CAHIER DES CHARGES I. ELEMENTS DE CONTEXTE GENERAUX

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1 CAHIER DES CHARGES OBJET : PRESTATION DE CONSEIL EN ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PHARMACIE A USAGE INTERIEUR DE L HOPITAL FOCH I. ELEMENTS DE CONTEXTE GENERAUX L hôpital Fch, ESPIC dédié à la prise en charge multidisciplinaire des patients adultes, a adpté en décembre 2013 sn plan stratégique centré sur la qualité de la prise en charge du patient tut au lng de sn parcurs de sins, au sein de l hôpital u durant les phases amnt u aval de sn hspitalisatin. Partant de ce pint central, plusieurs axes de travail nt été définis, ntamment : l ptimisatin de la guvernance et des rganisatins, la mdélisatin des prcessus de prise en charge, la mdernisatin des prcessus de gestin et la diversificatin de ses ressurces financières, la mdernisatin de du patrimine immbilier et des infrastructures, La pharmacie à usage intérieur (PUI) de l hôpital Fch, dirigée par le Dr Bnan, décline ces 3 axes au travers d un prjet de service intégrant à la fis une ptimisatin de sn rganisatin et de ses utils de gestin, une mdernisatin des lcaux et des équipements, avec pur finalité une uverture des prestatins prpsées par la PUI à d autres structures de santé. Ce prjet s intègre dans la pursuite de l améliratin d une prise en charge médicamenteuse sécurisée définie dans le CBUM avec la vlnté de déplyer une dispensatin jurnalière et nminative des médicaments et d affirmer un ancrage territrial de l ensemble des prestatins furnies par la PUI pur les autres structures de santé des établissements envirnnants. II. ELEMENTS DE CONTEXTE DE LA MISSION La PUI de l hôpital Fch est actuellement répartie dans 3 lieux gégraphiquement distincts et répnd à ce jur aux besins de l ensemble des services de l hôpital. Elle est cnstituée : - d une pharmacie centrale, prenant en charge les dispsitifs médicaux stériles et les médicaments. Cette pharmacie cmprend un quai de livraisn spécifique, des lcaux de stckage, des espaces de préparatin, des espaces administratifs. Ces lcaux snt cntraints et bslètes. La cnfiguratin des lcaux ne permet actuellement pas de réaliser une dispensatin individuelle jurnalière et nminative des médicaments. Ces lcaux snt situés au niveau -3 du bâtiment A (aile Sud). HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 1

2 - d une unité de préparatin des chimithérapies (UPC) entièrement rénvée en 2009 dispsant de 3 islateurs située au 2 ème étage (bat A aile uest). Outre sn utilisatin pur les besins de l hôpital, cet util de prductin est aujurd hui explité pur la prductin de chimithérapie d un autre hôpital parisien. - d une stérilisatin entièrement rénvée en 2005 (lcalisatin au niveau -5 bat A aile est). L instrumentatin de l hôpital Fch et celle d autres établissements d Ile de France snt traités. Pur atteindre les bjectifs d une PUI territriale à même de répndre aux exigences de sécurité du circuit du médicament et aux cibles définies au plan stratégique (cf.ci-dessus), ces espaces divent aujurd hui être intégralement repensés. Cette démarche dit être menée dans le cadre d un prjet de service intégrant à la fis une réflexin : - sur l ffre de services que la PUI ambitinne de prpser aux unités de l hôpital et à l extérieur, - sur l anticipatin des besins et des cmpétences futurs nécessaires, - sur l évlutin des rganisatins, des prcessus et des utils de gestin à envisager. Tut ceci devant abutir à un prjet architectural en chérence avec ce prjet de service. La cmplexité du prjet tient au fait que et espace dit être restructuré en lieu et place et que durant la péride des travaux, la cntinuité de fnctinnement est indispensable. La définitin des rganisatins et du fnctinnement de la PUI sera suivie par un cmité de piltage cmpsé cmme suit : - S. Ducrz, Directeur Général, - Dr Bnan, chef de prjet, chef du service de la PUI et Présidente de la CME de l Hôpital Fch, C.Dayt, cadre de la pharmacie, E.Camps et A.Jsephsn, pharmaciens - JY.Riu, Directeur Général Adjint - 1 AMO Fch - Cntributeurs au grupe prjet : S.Macari, DRH C.Deln, S.Beguin, P.Testard, Directin des fnctins supprts K.Auad, Directin des Systèmes d Infrmatin AS Viana, Directin des Finances V.Mulins, Directin de la cmmunicatin A.Cuty, attachée de directin chargé des affaires juridiques III. OBJECTIFS DE LA MISSION Les bjectifs de la missin snt de : - définir l activité prévisinnelle du service pur les 5 premières années en intégrant les besins de l hôpital Fch mais également ceux d établissements qui purraient être intéressés par la furniture des prestatins : identificatin des prestatins pssibles, des structures u établissements partenaires, des cibles d activité, des circuits, HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 2

3 - définir les mdalités d rganisatin du service : prgramme des lcaux et des équipements, myens en persnnels, - définir le calendrier prévisinnel de mise en œuvre du prjet, intégrant la partie immbilière et tenant cmpte de la réalisatin de travaux en site ccupé - établir un tableau prévisinnel sur 5 ans des cûts d investissement, des prduits et des charges et recettes inhérentes au prjet - établir le cadre juridique de l activité Cette missin prte sur l ensemble des activités de la pharmacie, y cmpris la stérilisatin et l unité de prductin des chimithérapies dnt les lcaux ne snt pas a priri à recnfigurer. Ce dernier pint sera évalué par le candidat au détur de la 1 ère phase du prjet. IV. DESCRIPTION DU BESOIN ET PHASAGE Le phasage et les livrables prpsés snt dnnés à titre indicatif, sur la base d une attributin du marché mi-septembre Il appartient au prestataire de prpser des aménagements méthdlgiques et calendaires. 4.1 Etat de l existant : rganisatin, lcaux et prjets de dévelppement envisageables Lancement : 23/09/2014 Durée : 2 mis Livrable : 23/11/ descriptin de l rganisatin actuelle, des lcaux, des prjets, des partenaires ptentiels - analyse des risques (frces faiblesses ) - cadrage budgétaire du prjet - méthdlgie de travail La méthdlgie utilisée sera décrite pur la réalisatin de chaque livrable et présentée pur validatin au cmité de piltage à chaque étape de la prestatin. 4.2 Définitin de l rganisatin des circuits, des espaces et des myens techniques pur répndre à l activité prévisinnelle du service et des sites partenaires identifiés au 4.1 Lancement : 23/11/2014 Durée : 2.5 mis Livrables : 15/02/ rganisatin des différents circuits avec quantificatin des vlumes analyse des risques assciée. - rganisatin des lcaux avec furniture d un prgramme technique détaillé des lcaux et des équipements. - définitin du système d infrmatin cible, en fnctin de l rganisatin retenue. - prjectin d activités, par site, à l uverture des nuveaux lcaux et pur les 5 prchaines années. HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 3

4 4.3 Définitin de l rganisatin humaine pur répndre à l activité prévisinnelle du service et des sites partenaires identifiés au 4.1 Lancement : 15/01/2015 Durée : 2,5 mis Livrables : 01/04/ plages hraires d uverture des activités. - quantificatin des ressurces humaines et des cmpétences nécessaires pur assurer ce fnctinnement. - évaluatin de l activité induite dans les autres services. 4.4 Finalisatin du budget prévisinnel et définitin des indicateurs de suivi Lancement : 01/04/2015 Durée : 1 mis Livrables : 02/05/ business plan définitif et hypthèses assciées - définitin des indicateurs de piltage de l activité - rapprt de synthèse de la missin, avec réévaluatin de l analyse de risques 4.5 Analyse juridique et prjets de frmalisatin des statuts Dès le démarrage du prjet et à mesure de l évlutin de celui-ci, le prestataire accmpagnera l établissement pur définir l rganisatin juridique nécessaire au fnctinnement de l activité pur le cmpte des sites partenaires identifiés en phase 4.1 : - partage des activités entre les sites - mbilité des persnnels entre ces sites - mdalités d apprvisinnements des prduits Le mntage juridique sera évalué en cncertatin avec l ARS d Ile de France. Lancement : 23/09/2014 Durée : 7 mis Livrables : 02/05/ prjets de cnventin u de statut/règlement intérieur HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 4

5 4.6 En ptin : accmpagnement au démarrage du prjet et évaluatin du fnctinnement après uverture Le prestataire prpsera des mdalités de suivi rapprché du prjet pendant la péride précédant l uverture des lcaux, puvant prendre la frme de cmités de suivi hebdmadaire. De même, il intégrera l évaluatin du prjet à l issue d une péride de fnctinnement (à 3 mis, à 6 mis). En fnctin du besin, des jurnées de prestatin cmplémentaires purrnt être mbilisées ; le prestataire détaillera leur cût unitaire dans sn ffre initiale. V. PROFIL DES INTERVENANTS Il est rappelé que le rôle des prestataires est de faciliter la mise en œuvre du prjet par les respnsables désignés par L HOPITAL FOCH. Cette facilitatin passe par l anticipatin et l aide à la levée d éventuels bstacles à la mise en œuvre du prjet. Les intervenants présentent les qualités suivantes : - Expérience en tant que cnsultant, - Cnnaissances parfaites du secteur hspitalier et du secteur pharmaceutique - Expertise juridique dans la rédactin de cntrat - Expertise technique Le candidat transmettra Annexe 1 : - le CV des différents intervenants, - la liste de références et la descriptin des missins similaires à celle recherchée - la méthdlgie de travail - le planning prévisinnel de la missin tenant cmpte des échéances mentinnées dans le présent cahier des charges. Annexe «grille tarifs» du dcument «cnditins particulières d achat» : - le nmbre de jurnées hmme nécessaire pur réaliser chaque étape de la prestatin ainsi que le niveau des intervenants prpsés. L HOPITAL FOCH aura la pssibilité de refuser un cnsultant u frmateur s il cnsidère que celui-ci n est pas adapté à la missin cnfiée au prestataire. Il purra également demander le remplacement d un cnsultant u frmateur en curs de marché pur les mêmes raisns. HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 5

6 ANNEXE N 1 CE DOCUMENT EST A REMPLIR PAR LE CANDIDAT (1 dcument par ffre de base) I Méthdlgie et Myens Détailler la méthlgie prpsée pur la mise en œuvre des missins II Expériences d une prestatin similaire Détailler les expériences passées et les résultats btenus avec les références de clients détailler les expériences III Equipe d intervenants CV des intervenants expertise à faire ressrtir Jindre les dcuments Signature et cachet de la sciété HOPITAL FOCH - AMO DANS LE CADRE DE LA RECONFIGURATION DE LA PUI 6

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