ENGAGEMENT DE PARTICIPATION (Sous réserve d acceptation après étude de votre dossier)

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1 ENGAGEMENT DE PARTICIPATION (Sous réserve d acceptation après étude de votre dossier) Vous souhaitez participer au programme Top Décideurs de HEAVENT MEETINGS, qui se tiendra les mercredi 26 et jeudi 27 mars 2014 à Cannes? Ce document constitue un engagement de participation. Nous vous remercions de nous le retourner complété et signé. VOTRE ENTREPRISE Raison sociale :... Adresse : Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Fax :... Site Internet :... Secteur d Activité :... Effectif: 1 à 5 5 à à à à VOUS Nom :... Prénom :... Fonction :... Tél (LD) :... Portable

2 POUR BIEN PREPARER VOTRE PARTICIPATION Heavent Meetings est le salon meeting de l événement et du tourisme d affaires en France, il permet de rassembler les professionnels du secteur durant 2 jours. En tant que Top Décideur (sous réserve d acceptation de votre dossier), vous serez entièrement pris en charge et vous participerez à des rendez-vous d affaires individuels, des conférences de haut niveau et des moments conviviaux tels que des déjeuners d affaires et des soirées. Merci de bien vouloir remplir le questionnaire ci-dessous pour une meilleure étude de votre dossier. QUESTIONNAIRE A REMPLIR : 1) Etes-vous le prescripteur événementiel de votre entreprise? Oui Non 2) Etes-vous décisionnaire du budget événementiel de votre entreprise? Oui Non 3) Etes-vous décisionnaire pour l achat de prestations événementielles ou tourisme d affaires? Oui Non 4) La répartition de vos événements en France : Lieux Combien organisez-vous d opérations chaque année? Combien y a-t-il, en moyenne, de participants par opération? Région Parisienne Sud Est PACA, Rhône Alpes, Corse, Auvergne. Sud-Ouest Aquitaine, Midi Pyrénées, Languedoc Roussillon. Nord Est Lorraine, Picardie, Bourgogne, Champagne Ardenne. Nord-Ouest Bretagne, Pays de la Loire, Normandie

3 5) La répartition de vos événements à l étranger : Lieux Combien organisez-vous d opérations chaque année? Combien y a-t-il, en moyenne, de participants par opération? Espagne Italie Tunisie Maroc Grèce Suisse Allemagne Europe de l Est ) La répartition de vos événements par types : Séminaire Congrès Présentation de produit Roadshow Convention Salon Concert Soirée ) Quel(s) type(s) d événements allez-vous mettre en place en 2013 et 2014? Concert Conférence Colloque Congrès Convention Défilé Exposition Gala Inauguration Journée portes ouvertes Lancement de produit Roadshow Salon Séminaire Soirée Team building Autres (précisez) : 3

4 8) Pendant les 2 jours de Heavent Meetings Sud, quel(s) secteur(s) d activité recherchez-vous? Destinations événementielles (Office de tourisme et des congrès) Palais des congrès Parc Expo Hôtels Lieux événementiels Agences événementielles Agence tourisme d affaires/ Incentive Accueil / Agence d hôtesses DMC Animations Assurances Billetterie / badge Cadeaux d affaires Traiteurs Location de matériel de réception Location de mobilier Location de matériel technique (Groupe électrogène, climatisation, manutention, ) Location de Structures (Chapiteaux, scène, tentes ) Prestataire Son, Lumière Prestataire vidéo Prestataire en distribution électrique Prestataire Structures (pont lumière, scènes) Prestataires effets spéciaux, laser, pyrotechnie, projection d images Décors / Décoration Décoration florale Standiste / Agencement Signalétique / impression numérique Personnel technique Sécurité Nettoyage Médecin événement Location de véhicules avec ou sans chauffeur Transporteurs Affrètement aérien Création d application Iphone, Androïd Studio graphique web Création de Site Internet Création de Logiciels informatique Autres (précisez) : 9) Comment avez-vous connu l existence du salon Heavent Meetings et du programme Top Décideurs? Site internet. Précisez :... Newsletter du groupe Tarsus Salon Heavent Paris Appel à candidature Témoignage Top Décideurs éditions précédentes Autres :... 4

5 10) Y a-t-il des entreprises en particulier que vous voudriez rencontrer lors des rendez-vous d affaires individuels? 5

6 VOTRE TRANSPORT SALON HEAVENT MEETINGS 26/27 MARS 2014 PRENOM : NOM FAMILLE : (tels qu indiqués sur la pièce d identité utilisée pendant votre transport) NOM SOCIETE : Portable *: *: *Obligatoire ACHEMINEMENT VOL GROUPE PARIS > NICE > PARIS Si vous disposez d une carte Flying Blue, merci de nous l indiquer : Si vous disposez d un numéro d abonné Air France, merci de nous l indiquer : Les horaires définitifs vous seront communiqués ultérieurement. ACHEMINEMENT INDIVIDUEL DE PROVINCE Merci de nous préciser votre ville de départ : Nous vous adresserons dans les plus brefs délais la meilleure proposition de transport. Commentaires : 6

7 VOTRE SEJOUR Le principe du Programme Top Décideurs réside dans l invitation et la prise en charge par Heavent Meetings de prescripteurs grands comptes sélectionnés en fonction de leur activité et de leur intérêt pour l organisation de manifestations événementielles (voyage aller-retour, 2 nuits d hôtel sur place, rencontres professionnelles, cocktails ). Pour cette 3 ème édition de HEAVENT MEETINGS à Cannes, la 7 ème depuis sa création, vous serez 350 Top Décideurs, français et européens, sélectionnés parmi les responsables événements, congrès & séminaires des grandes entreprises, les directeurs d agence, les directeurs de production, les P.C.O. et les organisateurs de salons. HEBERGEMENT Vous bénéficiez gracieusement de deux nuitées les mercredi 26 et jeudi 27 mars 2014 dans un des plus prestigieux hôtels de Cannes (la nuit du mardi 25 mars est en option si vous choisissez l éductour et sous réserve de disponibilité): Intercontinental Carlton Cannes, Majestic Barrière, Gray d Albion, Hôtel Martinez, JW Marriott Cannes, Radisson Blu Cannes, Five Hotel. TRANSFERTS Les transferts Paris / Cannes / Paris sont effectués en avion. Tous les transferts entre les hôtels et les différents lieux de rendez-vous sont pris en charge par Heavent. LES REPAS Les petits déjeuners dans votre hôtel, les déjeuners et cocktails dinatoires organisés dans le cadre du programme sont pris en charge par Heavent. VOS ENGAGEMENTS 1/ Participer aux rendez-vous individuels les mercredi 26 et jeudi 27 mars après midi 2/ Participer aux déjeuners organisés par Heavent les mercredi 26 et jeudi 27 mars midi 3/ Participer aux cocktails dinatoires organisés par Heavent les mercredi 26 et jeudi 27 mars au soir 4/ Participer à la remise des Trophées de l Evénement le jeudi 27 mars CONDITIONS : Ce document constitue un engagement de participation. En cas de désistement après le 14 février 2014, Heavent se verra dans l obligation de vous facturer un montant forfaitaire de 750. Vous avez la possibilité de vous faire remplacer par une personne de votre société, à responsabilité et/ou poste égal, sous réserve de validation par l organisation. Le signataire accepte les conditions Cachet de la société «Lu et approuvé», date, nom et signature Dossier à nous retourner : - par fax au : +33 (0) ou - par courriel à: info@heavent-meetings-sud.com 7

8 REGLEMENT Article premier - Généralités Les Top Décideurs doivent honorer les rendez-vous d affaires avec les exposants organisés à leur attention par l organisation. Les modalités d'organisation de la convention d affaires, notamment la date d'ouverture, sa durée, l'emplacement où elle se tiendra, le programme, sont déterminées par l'organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, la convention d affaires ne peut avoir lieu, les engagements de participations sont annulés. Article 2 - Demande de participation Toute personne désirant participer adresse à l'organisateur une demande de participation. Sauf si l'organisateur refuse la participation demandée, l'envoi de cette demande de participation constitue un engagement ferme et irrévocable de venir sur la manifestation, sauf conditions d annulations pré citées. Article 3 - Contrôle des admissions L'organisateur n'est pas tenu de motiver les décisions qu'il prend quant aux demandes de participation. L'acceptation de la participation est constatée par la réponse de l'organisateur au participant. Est nulle, malgré son acceptation et même après les opérations de répartition de chambre, la demande de participation émanant d un participant dont les affaires sont gérées, pour quelque cause que ce soit, par un mandataire de justice ou avec son assistance. Il en est, notamment, ainsi pour toute demande de participation émanant d'une entreprise qui dépose son bilan entre la date de demande de participation et la date d'ouverture de la convention d affaires. Toutefois, l'organisateur peut librement, au cas où l'entreprise est judiciairement autorisée à poursuivre son exploitation, décider de maintenir sa participation. Article 4 - Cession / Sous-location Sauf autorisation écrite et préalable de l'organisateur, un participant ne peut céder ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de sa participation à la convention d affaires. Article 5 - Retrait En cas de désistement après le 14 février 2014, Heavent se verra dans l obligation de vous facturer un montant forfaitaire de 750. Vous avez la possibilité de vous faire remplacer par une personne de votre société, à responsabilité et/ou poste égal, sous réserve de validation par l organisation. Article 6 - Assurance de responsabilité civile de l'organisateur Les organisateurs sont responsables civilement en leur qualité d organisateur de la convention d affaires. Cette responsabilité ne serait en aucun cas s étendre aux dommages causés par des tiers aux participants. Les exposants participants peuvent demander à l'organisateur à consulter un exemplaire de la police donnant toutes précisions sur les risques couverts et la durée de l'assurance. Les propriétaires des locaux exploités lors de la convention d affaires répondent de leur responsabilité civile en leur qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à la convention d affaires, (ainsi que pour l exploitation des activités et entreprises qu il gère directement. Il en est de même pour toutes entreprises extérieures). Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Le participant doit être couvert par une police d assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors de la convention d affaires. Article 7 - Douanes Il appartient à chaque participant d'accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l'étranger. L'organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. Article 8 - Propriété industrielle Le participant fait son affaire d'assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu'il expose et ce, conformément aux dispositions légales en vigueur (telles que le dépôt de demandes de brevets français). Ces mesures doivent être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, l'organisateur n'acceptant aucune responsabilité dans ce domaine. Article 9 - Catalogue L'organisateur est seul titulaire des droits de publication et de vente du catalogue des participants, ainsi que des droits se rapportant à la publicité contenue dans ce catalogue. Il peut concéder tout ou partie de ces droits. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les participants sous leur responsabilité. L'organisateur ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autres, qui peuvent se produire. L'organisateur se réserve le droit de modifier, supprimer ou grouper les inscriptions chaque fois qu'il le jugera utile, ainsi que de refuser ou modifier les textes d'annonces payantes qui seraient de nature à nuire aux autres participants. Article 10 - Sécurité Le participant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l'organisateur. L'organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures. La surveillance est assurée sous le contrôle de l'organisateur ; ses décisions concernant l'application des règles de sécurité sont d'exécution immédiate. Article 11 - Application du règlement Toute infraction aux dispositions du présent règlement et au règlement intérieur édicté par l'organisateur, peut entraîner l'exclusion du participant contrevenant et ce, même sans mise en demeure. Une indemnité est alors due par le participant à titre de dommages et intérêts en réparation des dommages moraux ou matériels subis par la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste à l'organisateur, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. L'organisateur dispose à cet égard d'un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant au participant. Article 12 - Modification du règlement L'organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Article 13 - Contestations Dans le cas de contestation, le participant s'engage à soumettre sa réclamation à l'organisateur avant toute procédure. Toute action introduite avant l'expiration d'un délai de quinze jours à partir de cette déclaration est, du consentement formel du participant, déclarée non recevable. En cas de contestation les tribunaux du siège de l'organisateur sont seuls compétents. 8