- SOMMAIRE - Dates de l exposition Lieu de l exposition Accès Montage / démontage Consignes de Sécurité Règlementation

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1 42 èmes JOURNEES ANNUELLES de l IFM Les 25, 26 et 27 Novembre 2014 DOSSIER TECHNIQUE EXPOSANT EXPOSITION : les 25, 26 et 27 Novembre CONFERENCES PLENIERES : les 25 et 26 Novembre CONFERENCES EXPOSANTS : le 27 Novembre CNIT Défense PARIS LA DEFENSE Siège Social IFM 14 rue Magellan PARIS Tél. : Fax :

2 - SOMMAIRE - INFORMATIONS GENERALES Dates de l exposition Lieu de l exposition Accès Montage / démontage Consignes de Sécurité Règlementation DESCRIPTION DU STAND Stand et implantation Structure Mobilier Electricité Enseigne Téléphone et Internet Prestataire stand Assurance BADGES EXPOSANTS Badges gratuits Badges supplémentaires CONFERENCES EXPOSANTS Conférence du 27/11/2014 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Invitations clients et prospects : 40 invitations pour le 27/11/2014 Pack 5 badges pour le 25 et/ou 26/11/2014 Communication TV/plasma Objets promotionnels Signalétique Application mobile smartphone Pré-annonces ing 1 : Plan accès du CNIT 2 : Consignes de sécurité - Règlementation 3 : Plan d occupation des stands 4 : Clauses du contrat d assurance exposant obligatoire Page 2 sur 23

3 INFORMATIONS GENERALES Page 3 sur 23

4 Les 25, 26, et 27 Novembre 2014 Retrait des badges de 8h00 à 9h00 Horaires : de 8h00 à 19h00 Déjeuners : à définir Pauses : à définir DATES DE L EXPOSITION CNIT La Défense PARIS LA DEFENSE NIVEAU D LIEU DE L EXPOSITION ACCES Vous trouverez en Annexe 1 le plan d'accès au CNIT MONTAGE / DEMONTAGE Les exposants pourront venir aménager leur stand le 24/11/2014 à partir de 16h00, selon le créneau horaire qui leur sera attribué (avec permanence technique et commerciale de la société prestataire standiste de 16h00 à 19h00 le 24/11/2014 et de 8h00 à 10h00 le 25/11/2014). L installation doit être terminée le 24/11/2014 au soir. L exposition sera close le jeudi 27 Novembre 2014 à 19h00. Vous pourrez donc enlever votre matériel à partir de cette heure. Tout doit être débarrassé le soir du 27/11/2014 avant minuit. Tout dépassement horaire, toute détérioration, fera l objet d une facturation après opération. Le planning d accès de livraison vous sera communiqué ultérieurement. CONSIGNES DE SECURITE REGLEMENTATION Vous trouverez en Annexe 2 les consignes de sécurité. Il est très important que vous en preniez bien connaissance. Page 4 sur 23

5 DESCRIPTION DU STAND Page 5 sur 23

6 STAND ET IMPLANTATION Les stands se présentent par module de 9m 2. En fonction de votre localisation tout ou partie des cloisons peuvent être supprimées. BULLETIN 1 STRUCTURE La structure des stands est la même pour tous les exposants. Toutes les sociétés bénéficieront donc d une même prestation, en respect des autorisations délivrées par les services de sécurité et la préfecture, à savoir : Cloisons de fond et de côté en panneaux mélaminé ou équivalent, Traverses de façade et de pourtour alu ou équivalent, Rail de 3 spots de 100 W par module de 9 m², Enseigne indiquant le nom et le numéro de l exposant, recto verso. Il est demandé aux exposants de ne pas percer, couper, coller ou agrafer quoi que ce soit, sur les cloisons et moquette. En revanche il vous est possible d apposer sur les cloisons de votre stand, des photos ou tout autre élément de décoration murale par une fixation à l aide d un scotch léger ou de pastilles adhésives repositionnables de type patafix. Toute détérioration du matériel quel qu'il soit sera à la charge de l'exposant. MOBILIER Chaque stand dispose d une dotation de mobilier de 510 HT pris en charge par l IFM, à choisir librement dans le catalogue de notre prestataire standiste, que vous recevrez par mail ultérieurement. Au delà de cette dotation tout supplément est à la charge de l exposant, et sera directement facturé par le prestataire standiste. ELECTRICITE Le stand est livré avec une rampe de 3 spots de 100 watts par module de 9 m² pour l éclairage et d un coffret coupe-circuit. Trois prises de courant sont ainsi à votre disposition (branchements inclus). La puissance proposée est de 3 KW. C'est une puissance standard qui permet d'alimenter : 4 spots de 0,150 KW (0,450 KW) 1 micro ordinateur (0,300 KW) 1 réfrigérateur (0,250 KW) 1 ensemble TV VIDEO (0,300KW) A votre demande la société prestataires de stand vous proposera toutes les formules d'éclairage adaptées à vos besoins (tout supplément restant à la charge de l exposant). BULLETIN 2 Page 6 sur 23

7 ENSEIGNE Les enseignes sont réalisées par le prestataire stand. Leur coût de fabrication est inclus dans le pack stand. Veuillez nous indiquer le nom exact et la typographie qui figurera sur votre enseigne. BULLETIN 3 TELEPHONE - INTERNET TELECOMMUNICATIONS (PRESTATIONS EXCLUSIVES) La commande et les implantations exactes sont à nous transmettre dans les délais impartis. Dans le cas contraire, la mise en place dans les temps ne pourra être garantie et tous déplacements seront facturés. TELEPHONIE Les prestations comprennent : La location du combiné ; La mise en service de la ligne (Composition du 0 pour joindre l extérieur) ; L assistance technique durant toute la durée de votre manifestation. Référence Désignation Unité Tarif TTC LIGNE RNIS HORS TAXATION UNITE 424, DEPLACEMENT DE LIGNE TELEPHONIQUE UNITE 29, OPTION TEL. BRANCHEMENT LIGNE TELEPHONIQUE REPEREE FORFAIT 50, LIGNE TEL. ANALOGIQUE POSTE + FORF. 300 TAX. INC. CONSO FORFAIT 255, LIGNE TEL. ANALOGIQUE ORGANISATEUR (POSTE UNITES) FORFAIT 255, OPTION TEL. POSTE TELEPHONIQUE SUPPLEMENTAIRE UNITE 57, CONSOMMATION LIGNE RNIS PAR JOUR 1 JOUR 43, CONSOMMATIONS TELEPHONIQUES FORFAIT 9,53 INTERNET Les prestations comprennent : L installation et la mise en service des lignes ; Le connecteur Ethernet mâle RJ45 ; 1 adresse IP privée par connexion ; L assistance technique durant toute la durée de votre manifestation. Dispositions générales : Les PCs doivent être équipés d une carte réseau 10/100 Le paramétrage des ordinateurs n est pas inclus. Les paramètres sont les suivants, à transmettre aux personnes susceptibles d être concernées : Adresse IP : Fournie par nos soins Netmask : DNS Resolver : Passerelle : Page 7 sur 23

8 Référence Désignation Unité Tarif TTC 51316P INTERNET DEBIT 1MB SDSL FORFAIT 717, P INTERNET DEBIT 2MB SDSL FORFAIT 780, P INTERNET DEBIT 3MB SDSL FORFAIT 1 200, INSTALLATION CONNEXION INTERNET FORFAIT 119, WIFI ILLIMITE (1ER LOGIN) UNITE 174, WIFI ILLIMITE (DU 2EME AU 5EME LOGIN) UNITE 129,85 PRESTATAIRE STANDISTE Pour toutes demandes spécifiques concernant votre stand (mobilier supplémentaire, décoration murale, ) vous pourrez vous adresser au prestataire stand, en nous adressant par fax une copie de votre requête, sachant que toutes prestations supplémentaires vous seront directement devisées et facturées par le prestataire stand. ASSURANCES ASSURANCE OBLIGATOIRE Annexe 4 Il s'agit d'une assurance multirisque exposition comprenant l'incendie, les dégâts des eaux, les dommages au matériel (à l'exclusion de la casse), le vol avec application d'une franchise de 230. L'assurance de votre stand est obligatoire. Le montant de la prime est de 46 TTC et permet ainsi d'assurer un capital de Sont garantis : les marchandises, le mobilier et matériel de la profession, l'installation et la décoration (à l'exclusion du matériel audiovisuel et de la casse des objets réputés fragiles et de tous les objets personnels). BULLETIN 4 ASSURANCE COMPLEMENTAIRE Une assurance complémentaire peut être souscrite aux taux suivants : 05 pour mille pour tout le matériel énuméré ci-dessus 14 pour mille pour tout le matériel audiovisuel et la casse des objets réputés fragiles. La garantie vol est accordée à la seule condition que pendant les heures d'ouverture au public et/ou aux exposants, ainsi qu'en période d'installation et de démontage, le stand soit constamment gardé par l'assuré et/ou son personnel. Veuillez retourner le BULLETIN 5 (sur demande auprès de Nathalie SAVIGNE) dûment complété au Cabinet DIOT pour la souscription de votre assurance complémentaire, et une copie à l IFM. Cabinet DIOT Tél. : Rue Laffitte Fax : PARIS Cedex 9 Contact : Emma BELLAN - ebellana@diot.fr. Page 8 sur 23

9 BADGES EXPOSANTS Page 9 sur 23

10 BADGES COLLABORATEURS GRATUITS Il vous sera fournit gratuitement 5 badges d'accès nominatifs par jour et par société à retirer sur place. Selon les jours de présence choisis, ces badges nominatifs donnent la possibilité à chaque collaborateur : D assister aux conférences plénières De déjeuner sur place D assister aux cocktails Attention : ces badges ne sont ni transmissibles ni interchangeables en cours de journée. En revanche il est possible d éditer 5 badges différents par journée. BULLETIN 7 BADGES COLLABORATEURS SUPPLEMENTAIRES Si vous souhaitez plus de 5 badges par jour pour votre société, nous vous proposons un tarif préférentiel valable uniquement pour vos collaborateurs. Le coût d'un badge supplémentaire est : - Le 25 ou le 26/11 : 490 HT par journée et par personne - Le 27/11 : 190 HT par personne BULLETIN 7.bis Page 10 sur 23

11 CONFERENCE EXPOSANTS Page 11 sur 23

12 CONFERENCE DU 27 NOVEMBRE 2014 Aux interventions des 25 et 26 Novembre Faites partager votre expertise et votre analyse Merchandising lors des JA 2014 : LE MERCHANDISING : L ART D IMPULSER Nous vous proposons : d animer une conférence de 30 mns enregistrée, avec l intervention d un ou plusieurs clients, d intégrer pendant votre conférence un débat questions/réponses piloté par un animateur professionnel, de transmettre votre intervention en direct sur écrans plasmas répartis dans le CNIT, de diffuser vos documents ou objets publicitaires aux participants de votre conférence, d acquérir le fichier qualifié de tous les participants présents lors de votre intervention, à l issue des journées, de mettre en ligne sur notre site, vos supports à l issue des Journées, d utiliser la charte graphique des 42e Journées Annuelles l IFM pour vos supports de présentations BULLETIN 8 Un planning d intervention vous sera adressé ultérieurement, vous précisant les horaires et salle qui vous auront été attribués pour votre présentation. Chacune des deux salles réservées à cet effet peut accueillir 200 participants en places assises et est aménagée d un pupitre orateur, d un vidéo projecteur informatique de type barco, une assistance technique est assurée. Page 12 sur 23

13 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Page 13 sur 23

14 INVITATIONS CLIENTS ET PROSPECTS 40 INVITATIONS GRATUITES pour le 27/11/2014 Vous avez la possibilité d inviter au nom de votre société, 40 clients ou prospects le 27/11/2014, leur permettant d accéder à l intégralité de la manifestation (espace exposants, conférences, petits déjeuners, pauses, déjeuners). Chacun de vos clients ou prospects recevra un personnalisé avec code barre et devra se présenter muni d une pièce d identité et de son invitation le 27/11/2014 au comptoir «PRE INSCRITS» des 42èmes Journées Annuelles, un badge lui sera alors remis. BULLETIN 9 Tout enregistrement incomplet (adresse, mail, tél.) ne pourra être pris en compte. Tout fichier enregistré sous un autre support que celui fournit, ne pourra être pris compte. Ces invitations sont valables pour la seule journée du 27/11/2014 et uniquement pour vos clients et prospects. Ces invitations ne sont en aucun cas cessible sur une autre journée ou au profit de l un de vos collaborateurs 1 PACK de 5 BAGDES A TARIF PREFERENTIEL pour les 25 et/ou 26/11/2014 Afin de vous permettre d inviter vos clients et prospects les 25 et 26 novembre 2014 un package de 5 invitations à répartir selon vos besoins sur l une ou l autre de ces deux journées vous est proposé à un tarif exclusif. Le coût d un pack de 5 badges supplémentaires : Le 25 et / ou le 26/11 : HT BULLETIN 9.bis Page 14 sur 23

15 COMMUNICATION PUBLICITAIRE TV / VIDEO Nous assurons la retransmission pendant les 3 jours, sur des écrans plasma situés dans les espaces exposants, sponsors et restauration, pendant les petits déjeuners, pauses, déjeuners, cocktails, (soit environ 15h de diffusion au total) de votre support de communication. Votre présentation devra être constituée : de 10 pages sous format diaporama type powerpoint ou d un film de 40 secondes (format compressé WMV Pal, En 16/9ème en 1280 x 768 pixels) Nous vous transmettrons ultérieurement les coordonnées de notre prestataire audiovisuel pour toute question technique et accompagnement dans le montage de votre support de communication. OBJETS PROMOTIONNELS Nous vous proposons de remettre aux participants des 42èmes Journées Annuelles de l IFM, lors de leur arrivée tout objet promotionnel ou support de communication de votre choix pouvant prendre la forme : d un objet publicitaire personnalisé à l effigie de votre société, d une plaquette, d un book ou tout autre forme que nous validerons ensemble, la diffusion ne devant pas être entravée par un encombrement ou un poids ne permettant pas une manutention rapide. Votre concept publicitaire devra être validé et accepté par l IFM. La reproduction et la fourniture seront assurées par vos soins, l IFM se chargeant de la diffusion lors des 42 e Journées Annuelles. Afin que nous puissions prévoir les équipes nécessaires pour cette prestation, il est nécessaire de livrer les objets à : l IFM 14 rue Magellan PARIS Le 9/10/2014 avant 12h00. BULLETIN 10 SIGNALETIQUE Nous vous proposons d insérer votre logo à l emplacement de votre stand, sur les plans de localisation situés dans l espace exposants. Pour cela vous devez nous fournir par mail à l adresse suivante : n.savigne@ifm.asso.fr le logo de votre société avant le 10/09/2014. Page 15 sur 23

16 APPLICATION MOBILE SMARTPHONE IFM Dans le cadre de votre participation aux 42èmes Journées Annuelles de l IFM, nous vous proposons de vous référencer gratuitement sur l application mobile smartphone de l IFM : Vous y retrouverez toutes les informations nécessaires et utiles pour organiser et faciliter vos journées à l'ifm. Vous pourrez également participer en live aux débats et tables rondes avec la solution interactive! Page 16 sur 23

17 ANNONCES ING vagues d annonces ing seront réalisées avant les 42 e JA. Ces ing seront adressés aux interlocuteurs privilégiés des fichiers adhérents et non adhérents de l IFM par ing soit environ, OBJET DE L ING : 1 er envoi : MARDI 23 SEPT. Présentation des Journées Annuelles Liste des exposants / sponsors et partenaires avec lien hypertexte Plan d exposition OBJET DE L ING : 2 ème envoi : MARDI 07 OCT. Présentation du programme du 27/11/2014 : conférences exposants Liste des exposants / sponsors et partenaires avec lien hypertexte Plan d exposition OBJET DE L ING : 3 ème envoi : MARDI 4 NOV. Rappel des modalités de participation du 3 e jour : ACCES EXPOSITION GRATUIT Liste des exposants / sponsors et partenaires avec lien hypertexte Plan d exposition Dans chaque ing seront inclus des liens hypertextes à partir du libellé de votre société. Vous avez la possibilité de diriger ces liens soit vers : votre site une page de communication que vous aurez créée Pour tout complément d informations techniques, Sandrine JEAN se tient à votre disposition au ou par mail : s.jean@ifm.asso.fr BULLETIN 12 Page 17 sur 23

18 ANNEXES Page 18 sur 23

19 ANNEXE 1 Livraisons Les chauffeurs des véhicules devront se conformer aux instructions des agents de trafic. Le stationnement des véhicules sur les aires de livraisons et leurs accotements est interdit, dans la rue Carpeaux,dans le Terminal Bus et ses abords, sur les voies Pompiers, devant l accès aux halls d expositions et autres lieux de passages. Après chargement ou déchargement, tous les véhicules devront partir rapidement. Aucune livraison de matériel ne pourra être acceptée en l absence des organisateurs et en dehors des heures du contrat locatif. Merci de bien vouloir en informer vos livreurs. Le Cnit ne possède aucune zone de stockage. A l issue de votre manifestation, rien ne pourra être stocké dans nos espaces. Merci de bien vouloir faire le nécessaire afin que tout votre matériel soit repris avant votre départ. Vous voudrez bien prévenir les livreurs qu ils doivent être parfaitement autonomes : nous ne pouvons mettre à leur disposition ni manutentionnaire, ni chariot. Page 19 sur 23

20 ANNEXE 2 CONSIGNES DE SECURITE - REGLEMENTATION IV.1 - D ECLARATION S ET DEMAND ES D AUTO RISATION PA RTI CULIERES L Exposant doit faire parvenir en temps utile à l Organisateur : - Les déclarations pour les machines et appareils présentés en fonctionnement, pour l élaboration par l Organisateur de la liste qu il doit tenir à disposition de la Commission de Sécurité. - Les demandes d autorisations particulières relatives aux moteurs thermiques ou à combustion, pour transmission de ces demandes à l autorité administrative à l initiative de l Organisateur et élaboration par ses soins du plan de situation adressé à VIPA RIS SAS et conservé au Poste Central de Surveillance de l ensemble immobilier CNIT. - Les demandes d autorisations particulières relatives aux substances radioactives et Rayon X pour transmission de ces demandes à l autorité administrative à l initiative de L Organisateur et élaboration par ses soins du plan de situation adressé à VIPA RIS SAS et conservé au Poste Central de Surveillance de l ensemble immobilier CNIT. - Les demandes d autorisations particulières doivent être déposées 2 mois avant ouverture. - Les déclarations relatives à l usage de rayons laser (accompagnées de la note technique, du plan d installation et du document établi et signé par l installateur certifiant leur conformité aux dispositions de l article T44) pour transmission de cette déclaration à l autorité administrative à l initiative de l Organisateur. - Les demandes de dérogation à l interdiction d utilisation de l acétylène, de l oxygène, de l hydrogène ou d un gaz présentant les mêmes risques, pour transmission de ces demandes à l autorité administrative à l initiative de l Organisateur. Page 20 sur 23

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22 ANNEXE 3

23 ANNEXE 4 ASSURANCE EXPOSANT OBLIGATOIRE GARANTIES Vous êtes assurés par l intermédiaire de l administration de l exposition contre les dommages matériels pouvant survenir aux biens exposés et aux installations par suite : d incendie, d explosion, de foudre, de dégâts des eaux et d avaries diverses (à l exclusion de la casse) de vol avec application d une FRANCHISE de : 230 Euros Si vous n avez pas souscrit de capital «COMPLEMENTAIRE» vous êtes assurés d office pour la somme de Euros portant sur marchandises, matériel de la profession, mobilier, agencement et installation, à l exclusion de tout materiel audiovisuel, de tout effet et objet personnel et de toute marchandise, prospectus ou documentations distribués gratuitement ou vendus. La garantie VOL est accordée à la condition formelle que : «pendant les heures d ouverture au public et/ou aux exposants ainsi qu en période de montage et de démontage, le stand soit constamment gardienné par l assuré et/ou son personnel.» Les exposants peuvent demander un CAPITAL COMPLEMENTAIRE moyennant un complément de prime décompté aux taux de : 5 pour mille (TTC) pour le MATERIEL COURANT, de 14 pour mille (TTC) pour TOUT LE MATERIEL AUDIOVISUEL (demande de garantie complémentaire jointe). L assureur peut également, sur devis individuels et moyennant complément de prime de 14 pour mille (TTC) étendre la garantie à la CASSE DES OBJETS FRAGILES, sur déclaration détaillée que l exposant fournirait pour être acquises, lesdites extensions devront faire l objet de demandes déposées 48 heures avant l ouverture du salon et accompagnées du règlement correspondant. Il est rappelé que l Assureur peut demander à chaque exposant de produire l inventaire détaillé et chiffré du matériel professionnel exposé et du matériel de stand installé. Cet inventaire sera en tout état de cause exigé lors d un sinistre, lequel doit être déclaré à l Assureur dans les 5 jours et dans les 24 heures s il s agit d un vol, la déclaration devra être accompagnée de l ORIGINAL DU DEPOT DE PLAINTE. EXCLUSIONS Les objets d art et de valeur conventionnelle, Les effets et objets personnels, papiers-valeur, espèces, bijoux, appareils de prise de vues, appareils radio, calculatrices électroniques de poches et tout objet, en général, appartenant en propre à toute personne physique participant directement ou indirectement à l exposition, Les postes téléphoniques PTT et portables, Les dommages subis par les objets de toute nature par suite de leur fonctionnement, Les pertes résultant de manquants dans les stands où il est procédé à des distributions ou dégustations gratuites de marchandise ou de boissons quelconques, Les pertes indirectes quelles soient, telles que : manque à gagner, dommages et intérêts, droits et taxes, Divers perçus après sinistres, etc LA REGLE PROPORTIONNELLE EST APPLICABLE A TOUTE INSUFFISANCE DE GARANTIE CONSTATEE EN CAS DE SINISTRE.