A) Election des membres du conseil d administration

Transcription

1 Règlement intérieur Le règlement intérieur, établi conformément à l'article 19 des statuts, a pour objet de préciser les règles de fonctionnement de la Fondation. Il concerne tous les établissements, services et activités de la Fondation. Il s applique à tous les collaborateurs permanents ou bénévoles de la Fondation. Article 1- Le conseil d administration A) Election des membres du conseil d administration Le renouvellement se fait par moitié au sein de chaque collège tous les deux ans. Sauf révocation anticipée ou perte de la qualité de membre pour les raisons exposées ci-après, le renouvellement a lieu au cours de la séance du Conseil, tenue dans l année considérée, au cours de laquelle, il sera statué sur les comptes de l exercice écoulé. Le mandat des administrateurs venant à expiration, prend fin à l issue de la dite séance. Dispositions spécifiques : 1 - collège des membres fondateurs Le premier renouvellement aura lieu en 2010, après la séance du conseil d administration de la fondation statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre Deux membres sortants seront désignés d'un commun accord par les membres du collège et, à défaut, par voie de tirage au sort. Le conseil d administration procédera au renouvellement de leur mandat pour une durée de quatre ans expirant en 2014 à l issue du conseil d administration de la fondation statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2013.

2 Le mandat des trois autres membres sera renouvelé pour la première fois en 2011 à l issue du conseil d administration de la fondation statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre collège des personnalités qualifiées Le premier renouvellement aura lieu au cours de la séance du conseil d administration tenue en 2010 et statuant sur les comptes Il sera désigné quatre membres sortants par tirage au sort. Les membres sortants ne prennent pas part au vote en vue de l'élection des nouveaux membres. Les personnalités qualifiées candidates aux fonctions d administrateur de la Fondation sont proposées par le Fondateur. Les élections de nouveaux membres se font à main levée; un vote à bulletin secret peut toutefois être organisé à la demande de l'un des membres. Sont élus les candidats qui ont recueilli le plus de voix. Ne peuvent être élus au premier tour que les candidats ayant obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés des électeurs présents ou représentés. Si tous les postes à pourvoir n'ont pas été attribués à l'issue du premier tour, il est organisé d'autres tours de scrutin à la majorité relative. En cas d'égalité de voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu. En cas de décès, de démission, d'empêchement définitif ou de révocation d'un membre du collège, le collège des fondateurs pourvoira à son remplacement temporaire dans les conditions définies dans l'article 3 des statuts. B- Perte de la qualité de membre 1- Révocation Les membres du collège des fondateurs peuvent être révoqués par le conseil d administration pour juste motif. La décision de révocation est prise après audition par le conseil d administration, de l administrateur en cause. 2/9

3 Constituent notamment un juste motif la faute grave ou l'atteinte portée au renom ou à l'image de la fondation. L'absence à trois séances consécutives du conseil d administration sans avoir recours à la représentation et sans motif valable peut justifier la révocation d un administrateur. Lorsqu'une révocation est envisagée, le collège des fondateurs envoie au membre concerné une lettre exposant les motifs retenus à son encontre et indiquant la mesure envisagée. Cette lettre invite le membre concerné à faire valoir sa position à la plus proche séance du conseil, et au plus tard un mois après réception de ladite lettre. Le membre concerné ne prend part ni à la délibération ni au vote relatifs à la mesure disciplinaire. C) Fonctionnement du conseil d administration Le conseil d administration délibère dans les conditions prévues à l article 6 des statuts. 1 - Etablissement et modalités des convocations. Le Conseil d administration se réunit toutes les fois qu il est nécessaire sur convocation de son Président ou à la demande d au moins le quart de ses membres. Une réunion est obligatoire au moins tous les six mois conformément à l article 6 des statuts. L'ordre du jour mentionne les points choisis par le président et les questions dont l'inscription est demandée par au moins le quart des membres du conseil ou par le commissaire du Gouvernement. Ces dernières doivent être parvenues au président au moins trois semaines avant la date prévue pour la séance. Les participants sont avertis des réunions du conseil au moins 10 jours avant la séance. Chaque année, le Conseil fixe le calendrier indicatif des réunions. Les convocations sont adressées aux administrateurs par le Président, l un des deux vice-présidents (ou à leur demande par le secrétaire du bureau) et précisent : la date et le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour Les convocations doivent être adressées au moins dix jours avant la date de réunion du conseil; elles sont envoyées par lettre simple, par télécopie ou par courrier électronique. 3/9

4 2 - Tenue des séances. Le Président de la fondation ou à sa demande l un des deux vice-présidents dirige les séances du conseil. En l'absence du Président et des vice-présidents, le conseil désigne un président de séance A l'ouverture de chaque réunion, le président de séance désigne un secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal de ladite réunion. Le procès-verbal de chacune des séances du conseil est signé par le président et le secrétaire de séance. En vertu de l'article 3 des statuts, un membre du conseil d administration peut donner pouvoir à un autre administrateur de le représenter. Un administrateur ne peut disposer de plus d un pouvoir. Le directeur général assiste aux réunions du conseil d administration sans voix délibérative. Le président du Conseil d administration a la faculté discrétionnaire de convier une ou plusieurs personnes dont l avis lui paraît de nature à éclairer les débats, à assister à une ou plusieurs réunions du conseil. Ces personnes n ont pas voix délibérative et n entrent pas dans le calcul du quorum. Un registre de présence coté et paraphé par le président de la Fondation est signé en début de séance par toutes les personnes présentes ou représentées à ladite réunion. Les membres du conseil d administration s'engagent à respecter le caractère confidentiel des informations reçues dans le cadre de leur mandat et des délibérations du conseil. 3 - Remboursement de frais des administrateurs. Les fonctions de membre du Conseil d administration conformément à l article 7 des statuts sont gratuites. Sauf décision expresse du conseil d administration, il n y a pas lieu à remboursement de frais pour la participation des administrateurs au conseil d administration. Article 2 - Le Bureau 4/9

5 Un bureau est constitué parmi les membres du conseil d administration pour assurer la continuité de l administration de la fondation. Il instruit toutes les affaires soumises au Conseil d administration et pourvoit à l exécution des délibérations. Outre le président, il comprend deux vice-présidents, un trésorier, un secrétaire, élus pour une durée de deux années renouvelables. Il est assisté d un conseiller juridique et peut s adjoindre à titre consultatif tout membre du conseil d administration ou toute personne salariée ou non de la fondation ayant une compétence particulière sur les questions étudiées. Pour être élu membre du bureau, à quel que poste que ce soit, il faut lors du premier tour avoir obtenu la majorité absolue des membres présents ou représentés. Si un ou plusieurs postes n ont pas été pourvus à l issue du premier tour, il est organisé un second tour limité aux postes restants à pourvoir. Au second tour, l élection se fait à la majorité simple. Le Conseil d administration peut à tout moment à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés révoquer individuellement ou collectivement les membres du bureau. Le bureau se réunit chaque fois que nécessaire et au moins quatre fois par an à l initiative du Président. Il est convoqué par simple lettre, courrier électronique ou demande téléphonique. Il peut débattre de toutes questions, l ordre du jour de la réunion n étant qu indicatif. Les réunions du bureau peuvent donner lieu à un compte rendu qui est alors signé par le président et le secrétaire. Le bureau propose les décisions à prendre et soumet au Conseil d administration la politique générale et les grandes lignes d action de la Fondation. Il est responsable du but poursuivi par la fondation. Il surveille et assure l observation des statuts et du règlement intérieur. Le Président délègue au bureau sous sa responsabilité l ordonnancement des dépenses. Il fait ouvrir ou clôturer et fonctionner tous les comptes financiers et peut déléguer tous pouvoirs aux vice-présidents, au Trésorier, au Directeur général et aux directeurs d établissements pour le fonctionnement de ces comptes. 5/9

6 Les vice-présidents ont pour mission de remplacer le Président en cas d empêchement de celui-ci avec les prérogatives attachées à la fonction de Président. Le Trésorier prépare en liaison avec le Directeur général et signe, le rapport établi chaque année sur la situation financière de la Fondation. Il examine les budgets, les comptes d exploitation et les bilans des établissements ou des services de la Fondation et fait rapport au bureau avant délibération et approbation par le Conseil d administration. Il acquitte les dépenses et encaisse les recettes. Il peut être saisi de toutes affaires pouvant relever de sa compétence et en particulier les projets d investissement importants. Les membres du Bureau bénéficient de remboursements des frais qu ils pourront exposer dans l exécution des mandats qui leur seraient confiés, sur présentation de justificatifs. Article 3 - Le Comité d'audit Le rôle du Comité d'audit est défini par le Conseil d administration pour apprécier l efficacité des systèmes mis en place par la direction pour identifier, évaluer, gérer et contrôler les risques financiers et non financiers de la fondation. Il est notamment en charge du suivi du processus d élaboration de l information financière, du contrôle de l efficacité des procédures internes et de la gestion des risques de la Fondation. Il supervise le contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés. Il donne son avis sur la nomination et le renouvellement de l auditeur légal et s assure que les informations nécessaires à sa mission lui sont données. Il remet un rapport au Conseil sur les comptes de l exercice écoulé. Il est invité par le Conseil d administration à rendre compte de son activité lors de la réunion du comité des partenaires. Le comité d audit est constitué de trois membres nommés par le conseil d administration et choisis au sein du conseil d administration pour leur compétence. Le conseil d administration confère à l'un d'entre eux la qualité de président La durée du mandat des membres du Comité est de quatre ans renouvelables. 6/9

7 Les membres du Comité peuvent faire l'objet d'une révocation par le Conseil d administration selon les modalités définies en l- B-2-troisième et dernier alinéa du présent règlement. En cas de vacance ou de perte définitive de la qualité de membre, pour quelque motif que ce soit, il est pourvu à son remplacement lors de la réunion du conseil d administration qui suivra la constatation de l'événement entraînant la vacance. La durée des fonctions du nouveau membre prend fin à l'époque où aurait expiré le mandat de celui qu'il remplace. Le Comité se réunit, sur convocation de son président, au moins une fois par an avant la réunion du conseil d administration statuant sur les comptes annuels, et toutes les fois qu'il est nécessaire. Les membres du Comité d audit ne sont pas rémunérés. Article 4 Le Comité d honneur Les membres du comité d honneur sont désignés par le Conseil d administration dans les conditions prévues à l article 11 des statuts. Le comité d honneur est réuni sur invitation du président dans les formes et sur l ordre du jour qu il fixe. Les membres du comité d honneur ne sont pas rémunérés ni remboursés de leurs frais de participation sauf décision expresse du conseil d administration. Article 5 Le comité des partenaires Le conseil d administration désigne les membres du comité des partenaires au vu notamment de leur contribution à la réalisation de l objet de la Fondation pour une durée de quatre ans. L appréciation de cette contribution est faite souverainement par le Conseil d administration. Chaque année le conseil d administration invite les membres du comité des partenaires à prendre connaissance des travaux des missions réalisées par la fondation. Article 6 - Autres comités Le conseil d administration décide s il y a lieu de la création de comités ad hoc chargés de l assister dans ses actions. Les modalités d organisation de ces comités sont fixées par décision du conseil d administration. 7/9

8 Article 7- Le Directeur Général Le Directeur général est salarié de la Fondation. Il est chargé dans le cadre du but poursuivi par la Fondation de faire au bureau toutes propositions susceptibles de promouvoir, d assurer la pérennité et le développement réfléchi de la Fondation de ses programmes d action et de ses établissements en liaison le cas échéant avec les directeurs de ces centres et les responsables de programme. Il est responsable de l exécution des décisions prises par le bureau et le conseil d administration. Il rend compte au bureau de la situation budgétaire périodique et de l état d avancement des projets de la Fondation ainsi que de l action de terrain de la Fondation et de ses établissements ou services rattachés. Le directeur général fait rapport au conseil d administration de l activité de la fondation depuis la dernière réunion du conseil. Il fait un rapport annuel d activité lors de la présentation des comptes au conseil d administration. Le mode et le montant des sa rémunération sont décidés par le conseil d administration sur proposition du Bureau.. Article 8 Organisation administrative et financière Il est tenu pour la Fondation une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultat, un bilan et une annexe. Pour chaque établissement ou service relevant de la Fondation, il est établi une comptabilité distincte qui forme un chapitre spécial de la comptabilité de l ensemble de la Fondation. Chaque projet ou programme d action conduit ou soutenu par la Fondation au plan international fait l objet d un suivi budgétaire et comptable spécifique. Les directeurs d établissement (ou équivalents) ainsi que les responsables de projets ou programme d action sont chargés de l exécution du budget de d exploitation et de fonctionnement sous la responsabilité du Directeur général. 8/9

9 Conformément à l article 6 des statuts, le Conseil d administration nomme un commissaire aux comptes en vue d une certification des comptes et de la mise en place d une éventuelle procédure d alerte. Article 9 Les établissements et services rattachés Pour atteindre ses buts, la Fondation peut créer, gérer ou reprendre tous établissements ou services. Sauf décision contraire du Conseil d administration ou pour des structures spécifiques, ces établissements ou services rattachés ne constituent pas une personne morale distincte. Le conseil d administration a la faculté de consigner les règles d organisation administrative des différents établissements et services rattachés dans un document spécifique qu il établit et modifie à la majorité des voix des membres présents et représentés. Article 10 Dissolution La décision de dissolution de l association visée à l article 16 des statuts ne pourra être prise qu en application des modalités prévues par l article 15 desdits statuts soit après deux délibérations du conseil prises à moins d intervalle à la majorité des trois quarts des membres présents ou représentés ; en une seule délibération en cas d unanimité. Article 11 - Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur Le présent règlement intérieur n entrera en vigueur qu après approbation du Ministre de l intérieur. Il pourra être modifié par décision du Conseil d administration prise à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. Les modifications n entreront en vigueur qu après approbation par le Ministre de l intérieur. 9/9