NATURE DE LA REVISION

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1 CE DOCUMENT ANNULE ET REMPLACE LE (S) DOCUMENT(S) SUIVANT (S) : REFERENCE LIBELLE VALIDATION: NOM ET PRENOMS FONCTIONS APPROUVEE PAR Sylvestre BAILLY VERIFIEE PAR Janine LEVRY REDIGEE PAR Ray Max AOUELY SUIVI DES MODIFICATIONS: DATE INDICE DE MOTIF DE NATURE DE LA NOMS ET PRENOMS REDACTEUR VERIFICATEURS APPROBATEUR DESTINATAIRES: Persnnel AFRIQUE PESAGE SA I. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Cette prcédure a pur bjet de définir les dispsitins prises par Afrique pesage SA pur assurer la maîtrise de ses relatins avec ses furnisseurs. Elle traite de l expressin des besins jusqu à la livraisn du bien cmmandé. Elle s applique ntamment aux types d achats suivants : Investissement u immbilisatins Achats de furnitures de bureau Achats de prduits d imprimeries Achats d équipements techniques et infrmatiques Achats de prestatins de services Achats de prestatins de transit et de fret Achats divers II. REGLES DE GESTION 1. Seuls les furnisseurs dument inscrit dans la base des furnisseurs agrées peuvent être cnsultés dans le cadre de la sélectin d un furnisseur pur l acquisitin d un bien. Ce dcument est la prpriété de AFRIQUE PESAGE SA et ne dit pas être cmmuniqué à des tiers sans l autrisatin du prpriétaire. Cette cpie est bslète après impressin La seule cpie cntrôlée se truve dans la base dcumentaire AFRIQUE PESAGE SA

2 En cas d absence de furnisseurs dans la base des furnisseurs agrées lrs de l achat d un bien dnné, la directin de l audit et du cntrôle général devra être avisé de façn frmelle. Le chix de furnisseurs hrs de la base devra dnc être validé le cas échéant, par la directin de l audit et du cntrôle général et déclencher une mise à jur de la dite base. 2. Règles de gestin relatives à la sélectin des furnisseurs a. Achats n excédant pas 2 M FCFA Un minimum de deux (3) pr-frma de furnisseurs faisant partie de la base des furnisseurs agrées à btenir. Le chix du furnisseur est appruvé de la Directin Audit et cntrôle général. b. Achat (achat dnt le cumul prévisinnel) excédant 2 M FCFA et inférieur à 10MF FCFA. Un minimum de tris (3) ctatins de furnisseurs faisant partie de la base des furnisseurs agrées à btenir par prcédure d appels d ffres. Le dépuillement est fait par un cmité cmpsé d un représentant de la Directin Audit et cntrôle général, l agent en charge des myens et d un représentant de la directin cncernée par la demande d achat. Le secrétariat du cmité est à la charge des myens Ce cmité participe à la sélectin du furnisseur et appruve le chix du furnisseur. c. Achat (achat dnt le cumul prévisinnel) supérieur à 10M F CFA Un minimum de tris (3) ctatins de furnisseurs faisant partie de la base des furnisseurs agrées à btenir par prcédure d appels d ffres. Le dépuillement est fait par un cmité cmpsé du directeur de l audit et du cntrôle général, du Directeur de la directin cncernée par la demande d achat. Le secrétaire général (Président du cmité). Le secrétariat du cmité est à la charge des myens Le cmité appruve le chix du furnisseur. 3. Le chix du furnisseur dit permettre d btenir le mieux disant, par cmparaisn des pssibilités ffertes et être fait en fnctin de la liste des furnisseurs agréés ; Dérgatin Tute dispsitin dérgeant à cette prcédure devra recueillir au préalable l apprbatin frmalisée du DG sus peine de sanctin disciplinaire. Ce dcument est la prpriété de AFRIQUE PESAGE SA et ne dit pas être cmmuniqué à des tiers sans l autrisatin du prpriétaire. Cette cpie est bslète après impressin La seule cpie cntrôlée se truve dans la base dcumentaire AFRIQUE PESAGE SA

3 III. MODALITES PRATIQUES DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Etape Intervenants Descriptin de la tâche Supprt 1 Le demandeur EXPRESSION DU BESOIN 1. Préparatin de la demande d achat Se rapprche des myens pur avir accès au carnet des demandes d achat (DA). renseigne la demande d achat, la désignatin du service demandeur, la date et l bjet de la demande, l activité, la descriptin des articles demandés et les quantités ; signe la DA et la transmet la DA au directeur de la directin cncernée. Demande D achat (DA) 2 Le Directeur de la directin cncernée Emissin de la demande d achat reçit la demande d achat renseignée pur apprbatin ; valide la demande achat en s assurant que les demandes snt émises dans le cadre des limites préfixées lrs de l élabratin du budget. transmet la DA à la directin audit & cntrôle général, au secrétaire général et au DG, pur la validatin achemine tus les exemplaires de la DA aux myens. La demande d achat (DA) pré numértée est émise en 3 exemplaires dnt : le 1er exemplaire est archivé dans le service cncerné pur permettre de suivre le traitement de l achat; le 2ème exemplaire est transmis à la directin audit et cntrôle général le 3ième exemplaire est cnservé dans le carnet par les myens 4 Les myens 2. Lancement de la cnsultatin des furnisseurs Dés réceptin de la demande d achat validée, les myens Identifient la tranche de prix cncernée et cnfrmément aux règles de gestins ci-dessus : prcèdent à une cnsultatin de furnisseurs inscrits sur la liste des furnisseurs agréés pur btentin de factures pr frma ; élabrent une analyse des ffres cntenant : - l appréciatin de la directin technique pur avis technique dans le cas du matériel infrmatique u technique; Liste des furnisseurs agrées Etat d analyse des ffres Ce dcument est la prpriété de AFRIQUE PESAGE SA et ne dit pas être cmmuniqué à des tiers sans l autrisatin du prpriétaire. Cette cpie est bslète après impressin La seule cpie cntrôlée se truve dans la base dcumentaire AFRIQUE PESAGE SA

4 Etape Intervenants Descriptin de la tâche Supprt - à l appréciatin du demandeur dans le cas de cmmandes aux spécificatins cmplexes ; - le chix du furnisseur suivant les spécificatins de prix, délais et de qualités suhaités (chix du mieux disant) ; sumet l analyse des ffres à la directin audit & cntrôle général DECLENCHEMENT DE LA COMMANDE 1. Sélectin du furnisseur Sur la base de l analyse des ffres validées par la directin audit & cntrôle général, les myens : Fiche d apurement des DA Les myens Les myens Les myens émettent le Bn de Cmmande (BC) en 3 exemplaires pré numértés dnt : le 1 er exemplaire est transmis au service cmptable pur rapprchement ultérieur BC/ facture ; le 2 ème exemplaire est transmis au furnisseur pur passatin de la cmmande; le 3 ème exemplaire est cnservé par l agent chargé des achats pur remplissage de la fiche d apurement des demandes d achat par le bn de cmmande, le bn de livraisn crrespndant btiennent le visa de la directin audit & cntrôle général, du secrétaire général et du DG sur le BC 2. Transmissin du Bn de cmmande(bc) enregistrent le BC dans le cahier de transmissin ; transmettent le BC au furnisseur ; renseignent la fiche de suivi de l apurement des éléments du dssier d achat. la cpie restant dans la suche du carnet de BC est utilisée pur matérialiser l acceptatin de la cmmande par le furnisseur qui y appse sa signature pur décharge 3. Suivi des cmmandes et Annulatin de la cmmande A l aide de la fiche de suivi de l apurement des éléments du dssier d achat : identifient les cmmandes nn apurées par des livraisns ; préparent les prjets de relances des furnisseurs présentant des retards de livraisn ; transmettent la relance au furnisseur par fax u par cursier. Bn de cmmande (BC) fiche de suivi de l apurement Ce dcument est la prpriété de AFRIQUE PESAGE SA et ne dit pas être cmmuniqué à des tiers sans l autrisatin du prpriétaire. Cette cpie est bslète après impressin La seule cpie cntrôlée se truve dans la base dcumentaire AFRIQUE PESAGE SA

5 Etape Intervenants Descriptin de la tâche Supprt annulent la cmmande en cas de nécessité. RECEPTION DE LA COMMANDE 1. Cntrôle et apprbatin de la livraisn 8 Les myens et le bénéficiaire vérifient que la nature des articles livrés est cnfrme à celle mentinnée sur le BL du furnisseur ; rapprchent les quantités livrées des quantités inscrites sur le BC ; matérialisent les cntrôles de cnfrmité effectués sur le BL matérialisent l acceptatin de la livraisn par un visa sur le BL transmet les dcuments de la réceptin (BC, BL) à la cmptabilité IV. Annexes Annexe A : Demande d achat (DA) Annexe B : Bn de cmmande (BC) Annexe C : Fiche de suivi de l apurement Annexe D : Etat d analyse des ffres Ce dcument est la prpriété de AFRIQUE PESAGE SA et ne dit pas être cmmuniqué à des tiers sans l autrisatin du prpriétaire. Cette cpie est bslète après impressin La seule cpie cntrôlée se truve dans la base dcumentaire AFRIQUE PESAGE SA

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