Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 Cahier des Clauses Techniques Particulières MARCHE RELATIF A L ACQUISITION D UNE SOLUTION D ARCHIVAGE DEMATERIALISE DE DOCUMENTS 1. Présentation générale 1.1 Identification de la structure 1.2 Objet du Marché 2. Conditions techniques générales 2.1 Compatibilités et exploitation de la solution Matériel existant et compatibilité requise Existant Compatibilité requise Exploitation de la solution Deux problématiques Impératifs communs 2.2 Fonctionnalités de la solution Un accès distant à la solution Lier les deux problématiques de dématérialisation L annotation des documents archivés Un choix de modes de recherche exhaustif Une souplesse de consultation Un nombre d accès à l archivage cohérent Contrôle des doublons de documents archivés Epuration programmée et automatisée des archives Versement automatisé aux archives départementales Comptabilité et conservation des signatures électroniques Reconnaissance de l écriture manuscrite 3. Conditions techniques particulières 3.1 Dématérialisation des dossiers Papier du service des Carrières Matériel complémentaire Indexation spécifique et Pré indexation 3.2 Dématérialisation du courrier entrant Droits d accès et suivi de dossier Matériel complémentaire Indexation spécifique et Pré indexation 3.3 Documentation 4. Mise en place de la solution 4.1 Démonstration 4.2 Un audit 4.3 Le logiciel 4.4 Les matériels de numérisation 4.5 La livraison, l installation, formation et maintenance 4.6 Prestation de migration de données 5. Normes CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 1/12

2 1. Présentation Générale 1.1 Identification de la structure Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Côte d Or (CDG21) Rue Nodot BP DIJON CEDEX Site Internet : Téléphone : Télécopie : Présentation de la structure Le CDG 21 est un établissement public dont les principales missions sont :. La gestion des carrières et des instances paritaires des collectivités territoriales de moins de 350 agents de la Côte d Or ;. L organisation des concours de la fonction publique territoriale ;. La tenue de la bourse de l emploi de l ensemble des collectivités territoriales de la Cote d Or ;. Le conseil statutaire Le CDG 21 emploie 30 agents et est composé de plusieurs services (Direction, secrétariat, concours, gestion des carrières, comptabilité, informatique, archives, médecine, prévention sécurité) 1.2 Objet du Marché Acquisition d une solution d archivage dématérialisé : comprenant la numérisation, l indexation, l archivage numérique et la navigation aisée dans les bases documentaires constituées. Cette solution devra être accompagnée des prestations afférentes : un audit préalable afin d adapter la solution proposée aux spécificités du Centre de Gestion, la livraison, l installation incluant le paramétrage des spécificités, et la formation à la gestion et à l utilisation. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 2/12

3 2. Conditions techniques générales Comptabilité et exploitation de la solution Matériel existant et comptabilité requise Existant Matériel existant disponible pour la mise en place de la solution : - Un serveur Windows Server 2008 R2 (64 bits) virtuel (VSphère 4.1) - La capacité du disque est de 500 Go - 4 Go de RAM - Processeur 2 Vcpu virtuel de 2,5 Ghz - Un copieur Sharp couleur MX-4100N avec un scanner réseau intégré - Un copieur Toshiba NB es850/853series avec un scanner réseau intégré Le serveur disponible héberge également des applications métiers de paye, comptabilité avec deux bases de données sql server express 2005 et prochainement un logiciel de gestion de temps Le parc informatique du CDG21 se compose de 34 ordinateurs avec Windows XP PRO SP3 (quelques SP2), des ordinateurs avec Windows 7 pro 64 bits et nous avons également 10 serveurs (y compris les virtuels) L ensemble du parc est protégé par l antivirus Symantec Antivirus Comptabilités requises La solution existante doit être compatible avec le matériel existant, principalement avec le serveur. De plus, le logiciel proposé devra être compatible avec les logiciels du CDG (Agirhe, concours, bourse de l emploi, médecine, paye ). Pour cela, prévoir une API avec un échange d informations dans les deux sens (logiciel de dématérialisation vers application du cdg et inversement) Les gestionnaires de bases de données Actuellement, nous avons deux bases de données sql server express 2005 sur le serveur disponible. Elles sont utilisées par des logiciels de paye et de comptabilité. La comptabilité Windows 7 pro 64 bits est également requise La Comptabilité Windows 7 pro 64 bits Passerelle d échange Une compatibilité logicielle est également demandée, elle sera déterminée par la possibilité de définir une passerelle d échange entre le logiciel proposé (ou sa base de données) et les bases de données SQL-SERVER des progiciels propriétaires du CDG21. Une passerelle XML ou un accès en consultation directe des bases de données d archivage doit être envisageable. Le but premier est de pouvoir obtenir une listes d éléments répertoriés dans l archivage à partir d un critère d indexation ou simplement directement sur le corps du document en plein texte, soit par un état requête sur la base de données de l archivage, soit par une extraction formalisée automatisée. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 3/12

4 Cela permettrait ainsi de fournir un listing d éléments à prendre en compte automatiquement dans nos progiciels Exploitation de la solution Deux problématiques L acquisition d une solution d archivage menée par le CDG 21 doit répondre à deux problématiques liées : - La dématérialisation des dossiers papier du service «gestion des carrières» - La dématérialisation du courrier entrant et sortant afin d avoir un archivage électronique pérenne Impératifs communs Gestion des documents Le CDG reste le gestionnaire physique de ses documents et de leur indexation sur son serveur Récupération exploitable des documents archivés (en fin de contrat) Afin de pérenniser le travail d archive et d indexation qui va être effectué par les agents du CDG21, la proposition commerciale devra comprendre une remise explicite des documents archivés, incluant leurs éléments associés, en fin de contrat, et ce dans un format informatique standardisé : Image standard (JPG, TIFF ) ou PDF pour les documents, XML, TXT, HTML ou sous la forme d une base de données structurée pour l indexation, les annotations et le suivi de dossier associés. Une documentation détaillée expliquant l organisation des fichiers remis et la cohérence les liant devra également être fournie Intégration de différents supports informatiques La solution doit permettre d intégrer différents supports dans l archivage dématérialisé. Les documents initialement électroniques (Word, Excel, PDF, courriel) doivent également approvisionner les bases d archives et être indexés au même titre qu un document papier scanné Gestion des documents une page ou multi-pages Afin de faciliter une numérisation en masse, tout en conservant une pré-indexation, la solution doit optimiser la manipulation des documents papiers en proposant une alternative à la contrainte théorique de ne pas mêler des documents une page à des documents multi-pages car un traitement pêle-mêle de documents hétéroclites de tailles différentes empêche généralement de déterminer automatiquement le nombre de pages exact de chaque document numérisé et donc leur découpe automatique Gestion automatique du recto verso Lors d une numérisation en masse, les documents recto/verso doivent être inclus avec les documents recto. La solution proposée doit permettre l amalgame afin de ne pas effectuer de tri physique préalable. Un document recto simple pouvant être considéré comme un document recto/verso incluant une page blanche, cette page blanche devra être éliminée automatiquement par la solution avant l archivage indexé. Par contre, certaines des télécopies du CDG sont éditées sur le verso vierge de documents «brouillon» devenant ainsi des documents à inverser avec un recto utile et un verso «brouillon». Ces documents se retrouveront dans l archivage, il faut donc que la solution puisse écarter automatiquement ces versos CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 4/12

5 «brouillon». Pour cela le CDG propose d apposer un tampon : «annulé» sur ces pages afin qu elles soient reconnues et rejetées automatiquement par la solution Dénombrement des pages scannées A la fin de la numérisation d un bloc de pages, la solution doit indiquer combien de pages utiles (pages différentes d un brouillon annulé ou d une page blanche) ont été numérisées, ainsi que la date et l heure de numérisation. 2.2 Fonctionnalités de la solution La solution proposée par les candidats doit apporter des solutions ou des préconisations fonctionnelles aux problèmes suivants : Un accès distant à la solution Le CDG21 souhaite la possibilité d ouvrir cette base de documents archivés et indexés à un plus large panel d utilisateurs en étant accessible de façon sécurisée par Internet en ayant la possibilité par la solution proposée de mettre en place un accès sécurisé distant sur la solution d archivage, qui sera installé en local sur le serveur du CDG21. A défaut, en publiant automatiquement une partie de l archivage électronique directement sur l extranet du CDG21 (à partir d une simple sélection de documents dans la solution proposée sur une sélection : par champs d indexation, par service destinataire ) qui serait à placer régulièrement dans un format compatible au site existant Lier les deux problématiques de dématérialisation Par la dématérialisation du flux de courrier entrant, la dématérialisation des nouveaux documents de carrière sera implicitement effectuée, ceux-ci composant une partie du flux du courrier quotidien. Hors, il existera en fonctionnement un autre archivage parallèle qui lui aura intégré tous les dossiers papier préalablement stockés au service «carrières», dans lequel ces nouveaux documents doivent également obligatoirement aboutir. Chaque problématique («carrière» - «courrier») ayant sa propre indexation, une solution est donc à apporter afin que l archivage de ces documents soit le plus rationnel possible. La proposition doit donc impérativement apporter une solution : - Soit une double indexation si cela est techniquement possible (avec double numérisation ou pas), car certains documents carrières types «correspondances» nécessiteront un suivi de dossier type «courrier» - Soit une réorientation directement sans indexation «courrier» dans l archivage du service des «carrières» pour une indexation «carrières» cette fois-ci, sachant que cette indexation ne peut être omise pour la bonne tenue des archives L annotation des documents archivés Le CDG 21 souhaite avoir la possibilité d apposer des annotations en annexe des documents archivés, soit sous forme de «post-it» électronique, soit par un champ de commentaire associé à l indexation, en étant disponible strictement en écriture aux destinataires disposant des droits adéquats sur ces documents Un choix de modes de recherche exhaustif La recherche d un document doit être la plus efficace possible (recherche sur les champs d indexation définis, recherche par mots clés, par abréviations, recherche floue, recherches sur le contenu entier du document, ) Le choix des modes de recherche doit être le plus exhaustif possible. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 5/12

6 2.2.5 Une souplesse de consultation La solution proposée doit fournir la meilleure souplesse de consultation possible des documents archivés : Le délai d insertion d un document indexé dans l archivage doit être minimal afin d accéder à sa consultation rapidement L accès aux documents doit être rapide (moins de 5 secondes en client serveur local, moins de 15 secondes en consultation distante, sur la base d un délai moyen entre chaque clic d accès) L affichage doit permettre une visualisation en plein écran et pleine page incluant des fonctions d agrandissement Une nombre d accès à l archivage cohérent L accès simultané à la solution d archivage électronique doit être au minimum de : - 5 utilisateurs pour la numérisation et l indexation - 20 utilisateurs pour les fonctions de recherche et de consultation, de suivi de dossier et d attribution d annotations des documents indexés Contrôle des doublons de documents archivés Avant l indexation, il est souhaitable que la solution puisse contrôler si le document à archiver existe déjà, et ce à l aide d une probabilité de rapprochement point par point paramétrable, afin que le gestionnaire décide ou pas de conserver ce document à archiver. Dans ce cas précis, avant de valider une suppression ou un ajout, le gestionnaire devra pouvoir de lui-même constater les similitudes à l écran des documents concernés. Exemple : un document scanné est déjà présent et il est proche à 90 % du document nouvellement scanné, souhaitez-vous de nouveau archiver ce document? Epuration programmée et automatisée des archives Chaque document à une fonction particulière et donc une durée de conservation associée, souvent encadrée légalement. La solution proposée doit donc permettre d effectuer, voire faciliter, la gestion automatisée de la durée de conservation légale des documents archivés : certains documents devant être impérativement extraits de l archivage électronique après que leur utilité ne soit plus établie légalement Versement automatisé aux archives départementales Pour répondre à des demandes particulières des archives départementales, le CDG a l obligation de remettre des extraits des documents archivés. Ainsi, le passage à l archivage électronique doit également permettre de satisfaire ces obligations (sélection et extraction de données). Ces demandes se résument à un extrait partiel de documents d un certain type sur des années précises. La solution proposée doit donc permettre d effectuer, voire faciliter, ces opérations au besoin Comptabilité et conservation des signatures électroniques Des documents dématérialisés munis d une signature électronique peuvent être transmis au CDG, ces documents devront être insérés dans la solution d archivage. La solution proposée doit donc permettre d archiver ces documents, voire de conserver la valeur légale de la signature électronique. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 6/12

7 Reconnaissance de l écriture manuscrite Concernant des actes anciens pour la dématérialisation des dossiers du service des «carrières» ou pour la prise en compte de courriers manuscrits toujours adressés aux services du CDG 21, la solution doit répondre à la problématique de la reconnaissance de l écriture manuscrite ou permettre une aide à l archivage des documents manuscrits. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 7/12

8 3. Conditions techniques particulières Dématérialisation des dossiers papier du service «gestion des carrières» Il est nécessaire de dématérialiser les archives papier du service de «gestion des carrières» afin de faciliter les recherches de documents. La masse actuelle des dossiers à dématérialiser a été évaluée à pages à numériser et à indexer Matériel complémentaire Cet archivage a besoin d être opéré dans un cours laps de temps. L utilisation d un matériel de dématérialisation supplémentaire à haute performance paraît judicieuse afin d accélérer la transition du papier vers la dématérialisation Indexation spécifique et Pré indexation indexations spécifiques Une indexation détaillée devra être mise en place en se basant sur la cohérence de la gestion des dossiers, un paramétrage spécifique et donc à prévoir. Une définition de thèmes de documents est à prévoir afin de faciliter l archivage et le classement : Voici les 11 principaux thèmes déjà prédéfinis : «Carrière», «Maladie», «Correspondance agent», «Notation», «Retraite», «Parcours antérieur», «Correspondance collectivité», «Délibération», «Notation non titulaire», «Contrats», «Contrat à durée indéterminée», Le nombre de thèmes devra être extensible. Si une limite est fixée, celle-ci devra être indiquée dans le mémoire technique. Une gestion du contenu des thèmes devra également être proposée, certains documents pouvant migrer au cours de l évolution des dossiers d un thème à un autre. Les champs d indexation suivants sont également à prévoir : - la date de numérisation de l acte (dans le cadre de la récupération massive des archives papier, une date par défaut devra être utilisée). Cette date à terme sera pré indexée par la date du jour quand les documents seront issus du courrier entrant ; - la date d effet du document ; - la collectivité concernée par le document (par l intermédiaire d un menu déroulant à 2 niveaux : type de collectivité puis nom de la collectivité) Concernant la date d effet du document, celle-ci nécessitera obligatoirement une saisie manuelle à l indexation. Il est donc souhaitable, si la solution le permet, de pouvoir gérer en différé cette saisie, celle-ci pouvant éventuellement intervenir quelques heures ou quelques jours après la numérisation. Dans ce cas précis, la solution devra également permettre de visualiser ces documents dans l archivage courant et proposer un état des documents non indexés sur ce champ Pré indexation Le recours à une pré indexation automatisée par «codes barres» (ou autre) à apposer ou à intercaler sur les lots de documents à scanner en fonction de leur thème, leur collectivité rattachée ou même leur format papier (1 page, 2 pages, recto verso 1 page, recto verso 2 pages, ) est souhaitée lors de la numérisation Dématérialisation du courrier entrant La finalité est de dématérialiser et d archiver l ensemble du flux courrier quotidien du Centre de Gestion : soit 60 documents hétérogènes/jour ouvré en moyenne (des documents A3 aux cartes de visites, en tenant compte des différentes brochures, et ce en recto verso, noir et blanc et couleur). Toutefois, la solution proposée doit pouvoir faire face à des pics périodiques ou récurrents de volumétrie (notamment réforme statutaire) qui ne sont pas quantifiables à l avance. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 8/12

9 3.2.1 Droits d accès et suivi de dossier Le flux de courrier est concentré au secrétariat général qui aura la charge de numériser, archiver, indexer et déterminer les différents droits d accès aux documents en fonction des différents services. Il existe 5 niveaux hiérarchiques (Présidence, Direction, Pôle, Service, Utilisateur). Cette décomposition devra être prise en compte dans la définition des droits. Certains documents devront être en consultation commune ou exclusive en fonction du type de confidentialité (public, propre à un service, propre à un pôle, courrier spécifique de Direction ou de Présidence) et du niveau hiérarchique des différents services. Afin de mettre en place un véritable suivi de dossier, l ensemble des utilisateurs doit avoir la possibilité d accéder aux différents documents qui lui est destiné à partir du réseau existant tout en ayant les possibilités associées de : - consulter (sans suite à donner) ou - consulter et faire suivre ou -consulter et répondre (avec la possibilité d associer le document de réponse au courrier initial) et réexpédier au secrétariat pour erreur de destinataire si nécessaire, et ce en fonction du type de suivi attaché au document lors de l archivage par le secrétariat. Ce suivi de dossier devra également permettre au secrétariat général d accéder à une vision statistique du suivi détaillé par une consultation des demandes à traiter et des suites qui ont été données Matériel complémentaire L utilisation d un matériel de dématérialisation supplémentaire au secrétariat général est essentielle afin d accélérer la transmission des courriers dématérialisés dans les services concernés. L archivage du courrier nécessite donc un scanner de bureau performant dédié à cette tâche Indexation spécifique et Pré indexation Indexation spécifique Une indexation détaillée devra être mise en place en se basant sur l organigramme des services du CDG 21 ; un paramétrage spécifique est donc à prévoir. Afin de faciliter l archivage et le suivi de dossier, la définition d une quinzaine de services, la prise en compte du niveau hiérarchique, le type de confidentialité associée, la nature du document, le type de traitement attendu (consultation seule ou traitement souhaité) sont à prévoir comme critères et informations d indexation. La date de numérisation du courrier sera un champ d indexation et sera automatiquement pré remplie par la solution. La notion de courrier «entrant» ou courrier «réponse» devra également être incluse dans les champs d indexation Pré indexation Le recours à une pré indexation automatisée par code-barres (ou autre) à apposer ou à intercaler sur les lots de documents à scanner en fonction de différents critères possibles (niveau hiérarchique, type de confidentialité, nature du document, type de traitement attendu) est souhaitée afin d optimiser l indexation dès la numérisation. 3.3 Documentation L ensemble de la documentation du matériel et des logiciels proposés devra être fourni ou consultable de façon dématérialisée en français. La documentation devra être remise au plus tard au jour de la formation. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 9/12

10 4. Mise en place de la solution La solution proposée doit comprendre : 4.1 Démonstration Le prestataire devra convenir d un rendez-vous avec le centre de gestion afin de procéder à une démonstration de la solution d archivage, de recherche et de consultation. 4.2 Un audit L audit préalable aura pour but de déterminer, avec les services concernés du Centre de Gestion, l adaptation et le paramétrage nécessaire au logiciel proposé pour que celui-ci soit fonctionnel à son installation. Cet audit aura également pour but de déterminer de quelle façon la passerelle ou l API avec les progiciels du CDG 21 pourra être mise en place. Cet audit se déroulera dans les locaux du Centre de Gestion de la Côte d Or en présence des services concernés, du personnel et du prestataire retenu. 4.3 Le logiciel Le logiciel est la prestation centrale de la consultation, facilitant la gestion de l archivage (numérisation et indexations spécifiques), la recherche et la consultation des documents dématérialisés, tout en répondant aux impératifs de compatibilité technique avec l existant, aux impératifs des besoins déterminés et répondant aux différentes problématiques posées. 4.4 Les matériels de numérisation Les matériels de numérisation devront être performants (A3, A4, petits formats, recto verso, noir, couleur, 30 pages/minutes minimum en A4), non encombrant (à poser sur table). Ils seront à prévoir aux deux (2) postes de numérisation : le service «carrières» et celui du «secrétariat». Une extension de garantie de 3 ans sera nécessaire. 4.5 La livraison, l installation, formation et maintenance La livraison La livraison du matériel et du logiciel s effectuera en présence des services concernés. L installation L installation comprendra la mise en fonction du matériel dans les bureaux concernés et du logiciel sur le serveur disponible, en incluant également le paramétrage de : - 2 postes d administrateur - 2 postes de gestionnaire de la dématérialisation - 5 postes d utilisateur pour la recherche la consultation et le suivi des dossiers La répartition des postes entre le secrétariat et le service «gestion des carrières» sera déterminée ultérieurement avec le prestataire. La formation La formation sur la solution installée sera destinée à 4 utilisateurs, des services généraux, pour la dématérialisation du courrier «entrant» et 5 utilisateurs des services généraux, sur la dématérialisation des dossiers «carrières». La formation comprendra 3 axes soumis à l obligation de résultat : - la partie paramétrage destinée au gestionnaire informatique ; - la partie numérisation/indexation (gestion des droits pour le courrier entrant) pour les gestionnaires de la dématérialisation ; - et la partie recherche, consultation, suivi de dossier pour les utilisateurs. Cette formation comprendra également un temps dédié pour apporter des réponses aux questions spécifiques des différents intervenants du CDG 21 en fonction de leur rôle dans le fonctionnement ou l utilisation de la solution. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 10/12

11 Une obligation de résultat est exigée de la part du prestataire afin de permettre à tous les intervenants formés d utiliser le logiciel au mieux de ses capacités La maintenance La maintenance sera une «tierce maintenance applicative» en ce qui concerne la solution de gestion et une maintenance de «matériel» en ce qui concerne les matériels de numérisation. Le CCAP apporte des informations utiles quant à celles-ci. Le titulaire devra proposer au Centre de Gestion le contenu des maintenances, et ce de façon séparée. Par ailleurs, le titulaire devra : - livrer et installer les mises à jour qui sont apportées au logiciel - livrer et installer les nouvelles versions 4.6 Prestation de migration de données Dans l hypothèse où le besoin serait exprimé par le Centre de Gestion, le titulaire pourra être en charge de la migration vers un nouveau serveur de l outil proposé et des données et ce durant toute la durée du marché, comprenant l ensemble des frais engagés par une intervention sur site pour une réinstallation sur un serveur équivalent (en cas de panne ou de changement du serveur par exemple) CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 11/12

12 5 NORMES La solution proposée devra satisfaire l ensemble des normes et textes réglementaires français et européens en vigueur au jour de la mise en service et devra prendre en compte la nomenclature cadre établie par arrêté du Ministre. CCTP : solution d archivage dématérialisé de documents 12/12

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