CAHIER DES CHARGES STAND INRA SALON INTERNATIONAL DE L'AGRICULTURE

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1 CAHIER DES CHARGES STAND INRA SALON INTERNATIONAL DE L'AGRICULTURE

2 L'INRA AU SIA 2015 L'Inra, organisme de recherche publique, est sous la tutelle des ministères en charge de la recherche et de l'agriculture. Ses recherches s'organisent autour de trois grands domaines : l'alimentation, l'agriculture, l'environnement. La présence de l'inra au SIA revêt un caractère institutionnel, en même temps qu'elle illustre son devoir de transparence des résultats scientifiques vis-à-vis du public. La qualité du stand doit manifester ce double principe. L'Inra souhaite communiquer sur ses thématiques de recherche à partir d un exemple développé sous forme «d atelier découverte» destiné au grand public et souhaite aménager sur son stand un espace conférence pour organiser des rencontres institutionnelles et partenariales. Cette année l Inra présentera ses recherches sur la thématique du changement climatique et dévoilera sur son stand une partie de ses résultats de recherche portant sur : qu est-ce que le réchauffement climatique? Quels sont ses impacts sur la forêt, les cultures, l élevage? Comment s adapter au réchauffement climatique? Autant de sujets sur lesquels les scientifiques de l INRA travaillent chaque jour. Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 1

3 LE STAND INRA AU SIA 2015 " CHANGEMENT CLIMATIQUE " (TITRE PROVISOIRE) LE STAND EN BREF Lieu Parc des Expositions, Porte de Versailles, Paris 15 ème (Pavillon 4) Période d exploitation du 21 février au 1er mars 2015 Stand îlot ouvert sur les 4 côtés Superficie 300 m² avec plancher technique : (25 m x 12 m) Budget global de HT maximum (hors location de matériel et mobilier) ❶ ESPACE CONFERENCE ET FONCTIONNEL DE 140 M² 1 espace Conférence : 75 m² 2 bureaux «Présidence» et «STAFF» d environ14 m² chacun 1 espace Réserve : 30 m² 1 local technique audiovisuel : 7 m² ❷ ESPACE D EXPOSITION DE 160 M² SUR LE THEME «CHANGEMENT CLIMATIQUE» 3 espaces : o 1 espace introductif o 1 espace sur le thème : comment s adapter au changement climatique o 1 espace sur le thème : atténuation des gaz à effet de serre 1 espace accueillant les éditions Quae 1 banque d accueil unique distinguant : o Espace d information o Espace DRH/recrutement Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 2

4 PERIMETRE DE LA COMMANDE la conception de chacun des espaces et la mise en cohérence des différents éléments du stand (scénographie de chaque espace et scénographie globale), tous accessibles au public handicapé, la réalisation des différents éléments du stand, la fourniture et la pose d un plancher technique, la signalétique posée sur l'ensemble du stand comprenant les visuels, l habillage des cloisons et le titrage des espaces décoration des espaces pour les Staff et présidence l'éclairage des espaces, tous les branchements électriques avec des triplettes pour chaque poste (espace conférence, bureaux, banque d accueil, réserve, espace laboratoire et espaces foyer) et deux compteurs électriques (stand et régie audiovisuelle) non accessibles par le public tous les câblages internet et téléphoniques (espace conférence, bureaux, banque d accueil, réserve, espace d exposition), Arrivées électriques nécessaires à l installation du matériel audiovisuel : Electricité en régie, pont lumière intégrée au plancher technique pour branchements caméras toutes les arrivées et évacuations d eau le montage de l'ensemble du stand, le nettoyage du stand en fin de montage, le démontage de l'ensemble du stand, la maintenance et l assistance technique nécessaires pendant toute la durée du salon, la réception du stand "clé en main" pour le 21 février 2014 au matin impérativement. IMPORTANT Le stand devra être conçu de façon à privilégier la bonne insonorisation de la salle de conférence, afin que les projections de films ou les conférences qui s y dérouleront se fassent dans les meilleures conditions. Cela nécessite une attention et une conception particulières compte tenu de l environnement sonore du hall 4. La climatisation de cet espace est également un point très important. Les «ateliers découverte» devront être disposés de manière à attirer le public sur notre stand et à permettre une excellente circulation à l intérieur du stand. La signalétique et la scénographie doivent permettre d attirer le public de chaque côté du stand et de démarquer l'inra de ses voisins. Tous les éléments et matériaux employés devront répondre aux normes de sécurité en vigueur. Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 3

5 DESCRIPTIF DETAILLE DES PRESTATIONS ATTENDUES UNE SIGNALETIQUE SUR PLUSIEURS NIVEAUX A l échelle du stand Signalétique aérienne : logo INRA, toujours associés à la baseline «SCIENCE & IMPACT». Elle doit être mise en valeur pour être vue de tous les axes de circulation du hall d exposition. Sur les cloisons des quatre côtés du stand : logo Inra et baseline, logo «Agreenium», logo Milan 2015, logo Climate Smart Agriculture et logo our common future under climate change Sur les murs extérieurs de la partie fonctionnelle : proposer un habillage graphique Sur l espace d exposition Signalétique haute : thème du stand («Changement climatique» - titre provisoire) Signalétique basse : logo Inra, baseline et trio de pictogrammes (alimentation, agriculture, environnement) Sur la banque d accueil Signalétique haute : logo Inra, baseline et thème du stand («Changement climatique») Signalétique basse : «Accueil» pour l espace information et «L Inra recrute» pour l espace DRH/recrutement Sur l espace Editions Signalétique haute : logo des éditions Quae IMPORTANT Tous les titrages sont donnés à titre informatif et devront être validés avant impression des transferts. Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 4

6 PLUSIEURS ESPACES ET DES FINALITES DIFFERENTES 1. ESPACE CONFERENCE ET FONCTIONNEL (140 M²) 1.1. ESPACE CONFERENCE (ENVIRON 75 M²) Fonction Cet espace servira au déroulement de rencontres/conférences, de cocktails et à la diffusion de films institutionnels, lieu de restauration. Capacité d accueil 70 places assises Description technique Espace clos, insonorisé, avec ventilation basse, climatisé. Il sera impérativement insonorisé par le plafond. Le mur donnant sur l espace grand public doit laisser passer la lumière extérieure sans permettre une vision claire de ses occupants. Il pourra donc être translucide non transparent ou intégrer de larges ouvertures translucides non transparentes. A l inverse, le mur opposé doit impérativement être opaque. Le plafond devra être installé à un minimum de 3 mètres de hauteur avec une trappe d évacuation pour la fumée. Système d éclairage permettant de moduler la lumière sur scène et en salle. Electricité en régie, électrique pont lumière, électricité intégrée au plancher technique pour branchements caméras Prévoir en option un pont lumière. Portes d accès : - à l espace Réserve - au local technique audiovisuel - à l extérieur du stand (avec panneau «sortie de secours») - à l espace grand public : porte large et modulable, de préférence coulissante, facilement close lors des rencontres ou des cocktails A noter que l aménagement à l entrée de la salle devra permettre une circulation fluide lors de l arrivée et du départ des invités. IMPORTANT Toutes les rencontres seront filmées et les prestations techniques audiovisuelles (location du matériel, utilisation et maintenance) seront prises en charge par le service audiovisuel de l Inra et un prestataire extérieur. Le standiste devra donc se coordonner avec ce dernier pour prévoir le passage des câbles au moment du montage du plancher. Matériel à fournir - 1 estrade de 22 cm de haut avec pupitre et rampe d accès handicapés - 70 chaises pliables ou empilables - 12 tables (Ø60cm) - 3 prises électriques - 1 porte-documents pour 6 brochures A4 sur pied - Nombre d extincteurs en fonction de la réglementation en vigueur - sol : moquette Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 5

7 1.2. LOCAL TECHNIQUE AUDIOVISUEL (ENVIRON 7 M²) Fonction Espace dédié à l audiovisuel (Captation des conférences, diffusion films ) Capacité d accueil 3 personnes + matériel régie Descriptif technique Espace : clos Système d éclairage : standard Porte d accès donnant sur : - L extérieur avec système de fermeture par clé ou par code - la salle de conférence Matériel à fournir - branchements en fonction des besoins spécifiés a posteriori par le prestataire audiovisuel - étagère murale ou 2 tables rectangulaires, porte manteau (patères aux portes) IMPORTANT Pour des raisons techniques, cet espace doit présenter une largeur minimale de 2 mètres. Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 6

8 1.3. ESPACE RESERVE (ENVIRON 30 M²) Fonction Cet espace est destiné aux scientifiques, personnels Inra, conférenciers et au traiteur lors de ses livraisons. Il sert alternativement de salle de pause, salle de déjeuner, salle de travail, coin cuisine. Il permet aussi de stocker du matériel scientifique, de la documentation, et fait office de vestiaire pour les vêtements et sacs souvent volumineux des participants. Capacité d accueil 8 personnes assises à table 2 personnes debout à l évier/la paillasse Description technique Espace : clos, subdivisé en trois zones (réserve personnel, coin cuisine, vestiaire) Système d éclairage : standard Portes d accès : - à l espace Conférence - à l extérieur (opposé à l espace grand public) avec système de fermeture par code Cette dernière servira aux livraisons et aux allées et venues des participants Matériel à fournir Réserve personnel : - 2 grandes tables - 12 chaises pliables - des étagères très solides sur tous les murs à une hauteur de 2 m - 1 réfrigérateur table-top (pour le matériel scientifique) - 1 branchement internet Coin cuisine : - 1 table haute ou paillasse - 20 m linéaires d étagères solides sur plusieurs niveaux - 1 cafetière avec 1000 doses + branchement électrique - 1 arrivée/évacuation d eau + 1 évier - 1 réfrigérateur grand modèle (260 L) + branchement électrique - 3 prises électriques - 1 coffret électrique Vestiaire : - Portants pouvant supporter un poids important et 100 cintres solides (bois ou plastique), placards, étagères suffisamment grands pour accueillir sacs et bagages Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 7

9 1.4. BUREAU PRESIDENCE (ENVIRON 14 M²) Fonction La Direction générale de l Inra reçoit de nombreux invités institutionnels durant le salon. Il s agit donc de mettre à disposition un espace d échange fonctionnel et chaleureux. Il pourra occasionnellement servir à l enregistrement d interviews filmées. Capacité d accueil 8 personnes Description technique Espace clos, insonorisé, avec ventilation basse, moquette au sol Il sera impérativement insonorisé par le plafond. Système d éclairage : éclairage doux et chaleureux Portes d accès : donnant sur l extérieur ou sur l espace grand public avec système de fermeture par clé ou par code Matériel à fournir - 1 petit canapé ou 1 banc intégré à la structure et habillé de coussins - 4 fauteuils - 1 bureau étroit - 1 table basse - 1 meuble de rangement bas - 2 accès internet filaires (coté bureau et coté salon) - 2 triplettes - 1 écran 16/9, environ 32 pouces (retour vidéo) Matériel fourni par nos soins - 1 ordinateur - 1 imprimante Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 8

10 1.5. BUREAU STAFF (ENVIRON 14 M²) Fonction Il s agit d un espace de travail (notamment pour du live tweet lors des conférences organisés sur le stand + rendez-vous avec des journalistes. Capacité d accueil 6/8 personnes Description technique Espace : clos, moquette au sol Système d éclairage : Eclairage normale En option vitre sans teint avec possibilité de prendre photo sans reflets Portes d accès : à l extérieur (hors espace grand public), avec système de fermeture par clé ou par code + Matériel à fournir - 1 grande tablette le long du mur sous la vitre + tabourets haut avec dossiers -> assez confortables pour y travailler toute la journée - 1 petit canapé + petite table basse - 1 meuble de rangement fermé à clef - 2 accès internet filaire - 2 triplettes Matériel fourni par nos soins - 2 ordinateurs - 1 imprimante Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 9

11 2. ESPACE D'EXPOSITION (160 M²) 2.1. LES ATELIERS DECOUVERTES Objectifs Opération à vocation institutionnelle : information du citoyen sur la nature des travaux conduits à l'inra et sur l avancée des connaissances, notamment sur des thèmes d'actualité largement médiatisés qui se trouvent au cœur de débats de société. Opération de culture scientifique : vulgarisation de notions scientifiques complexes par le biais d ateliers, jeux et discussions. La démarche retenue se veut résolument pédagogique et attractive : «des ateliers découverte» sous forme de mini-labos animés par des scientifiques. Il s agit de créer un espace de dialogue et d expérimentation grâce à des animations et manipulations scientifiques. D un côté de la paillasse, les scientifiques guident le visiteur, posté de l autre côté. Scénographie La thématique du stand «Changement climatique» devra être illustrée dans la conception même du stand : matériau, formes... Le stand sera composé de 3 espaces : - un espace d introduction : le changement climatique c est quoi, quelles manifestations, quels impacts, quels scénarii? - un espace «comment s adapter au changement climatique?» : forêt, élevage, cultures - un espace «comment atténuer les gaz à effet de serre» : agroécologie Description technique Des grandes paillasses de labo (environ 32 mètres de linéaires) incluant des vitrines pour le matériel scientifique Sous les paillasses : Placards de rangements fermés à clef Matériel à fournir - Triplette en nombre sous chaque paillasse + prévoir passage de câble ENTRE chaque placards et SOUS les paillasses + prévoir passes câbles pour surfaces SUR les paillasses emplacements à définir ensemble le vendredi du montage - 24 tabourets Matériel fourni par nos soins - ordinateurs fixes avec écran - divers matériels de laboratoire (loupe binoculaire avec écran de retransmission, maquettes, microscope ) - Possibilité d objets +/- volumineux à disposer au sol : petit robots, maquette sur pieds etc Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 10

12 IMPORTANT Les matériaux utilisés doivent donner une image de modernité mais aussi de développement durable BANQUE D ACCUEIL Fonction La partie accueil-information permet de répondre aux questions du public et de donner des informations sur l'institut et ses recherches. Elle accueille 2 à 3 permanents. La partie accueilrecrutement répond aux questions relatives aux métiers et aux ouvertures de postes de l Inra. Elle accueille 1 à 2 personnes. Description technique 1 comptoir plein de 5 mètres linéaires avec des étagères intérieures et un aménagement permettant de recevoir deux ordinateurs fixes, écrans plats et imprimantes et documentation. Matériel fourni par nos soins - 2 ordinateurs fixes - 2 écrans - 1 imprimante Matériel à fournir Partie accueil/information : - 3 tabourets "hôtesse" avec dossier - 1 téléphone et ses branchements - 1 accès internet filaire + 1 triplette Partie accueil-recrutement : - 2 tabourets "hôtesse" avec dossier - 1 accès internet filaire - 1 moniteur 16/9 avec port USB intégré permettant la lecture de fichiers vidéo - 1 triplette IMPORTANT Cette banque d accueil sera située à l'intérieur du stand, en retrait des allées. Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 11

13 2.3. ESPACE EDITIONS Fonction Les Editions Quae vendent leurs ouvrages durant le salon. Un comptoir-vitrine est tenu par 1 à 2 personnes. Description technique 1 comptoir de vente de 3 à 3,50 mètres linéaires, équipé de 3 à 4 vitrines munies d'éclairage, fermant à clé. Ce dernier intégrera 1 placard de 2 m² au sol minimum, équipé de linéaires d étagères de 50 cm de profondeur, espacées de 30 cm, fermant à clé. Matériel à fournir - 2 tabourets hauts avec dossiers - 1 branchement électrique - 1 accès internet filaire MODALITES DE REPONSE Les animations scientifiques qui auront lieu dans l espace d exposition grand public vous seront précisées ultérieurement. Des éléments de décor supplémentaires devront être intégrés en conséquence. Notre attention lors de l étude de votre proposition se portera donc sur le chiffrage de votre projet et sur votre parti-pris en termes de décor et de scénographie. Remise des offres Le mémoire technique doit comprendre : - une méthodologie globale - le projet en plan 3D - un rétroplanning - un devis détaillé par poste La remise des offres et la présentation des projets (plan 3D) aura lieu au siège de l Inra : 147, rue de l Université Paris 7 e. Elles s effectueront le mercredi 7 janviers (environ 40-45min par présentation). Vous devez prendre rendez-vous en contactant Mélanie Vaster du Service événementiel au Les offres devront également être envoyées sous forme électronique, après la présentation du projet, à : caroline.thomas@paris.inra.fr Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 12

14 Critères de sélection - qualité du mémoire technique - prix - capacité à assurer et intégrer la totalité des prestations attendues de la conception, à la réalisation et au montage du stand. Le prestataire devra fournir un mémoire détaillé des moyens (matériel et humain) dont il dispose pour ce type de projet. - originalité du projet et des matériaux choisis en accord avec le cahier des charges - références (institutionnelle, scientifique, publique, agroalimentaire) Pour des informations complémentaires, contactez : Caroline Thomas, Adjointe au Directeur de la communication en charge des relations publiques Tél : caroline.thomas@paris.inra.fr Mélanie Vaster, chargée de communication Tél : melanie.vaster@paris.inra.fr Inra UCPC Cahier des charges stand Inra au SIA page 13

15 119 Société : INRA Client n Contact : Madame Caroline THOMAS Fax : Mail : caroline.thomas@paris.inra.fr Objet : EMPLACEMENT DE VOTRE STAND Madame, Monsieur, Vous trouverez ci-joint la localisation de votre stand dans le pavillon 4 avec les caractéristiques suivantes : Surface proposée : 300 Longueur 25 Largeur 12 Nombre d Angles 4 Type de stand Stand Basic Date : 24/11/2014 Votre surface nette facturée (hors poteaux, ) : 300 m² Merci de nous retourner par fax au +33 (0) le plan ci-joint dûment signé et noté de la mention «Bon pour Accord» Nous restons à votre disposition pour tout complément d information. Sans réponse de votre part sous 48 heures, votre emplacement sera considéré comme définitif. Nous vous rappelons que ce plan n est valide que pour votre emplacement et que votre environnement est susceptible d évoluer jusqu à la date du Salon. Très cordialement, Céline GSTALDER Directeur commercial sur 3Page 1 sur 3 Une manifestation officielle du COMEXPOSIUM Salon International de l Agriculture 70, avenue du Général de Gaulle Paris La Défense Cedex - France Site web : TEL. RELATION EXPOSANTS : Antoine GODEST : +33 (0) antoine.godest@comexposium.com

16 sur 3Page 2 sur 3 Une manifestation officielle du COMEXPOSIUM Salon International de l Agriculture 70, avenue du Général de Gaulle Paris La Défense Cedex - France Site web : TEL. RELATION EXPOSANTS : Antoine GODEST : +33 (0) antoine.godest@comexposium.com

17 Merci d apposer la mention BON POUR ACCORD : Nom du signataire : Date : Signature : Les réclamations éventuelles relatives à l emplacement attribué à l exposant ne seront considérées que si elles sont faites par écrit et adressées à l organisateur dans un délai de 7 jours qui suivra l envoi du plan de répartition. L expiration du délai de 7 jours vaut acceptation de l exposant à l emplacement attribué. L organisateur n est pas responsable des modifications qui pourraient intervenir dans l entourage de votre stand. Attention : Nouveaux horaires! Le salon est ouvert au public tous les jours de 9h00 à 19h00. Important : - Suppression de la nocturne: le salon fermera ses portes à 19h le vendredi soir - les horaires d ouverture au public seront étendus le mercredi et jeudi de 9.00 à Une manifestation officielle du COMEXPOSIUM Salon International de l Agriculture 70, avenue du Général de Gaulle Paris La Défense Cedex - France Site web : salon-agriculture.com TEL. RELATION EXPOSANTS : Antoine GODEST : +33 (0) antoine.godest@comexposium.com