QUESTIONNAIRE POUR L OBTENTION DU REGIME SPECIAL D IMPOSITION POUR EXPATRIES

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1 QUESTIONNAIRE POUR L OBTENTION DU REGIME SPECIAL D IMPOSITION POUR EXPATRIES Ce questionnaire est destiné à nous communiquer toutes les informations nécessaires pour préparer votre dossier à introduire auprès des autorités fiscales belges en vue d obtenir le statut fiscal spécial pour cadres étrangers. Ce dossier doit établir votre qualité de cadre ou de spécialiste ainsi que votre qualité de non-résident notamment au travers des liens économiques étroits conservés avec votre pays d origine. Ce questionnaire ne sera en aucun cas transmis comme tel aux autorités fiscales mais servira de document de travail pour préparer le dossier final qui sera introduit par votre employeur. Nous vous prions de nous faire parvenir tous les documents justificatifs requis et de ne pas oublier de compléter et de signer le certificat d option (partie VI). Si vous désirez des informations complémentaires concernant ce questionnaire, ou si nous pouvons vous être utiles afin de le compléter, n hésitez pas à nous contacter. JEAN-FRANCOIS GOLENVAUX LUC LAMY Marijke DECOSTER Stefan VANKALCK - Florence OEYEN Sabine MALRIC-SMITH Laetitia TEUGELS Alexandre DE MUNCK S.A. TAX CONSULT N.V. Avenue du Dirigeable 8 bte Brussels TEL : FAX :

2 ATTENTION CETTE DEMANDE POUR L OBTENTION DU REGIME FISCAL SPECIAL DOIT ETRE INTRODUITE ENDEANS LES 6 MOIS A COMPTER DU MOIS QUI SUIT VOTRE MISE AU TRAVAIL EN BELGIQUE CONTENU I. INFORMATIONS PERSONNELLES II. INFORMATIONS CONCERNANT VOTRE EMPLOYEUR III. INFORMATIONS CONCERNANT VOTRE EMPLOI EN BELGIQUE IV. INFORMATIONS CONCERNANT LA QUALITE DE NON RESIDENT V. DOCUMENTS A FOURNIR VI. CERTIFICAT D OPTION 2

3 I. INFORMATIONS PERSONNELLES NOM DE FAMILLE: PRENOM: DATE ET LIEU DE NAISSANCE: SITUATION PERSONNELLE: - Célibataire - Marié(e) Depuis.. - Cohabitant(e) légal(e)* Depuis.. - Divorcé(e) Depuis.. - Séparé(e) Depuis Veuf(ve) Depuis..... * Avec contrat de cohabitation conclu à la commune en Belgique DATE DE L INSCRIPTION DANS UNE COMMUNE BELGE: ADRESSE EN BELGIQUE: TEL PRIVE. TEL BUREAU.. GSM SI VOUS AVEZ GARDE UN DOMICILE HORS DE LA BELGIQUE: ADRESSE A L ETRANGER: NATIONALITE(S): NUMERO DE COMPTE BANCAIRE EN BELGIQUE: IBAN:..... BIC / SWIFT CODE:

4 CHARGES DE FAMILLE 1. CONJOINT NOM PRENOM DATE DE NAISSANCE LIEU DE NAISSANCE NATIONALITE:... ADRESSE (UNIQUEMENT SI ELLE EST DIFFERENTE DE LA VOTRE): VOTRE CONJOINT EXERCE-T-IL UNE ACTIVITE PROFESSIONNELLE DURANT VOTRE SEJOUR EN BELGIQUE? O N SI OUI, DONNEZ DES DETAILS (FONCTION ET PAYS D EXERCICE): ENFANTS ET / OU AUTRES PERSONNES A CHARGE NOM DE FAMILLE PRENOM DATE DE NAISSANCE NATIONALITE LIEN DE PARENTE ADRESSE (UNIQUEMENT S ILS SONT DOMICILIES AILLEURS QUE CHEZ VOUS): AUTRES COMMENTAIRES CONCERNANT VOTRE SITUATION PERSONNELLE DOCUMENT A PRODUIRE Copie de votre passeport ou de votre carte d identité 4

5 II. INFORMATIONS CONCERNANT VOTRE EMPLOYEUR NOM ET ADRESSE DE VOTRE EMPLOYEUR EN BELGIQUE:.... TEL :.. FAX :.. SITUATION DE L ENTITE BELGE AU SEIN DU GROUPE INTERNATIONAL. Succursale d une société étrangère (1) Filiale d une société étrangère (2) Maison-mère du groupe (3) Pour les réponses (1) ou (2) indiquez le nom et l adresse de la maison-mère du groupe BREVE DESCRIPTION DES ACTIVITES DE L EMPLOYEUR 5

6 Numéro de T.V.A. de l entité belge:.. Nombre de personnes employées en Belgique (y compris les cadres expatriés):.. Nombre de cadres expatriés employés en Belgique (y compris vous-même):... Votre employeur est-il reconnu comme «Bureau de contrôle et de Coordination» ou «Centre de Recherche» par les autorités fiscales belges? O N Veuillez indiquer le nom et la fonction du responsable qui va signer la demande de statut de cadre étranger: Nom : Fonction :.. DOCUMENTS A FOURNIR Organigramme du Groupe Dernier rapport annuel Publication de l acte de constitution de la société belge (ou d ouverture de la succursale belge) dans les Annexes du Moniteur belge. Certificat d agréation de l entité en tant que Bureau de Contrôle et de Coordination ou Centre de Recherche 6

7 III. INFORMATIONS CONCERNANT VOTRE EMPLOI EN BELGIQUE FONCTION EN BELGIQUE: DESCRIPTION PRECISE DE VOTRE FONCTION ET DE VOS RESPONSABILITES: (à compléter uniquement si vous ne nous fournissez pas de description de fonction préparée par votre employeur) Exercez-vous uniquement une activité de Contrôle & Coordination? (sans contact avec la clientèle) O N Exercez-vous uniquement une activité de Research &Development? O N Avez-vous été nommé administrateur dans la société belge qui vous emploie? O N Si la réponse est oui, veuillez nous fournir une copie de la publication de votre nomination dans les Annexes du Moniteur belge. Remplacez-vous un employé qui bénéficiait du statut spécial fiscal pour expatriés? O N Si la réponse est positive, indiquez son nom:. QUAND AVEZ-VOUS COMMENCE A TRAVAILLER EN BELGIQUE?... QUELLE EST LA DUREE PROBABLE DE VOTRE CONTRAT EN BELGIQUE?.... 7

8 RAISONS DE VOTRE PRESENCE EN BELGIQUE: Veuillez compléter une des possibilités suivantes: Vous êtes transféré(e) ou détaché(e) en Belgique par une autre société du groupe Nom et adresse de la société étrangère: Votre fonction au moment de votre transfert/détachement:. Votre adresse privée avant le déménagement:.... Ou vous avez été recruté(e) directement en dehors de la Belgique Pays où vous avez été recruté(e):.... Nom et adresse de votre employeur précédent:..... Votre adresse privée avant le déménagement: Ou vous avez été recruté(e) lorsque vous résidiez déjà en Belgique Nom et adresse de votre employeur précédent:..... Bénéficiez-vous déjà d un statut fiscal spécial? O N DOCUMENTS A FOURNIR Copie du contrat d emploi ou copie de la lettre de transfert / de détachement Copie de votre CV Copie de votre contrat de bail belge (si applicable) Copie du permis de travail (si applicable) Si vous n êtes pas transféré(e)/détaché(e) par une autre société du groupe: copie de la correspondance et autres documents justificatifs (annonce,..) concernant votre recrutement Description de fonction préparée par votre employeur (si disponible) 8

9 IV. INFORMATIONS CONCERNANT LA QUALITE DE NON-RESIDENT 1. Des membres de votre famille proche résident-ils hors Belgique? O N Si OUI, indiquez le lien de parenté et dans quel pays? 2. Gardez-vous un lieu de séjour à disposition en dehors de la Belgique? O N Si OUI, indiquez l adresse et veuillez en fournir la preuve (par ex. paiement du loyer/électricité/eau/assurance/téléphone ). 3. Etes-vous propriétaire d un bien immobilier en dehors de la Belgique? O N Si OUI, indiquez l adresse et veuillez en fournir la preuve (acte de propriété, taxe immobilière ). 4. Avez-vous conclu un emprunt (e.g. hypothécaire) auprès d une institution financière étrangère? O N Si OUI, indiquez le nom de l institution, le pays dans lequel l emprunt a été conclu et nous fournir un document justificatif (contrat, preuve de remboursement ) 5. Possédez-vous des biens immobiliers en Belgique? O N Si OUI, depuis quand :.. adresse : 6. Possédez-vous des liquidités, des valeurs mobilières à l étranger? O N Si OUI, veuillez préciser (quoi, où?) et nous fournir les justificatifs (N hésitez pas à masquer les montants si vous le souhaitez) 7. Possédez-vous un compte en banque en dehors de la Belgique? O N Si OUI, indiquez le nom de la banque et le pays dans lequel le compte est ouvert:..... Veuillez fournir une copie récente d un extrait de compte ou une attestation de la banque (N hésitez pas à masquer les montants si vous le souhaitez) 8. Avez-vous souscrit un contrat d assurance-vie en dehors de la Belgique? O N 9

10 Si OUI, indiquez le nom de la compagnie et le pays où la police est souscrite:..... Veuillez fournir des justificatifs (copie de la dernière facture) 9. Participez-vous à une assurance-groupe, un plan de pension ou un plan d épargne en dehors de la Belgique (toujours actif)? O N Si OUI, veuillez préciser, indiquez dans quel pays et nous fournir des justificatifs 10. Cotisez-vous encore à la Sécurité Sociale à l étranger? O N Si OUI, veuillez préciser: Veuillez fournir des justificatifs 11. Etes-vous dispensé des cotisations de Sécurité Sociale belge en application du Règlement Européen/d un traité bilatéral? Veuillez fournir les justificatifs (A1/ «Certificate of coverage») 12. Vos enfants sont-ils inscrits dans une école privée ou internationale en Belgique ou à l étranger? O N O N Si OUI, veuillez donner le nom de vos enfants et préciser le nom et l endroit où se situe cette école. Veuillez fournir les justificatifs (attestation scolaire, facture, etc..). 13. Veuillez décrire d éventuels éléments supplémentaires qui prouvent que le centre de vos d intérêts personnels et économiques ont été maintenus à l étranger (affiliations à un club, à une association professionnelle, etc.). Veuillez fournir les justificatifs. Fait à., le Signature L ensemble des informations personnelles et professionnelles vous concernant ainsi que la demande finale seront conservés dans une banque de données appartenant à Tax Consult et pouvant faire l objet d une consultation par votre l employeur. 10

11 V. DOCUMENTS A FOURNIR Merci de nous fournir tous les documents de base répertoriés ci-dessous ainsi que ceux démontrant que vous avez conservé le centre de vos intérêts économiques en dehors de la Belgique: Documents de base Copie de votre passeport ou de votre carte d identité étrangère Copie de votre contrat d emploi ou copie de votre lettre de transfert / de détachement Copie de votre CV Copie de votre contrat de bail belge (si applicable) Copie du permis de travail (si applicable) Description de fonction préparée par votre employeur Documents démontrant les liens économiques Preuve d une habitation disponible en dehors de la Belgique (parents, amis ) Preuve d une propriété immobilière en dehors de la Belgique (acte de propriété, taxe immobilière) Preuve d un emprunt en dehors de la Belgique (relevé annuel, preuve de paiement ) Preuve de liquidités / valeurs mobilières en dehors de la Belgique (extrait de compte ) Preuve d un compte en banque en dehors de la Belgique (extrait de compte, RIB ) Preuve d une assurance vie en dehors de la Belgique (contrat, preuve de paiement ) Preuve d un plan de pension en dehors de la Belgique (contrat, preuve de paiement ) Preuve d une affiliation à une sécurité sociale étrangère (A1/ certificate of coverage ) Preuve que vos enfants sont inscrits dans une école internationale (facture, attestation scolaire ) Tout autre élément prouvant que le centre de vos intérêts personnels et économiques a été maintenu à l étranger: - Preuve d un abonnement téléphonique avec un opérateur étranger - Affiliation à une association professionnelle étrangère - Affiliation à un club sportif étranger - Alumni - 11

12 VI. OPTION POUR LE STATUT DE NON-RESIDENT Par la présente, je confirme que j opte pour le statut de non-résident tel que décrit dans la circulaire administratif n CI RH 624/ du 8 août 1983; Je certifie également l exactitude de toutes les données relatives au centre de mes intérêts économiques à l étranger. NOM:... ADRESSE: DATE:... SIGNATURE:... 12

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