1ER SALON MARIAGE VAL D EUROPE

Transcription

1 1ER SALON MARIAGE VAL D EUROPE DU DU 16 et 17 Octobre 2015 Hôtel Elysée du Val d Europe ORGANISÉ PAR GRATUIT SUR RÉSERVATION EN PARTENARIAT AVEC Renseignements/réservations de stands :

2 2

3 LE SALON Nous vous proposons cette année la toute première édition du salon du mariage du Val d'europe organisée par l association des commerces et entreprises de Serris. Cet évènement se déroulera les 16 et 17 octobre prochain à l hôtel Elysée Val d'europe et proposera aux amoureux un moment, intime, convivial et chaleureux pour échanger autour de la journée la plus importante de la vie. Ce salon sera ponctué par différents ateliers. En accompagnant les visiteurs dans la sélection des prestataires «coups de cœur», nous Valorisons votre expertise et votre compétence. 3

4 LES EXPOSANTS Créateur de robes Créateur de costumes Décoration floral Décors oriental Créateur de faire-parts Liste de mariage Photographe Filmaker Wedding planner & designer Coiffeur & maquilleur Mise en beauté Gourmandise Traiteurs Caviste Salle de réception Dance Floor et animation Notaire Agence de voyage Location véhicule Animation enfants 4

5 5

6 INFORMATIONS TECHNIQUES Ouverture public Le salon ouvrira ses portes le vendredi 16 octobre 2015 de 10h à 20h et le samedi 17 octobre 2015 de 10h à 20h. 28 stands seront à disposition. L entrée Gratuite sur réservation par internet ou 5 par couple sur place. Défilé et atelier Un défilé aura lieu dans la salle ainsi que des ateliers et animations. Si vous souhaitez organiser votre propre animation n hésitez pas à nous en parler. Nombre de concurrents Nous limitons le nombre de prestataires du même domaine d activité à 3. Electricité Nous mettons à disposition des sources électriques. Installation/démontage L installation à lieu le 16 octobre 2015 de 8h à 10h et la désinstalation le 17 octobre 2015 de 20h à minuit. 6

7 Badges & Invitations VIP Des badges vous seront fournis lors de votre arrivée, nous vous invitons à bien les garder sur vous. Vous pouvez inviter gratuitement 3 couples de votre choix. Estimation visiteurs Le Val d'europe bénéficie de cet attraction touristique grâce à l influence de Disney sur le territoire. c est aussi ce qui fait la force du salon du mariage du Val d'europe, nous espérons y voir de nombreux visiteurs du monde entier. Certains auront certainement l occasion de faire un détour alors qu il viennent profiter de la Vallée village pour y faire des emplettes. 7

8 8

9 CAMPAGNE DE COMMUNICATION Si vous le souhaitez, nous pouvons vous conseiller des prestataires qui s occuperons de votre communication. Du site web à la carte de visite en passant par les Roll up. Campagne de communication (photos, programmes) seront distribués durant toute la période du salon. Ceci vous permettra d obtenir le maximum de visibilité sur le territoire. Pour cela n oubliez pas de transmettre vos informations et votre logo afin que nous puissions vous mettre en avant. Presse : Envoi de communiqués de presse le 21 Septembre à : La Marne, leparisien.fr, 77FM, Vallée FM, Canal coquelicot, La-Seine-et-Marne.com, La News Letter du SAN du Val d Europe. Affichage et diffusion : Mise en place d'affichettes dans les commerces de la ville et des communes environnantes, ainsi que dépôt du programme chez les adhérents pour diffusion à leurs clients et pendant les deux jours du salon installation de Roll'up devant et à l'intérieur de l'hôtel Elysée. Diffusion boites aux lettres ciblée sur Serris, Chessy,, Bailly-Romainvilliers, Magny-le-Hongre, Bussy st Georges, Lagny-sur-Marne. WEB : L'évènement sera relayé sur la page Facebook et le site de l'association ainsi que sur les réseaux sociaux. Les exposants pourront envoyer des e-invitations à leurs contacts. La société SMP, spécialiste de la communication sur le web et les réseaux sociaux, fera trois envois d' ing à sept mille adresses mails qualifiées. Des SMS seront envoyés à toutes les femmes situées sur la zone et âgées de 18 à 39 ans. RADIO : Intervention du responsable du projet sur Vallée FM et 77FM. Campagne de spots pendant dix jours sur 77 FM. 9

10 10

11 STANDS Stand Prix HT Prix TTC (jusqu au 1er septembre 2015) Prix TTC (à partir du 1er septembre 2015) ,67 650, à ,67 680, et 9 583,33 700, à 7 et 5 Bis et 7 Bis, 9, 11, 12 et ,00 750, et ,33 850, ,67 980,

12 12

13 13

14 PROGRAMME 8h00 Vendredi Installation des stands et accueil exposants Samedi Ouverture aux exposants 10h00 Ouverture au public Ouverture au public 16h00 19h30 20h00 20h00 23h00 Défilé de robes et costumes Fermeture au public Soirée Jazz réservé aux exposants ( sur réservation) Défilé de robes et costumes Désinstallation Fermeture de la salle 14

15 15

16 PLAN D ACCÈS L hôtel Elysée Val d'europe nous accueil dans ses locaux. Les accès EN VOITURE : A4, sortie n 12.1 «Val d'europe» ou n 14 «Parcs Disney» depuis la Province. Parking souterrain : 1 place de parking est inclus pour chaque exposant EN RER : Val d'europe (ligne A) à 50 m. EN TRAIN : Gare TGV Chessy-Marne la Vallée à 2 km : - Navette n 50 : GRATUITE. Vous dépose devant l'hôtel. - RER A : direction "Paris", s'arrêter à la 1ère station "Val d'europe", sortir côté "Centre commercial", l'hôtel se trouve à 50 mètres. Gare de Lyon : RER A : direction "Marne la Vallée - Chessy", s'arrêter à l'avant dernière station "Val d'europe", sortir côté "Centre commercial", l'hôtel se trouve à 50 mètres. Gare du Nord : 16

17 RER B direction "Saint Remy les Chevreuse", s'arrêter à la station "Chatelet les Halles", puis récupérer le RER A en direction de "Marne la Vallée - Chessy", s'arrêter à l'avant dernière station "Val d'europe', sortir côté "Centre commercial", l'hôtel se trouve à 50 mètres. Gare de l'est : Métro 4 direction "Mairie de Montrouge", s'arrêter à la station "Les Halles", puis récupérer le RER A en direction de "Marne la Vallée - Chessy", s'arrêter à l'avant dernière station "Val d'europe', sortir côté "Centre commercial", l'hôtel se trouve à 50 mètres. 17

18 18

19 RÉSERVER UN STAND Raison sociale : Domaine d activité : Adresse : Code postal / Ville : Montant total TVA (20%) Total TTC SIRET : Nom : Prénom : Téléphone : Lu et approuvé, bon pour accord Signature A. Le. Mail : Numéro de stand souhaité : Les produits que vous souhaitez exposer : Les options Standiste et designer d espace par un professionnel : 90 HT Organisation d atelier : Oui / Non 19

20 CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ET DE PARTICIPATION Règlement de participation au salon du mariage du Val d'europe. A. Condition de participation 1. Seules les sociétés françaises et étrangères présentant des produits et service compatibles avec l esprit de la manifestation peuvent participer au salon. A ce titre l organisateur se réserve le droit de refuser toute participation. Le rejet d une demande ne donne lieu à aucune indemnité. Si des acomptes ont été versés, ils seront remboursés 2. En signant leur demande d admission, les exposants s engagent a respecter, sans aucune restriction ni réserve, les clauses du présent contrat et toutes les dispositions nouvelles qui peuvent être ajoutées par les circonstances et adoptés dans l intérêt de la manifestations par l organisateur qui les leur a signifie par écrit ou verbalement. 3. L exposant s engage à occuper son stand à la date et aux heures contractuelles prévues, a le meubler et le décorer dans un esprit compatible au salon. 4. Il est interdit à l exposant de sous-louer même gratuitement tout ou partie de son stand. B. Emplacements et aménagements. 1. L emplacement du stand n est pas contractuel. L organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements en tenant compte le plus possible des désirs exprimés, de la disposition du stand qu il installe, il se réserve le droit de le modifier toutes les fois qu il le jugera utile sans que ce soit nécessaire de le justifier à l exposant. De même il indiquera sur les plans des cotes aussi précises que possible. Il appartient toute fois aux exposants de s assurer leur conformité. 2. La participation à des manifestations antérieures ne donne droit à aucun favoritisme. En cas de litige entre exposants, un arbitrage de l organisateur sera sollicité et sa décision sera irrévocable. 3. Les aménagements ne doivent en aucun cas nuire au stand voisin, à la décoration générale du salon, ou à l esprit de ce dernier. La responsabilité de l organisateur n est pas engagée s il apparaît une différence entre les côtes indiquées et les dimensions réelles de l espace d exposition. 4. Les lieux doivent être rendus par l exposant dans l état initial. Il est responsable des dommages apportés par ses installations aux planchers, cloisons, vitres etc. 5. L organisateur se réserve le droit de réviser les prix des locations en cas de variations importantes avant l ouverture du salon, des couts des matériaux, des transports ou de la main d œuvre ainsi que des lois sociales en vigueur. C. Dispositions générales 1. Les modalités d organisation du salon, notamment dates d ouvertures et de fermeture, lieu, prix et publics autorisées sont déterminées par l organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. L organisateur peut annuler ou reporter le salon s il constate un nombre insuffisants d inscrits. L exposant se voit alors restituer le montant de son acompte ou de sa participation. L exposant assume la totalité des risques liés à la non réalisation éventuelle du salon et notamment la charge exclusive des frais qu il aura engagé en prévision du Salon. Dans le cas où pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques (telles que incendie, inondation, destruction, accident, grève, émeute, tempête, menace terroriste,...) le salon ne peut avoir lieu, les demandes d admission sont annulées, et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées sont réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par chacun d entre eux. 2. Les frais de participations comprennent les prestations suivantes : l organisation générale du salon, l éclairage du hall, le chauffage, la signalisation générale, la décoration des parties communes, l accueil des visiteurs, le nettoyages des parties communes, l assurance responsabilité civil et incendie, le gardiennage, la promotion du salon (publicités et relations publiques), les invitations. 3. Toutes prestation non cité dans le présent contrat n est pas comprise dans les frais de participation. Elles feront donc l objet d une souscription en option. 4. Electricité : Toute demande de branchement électrique doit être adressé directement à l organisateur. Les installations doivent être conformes aux prescriptions de la Préfecture de Police. 5. Catalogue : L organisateur se réserve le droit exclusif de publier un catalogue et d en assurer la diffusion dans l enceinte du Salon. Les renseignements indispensables à sa rédaction sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. 20

21 6. L organisateur ne saurait être tenu responsable d omission, erreurs de reproduction, de compositions ou autres qui pourraient s y produire. 7. Montage et démontage : Les travaux de montage doivent êtres terminés 30min avant l ouverture du salon. Le démontage intégral ou partiel du stand ne s effectue qu à la fermeture du Salon. D. Conditions de paiement 1. Les frais de participations sont payables 50% à la signature du contrat, le soldes avant le 15 septembre Tout paiement non effectué à la date prévue entrainera la résiliation du présent contrat et la perte des acomptes versés, nonobstant le paiement du solde qui restera dû. 3. L organisateur se réserve alors le droit de disposer du stand redevenu libre à la location. E. Devoirs de l exposant 1. L exposant s engage à recevoir et renseigner les visiteurs tout au long du Salon jusqu à l heure de la fermeture. L exposant devra prévoir sur son stand une personne responsable de la tenue générale du stand ainsi que de sa surveillance. Le personnel employé doit être d une tenue correct et d une attitude courtoise. 2. Les stands seront maintenus dans un état de propreté impeccable et constant durant toute la durée du Salon. 3. Aucune distribution de documents en dehors de son stand ne sera permise de même l utilisation de la sonorisation devra se faire à un niveau sonore en respectant le voisinage et le Salon. F. Assurances 1. L assurance responsabilité Civile et incendie sont couverts par l organisateur. L organisateur ne peut être tenu pour responsable des vols ou dommages concernant les objets personnels des exposants ou visiteurs. Il en est de même pour les préjudices ou accidents qui incombent aux locataires des lieux. G. Dispositions diverses 1. Les jours et heures d ouverture du salon sont fixés par l organisateur. Ce dernier à tout pouvoir pour les modifier sans que cela donne lieu au versement d indemnité. 2. Des badges sont mis à disposition des exposants. Ils ne peuvent faire l objet d aucune opération commerciale, ni servir de cartes d invitations. 3. Si le Salon ne peut avoir lieu pour quelque raison que ce soit, les exposants s engagent à n exercer aucun recours contre les organisateurs. Après paiement des dépenses engagées, le solde disponible est réparti entre les exposants au prorata des versements effectués. H. Annulation du contrat 1. L exposant qui souhaite annuler sa participation doit le faire par lettre recommandée avec AR 2 mois avant la date d ouverture du salon. Dans ce cas 50% de la Valeur de la location sera due par l exposant à l organisateur. S il le fait moins de deux mois avant la date du Salon, la totalité de la location restera due à l organisateur. 2. Si l exposant n occupe pas son emplacement, il est redevable de la totalité de la location. L organisateur peut alors disposer de cet emplacement à sa convenance. I. Litiges 1. L organisateur se réserve le droit de statuer seul sur tous les litiges non prévus dans le présent contrat. Toutes ses décisions seront sans appel et immédiatement exécutoires. 2. Pour tout ce qui n est pas prévu au présent contrat, les exposants acceptent les conditions énoncées au règlement général adopté par toutes les expositions spécialisées. 21

22 CONTACTS Contact : Association des Commerces et Entreprises de Serris 1 Impasse de la Ferme du Couternois SERRIS. sce77@hotmail.fr Page Facebook.com: SerrisCommercesEntreprises Portail Internet: 22

23 ADHÉRER À L ASSOCIATION En adhérant à l association, si vous êtes implantés sur la commune de Serris, vous bénéficiez d avantage préférentiels pour le salon du mariage et des autres événements organisés au cours de l année. Photos par Maël Lambla 23

24 Retrouvez nous sur notre site et sur Facebook/SerrisCommercesEntreprises BULLETIN D ADHESION 2015 Enseigne : Activité : Raison sociale : Adresse : SERRIS Code NAF : N SIRET : Nom : Prénom : Téléphone fixe : Mobile : Site Internet : VOTRE ADHÉSION POUR 1 AN Cotisation d adhésion* (frais de fonctionnement et du portail) : 75 Cotisation volontaire (contribution libre) : Montant total de votre cotisation : * Des options comme des publicités bannières ou des opérations importantes seront proposées par la suite. Date d adhésion: / / 2015 pour une durée de 12 mois. MODE DE REGLEMENT o Chèque : à l ordre de SERRIS COMMERCES ET ENTREPRISES o Virement : IBAN FR Société Générale, 8 av de Saria SERRIS o En espèces Un de bienvenue avec les informations à remplir pour vous permettre une visibilité rapide sur ainsi qu une facture vous seront adressés. Cachet de l entreprise date et signature S.C.E. - 1 Impasse de la Ferme du Couternois SERRIS tél : sce77@hotmail.fr 24