L'Assemblée Générale Réunion des Présidents 18 Juin 2013

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1 L'Assemblée Générale Réunion des Présidents 18 Juin 2013 Assemblée Générale : Instance souveraine de l Association L association loi 1901 est une organisation démocratique, de ce fait, la première instance dotée de pouvoir est le regroupement des adhérents. C est l Assemblée Générale qui décide de la politique de l association et qui prend les grandes décisions et orientations. L Assemblée Générale a le pouvoir de définir des objectifs et des missions et aussi d élire parmi ses membres, celles et ceux qui mettront en œuvre ses missions. Les diffe rentes Assemble es Ge ne rales A S S E M B L E E G E N E R A L E O R D I N A I R E Présenter le rapport d activités, Rendre compte de la gestion, Présenter le budget prévisionnel, Faire approuver les comptes, Débattre du passé, du présent et du futur Prendre des décisions, Augmenter la notoriété ou l attractivité de l association, Obligatoire une fois par an à date prévue par les statuts A S S E M B L E E G E N E R A L E E L E C T I V E Election des membres du Comité Directeur Selon les statuts de l Association, elle est très souvent incluse dans l A. G. Ordinaire

2 A S S E M B L E E G E N E R A L E E X T R A O R D I N A I R E Modifications des statuts Se prononcer sur une dissolution de l association Décision d acquisition ou de vente de patrimoine immobilier Régler un conflit d envergure (demande de démission du Comité Directeur par un nombre de licenciés) Comment re ussir son AG? R E S P E C T D E S P R O C E D U R E S, Toute délibération prise dans des conditions irrégulières est susceptible d annulation. En cas de non-respect des statuts, par exemple lorsque les règles de convocation ou de vote prévues par les statuts ne sont pas respectées, l assemblée générale est irrégulière. Dans ce cas, un adhérent peut demander au tribunal de grande instance d annuler les décisions de l assemblée générale. L action en justice peut être engagée dans les cinq ans qui suivent l assemblée générale. L E S T A C H E S I N D I S P E N S A B L E S A V A N T L A. G., P L A N I F I C A T I O N E T P R E P A R A T I O N, L équipe dirigeante, Les commissions, les bénévoles, Les adhérents. Article 1 de la loi Association 1901 : «personnes qui mettent en commun d une façon permanente leurs connaissances ou leur activité» C H O I S I R U N L I E U, L I S T E R L E S A D H E R E N T S, Ce travail permet d établir la feuille de présence ou d émargement. Elle permet de contrôler le nombre de présents et de personnes représentées, utile en cas de quorum fixé par les statuts. R E L E C T U R E D E S S T A T U T S E T D U R E G L E M E N T I N T E R I E U R, Voir ce qui est prévu : quorum, délai pour convocation, sous quelle forme adressée la convocation, faut-il être à jour de cotisations.? Tout ceci ne figure pas dans les lois et les règles sont propres à chaque association. Il est important d avoir les statuts en tête et sous la main pour être prêts à répondre à toutes les situations. Vérification que le fonctionnement est en adéquation avec la réalité actuelle.

3 R E D I G E R L A C O N V O C A T I O N. Cette convocation est signée par la personne autorisée (sous peine d irrégularité). Sans précision sur les statuts, la convocation est signée par le Président. Le mode de convocation choisi doit permettre à tous les adhérents de l association d en avoir connaissance. Certains statuts permettent à un adhérent de donner pouvoir à un autre adhérent pour voter à sa place. Si c est le cas, il faut envoyer un formulaire de procuration. Sur la convocation, il est précisé le nom de l association, la date, l heure, le lieu et l ordre du jour de l assemblée générale. Ceci doit être précis : l assemblée générale ne pourra valablement délibérer que sur les points inscrits. Faire statuer sur un point non inscrit à l ordre du jour peut entraîner la nullité de la décision. La mention «Questions diverses» permet de traiter des questions mineures. Sur la convocation de l Assemblée Générale Extraordinaire, seuls des sujets précis doivent être mentionnés sans aucune question diverse. I N V I T E R L E S E L U S, D E S P E R S O N N E S S U S C E P T I B L E S D E S O U T E N I R L A S S O C I A T I O N, D E S P E R S O N N E S A Q U I L O N S O U H A I T E F A I R E D E C O U V R I R L A S S O C I A T I O N F A I R E V I V R E U N M O M E N T D E C O N V I V I A L I T E. L E R A P P O R T M O R A L L Assemble e Ge ne rale Ordinaire C est un document très important qui témoigne de la vitalité de l année écoulé tant à l extérieur que vis-à-vis des adhérents. Il donne les orientations de l association pour la nouvelle année et les directives à suivre par toutes les instances de l association. Il est complété par le rapport d activités. Ce document est soumis au vote des adhérents et doit être compréhensible par tous. C est le moment de valoriser la participation et les initiatives des bénévoles. Votre rapport peut se terminer sur l avenir en proposant de nouvelles pistes d actions et de perspectives. Eventuellement, une projection de documents présentant les points forts de l année aide à la compréhension. Il n est pas obligatoire d un point de vue légal mais dans les faits, il est souvent prévu dans les statuts et le règlement intérieur. Ce rapport doit avoir une présentation soignée. Il sera demandé lors des demandes de subventions et des justificatifs de subventions. Ce document est soumis au vote des adhérents et doit être compréhensible par tous.

4 R A P P O R T D A C T I V I T E S Il résume et fait le bilan des actions réalisées (réussies ou non), aidez-vous des documents produits tout au long de l année. Il permet de faire le point sur l avancée du projet associatif. L analyse qualitative et quantitative de vos actions, l étude des résultats à court terme, de l impact sur le long terme, L E R A P P O R T F I N A N C I E R Il est plus difficile à présenter. Plutôt qu un alignement des chiffres, il est intéressant de faire une comparaison des charges et des produits. Faire un graphique pour la présentation peut aider à la compréhension. Ce document est mis au vote des adhérents; L E M O N T A N T D E S C O T I S A T I O N S E T T A R I F D E S A C T I V I T E S L assemblée générale fixe le montant des cotisations et le tarif des activités. Ils doivent être votés par les adhérents. Démarches post-ag RÉDACTION DU COMPTE-RENDU, (SECRÉTAIRE) Il peut s agir d un simple relevé de décision listant les résolutions selon l Ordre du Jour établi sur la convocation ou plus exhaustif comprenant le contenu des décisions et la teneur des débats si cela représente un intérêt pour la mémoire de l association. Pour une AG élective, les candidats, le résultat des votes avec le nombre de voix et la nouvelle composition du Comité Directeur. Il doit être signé par le Président et le Secrétaire qui attestent sa véracité, être archivé avec les différents rapports et la feuille d émargement. Il sert de justificatif auprès des autorités. ARCHIVAGE DU COMPTE-RENDU, DES RAPPORTS, DE LA FEUILLE D EMARGEMENT, (SECRÉTAIRE) ELECTION DU BUREAU SI NÉCESSAIRE, (COMITÉ DIRECTEUR)

5 DÉCLARATION DE MODIFICATIONS EN PRÉFECTURE (CERFA 13971*3), (SECRÉTAIRE) Le comité directeur a évolué, cette modification doit être déclarée en préfecture dans les 3 mois suivant la décision (article 5 de la loi 1901). Cette formalité décharge les anciens membres de toute responsabilité sur la gestion à venir et engage les nouveaux membres. Elle peut être faite en ligne sur compteasso.service-public.fr ou par courrier en téléchargeant le Cerfa 13971*3 sur associations.gouv.fr. En cas de négligence, les responsables risquent une amende de MISE A JOUR DU REGISTRE SPÉCIAL, (SECRÉTAIRE) Ce registre contient toutes les informations concernant la création, les modifications de statuts et changements dans l administration de l association. Ce peut être un simple cahier, dont on aura numéroté et paraphé les pages. En cas de non-respect de l obligation de tenir un registre spécial, l association peut encourir une amende de OPÉRATIONS D OUVERTURE COMPTABLE, (TRÉSORIER) A RÉCEPTION, ARCHIVAGE DU RÉCÉPISSÉ DE LA PRÉFECTURE, DONT LE NUMÉRO EST À REPORTER SUR LE REGISTRE SPÉCIAL, (SECRÉTAIRE) COMMUNICATION DES INFORMATIONS NÉCESSAIRES AUX ORGANISMES SOCIAUX, BANQUE, ASSURANCE., EN CAS DE CHANGEMENT DE BUREAU ET COMITE DIRECTEUR (SECRÉTAIRE) COMMUNICATION AUPRÈS DES PARTENAIRES ET DES ADHÉRENTS,. (SECRÉTAIRE) TRANSMISSION DU PROCES-VERBAL DE L A.G. A LA LIGUE MIDI-PYRENEES (SECRETAIRE) MISE A JOUR DU BULLETIN D AFFILIATION SUR LE SITE DE LA F.F.E. SI CHANGEMENT DE BUREAU ET COMITE DIRECTEUR (SECRETAIRE)

6 Communiquer L A S S E M B L E E G E N E R A L E E S T L O C C A S I O N D E C O M M U N I Q U E R E N D I R E C T I O N : D U P U B L I C, D E S A D H E R E N T S, D E S P A R T E N A I R E S, D E S I N S T I T U T I O N S. P A R V O I E D E P R E S S E, P A R C O U R R I E R,.. Modèle de communiqué : Suite à notre assemblée générale qui s est tenue le. à nous avons le plaisir de vous annoncer la nouvelle composition du comité directeur (ou du bureau) : mettre la liste des membres, qui seront vos nouveaux interlocuteurs et qui ne manqueront pas de venir se présenter à vous. Nos projets pour 20.. : rappel succinct des activités ou nouvelles activités. Nous tenons à remercier les bénévoles, les institutions (à préciser : mairie, conseil général.) et nos partenaires (à préciser : Société Tartempion) pour leur soutien et leur confiance sans lesquels nous ne pourrions mener à bien nos actions. Très cordialement Le bureau de l association. Annie GILIS Secrétaire Générale