La Télétransmission des actes: l expérience de la ville d Elven

Transcription

1 La Télétransmission des actes: l expérience de la ville d Elven

2 La Ville d ELVEN en quelques chiffres

3 Population légale au 01/01/2015: habitants Nombre d agents: 74 agents Nombre d agents au sein du service administratif: 8 agents + 1 policier municipal Nombre de délibérations: 139 en au 10/11/2015 Nombre d arrêté réglementaires: 7 Nombre d arrêté individuels: 35 Nombre de budget: 5 La Ville d ELVEN en quelques chiffres

4 1 er pas au printemps 2010: l adhésion à E-megalis pour la dématerialisation des marchés publics Printemps 2013: la préparation de la mise en place du PES (dématerialisation des flux comptables) au 1 er janvier er janvier 2014: télétransmission des actes et des flux comptables La dématerialisation à la ville d Elven

5 Délibérations Arrêtés Budgets Convention/contrat Les actes télétransmis

6 L organisation de la télétransmission des actes

7 1 ère étape: ré-interroger l organisation du ou des services: qui produit des actes, comment, pourquoi? A ELVEN: - Le Policier municipal pour les arrêtés de police permanents, - Le Chargé de gestion des ressources humaines pour les arrêtés individuels - Le Chargé de gestion budgétaire pour les budgets - La DGS pour les délibérations et autres arrêtés individuels - La Chargé de gestion d aménagement du territoire (urbanisme) Ré-intérroger l organisation administrative

8 La question centrale: comment s assurer en l absence de signature électronique de la conformité de l acte télétransmis avec l acte papier revêtu de la signature de l exécutif Définir le circuit de validation

9 Identifier les agents qui seront amenés à produire des actes et à les télétransmettre: pose la question de la responsabilité, du nombre de certificat électronique et de la sensibilité des agents avec le numérique Identifier les acteurs

10 Qui: les agents qui produisent beaucoup d actes, ils disposent chacun d un certificat: soit 3 agents Pourquoi des agents et pas des élus: c est un certificat de télétransmission et pas une signature électronique La validation de l acte: Rédaction de l acte Signature et cachet de l acte par l autorité territoriale A réception de l acte signé, transformation de l acte sous format word en format PDF: interdiction par la préfecture de transmettre un acte scané: problème de réception sur la plate-forme de la préfecture Téléchargement de cet acte sur la plate-forme de télétransmission Réception de l acte à partir de la plate-forme de téléchargement e-megalis: acte revêtu du visa préfecture, c est l acte qui a une valeur juridique Archivages de l acte papier signé et de l acte dématerialisé: difficulté, refus d un certain nombre de partenaire ou juriste qui n accepte pas le seul document avec visa préfecture et réclame un acte revêtu du visa préfecture et du cachet et de la signature du maire Le choix de l organisation de la télétransmission au sein de la commune d Elven

11 Le choix de l organisation de la télétransmission au sein de la commune d Elven

12 Les agents qui produisent beaucoup d acte ou qui ont besoin rapidement d un acte revêtu du visa préfecture DGS Policier municipal Chargé RH Qui? Certificat de télétransmission

13 + Circuit de validation de l acte au sein de la collectivité

14 Transformation de l acte en PDF Télétransmission Document PDF avec visa préfecture Archivage du document tamponné sur le réseau de la collectivité La télétransmission de l acte

15 Freins à la télétransmission Les habitudes La difficultés d appropriation des outils numérique par les agents Obtention des certificats de télétransmission Coûts Temps de manipulation numérique Gains à la télétransmission Possibilité d obtenir un acte visé en 5 mm Plus de frais de timbre ou déplacement en préfecture Archivage électronique des actes Freins et Avantages de la télétransmission

16 Fonctionnalités de la Plate-forme actuelle: - pas de possibilité d envoi grouper à la télétransmission : rallonge le temps passé - Pas de système d identification des actes tamponné et archivé La signature électronique de l élu: - Eviterait la conservation des documents avec la signature manuelle - Une signature électronique de l élu avec tampon (cachet+signature = idem visa préfecture) Sensibilisation des partenaires institutionnels (département, région, avocats.) aux actes télétransmis: - Valeur probatoire des documents télétransmis et revêtu du seul tampon de la préfecture Difficultés de réception des documents budgétaires en format XML par la préfecture: - anomalies à la réception: budget en déséquilibre par exemple (exemple: transmission des compte administratif papier en 2014, plusieurs remarques de la préfecture en 2015, or le budget a été transmis par flux au Trésor et il n y a eu aucun problème) Les améliorations