Salon de l activité physique Centre des congrès de Québec Salle 400AB

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3 Centre des congrès de Québec Salle 400AB Espace Projection

4 Location d un espace Grille de tarification Dimensions Type Avant taxes Taxes incluses 10 x 10 Régulier 1, $ 1, $ 10' x 20' Régulier 1, $ 2, $ 10 x 30 Régulier 2, $ 3, $ 10 x 40 Régulier 3, $ 3, $ 20 x 20 Îlot 3, $ 4, $ 20 x 30 Îlot 4, $ 5, $ 20 x 40 Îlot 5, $ 5, $ Des frais addi onnels de 50 $ taxables seront ajoutés à tout espace de 10 x 10 en coin d'allée. Services Électricité $ $ Ligne téléphonique $ $ Publicité Guide du coureur Pleine Page - 4CP 5 1/2 X 8 1/2 1/2 Page - 4CP 5 X 3 3/4 Couvert 3-4CP 5 1/2 X 8 1/2 Couvert 2-4CP 5 1/2 X 8 1/ $ $ $ $ $ 1, $ $ 1, $ La location d un stand inclut les services suivants : Rideau de 8 en hauteur en guise de fond Rideaux de 3 en hauteur, installés de chaque côté Table de 8 avec nappe Deux chaises et une poubelle Certaines conditions de location : Les espaces sont alloués sur la base du premier arrivé premier servi. Seul le paiement complet garan t la réserva on de l'espace. Le Marathon SSQ Lévis-Québec se réserve le droit de modifier l'alloca on de l'espace confirmé à l'exposant, si cela est jugé nécessaire pour le bon déroulement du Salon. Publicité Un escompte de 25% est accordé aux exposants sur la publicité placée dans le guide du coureur. Cet escompte s applique sur les tarifs ci-haut men onnés. Électricité et ligne téléphonique L'exposant doit informer le Marathon, au plus tard le 5 août 2015, de ses besoins en électricité (exemple: prise de courant de 15 ampères), de lignes téléphoniques ou de tout autre besoin du genre.. Pour commander vous devez communiquer avec Lucie Chouinard. Information et réservation Lucie Chouinard, Directrice l'ac vité physique Téléphone : Télécopieur : Courriel :

5 1 FORMULAIRE de réservation Nom de l organisation : Nom du représentant : Adresse : Ville : Prov : Code postal : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Catégorie de biens ou de services présentés : Référez-vous au plan de salle pour les numéros de stands. Inscrivez vos préférences : 1 er choix : 2 e choix : 3 e choix : Prix Avec taxes Stand (selon la dimension) $ $ Électricité $ $ Ligne téléphonique $ $ Pub Guide du coureur $ $ Total : $ $ Numéro de taxes : TPS : TVQ : Section paiements Paiement par carte de crédit : VISA Master Card / Numéro carte de crédit : Date d expiration : Nom du détenteur de la carte : Paiement par chèque : Libellé à l ordre du Marathon de Québec et posté à l adresse suivante : Marathon SSQ Lévis-Québec (Salon activité physique), 711, rue des Rocailles, Québec, QC, CANADA G2J 1A9 Pour payer par chèque : Étape 1 : Compléter le formulaire de réservation et nous le retourner dans les meilleurs délais. Étape 2 : Attendre la facture que nous vous ferons parvenir suite à la réception du formulaire. Étape 3 : Effectuer le paiement par chèque. Suite du formulaire

6 2 FORMULAIRE de réservation Nom de votre entreprise (Svp inscrire le libellé exact) : Temps approximatif nécessaire au montage de votre kiosque : Utilisation du quai de déchargement : Oui Non Aurez-vous plus d un véhicule au quai de déchargement? Oui Non N.B. Seul le paiement complet du coût de la location et la réception d une preuve d assurance garantissent la réservation d un espace. Vous recevrez un document de confirmation précisant le numéro de l espace qui vous est alloué. Signature autorisée : Date : Je confirme avoir pris connaissance de la page «Termes, conditions et directives», ainsi que celle des «directives du Centre des congrès» et j en accepte les termes et conditions stipulés. Je conserve une copie de ce document pour mes dossiers.

7 Termes & conditions Tout exposant doit accepter les termes et les conditions qui suivent afin d assurer la qualité du déroulement du Salon. Réservation d un espace Votre réserva on sera garan e lorsque nous aurons reçu votre formulaire de réserva on complété, le paiement complet et une preuve d assurance valide. Le Marathon de Québec Inc. se réserve toutefois le droit de refuser toute réserva on jugée inappropriée dans le cadre de ce Salon. Le chèque sera alors retourné au signataire. Annulation de l entente Ce e entente ne peut être annulée d aucune façon et aucun remboursement ne sera effectué pour quelque raison que ce soit. Assurances Tout exposant doit détenir les assurances et couvertures appropriées pour couvrir adéquatement l équipement, le matériel et la marchandise requis pour sa présence au Salon, ainsi que les personnes qui travaillent dans le stand. Aucun exposant ne sera accepté sans preuve d assurances. Affichage Toute affiche mise en place par l exposant doit être située à l intérieur de l espace qui lui est réservé, sans nuire à la visibilité des autres exposants. Respect de l espace alloué Tout le matériel de la bou que doit être installé à l intérieur de l espace réservé par l exposant. Aucune fixture ne doit dépasser les limita ons au sol. Aucune installa on ne doit dépasser 8 de haut à moins d une autorisa on du Marathon. Les montages doivent être effectués de façon à assurer la meilleure visibilité possible pour l ensemble des exposants. Service de rafraîchissements ou de nourriture L exposant est autorisé à servir des rafraîchissements et de la nourriture dans son stand. Il doit toutefois obtenir une approba on du Marathon s il envisage faire cuire de la nourriture sur place. Vente de produits et services La vente de produits et services est autorisée. Certaines condi ons s appliquent. Présence dans le stand Tout exposant est tenu d assurer la présence d au moins une personne dans son stand durant les heures d ouverture du Salon. Activités publicitaires Toute ac vité publicitaire autre que la distribu on de documents publicitaires, d objets promo onnels ou d échantillons, par exemple un concours, devra être préalablement soumise au Marathon pour approba on. Autrement, l organisa on se réserve le droit de me re fin à tout type d ac vité du genre tenu lors de l événement.

8 1 Directives du Centre des congrès de Québec Cette section contient des informations essentielles à votre participation au Salon Livraison et cueillette du matériel La livraison et la cueille e de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s effectuer par le débarcadère. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à par r du mercredi 26 août 2015 seulement. Des frais d entreposage pré-événement s appliquent pour tout matériel d exposant reçu avant ce e date. Livraison du matériel et arrivée des exposants : Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 4 855, rue Jean-Jacques Bertrand Québec (Qc) G1R 5V3 Les camions- remorques ne doivent pas excéder 13 5 de hauteur et 53 de longueur. Le sta onnement n est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué. Stationnement (voitures) Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de sta onnement souterrain, dont au complexe Marie- Guyart (Complexe G), à Place Québec, 400 à Place Haute-ville (Delta) et au sta onnement D Youville tous reliés par corridors intérieurs. Ces sta onnements sont en opéra on 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine. Le sta onnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins. Matériel d exposition (services complémentaires) Des services complémentaires (ex : stand personnalisé, mobilier, accessoires, tapis, plantes, enseignes, main-d œuvre pour montage/démontage, etc.), vous sont également offerts par la firme responsable du montage de l exposi on. Celle-ci vous fera parvenir la documenta on nécessaire pour passer vos commandes directement : Services d expositions Bruno Tessier inc. Mme Mireille Tessier Téléphone : Courriel :

9 2 Directives du Centre des congrès de Québec Manutention des marchandises et entreposage Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec et qui n est pas sur place pour le recevoir comprend que son matériel sera automa quement manuten onné par le personnel du Centre et que des coûts s appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s il le désire, se manuten onner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposi on par le Centre. Le Centre des congrès de Québec dispose de zones d entreposage à proximité des salles d exposi on et s occupe de la ges on de ces espaces. L entreposage pendant l événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande approprié, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l exposi on. La tarifica on comprend uniquement l é quetage des effets et l espace d entreposage. Des frais de manuten on s appliquent pour le déplacement de caisses ou de boîtes vides de la salle d exposi on vers la zone d entreposage et leur retour vers la salle d exposi on, à la fin de l événement. Les exposants auront accès à une zone délimitée, près de la salle d exposi on pour y laisser leur surplus de matériel et venir s y ravitailler eux-mêmes, sans frais. Cependant, l entreposage de boîtes vides sera facturée à l exposant. Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne sera tolérée à l intérieur ou à l arrière du stand. Les informa ons concernant la tarifica on de la manuten on et de l entreposage et les bons de commande du Centre des congrès de Québec, personnalisés à l événement, seront disponibles sur le site web : h p://conven on. qc.ca/fr /jorganise-un-evenement/organisez-et-exposez/bons-de-commandes-exposants sous le nom : l ac vité physique, mise en ligne au cours des 6 mois précédent l arrivée de l événement au Centre. Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent compléter leurs bons directement à l écran, les imprimer, les signer et les retourner par télécopieur au avant la date butoir, mercredi 12 août 2015 avant 16 h 30. Des frais supplémentaires de 25% s appliqueront après ce e date. Sur place, un comptoir de services perme ra de répondre aux demandes de dernière minute avec une surcharge de 25%. De plus il est possible que certains services ne puissent être rendus à ce moment. Les services offerts par le Centre sont : Accrochage, entreposage, manuten on, nettoyage de stand, personnel temporaire et surveillance. Tous sont exclusifs à l excep on du ne oyage de stand, du service de surveillance et du personnel temporaire. L accès Internet est fourni par Miro Loca on. Vous trouverez le bon de commande en ligne à : h p:// conven on.qc.ca/fr/jorganise-un-evenement/organisez-et-exposez/bons-de-commandes-exposants. Les exposants peuvent communiquer au besoin avec notre service aux exposants en composant le poste 4066 ou au Contact : Line Laliberté. Information importante À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposi on, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automa quement pris en charge par le transporteur officiel de l événement, Dolbec Logis que Interna onal, et tous les frais seront facturés à l exposant. Voir document «Procédure de sor e à la fermeture».

10 3 Directives du Centre des congrès de Québec Courtier en douanes et transporteur officiel Le cour er en douanes local, canadien et interna onal au centre est la compagnie : Douanes Dolbec logis que interna onal inc. Madame Gine e Blouin Transporteur officiel Dolbec logis que interna onal inc. Madame Nathalie Huot Téléphone : Télécopieur : Tél. : Cell.: Téléc. : Important : les exposants qui u lisent les services de messagerie tels Fed-Ex, UPS, DHL ou autres doivent s assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l avance. Toute marchandise expédiée «à percevoir» ne sera pas acceptée par le Centre. Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l expéditeur lors de la livraison et le Centre des congrès de Québec reçoit une facture parfois jours après la fin de l événement. Dans ces situa ons, l exposant sera refacturé avec des frais d administra on. Obligations et restrictions Les obliga ons et restric ons suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre u lisée pendant le montage et le démontage du Salon. Aires communes Recyclage et collecte des ma ères résiduelles Animaux Autocollants Ballons et confe s Consomma on d alcool lors du montage et du démontage Enfants L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisa on, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles du Centre. L exposant doit u liser les nombreux équipements mis à sa disposi on pour le recyclage (papier, carton, verre, plas que) tant lors du montage / démontage que durant l exposi on. D autres collectes sélec ves peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. Les poubelles doivent être placées à l extérieur du stand dans l allée à chaque soir dès la fermeture de l exposi on. Elles seront vidées par le personnel du Centre des congrès de Québec sans frais. Les poubelles laissées à l intérieur du stand ne seront pas vidées. La présence d animaux doit faire l objet d une approba on des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restric on. Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Centre. L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupéra on des ballons au plafond après vos ac vités. L u lisa on de confe s et de paille es est interdite. Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente par culière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposi on n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.

11 4 Directives du Centre des congrès de Québec Incendie Limites sonores Ruban adhésif Sécurité Services alimentaires Tabac L exposant doit se conformer aux règles de préven on des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et préven on des incendies». Si le fonc onnement d équipements ou d appareils produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les invités, il sera nécessaire d en cesser le fonc onnement. L intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Centre est le seul juge en la ma ère. Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place : Surfaces murales : Langue es de fixa on murale 3M, no Surfaces de plancher : Tuck Tape 85 ou Tuck Tape 99 Double Face Echo Tape DC-W188F Murs de brique : Langue es de fixa on murale 3M, no Le Centre assure la sécurité générale de l immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l événement à l intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité addi onnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande. Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l exclusivité de vente et de distribu on de nourriture et de boisson à l intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée sans l autorisa on écrite de la direc on du Centre ou de Capital HRS. Le Centre des congrès de Québec offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les disposi ons de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans aucune excep on. Exemple d étiquette pour adressage Nom de l expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE (À COMPLÉTER) Attention de : Numéro de stand : ( À COMPLÉTER) Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 4 855, rue Jean-Jacques Bertrand Québec (Qc) G1R 5V3

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