers au-delà de euros ou bien embauche d un salarié). Elles doivent être approuvées par le Conseil pour les affaires économiques de la paroisse et du diocèse ( CEP et CDAE). Voir le décret du 24 janvier 2000, relatif à la gestion économique des paroisses ( art 6 à 10 ). Pour les sommes supérieures à 7500 euros, accord écrit du conseil économique diocésain Des niveaux de décisions fonction de l importance des enjeux financiers. 12

13 2 Procédures diverses 2-1 Dépenses : gestion des factures ou des justificatifs de frais Les factures ou justificatifs de frais Réception et contrôle Chaque facture sera contrôlée par le Curé ou la personne habilitée à engager la dépense qui devra y apposer la mention «bon pour paiement» avec sa signature. Les factures seront numérotées dans l ordre d arrivée ( ex: 03-18, pour la dix huitième facture reçue en mars) «bon pour paiement» signature + Veiller à bien reporter le n de réception en comptabilité Paiement des factures Le paiement des factures se fait par chèque. Le numéro du chèque doit être indiqué sur la facture, le n de facture doit être reporté dans la saisie comptable. A titre exceptionnel, pour un montant inférieur à 15 euros, une facture peut être réglée en espèces. Chaque pièce comptable doit être classée et archivée. Toujours par chèque Le paiement par espèces complique toujours les comptes 13

14 2 Procédures diverses 2-2 Trésorerie : La Banque Paroisse La banque et les comptes bancaires Réserves Un seul compte bancaire par paroisse doit demeurer ouvert, sauf situation exceptionnelle. Ce compte est ouvert soit à la société générale, la banque postale ou le crédit agricole. Nous rappelons également que l autorisation de l économe diocésain est obligatoire pour ouvrir ou clôturer un compte, ou changer de mandataire. Toutes les démarches auprès des banques doivent passer par l économat diocésain. Les placements: Dans un souci d homogénéité et de sûreté de la gestion, les placements sont réalisés uniquement au niveau de la curie diocésaine. Les paroisses qui mettent leurs excédents de trésorerie en dépôt au diocèse reçoivent les intérêts au taux du livret A. Le dépôt ou le retrait est matérialisé par un extrait de compte. Cet extrait de compte est envoyé systématiquement chaque année au moment du versement des intérêts. Dépôt à la curie diocésaine Produits financiers Deux comptes bancaires, c est trois fois plus compliqué qu un compte bancaire Un seul compte bancaire par paroisse : Oui! Un excédent dans le compte courant bancaire de la paroisse est une source de risque, et conduit à une perte de produits financiers. 14

15 2-2 Trésorerie :Tenue d après les relevés 2 Procédures diverses La comptabilité est tenue selon le principe de comptabilité de trésorerie, c est-à-dire que la saisie comptable est réalisée selon les recettes et les dépenses. On recense en fin d année les produits à recevoir et les charges à payer. La tenue de ces mouvements directement d après le relevé bancaire est beaucoup plus simple et évite le fastidieux état de rapprochement. Le seul contrôle à faire : que le solde sur le relevé bancaire soit identique au solde de la banque dans nos comptes. Au 31 décembre, les chèques non débités seront enregistrés. Tenue d après les relevés Choisissez la simplicité! Un état de rapprochement ( liste des chèques émis non débités et des chèques reçus non encaissés) sera réalisé pour la clôture de l exercice. Pour simplifier considérablement la comptabilité, il suffit 1) d opter pour un seul compte bancaire, 2) d opter pour une tenue d après le relevé bancaire. 15

16 2 Procédures diverses 2-2 Traitement des espèces transitant par la paroisse Chaque Paroisse se doit d être très stricte sur la gestion des espèces. Le mouvement des liquidités doit être fait en toute transparence. 1) Ventilation des recettes espèces Dans tous les cas, quel que soit le motif pour lequel les espèces sont reçues, il convient de différencier les recettes (quêtes du dimanche, quête de baptême, de mariage, casuel, offrandes de messes, denier de l Eglise ). Messes Mariages QUÊTES Obsèques Baptêmes 2) Comptage des recettes espèces L argent en espèce recueilli à l issue de chaque célébration doit être obligatoirement compté par deux personnes qui devront noter sur un cahier de décompte de quêtes, ( un cahier à double feuillet autocopiant prénuméroté, type Exacompta), le jour et la nature de la recette, le montant récolté, puis approuver le décompte en signant la feuille conjointement. 3) La conservation des espèces Le premier volet, détachable, accompagnera l argent qui sera déposé dans la caisse de la paroisse, il servira de pièce justificative à la caisse. Feuilles de décompte L argent recueilli sera compté par deux personnes et noté sur un cahier de décompte La gestion des espèces ne peut pas être le maillon faible de nos procédures BANQUE DE LA PAROISSE 16

17 2-2 Traitement des espèces transitant par la paroisse (2/2) 2 Procédures diverses 3) La conservation des espèces (suite) Dans la mesure où la caisse de la paroisse dépassera le seuil de 150 euros (défini ci-après), une remise en banque doit être effectuée, le plus rapidement possible. En tout état de cause les espèces doivent être entreposées si possible dans un coffre, et au minimum dans un lieu sûr fermé. Ces espèces ne doivent sortir de la caisse que pour être versées à la banque. Pour chaque dépot en banque, remplir un bordereau détaillé qui devra correspondre au montant déposé. Une seule caisse pour la paroisse : Oui! 4) Paiement en espèces Il faut éviter de payer en espèces. Dans la mesure du possible, il ne peut pas être fait d avance de trésorerie en espèces pour payer des fleurs ou d autres achats. Les dépenses en espèces doivent être exceptionnelles et pour des montants faibles ( somme inférieure à 15 euros ) Elles seront inscrites sur le cahier de caisse. Pas de caisses dépassant les 150 euros! 17

18 2-2 Le cahier de caisse 2 Procédures diverses Le cahier de caisse est obligatoire pour noter toutes les transactions en espèces. Il devra comporter sur chaque page : le solde de caisse du jour précédent, les recettes en espèces exclusivement les versements éventuels effectués à la banque ; dans ce cas le bordereau de versement sera joint au cahier de caisse, Les dépenses d espèces du jour, le nouveau solde de caisse à la fin de la journée ; vous obtiendrez ce solde en prenant le solde de la journée précédente, plus les recettes de la journée, moins les dépenses. Ce solde devra correspondre très exactement à l argent liquide restant à la Paroisse. Dans les cas où plusieurs personnes auraient à utiliser le cahier de caisse (ex : accueil du Presbytère), la personne qui prend le service doit vérifier si l argent contenu dans la caisse correspond à ce qui est noté sur le cahier. Si tel n était pas le cas, elle en rend compte au Curé. Les sommes détenues dans la caisse doivent être minimisées En effet, les paiements en espèces devant rester exceptionnels et ne concerner que de petites sommes, il est impératif que le «fond de caisse» soit minimisé: 150 euros maximum. (Solde de caisse d hier) - dépenses d aujourd hui + recettes d aujourd hui - remise en banque éventuelle = nouveau solde de caisse Une comptabilité détaillée doit être faite chaque semaine, par valeur de pièces et de billets. Une seule caisse ne génère qu un seul cahier de caisse, d où l intérêt de n avoir qu une seule caisse Si on vous confie une caisse, vous devez aussitôt vérifier que l argent contenu dans la caisse correspond à ce qui est noté 18

19 2-3 : Ressources : Les quêtes 2 Procédures diverses Définition : Offrandes faites au cours des messes par les fidèles. La plupart des quêtes du dimanche restent la propriété de la paroisse et servent à couvrir ses dépenses (chauffage, personnel, entretien, activités, ) Certains dimanches, la quête est réservée à un emploi spécial : partage avec d'autres Églises, œuvres caritatives, solidarité diocésaine, séminaires, etc. Ces quêtes qui ne reviennent pas à la paroisse sont appelées les quêtes impérées. Les quêtes impérées sont donc envoyées à l économat diocésain au moyen du bordereau avant d être renvoyées, le cas échéant, à leur véritable destinataire (Saint Siège, RCF, Terre Sainte, Pax Christi, Eglise d Afrique, ). Montant des quêtes : Qu elles soient pour la paroisse, pour la curie diocésaine, ou pour tout autre destinataire, la quête doit être intégralement décomptée. Il ne faut pas enlever de la quête des montants d aucune nature que ce soit : part de l organiste, part du sacristain, paiement des fleurs,, etc L intégralité de la somme reçue doit paraître en recette. Toutes les charges de la paroisse doivent apparaître dans les dépenses, sans compensation. Les quêtes pour le Secours Catholique et le CCFD sont à verser directement aux organismes intéressés. Paroisse Paroisse Paroisse Paroisse Saint Siège. Curie diocésaine RCF Terre Sainte Paroisse Paroisse.. Pax Christi Paroisse Afrique Quêtes impérées Par le biais du bordereau trimestriel, ces quêtes remontent jusqu à la curie diocésaine, qui transmet ensuite ces sommes à leurs véritables destinataires. Aucune somme ne peut être prélevée sur les montants reçus même pour payer des charges liées à la cérémonie. L usage est d en verser 80 % à l évêché par l intermédiaire du bordereau trimestriel. Par respect pour les donateurs, il importe que les sommes reçues parviennent intégralement à leurs destinataires. Le commissaire aux comptes sera vigilant sur ce point. 19 Pour la vérité des informations et pour le respect des donateurs : Pas de frais réduisant directement les dons Pas de prélèvements à la source.

20 2 Procédures diverses 2-3 Ressources :Suivi des messes Les messes reçues doivent être portées sur le compte bancaire unique de la paroisse. Un registre des messes doit être tenu. Les quêtes à l occasion d obsèques sont à considérer comme des messes. A la clôture, il doit être possible de justifier le montant détenu qui doit être supérieur ou égal au montant des intentions de messes qui restaient à célébrer au 31 décembre. Il convient donc de faire à cette date le relevé détaillé des messes à célébrer. L excédent entre ce détail multiplié par le tarif de messe en vigueur et le montant détenu pourra être versé à la curie diocésaine qui verse des offrandes de messes à de nombreux prêtres du diocèse. Messes Post Mortem Les messes post mortem correspondent à des dons faits par des fidèles, pour qu après leur mort des messes soient dites à leur intention. Au moment du décès, deux solutions sont possibles. Si les intentions du donateur s étalent sur de nombreuses années, il est possible de virer chaque année dans le compte messe et dans le registre des messes, les messes qui doivent être célébrées, ce qui génère une information dans le cahier. Sinon, tout doit être viré dès le jour du décès dans le registre des messes Ce cahier fera apparaître l origine du don et les souhaits du donateur. Registre des messes LE SUFFRAGE Livre des messes Post Mortem Il faut beaucoup de vigilance, car les personnes qui confient ces sommes à leur paroisse le font parce qu elles ne font pas confiance à leur entourage immédiat. Cette vigilance commence par l existence d un beau cahier relié, dont l apparence attire le regard et fait hésiter à le jeter dans la corbeille à papier. Le respect des personnes passe par la qualité du travail administratif 20

21 2 Procédures diverses 2-3 Ressources : Les casuels Définitions : Ce sont les offrandes faites à l occasion des baptêmes, mariages et sépultures. Dans le diocèse de Fréjus-Toulon, des propositions de dons sont faites de dons soit : Libre pour un baptême 150 euros pour un mariage ou une sépulture. Ces montants doivent être donnés à titre indicatif. Ils peuvent être plus importants ou moins importants. Pour les mariages, afin d orienter le montant du don, il peut aussi être proposé de donner 5% du coût total du mariage Pour le curé, on laissera les confettis... Ne pas mélanger les dons! : La dissociation entre l offrande de messe et le casuel proprement dit est nécessaire. Elle est nécessaire pour le suivi des offrandes de messes. Il convient de mettre en place une procédure permettant de savoir pour une offrande donnée, s il y a eu une messe. Par exemple, sur une offrande de 150 euros: S il y a une messe, elle doit être ventilée entre La messe, proprement dite, 15 euros, Le casuel, c'est-à-dire l offrande faite à l occasion de la cérémonie qui est alors de 135 euros. Cette ventilation devient d autant plus nécessaire que des paroisses ou la curie diocésaine manquent de messes. Une offrande ne peut être facturée! : Certaines entreprises de pompes funèbres ont pris l habitude d intégrer dans leur facture le casuel lié à la sépulture. Cette solution ne peut être acceptée que si dans la facture il apparaît clairement qu il s agit d une proposition d offrande. Il convient également de dissocier l offrande de messe et l offrande à l occasion de la cérémonie. Une cérémonie = deux offrandes possibles Offrande de messe Casuel Il faut s organiser pour que la ventilation des offrandes soit correctement effectuée 21

22 2 Procédures diverses 2-3 Ressources : Les dons et legs Les dons et legs. L Association Diocésaine a «la grande capacité» à recevoir les dons et legs, y compris au profit des Paroisses. C est le service de l économat diocésain qui gère cette question, même lorsqu un legs est fait à une paroisse en particulier. La curie l affecte ensuite à la paroisse selon le vœu du donateur. Que pouvez-vous léguer à l association diocésaine? * la totalité de votre patrimoine:legs universel Le legs universel est la disposition par laquelle vous léguez la totalité de votre patrimoine * une partie de votre patrimoine : legs à titre universel Le legs à titre universel est celui qui porte sur une quote-part des biens du testateur (moitié, tiers ), ou sur tous les biens mobiliers ou immobiliers, ou sur une quote-part de tous les biens mobiliers ou immobiliers. * un bien déterminé: legs à titre particulier Le legs à titre particulier porte sur un ou plusieurs biens identifiés.il peut s agir d une somme d argent déterminée, d un compte bancaire, d un portefeuille-titres, d un appartement, d une maison...etc LEGUER A L EGLISE: - Une réalité économique - Une tradition ancienne - Des motivations toujours actuelles Renseignements, informations pour les donations et les legs : Mr l Econome Diocésain 68 impasse Beaulieu BP TOULON CEDEX 9 Tél.: Fax :

23 POUR TRANSMETTRE VOS BIENS : 3 POSSIBILITES LEGUER UN BIEN A L EGLISE CATHOLIQUE, C EST DONNER LA VIE Le don: il concerne tout bien ne requérant pas de transfert de titre de propriété: un meuble, une petite somme d argent Cette démarche est simple, et courante, elle ne requiert pas la présence d un notaire. La donation : elle se fait de votre vivant, et concerne un bien pour lequel un transfert de droit ou de propriété est nécessaire: un fonds de commerce, des terres, une maison, des droits d auteur...cette démarche est irrévocable, et exige des dispositions administratives et notariales. L assurance-vie : vous pouvez désigner dans vos contrats d assurance-vie le bénéficiaire de votre choix. Le contrat d assurance-vie est considéré hors succession et sans fiscalité. 23

24 3 -Les procédures comptables Comptes réciproques dans les bilans et dans les comptes de résultats Un certain nombre d écritures comptables sont internes à l association diocésaine car elles concernent des mouvements entre entités, ce sont des opérations réciproques, qui doivent être annulées par les services comptables de la curie diocésaine. D où l importance de veiller à la bonne utilisation des comptes réciproques. Dans les bilans se trouvent des comptes réciproques : Les emprunts à la curie diocésaine Les dépôts à la curie diocésaine. Les quêtes impérées Le denier de l Eglise ( espèces) Les sommes dues au diocèse au titre de la contribution diocésaine de solidarité L addition des comptes conduit à compenser les charges et les produits des différentes entités diocésaines. Une subvention reçue dans une paroisse (un produit), c est une subvention versée par la curie diocésaine (une charge). Un certain nombre d écritures comptables sont internes à l association diocésaine car elles concernent des mouvements entre entités, ce sont des opérations réciproques, qui doivent être annulées par les services comptables de la curie diocésaine. D où l importance de veiller à la bonne utilisation des comptes réciproques. Paroisse N D du bon secours = Emprunt Prêt Dépôt Emprunt Dettes Créances Dettes Créances Curie diocésaine Dettes Créances Total dans les comptes de l Association Diocésaine : zéro Il faut une symétrie parfaite des comptes réciproques 24

25 Clôture des comptes 3 -Les procédures comptables Décembre lu m me je ve sa di Au 31 décembre, vous devez envoyer au service comptable de l évêché : 1) Le relevé bancaire faisant apparaître le solde au 31 décembre; 2) L état de rapprochement bancaire au 31 décembre si vous ne comptabilisez pas vos recettes et dépenses d après les relevés bancaires. Ou l état des chèques non débités au 31 décembre que vous avez comptabilisés à cette date si vous comptabilisez vos recettes et dépenses d après les relevés bancaires Paroisse 31 3) Le justificatif du solde de caisse : état détaillé des espèces détenues au 31 décembre signé par le trésorier et le curé. 4) Le tableau d amortissement de vos immobilisations, et un état faisant apparaître le matériel mis au rebut dans l exercice. 5) Un état au 31 décembre des messes déjà encaissées qui restent à célébrer dans les semaines, mois, ou années à venir. Ce nombre de messes multiplié par le montant de l offrande proposée (15 eu ros) doit être inférieur au montant des sommes détenues dans le compte messes. (cf page «suivi des messes») Services comptables de l économat 6) Le compte de résultat 7) le bilan DAMOCLES simplifie une disquette... Pour l addition des comptes, il faut transmettre au 31 décembre quelques informations à l économat diocésain 25

26 Amortissements 3 -Les procédures comptables Au 31 décembre, les paroisses doivent passer dans leur comptabilité l amortissement de leurs immobilisations. Dans un souci d homogénéité des comptes de l association diocésaine, les règles de calcul des amortissements doivent les mêmes pour toutes les paroisses et les services Bâtiment L évolution des règles comptables conduit aujourd hui à calculer les amortissements d après les composants. Ainsi, une maison ne s amortit plus sur 30 ans, mais chaque composant de la maison a sa propre durée d amortissement : - gros œuvres ( fondation, ) 40 ans - couverture, charpente 30 ans - plomberie, sanitaire 15 ans - électricité 15 ans - menuiserie 15 ans - peinture 10 ans Matériel et outillage divers Suivant la durée d utilisation des biens. Photocopieur, duplicopieur : 5 ans, Ordinateur : 3 ans Sono d Eglise : 10 ans Orgue électronique de 5 à 10 ans suivant son coût. Matériel audiovisuel: 3 à 5 ans. Mobilier 10 ans. Existence d un tableau d amortissement Un tableau des immobilisations doit être formalisé dans chaque paroisse. Les photocopies des factures d acquisition doivent être associées à ces tableaux. La méthode d amortissement par les composants décortique les bâtiments Tableau des immobilisations et de leurs amortissements. Facture d immobilisation Comptabilité, Comptes des immobilisations, Et compte des amortissements identité Par exemple : date désignation montant Durée d amortissement Am. De l année Am. culmulés Valeur résiduelle 26

27 Evêché de Fréjus -Toulon Commission Immobilière NOTES SUR LES IMMOBILISATIONS ET LES AMORTISSEMENTS Définition : La paroisse acquiert pour réaliser son objet un certain nombre de biens durables non destinés à être revendus ou transférés mais nécessaires en tant qu outil de travail. Ces biens, appelés immobilisations, vont concourir pendant un certain temps à l élaboration de services rendus mais durant cette période ils vont se déprécier par usure ou vieillissement. De même, la paroisse fait et réalise des travaux de gros entretien (immobilier ou gros matériel). Pour constater cette perte de valeur de l investissement, et surtout pour prévoir son remplacement, on va procéder à l amortissement de cette immobilisation. L amortissement peut donc se définir comme la constatation de la perte de valeur subie par une immobilisation qui se déprécie avec le temps ou l usage. Il s agit d une réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, de la valeur économique du bien porté au poste «immobilisation» du bilan. L amortissement a donc un rôle économique Le calcul de l amortissement : L amortissement consiste à répartir en X années la valeur V du bien Le problème va se poser de déterminer la durée et le montant optimum d amortissement à retenir chaque année. L association diocésaine doit amortir ses immeubles et meubles (et notamment immeuble par destination orgues). Il est nécessaire d envisager : A) La maintenance des éléments construits ou réparés, B) Leur remplacement à l issue de leur durée de vie. Ces deux nécessités doivent faire l objet au fil des ans de la constitution de réserves dont le montant est en relation avec le coût initial de l investissement. Ces réserves constituent un «amortissement technique» qui doit être intégré dans les charges annuelles du budget de la collectivité. Il est indispensable de verser le montant des amortissements sur le compte «dépôtamortissement» à la caisse diocésaine, au nom de la paroisse. L amortissement devient une réalité financière non plus seulement comptable. 27

28 Il s agit là d une règle de bonne gestion qui permet d éviter une mobilisation importante de disponibilités financières à l issue de la durée de vie du ou des éléments ayant fait l objet de travaux. Dans notre Diocèse, c est le payeur qui immobilise et amortit. Doivent être considérés comme investissements et donc comptabilisés en immobilisations et amortissements : Montant minimum **Seuil nécessitant une autorisation Equipements * Travaux immobiliers * pouvant inclure plusieurs appareils ou faire appel à plusieurs corps de métier ** ce seuil est déterminé par l Article 6 du décret Episcopal du 24 janvier EXEMPLE D AMORTISSEMENT DANS UNE COMPTABILITE PAROISSIALE ACHAT d un PHOTOCOPIEUR le 10 mars 2003 ayant coûté Le photocopieur a été payé au comptant par chèque Le Bilan d ouverture au 01/01/2003 de la paroisse est le suivant : ACTIF PASSIF Matériel Amortissements Disponible La Poste CCP Total Réserves Dettes Emprunt diocèse Bordereau 4 ème trim Total ) Il faudra passer les écritures comptables d achat suivantes en faisant : Date Code Libellé Débit Crédit 10/03/ Achat photocopieur /03/ Achat photocopieur

29 2) La dépense comptable sera répartie sur 5 ans, soit 5.000/5 = annuel. En fin d année 2003 (et pareil jusqu en 2007), il faudra passer les écritures comptables d amortissement suivantes en utilisant le journal opérations diverses : Date Code Libellé Débit Crédit 31/12/ Dotation aux amortissements /12/ Amortissements ) Concernant les Comptes de Résultat, il suffira chaque année (de 2003 à 2007) de mettre dans la zone «DOTATION AUX AMORTISSEMENTS» 1.000, montant qui correspond à la prise en charge annuelle d amortissement pour ce photocopieur. Ainsi au 31/12/2003 nous aurons le compte suivant : CHARGES PRODUITS Achat de cierge Assurances Quêtes paroissiales Taxe Foncière Dotation aux amortissements Troncs Résultat excédentaire Total Total ) Le Bilan au 31/12/2003 de la paroisse sera le suivant : ACTIF PASSIF Matériel : Photocopieur Brut Amort. Val. Nette Comptable Disponible La Poste CCP Total Réserves Dettes Emprunt diocèse Bordereau 4 ème trim Résultat excédentaire Total

30 Le Bilan au 31/12/2004 de la paroisse sera le suivant : ACTIF PASSIF Matériel : Photocopieur Brut Amort. Val. Nette Comptable Disponible La Poste CCP Total Réserves Dettes Emprunt diocèse Bordereau 4 ème trim Résultat excédentaire Total ) Le tableau d amortissement du photocopieur s établira comme suit : La facture d acquisition sera jointe au tableau. Date Prix de Amortissements Amortissement Total Valeur revient Antérieurs Amortissement Résiduelle 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/ Dans le décret du 13 juin 2003, un texte précise que chaque paroisse aura un compte de dépôt spécifique pour le financement des travaux immobiliers ou des investissements en matériel ( compte de dépôt investissement ). Le compte de chaque paroisse ou service sera alimenté par les amortissements comptabilisés par les services ou paroisses. Ce compte fonctionnera selon les mêmes modalités ( relevé, rémunération ) que le compte de dépôt diocésain actuel. Il est destiné à financer le remplacement et réfection des immobilisations amorties. Les nouveaux investissements devant trouver une autre source de financement. 30

31 3 -Les procédures comptables Provisions et autres charges calculées Fin des provisions dans les entités diocésaines. Les contraintes du plan comptable s imposent aujourd hui dans toutes leurs rigueurs. L usage prévalait dans de nombreuses associations (et dans des entités diocésaines) d ajuster leur résultat en provisionnant des charges futures. Ceci n est plus possible. Pratiquement, compte tenu des conditions d établissement d une provision, aucune entité diocésaine n est en situation d avoir à établir une provision. Projet d investissement Si une entité diocésaine dégage un excédent Elle doit en décider l affectation Solidarité diocésaine Mais nécessité d établir en annexe une affectation du résultat. Le résultat comptable des entités diocésaines fera apparaître la réalité du résultat. Si un excédent apparaît dans les comptes de l entité, il convient de prévoir, lors de l approbation des comptes, une affectation de cet excédent. Cette affectation ne générera pas d écritures comptables mais indiquera aux donateurs la façon dont sera utilisé cet excédent. Remboursement de ses dettes Si une entité diocésaine dégage un déficit Amélioration de sa situation financière dans la limite de un an de dépenses Fin des amortissement des subventions d investissement. Certains comptables de paroisse très avertis de l art comptable amortissaient les subventions perçues pour des travaux. Ceci n est plus possible pour les subventions reçues de la curie diocésaine (solidarité diocésaine), afin de faciliter la consolidation. Réduction dépenses Moyen pour augmenter recettes Elle doit décider Cession d actifs Réduction de trésorerie Suppression des provisions : simplicité rime avec transparence. 31

32 Le dossier permanent 3 -Les procédures comptables Il sera tenu par le comptable de la paroisse sous la responsabilité du Conseil Paroissial pour les Affaires Economiques. Il sera actualisé régulièrement. Comptable 1 La fiche d identification de la Paroisse (voir Annexe 1) 2 Le Patrimoine Cette rubrique permettra de préciser la nature des biens immobiliers et mobiliers de la Paroisse et de les valoriser (joindre la photocopie des matériels achetés). Dans la mesure du possible, rechercher les factures des matériels anciens qui sont toujours en service dans la Paroisse : Immeubles (presbytère, salles paroissiales, église ) vérifier et corriger la fiche si besoin, prendre des photos. Agencement et installations, Terrains, Matériels informatiques et de bureau, photocopieuse, (à préciser avec soin.) Mobilier. 3 Les contrats souscrits par la Paroisse (voir annexe 1), remplir le tableau de synthèse au fur et à mesure des mouvements : Fiche d identité CPAE Le patrimoine Location, de matériels, de locaux... Maintenance (extincteurs ) Assurances ( autres que les contrats collectifs diocésains, s il en reste.) 4 La liste des bénévoles du conseil économique paroissial 5 Ce recueil de procédures. Les salariés Les contrats Dossier permanent : utile quand les bénévoles ou le curé changent! 32

33 3 -Les procédures comptables Le dossier annuel Sera tenu par le ou la comptable, à chaque fois que nécessaire Tous les documents nécessaires à la gestion comptable de la Paroisse pour l année en cours Il sera tenu par la ou le comptable tout au long de l année chaque fois que cela sera utile. Il sera constitué entre autre des rubriques suivantes : Compte de résultat général, Comptes de résultat général et analytique Copie des comptes financiers, Relevés bancaires, Rapprochements bancaires au 31 décembre de l année en cours. Lettre du Curé (ou du responsable du service diocésain, cosignée du trésorier, du CPAE (ou de la structure équivalente du service), du comptable de la Paroisse (ou du service) attestant de la conformité des comptes suivant le modèle joint en annexe 7. Copie des comptes financiers Tableau d amortissement Justificatifs des charges de Personnel : Ils sont conservés au service social de la curie diocésaine. Rappel: l embauche de salariés dans les paroisses ne doit pas se faire sans l accord du conseil diocésain pour les affaires économiques (CDAE) et du conseil épiscopal. L employeur unique étant l association Le Curé et le CPAE approuvent les comptes Justificatifs des charges du Personnel Dossier annuel : tout ce qu il faut pour l intervention du commissaire aux comptes 33

34 Annexe 1 (1/3) Fiche d identité de paroisse ou du service Association Diocésaine de Fréjus-Toulon... date: Paroisse ou Service de Adresse :.. Afin de préparer la mission du commissaire au compte choisi par le conseil d administration de l Association Diocésaine, Monsieur Dominique Lompré, nous vous soumettons cidessous un certain nombre de questions, merci de prendre le temps de répondre soigneusement. (en lettres majuscules). Chaque année vous recevrez ce questionnaire pour mise à jour. 1) Le CPAE (Conseil Paroissial pour les Affaires Économiques) (ou structure de contrôle du service) nombre de réunions par an :.. liste des membres, et précisez ceux qui sont correspondants d une commission nom prénom adresse CP Ville fonction 34

35 Annexe 1 (2/3) Fiche d identité de la paroisse 2) Le trésorier de la paroisse ou du service : nom prénom adresse téléphone 3) Le comptable de la paroisse ou du service : nom prénom adresse téléphone 4) Les comptes bancaires de la paroisse : Banque N compte Nom Signataire 1 Nom Signataire 2 Nom Signataire 3 5) Les contrats souscrits (location, crédit bail, maintenance des extincteurs, photocopieurs, assurances si contrats en dehors de la mutuelle St Christophe, ) Joindre obligatoirement une copie de chaque contrat. 35

36 Annexe 1 (3/3) Fiche d identité de la paroisse 6) Les bénévoles de la paroisse ou du service: Bénévolat : y a-t-il des conventions de bénévolat signées? oui non 61) Bénévoles avec une lettre de mission, nombre :. NOM prénom Adresse fonction Heures par mois Date d entrée Date de sortie 62) Bénévoles sans lettre de mission NOM prénom Adresse fonction Heures par mois Date d entrée Date de sortie C est ici que seront répertoriés les organistes, sacristains, gardiens, catéchistes, membres d équipe de préparation au mariage, au baptême, responsable de la chorale, etc. 36

37 Annexe 2 Note de frais de déplacements Demandeur Nom Prénom Adresse (pour les bénévoles) Entité diocésaine auprès de qui est sollicité le paiement Préciser : Paroisse Service diocésain. Doyenné. Statut : O prêtre O salarié O bénévole Code compta Date Lieu de départ Destination Motif du déplacement Km Péages TOTAL KM Les justificatifs sont nécessaires Remboursement Kilométrique = total Km x remboursement KM Autres frais Téléphone Repas Hébergement (Joindre justificatifs) Total à rembourser Visa du curé ou du responsable du service diocésain Signature du demandeur 37

38 Annexe 3 Détail du mobilier DESIGNATION VENTE OU REBUT DU BIEN Nature Mobilier Date d acquisition Valeur d acquisition Date Prix de vente (si besoin) Matériel de bureau Matériel informatique 38

39 Annexe 6 (1/2) Séparation des fonctions Fonctions du comptable de la paroisse Le comptable transcrit dans un langage économique (la comptabilité) l intégralité des recettes et des dépenses de la paroisse. A cette fin, il tient sur informatique des journaux : Journaux de Banque : Ils pourront être établis à partir des relevés bancaires, solution simple et largement suffisante pour la plupart des paroisses et des services; ou bien, si l exigence comptable nécessité par la situation de la paroisse l exige, avec une grande rigueur comptable, ils pourront être établis à partir des chèques émis, des autorisations de prélèvement et des bordereaux de remise. Dans cette hypothèse le comptable aura à établir chaque mois au moins, un état de rapprochement bancaire qu il conservera. Journaux de caisse : Ils seront établis à partir de «brouillards» de caisses établis par le trésorier, relatant les entrées et les sorties d espèces. A chaque fois que doit subsister un fonds de caisse, c est à dire des espèces dans un endroit donné, un brouillard de caisse et un journal de caisse doivent exister. Mais il faut veiller à ne pas multiplier les journaux de caisse. La remise intégrale et immédiate d une quête d un relais à la caisse centrale de la paroisse ou à la banque doit éviter la création d un journal de caisse par relais ou par clocher. La remise intégrale et immédiate des espèces à la banque après chaque quête, peut permettre d éviter de faire transiter par un journal de caisse des espèces. Journal des opérations diverses Pour comptabiliser les écritures de clôture, mais aussi les écritures découlant de la paye. Chacun de ces journaux doit respecter les principes De réalité : Chaque écriture comptable doit s appuyer sur un document afin de s assurer de la réalité de l événement transcrit, D exhaustivité : Ne pas omettre des écritures! D imputation : Ne pas mettre de dépenses en recettes, de l eau dans le gaz! Afin de s assurer de la réalité des écritures, le comptable ne passera jamais une écriture sans exiger une ou plusieurs pièces justificatives : relevé bancaire, facture, talon de chèque, brouillard de caisse, bordereau de remise de chèques ou d espèces Afin de s assurer de l exhaustivité des écritures, le comptable s assurera qu aucun oubli n a été fait : Il contrôle le rapprochement bancaire (identité du solde dans la comptabilité de la paroisse et dans la comptabilité de la banque), Il vérifie qu il ne manque aucune des factures qui reviennent régulièrement (eau, électricité, téléphone, abonnements ) grâce à un classement rigoureux des pièces comptables, Il vérifie que les informations ayant une incidence comptable, informations dont il a eu connaissance officiellement ou fortuitement, se traduisent par des écritures comptables. Afin de s assurer de la bonne imputation, le comptable respectera le plan comptable des paroisses et des services et s adressera à l économat du diocèse en cas de doute. 39

40 Annexe 6 (2/2) Séparation des fonctions Fonctions du trésorier de la paroisse Le trésorier est directement responsable du «trésor» financier de la paroisse. A ce titre, il a à prendre les mesures nécessaires pour le mettre en sécurité. Le «trésor» financier dont il est responsable a deux formes : Les espèces : euros, monnaie étrangère, et les quasi-espèces : bons anonymes, pièces d or, Les créances bancaires matérialisées par des chèques à encaisser, des chéquiers, des relevés bancaires. Pour la protection des espèces, 1. Le trésorier veille à ne pas multiplier les lieux où subsiste un fonds de caisse. La solution idéale est qu il n y ait qu un seul fonds de caisse placé en lieu sûr. 2. Le trésorier s arrange, chaque fois que possible, pour que le comptage des quêtes soit fait à plusieurs et donne lieu à report immédiat sur le brouillard de caisse ou à remise en banque immédiate. 3. Le trésorier veille à ce que le fonds de caisse soit le moins élevé possible : à cette fin, il ira porter régulièrement à la banque les excédents d espèces. 4. Le trésorier évite d utiliser les espèces pour le paiement des dépenses. Le trésorier tient à la disposition du comptable de la paroisse le (ou les) brouillard(s) de caisse. Dans les relais, le trésorier est assisté par des trésoriers responsables de relais. Il voit avec eux la meilleure manière de réduire les risques. Pour la protection de la créance bancaire, 1. Le trésorier veille à la diffusion des chéquiers, afin qu ils ne soient pas éparpillés et qu ils soient placés en lieu sûr. 2. Le trésorier prépare les chèques pour assurer les règlements des charges de la paroisse : il n établit les chèques qu au vu d une pièce justificative portant éventuellement la mention «bon à payer» indiquée par la personne à qui a été confiée la responsabilité de la dépense. Exemple : des travaux ont été faits sur la salle paroissiale, travaux suivis par un bénévole compétent. La facture de l entreprise devra avoir été visée par le bénévole, avant que ne soit préparé le chèque. b. Il présente les chèques à la signature au curé de la paroisse une fois par semaine, accompagnés des pièces justificatives correspondantes. c. Le trésorier suit le solde du compte bancaire et contrôle par pointage la prise en compte par la banque des remises des espèces et des chèques, et des émissions des chèques (rapprochement bancaire) d. Le trésorier s assure que les fonds disponibles sont au moins égaux aux offrandes de messe reçues pour toutes les messes qui restent à célébrer. Le trésorier prépare le travail du comptable, afin de lui faciliter l enregistrement comptable en lui annotant les relevés bancaires. 40