Prestations d impression à la demande CONDITIONS GENERALES D EXECUTION

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1 Prestations d impression à la demande CONDITIONS GENERALES D EXECUTION

2 SOMMAIRE ARTICLE PRELIMINAIRE DEFINITIONS...3 ARTICLE 1 OBJET...4 ARTICLE 2 DOCUMENTS CONTRACTUELS...4 ARTICLE 3 MODALITES DE PASSATION ET EXECUTION DES COMMANDES ETABLISSEMENT DES COMMANDES D ACCES AU PORTAIL ET CREATION DES COMPTES UTILISATEURS BONS DE COMMANDE RELATIFS AUX PRESTATIONS D IMPRESSION, FAÇONNAGE, FINITION ET LIVRAISON DES DOCUMENTS L exécution des commandes d impression... 5 L exécution des commandes d impression s effectue selon les étapes suivantes : Suivi de l exécution des bons de commande d impression Historique mensuel des bons de commande d impression LE MONTANT MINIMUM DE COMMANDE FOURNITURES... 6 ARTICLE 4 PRIX DES PRESTATIONS IMPRESSION, FAÇONNAGE, FINITION DES DOCUMENTS IMPRIMES : PRIX POUR LIVRAISON DE TRAVAUX EN ETAGE :... 6 ARTICLE 5 DELAIS ET MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS PORTAIL D IMPRESSION ACCES AU PORTAIL D IMPRESSION DELAI D EXECUTION DES PRESTATIONS D IMPRESSION, DE FAÇONNAGE, DE FINITION, ET DE LIVRAISON ASSISTANCE TECHNIQUE ET FORMATION A DISTANCE DES UTILISATEURS LA DISPONIBILITE MENSUELLE DU PORTAIL... 8 ARTICLE 6 VERIFICATION ET ADMISSION DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VERIFICATION DECISION APRES VERIFICATION Admission des prestations Mauvaise exécution ou absence d exécution... 9 ARTICLE 7 PENALITES...9 ARTICLE 8 MODALITES DE PAIEMENT DEMANDES DE PAIEMENT ÉTABLISSEMENT DES TITRES DE PAIEMENT ET VIREMENTS... 9 ARTICLE 9 DIFFERENDS ET LITIGES...10 ANNEXE CONSTAT D ANOMALIES DE DEROULEMENT DES PRESTATIONS...11 Page 2/11

3 ARTICLE P RELIMINAIRE DEFINITIONS Pour l application des présentes CGE, les mots et expressions mentionnés ci-dessous sont définis comme suit : Le pouvoir adjudicateur/ugap Désigne la personne qui conclut le marché avec le TITULAIRE, ciaprès désignée l Union des Groupements d Achats Publics, (l UGAP) ou le «pouvoir adjudicateur». L UGAP est une centrale d achat au sens de l article 9 du code des marchés publics ayant pour mission de passer des marchés publics, de conclure des accords-cadres de travaux, fournitures ou services et d acquérir des fournitures ou services destinés au BENEFICIAIRE ci-après défini. Le BENEFICIAIRE / CLIENT/ USAGER Est un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice soumis au code des marchés publics ou à l ordonnance n du 6 juin 2005, une institution étrangère, une organisation internationale, ou un opérateur économique, dans les conditions définies au décret n du 30 juillet 1985 modifié, relatif au statut et au fonctionnement de l UGAP, auquel sont destinés les marchés, les accords-cadres, les fournitures ou services qui ont été passés, conclus ou acquis par l UGAP dans le cadre de sa mission de centrale d achat. L UGAP est également considérée comme un «BENEFICIAIRE» dans les présentes CGE lorsqu elle est le destinataire des prestations. Le TITULAIRE / PRESTATAIRE Est l opérateur économique qui conclut le marché avec le pouvoir adjudicateur. Page 3/11

4 ARTICLE 1 OBJET Le présent document définit les conditions générales d exécution (CGE) des prestations d impression à la demande, par un PRESTATAIRE titulaire d un marché public conclu avec l UGAP au profit d un USAGER désigné ci-après «l USAGER». Les prestations portent sur l impression, le façonnage, la finition et la livraison de documents via un portail internet. Ces prestations sont destinées à couvrir les besoins des USAGERS de l UGAP répartis sur l ensemble du territoire français métropolitain, Corse incluse. ARTICLE 2 DOCUMENTS CONTRACTUELS Les documents contractuels régissant l exécution des prestations figurant en objet sont, dans l'ordre décroissant de priorité : La commande de l USAGER établie dans les conditions des présentes CGE, Le présent document «CGE» et son annexe «constat d anomalies de déroulement des prestations», La convention client d exécution des prestations et son annexe, valant bon de commande, De manière supplétive : o les conditions générales de vente de l UGAP disponibles sur le site rubrique «l UGAP - textes légaux», o Les conditions administratives générales «fournitures courantes et services» de l UGAP (CAG/FCS Version octobre 2009), disponibles à l adresse suivante : wp/textes_legaux/conditions_administratives_generales_ugap- Fournitures_courantes_et_Services-oct-2009.pdf La commande de l USAGER emporte acceptation de la proposition financière de l UGAP et, le cas échéant, validation de la proposition technique par l USAGER. L USAGER s engage à respecter l ensemble des dispositions des présentes CGE et des documents contractuels visés ci-dessus. A cet égard, il veille à informer l ensemble de ses agents concernés du contenu de ces documents, notamment des CGE. ARTICLE 3 MODALITES DE PASSATION ET EXECUTION DES COMMANDES 3.1. Etablissement des commandes d accès au portail et création des comptes utilisateurs L UGAP présente une convention-client à l USAGER pour validation. L USAGER renseigne les coordonnées (notamment nom et adresse électronique) du/des premier(s) compte(s) administrateur(s) à créer (cf. l annexe «commande initiale des compte(s) administrateur(s) de la convention client). Cet/ces administrateur(s) est/sont seul(s) habilité(s) à valider sur le portail la création des comptes utilisateurs. La validation de la convention-client par l USAGER déclenche l émission du bon de commande, adressé par l UGAP au PRESTATAIRE. L accès au portail de commande étant gratuit, cette commande est non valorisée. Un accusé de réception de commande (ARC) est adressé en retour par l UGAP à l USAGER. Le PRESTATAIRE envoie les identifiants et codes d accès au portail par messagerie électronique à chaque administrateur. Page 4/11

5 3.2. Bons de commande relatifs aux prestations d impression, façonnage, finition et livraison des documents Les bons de commande relatifs aux prestations d impression, façonnage, finition et livraison des documents sont émis par L USAGER, via le portail d impression. A cet effet, l UGAP donne mandat à l USAGER pour commander ces prestations. Le mandat donné par l UGAP à l USAGER ne vaut que pour les prestations ci-dessous, à l exclusion de toute autre L exécution des commandes d impression L exécution des commandes d impression s effectue selon les étapes suivantes : 1ère étape : paramétrage par l USAGER des paramètres d impression Par le biais du portail d impression de l UGAP, le bénéficiaire charge le document à imprimer et paramètre les conditions d impression qu il souhaite : - typologie d impression : noir et blanc ou couleur - typologies de finitions - adresse de livraison de la commande - le cas échéant, la date et l heure de livraison souhaitées. À défaut, le délai est au maximum de 3 jours ouvrés. Ces paramètres sont modifiables à tout moment par l USAGER, jusqu à leur validation. Ils peuvent être complétés ultérieurement. De ce fait, la création d un paramétrage doit pouvoir être sauvegardée sur le portail pour traitement ultérieur. La validation finale de ces paramètres vaut émission de bon de commande auprès du titulaire. 2e étape : réception et exécution des commandes À réception du bon de commande d impression émis par l USAGER, le PRESTATAIRE exécute, conformément aux paramétrages effectués et sans retouche des fichiers chargés par l USAGER, les tâches suivantes : - l impression des documents, - la réalisation des finitions, assemblages et façonnages commandées. 3e étape : livraison de la commande Le PRESTATAIRE prend en charge et achemine les travaux à l adresse précisée par le bénéficiaire dans le bon de commande, selon les délais de livraison prévus. Le titulaire remet les impressions à l USAGER à l accueil des locaux, sous réserve de la commande de prestation de livraison en étage, dont l adresse a été indiquée Suivi de l exécution des bons de commande d impression Chaque commande émise par l USAGER via le portail d impression est suivie dans son exécution grâce au module de suivi proposé par le PRESTATAIRE. Le portail rend compte des étapes d exécution suivantes : - «commande validée» : cette étape permet à l USAGER de savoir que sa commande a bien été reçue et prise en compte ; - «impression en cours» : cette étape indique à l USAGER que sa commande est en cours d impression et de finition ; - «livraison en cours» : cette étape indique à l USAGER que sa commande a été imprimée et que la livraison est en cours d exécution. A cet effet, le portail précise la date et l heure d arrivée de sa commande à l adresse indiquée par l USAGER. - «commande livrée» : cette étape notifie à l USAGER que sa commande a été livrée à l adresse demandée. La date et l heure de livraison sont renseignées par le titulaire. Page 5/11

6 Pour chacune de ces étapes, et à titre informatif, le portail précise la date et l heure auxquelles celles-ci ont débuté, et les date et heure de fin d étape Historique mensuel des bons de commande d impression Chacune des informations décrites ci-dessus est conservée par le PRESTATAIRE dans l historique des commandes, pendant une durée minimale de six mois suivant la fin de l abonnement de l USAGER. En cas d erreur dans l historique, l USAGER en fait mention dans le constat d anomalie de déroulement des prestations (cf. annexe des présentes CGE) Le montant minimum de commande Le montant minimum de commande est de 150 euros hors taxes Fournitures Les fournitures (chemises, pochettes, reliures, feuilles, papier, CD etc ) sont uniquement destinées à l impression, au façonnage et à la finition des documents commandés. Elles ne peuvent donc pas être commandées seules. ARTICLE 4 P RIX DES PRESTATIONS Les prix des prestations objet des présentes CGE sont des prix nets unitaires exprimés en euros HT. Le taux de TVA est celui en vigueur le jour de la commande. Les prix de facturation sont ceux en vigueur à l UGAP à la réception de la commande de l USAGER Impression, façonnage, finition des documents imprimés : Le prix de chaque paramètre est unitaire. Les prix des paramètres d impression, de façonnage et de finition sont des prix nets unitaires exprimés en euros. Ils comprennent l ensemble des frais nécessaires à la réalisation des prestations, et notamment - L accès au portail de commande en ligne. - l emballage des documents, la livraison franco de port au rez-de-chaussée. Les prix des fournitures comprennent par ailleurs la personnalisation Prix pour livraison de travaux en étage : Le prix de la prestation de livraison des travaux d impression en étage est unitaire. Ce prix de la prestation comprend l ensemble des frais nécessaires à l exécution de la prestation, quel que soit le volume de documents à livrer et quel que soit le nombre d étage à monter. ARTICLE 5 DELAIS ET MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS 5.1. Portail d impression Dans le cadre de la prestation, le PRESTATAIRE met à disposition un portail web permettant à l USAGER de paramétrer ses impressions à l adresse Page 6/11

7 Ce portail comporte au minimum les paramétrages suivants : - Fenêtre de paramétrage des finitions : Chargement des fichiers à imprimer : les types de fichiers pouvant être chargés sur le portail sont au minimum les fichiers textes et les PDF ; Présentation des différentes personnalisations possibles avec affichage des prix de vente UGAP pour chaque item de personnalisation ; Récapitulatif final de l impression à lancer avec aperçu avant impression ; Affichage du montant final de l impression souhaitée après sélection de la fonction «actualisation du prix de la commande». - Onglet de définition des délais de livraison des travaux. - Onglet de saisie des adresses de livraison des travaux. - Stockage des fichiers imprimés ou enregistrés. - Suivi en temps réel des travaux en cours. - Didacticiel d utilisation de la plateforme Accès au portail d impression Les modalités d accès au portail (identifiants et mots de passe) pour l administrateur et les utilisateurs de l USAGER sont communiquées par le PRESTATAIRE dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception du bon de commande, sauf si ce délai est prolongé unilatéralement par l UGAP. L abonnement donne droit à l accès et à l utilisation du portail, à l assistance téléphonique. Le compte administrateur permet d accéder, au minimum, aux fonctionnalités suivantes : - édition de commandes d impression, façonnage, finition et livraison de travaux, - prix des prestations, - accès aux informations liées à l abonnement (historique, rapports statistiques). Le compte utilisateur permet, au minimum, l édition des commandes d impression, façonnage, finition et livraison de travaux, à l historique des commandes qu il aura passées, et au suivi de ses commandes d impression, façonnage et finition en cours d exécution Délai d exécution des prestations d impression, de façonnage, de finition, et de livraison Le PRESTATAIRE exécute la prestation dans le délai maximum de 3 jours ouvrés à compter de la réception du bon de commande. Le cas échéant, si l USAGER demande un «bon à tirer» au PRESTATAIRE, le délai de 3 jours ouvrés ne commence à courir qu après la validation de ce bon à tirer. Page 7/11

8 5.4. Assistance technique et formation à distance des utilisateurs Le PRESTATAIRE met à la disposition des bénéficiaires un service d aide téléphonique aux utilisateurs. Ce service, mis à disposition en langue française, a pour but de répondre à toutes les questions de l USAGER concernant l utilisation de l interface utilisateur, ainsi que de l interface administrateur. Dès réception des login et mot de passe, les coordonnées de l assistance sont accessibles à l USAGER sur le site Le service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30, sauf jours fériés. L appel ne fait l objet d aucune surtaxe. A partir du portail web et/ou du service d assistance technique à distance, le titulaire assure la formation à distance des administrateurs et des utilisateurs, comprenant notamment, les fonctionnalités du portail, les modalités de passation des commandes (méthode de paramétrage, d adressage et de fixation des délais de livraison) et le suivi en ligne des commandes La disponibilité mensuelle du portail La durée d indisponibilité du portail ne peut excéder 6 heures par jour. L indisponibilité débute à la date et l heure auxquelles celle-ci est signalée par l USAGER auprès de l assistance téléphonique. Elle prend fin à la date et l heure de résolution de la panne. Le déclenchement de l indisponibilité ainsi que la résolution sont renseignés par le PRESTATAIRE sur le portail et rendus visible au minimum par l administrateur de l USAGER. ARTICLE 6 VERIFICATION ET ADMIS S ION Les opérations de vérification sont effectuées et la décision d admission est prononcée par l USAGER, pour le compte de l UGAP Déroulement des opérations de vérification L USAGER procède aux opérations de vérification à l issue de chaque période mensuelle, à réception de sa facture. À cet effet et si nécessaire, l USAGER renseigne et signe le constat d anomalie de déroulement des prestations figurant en annexe des présentes CGE. Ce constat est contresigné par le titulaire sauf dans le cas où le dysfonctionnement constaté est une absence d exécution. Il appartient au PRESTATAIRE de mentionner sur le constat d anomalie, ou dans un délai de 8 jours à compter de la demande de l UGAP en cas de signature unilatérale du constat, les éventuels éléments ne lui étant pas imputables et pouvant expliquer le dysfonctionnement (force majeure, fait de l USAGER) ainsi que toute observation utile. L USAGER peut également adjoindre toutes les observations qu il estime utiles à l appui du constat d anomalie. L annexe au constat d anomalie portant observations utiles du PRESTATAIRE et/ou de l USAGER doit être signée suivant les mêmes conditions que pour le constat d anomalie décrit au présent article. Page 8/11

9 Si le PRESTATAIRE ne mentionne pas sur le constat d anomalie les éventuels éléments ne lui étant pas imputables et pouvant expliquer le dysfonctionnement (force majeure, fait de l USAGER), ou ne justifie pas des éléments permettant de dégager sa responsabilité en cas d inexécution des prestations, il est réputé avoir validé les éléments portés par l USAGER au constat d anomalie. L USAGER transmet par tout moyen permettant de donner date certaine, le constat d anomalie de déroulement des prestations à l UGAP (aux coordonnées indiquées sur l accusé de réception de commande) dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de la réception de sa facture Décision après vérification Admission des prestations Les prestations sont réputées admises lorsqu aucun constat d anomalie de déroulement des prestations n a été transmis à l UGAP dans les délais mentionnés ci-dessus Mauvaise exécution ou absence d exécution En cas de mauvaise exécution reportée sur le constat d anomalie, l UGAP applique une réfaction. A défaut pour le PRESTATAIRE d avoir exécuté les prestations, l UGAP peut appliquer une réfaction. ARTICLE 7 PENALITES Des pénalités de retard pour non-respect des délais contractuels de livraison et d exécution peuvent être appliquées au PRESTATAIRE par l UGAP. Le reversement des pénalités de retard à l USAGER s effectue conformément à l article 7 des conditions générales de vente de l UGAP. ARTICLE 8 MODALITES DE PAIEMENT 8.1. Demandes de paiement Les demandes de paiement sont effectuées mensuellement à terme échu avec indication de la période concernée. Les modalités de paiement sont celles définies à l article 7 des conditions générales de vente de l UGAP Établissement des titres de paiement et virements Les titres de paiement sont établis exclusivement au nom de l agent comptable de l UGAP. Ils rappellent les références de la demande de paiement présentée par l UGAP. Les virements sont effectués au compte ouvert au nom de l agent comptable de l UGAP, à la Recette générale des Finances de Paris, sous le numéro « ». Les chèques et autres moyens de paiement sont envoyés exclusivement à l adresse suivante : UGAP direction financière et comptable département clients 1 boulevard Archimède Champs sur-marne Marne-La-Vallée cedex2. Page 9/11

10 ARTICLE 9 DIFFERENDS ET LITIGES En cas de différend, préalablement à tout recours contentieux devant la juridiction administrative compétente, une réclamation est faite auprès de l UGAP. Cette réclamation doit être présentée immédiatement au responsable UGAP de l exécution de la commande, par lettre recommandée avec avis de réception postal conformément aux dispositions de l article 9 des Conditions Générales de Vente de l UGAP. ****** Page 10/11

11 ANNEXE CONSTAT D ANOMALIES DE DEROULEMENT DES PRESTATIONS Pour le mois de N du bon de commande : N de convention client :.. L USAGER : Adresse du site : Absence d exécution (prestation non réalisée ou réalisée en retard) : Type de prestation: Date : Nombre d heures / Nombre de jours de retard.. 2. Défaut de qualité dans l exécution de la prestation d impression : Nature des observations (à remplir avec précision) : Date : Signalement consigné pour la : 1 ère fois 2 ème fois 3 ème fois +3 ème fois L USAGER : Représenté par : Agissant en qualité de :. Le,. Cachet et signature Le PRESTATAIRE: Représenté par : Agissant en qualité de :. Le,.. Cachet et signature Le présent constat peut être complété par une annexe présentant toutes observations utiles de l USAGER ou du PRESTATAIRE. Cette annexe est signée par l USAGER et le PRESTATAIRE. Une copie du registre pourra être jointe en annexe au présent constat le cas échéant A envoyer par le bénéficiaire aux coordonnées indiquées sur l accusé de réception de commande, dans un délai de 7 jours à compter de la réception de la facture. A défaut du respect de ce délai, les prestations sont réputées admises. Page 11/11