Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile.

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1 Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile. Comment assurer le succès de votre projet en posant les bonnes questions. Livre blanc par Gregory McGrath 1 Information Builders

2 Gregory McGrath Gregory McGrath travaille depuis 1985 au sein d Information Builders où il a occupé différentes fonctions dans les domaines du conseil, de la direction produits et du développement des ventes. Monsieur McGrath a fait partie de l équipe de management d iway Software depuis son lancement en Il est actuellement Directeur des Solutions Verticales pour Information Builders.

3 Table des matières 1 Résumé Choisir une solution de Business Intelligence mobile adaptée La plateforme de Business Intelligence mobile s appuie-t-elle sur l existant? La plateforme est-elle compatible avec tous les équipements? Un utilisateur peut-il disposer de l ensemble des fonctionnalités en mode déconnecté? Les documents en mode déconnecté sont-ils sécurisés? Les fonctionnalités natives des systèmes mobiles sont-elles exploitables? La Business Intelligence peut-elle s intégrer aisément à d autres applications mobiles? L environnement de Business Intelligence mobile peut-il être enrichi de fonctionnalités transactionnelles? L administration est-elle centralisée, avec un certain contrôle de l utilisateur? Les utilisateurs peuvent-ils s abonner? L utilisateur nomade peut-il aisément gérer de nombreux rapports? Les documents de Business Intelligence peuvent-ils être capturés puis transmis par ? L utilisation est-elle intuitive? 9 Conclusion

4 Résumé Le développement rapide de l utilisation de systèmes mobiles tels que le BlackBerry, l iphone, les téléphones sous Android et l ipad révolutionne l informatique mais aussi la Business Intelligence (BI). Selon la récente étude Mobile Business Intelligence Market Study de Dresner Advisory Services, 33 % des entreprises déclarent qu elles proposeront des fonctionnalités de Business Intelligence mobile à au moins 40 % de leurs employés au cours des deux prochaines années. 4 % seulement ont déclaré que la Business Intelligence mobile «n était pas importante». 1 Gartner abonde en ce sens, prévoyant qu à fin 2013, près d un tiers du contenu décisionnel sera accédé depuis des systèmes nomades, et que l évolution du reporting mobile et des fonctionnalités d analyse permettra d accroître le nombre d utilisateurs de solutions de Business Intelligence. 2 Certaines entreprises, débutant dans la Business Intelligence mobile, peuvent trouver ce processus complexe et déroutant. En effet, les offres sont nombreuses et chaque acteur affirme détenir la meilleure plateforme d analyse et de reporting mobile. Ces allégations sont souvent trompeuses, car la plupart des outils disponibles n assurent qu un simple accès à l information. Dans ce livre blanc, nous étudierons les éléments critiques à prendre en compte dans le cadre de la sélection d une solution de Business Intelligence mobile comme la richesse des fonctionnalités, la sécurité, l administration et la simplicité d utilisation. Nous présenterons les fonctionnalités offertes en termes de mobilité par la plateforme de Business Intelligence WebFOCUS, et nous expliquerons pourquoi cette solution est parfaite pour mettre en place un environnement complet et richement fonctionnel de BI mobile. 1 Howard Dresner. Mobile Business Intelligence Market Study, Dresner Advisory Services, Gartner Says New Relationships Will Change Business Intelligence and Analytics, Gartner, Information Builders

5 Choisir une solution de Business Intelligence mobile adaptée Le choix d une solution de Business Intelligence mobile adéquate exige bien des recherches. Pour simplifier le processus de décision, il faut savoir exactement ce qui est nécessaire et ce qu il faut étudier lors de l évaluation et de la sélection. Avant de débuter le processus, et même s il est déjà en cours, il convient de considérer les 12 points suivants : La plateforme de Business Intelligence mobile s appuie-t-elle sur l existant? Depuis des années, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs proposent à leurs employés sur site des fonctionnalités d analyse et de reporting sur leurs ordinateurs de bureau ou portables. Cependant, dans un contexte où davantage d employés deviennent nomades, ces organisations reconnaissent l importance d accorder la même possibilité d accéder et d interagir avec les données en dehors du lieu de travail. Néanmoins, certaines entreprises hésitent à se lancer dans de tels projets car elles ne veulent pas engager de frais supplémentaires dans l acquisition de logiciel ou de matériel, ni courir les risques associés à l implémentation d une nouvelle solution. De plus, elles ne souhaitent pas que les solutions de BI dans lesquelles elles ont investi de manière substantielle ne deviennent obsolètes. La mise en place d une architecture totalement indépendante de leurs systèmes pour disposer d un accès nomade à leurs informations ne constitue donc pas une option envisageable. Avec WebFOCUS, Information Builders propose des fonctionnalités de BI mobile qui s appuient entièrement sur le navigateur Web (architecture client léger) afin de fournir des applications mobiles. WebFOCUS réutilise les solutions mises en œuvre au sein de l entreprise pour la création et la diffusion de rapports, optimise l accès du reporting sur équipements mobiles et permet de réduire le coût total de possession (TCO) de l environnement. Ainsi, l entreprise peut rapidement mettre à la disposition des systèmes mobiles, un nombre d applications et un contenu plus importants. Il est donc inutile d acheter un serveur, ou tout autre matériel, dédié aux mobiles, d utiliser de nouveaux outils de développement et de diffusion, ou de modifier l infrastructure sous-jacente. La plateforme est-elle compatible avec tous les équipements? Certaines solutions de BI mobile ne sont pas réellement indépendantes de l équipement (smartphone, tablette ) et contraignent les entreprises à créer des applications natives de reporting pour chaque appareil. Du fait de la variété des systèmes mobiles utilisés, beaucoup d organisations craignent d être obligées de désigner un équipement mobile comme le standard de l entreprise ou de consacrer la majeure partie de leur temps à réaliser des applications d analyse et de reporting pour les adapter à chaque type d équipement. Pour être efficace et économique, une plateforme de BI mobile doit pouvoir être utilisée par le plus grand nombre d équipements possible, sans entraîner de dépenses ou de développements supplémentaires. WebFOCUS propose une véritable Business Intelligence mobile, sans aucune contrainte quant à l utilisation des équipements. Entièrement intégré à la plateforme WebFOCUS, WebFOCUS Mobile Favorites s appuie sur un modèle web qui rend le contenu décisionnel directement accessible depuis n importe quel type de système mobile, tout simplement en diffusant des rapports, des tableaux de bord et des applications web au navigateur web de l équipement. Cela, afin d éviter de créer et de maintenir une multitude de versions du patrimoine décisionnel de l entreprise pour chaque type de système mobile. WebFOCUS transforme automatiquement le contenu décisionnel dans le format adapté et le rend accessible via les systèmes mobiles les plus répandus. 2 Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile.

6 En outre, l évolution des technologies mobiles conduit la plupart des utilisateurs à mettre à jour fréquemment le logiciel ou à changer d appareil. Avec WebFOCUS Mobile Favorites, l utilisateur de Business Intelligence reste indépendant de l appareil, et évite aux programmeurs la lourde charge de personnaliser les rapports en fonction de chaque appareil. Le contenu WebFOCUS est développé une fois, puis déployé et consulté partout. Un utilisateur peut-il disposer de l ensemble des fonctionnalités en mode déconnecté? De nombreux outils de BI mobile ne donnent accès qu à des données et à des rapports statiques. L utilisateur n a que peu de possibilités d interactions avec les informations, voire pas du tout. D autres solutions lui offrent quelques fonctionnalités d analyse lorsqu il est connecté à l application de BI mobile, mais aucune en mode déconnecté. Il lui est donc impossible d analyser les informations en l absence d une connexion avec le Web, et un tel environnement de BI mobile ne peut garantir des informations accessibles «en tout temps et à tout moment». Avec WebFOCUS Mobile Favorites, l utilisateur accède sans aucune contrainte aux applications de BI, qu il soit connecté ou non. En mode connecté, il peut aisément générer des rapports et interagir avec les informations de l entreprise. Hors ligne, il peut toujours déclencher l envoi dynamique en pièce jointe de rapports susceptibles d être consultés et utilisés. WebFOCUS Active Technologies propose également des fonctionnalités avancées d analyse des données, accessibles en mode connecté ou en mode déconnecté. Les données et les fonctionnalités d interaction sont associées dans un même fichier HTML, envoyé au système mobile. Ainsi, le contenu reste consultable hors connexion et peut toujours être utilisé pour des tris, des filtres, des calculs, des cumuls, des graphiques, etc. 3 Information Builders

7 Les documents en mode déconnecté sont-ils sécurisés? La BI mobile améliore l accès et le partage des informations pour les employés nomades ainsi que pour les clients et les partenaires externes à l entreprise. Cependant, pour travailler en mode déconnecté, le système mobile doit conserver en local les documents pouvant être des informations sensibles ou confidentielles. La sécurité est donc une préoccupation majeure, et 40 % des entreprises consultées lors de l enquête du Dresner soulignent qu elles n autoriseraient le stockage des données que sur leurs serveurs sécurisés, à l exclusion de tout appareil mobile. 3 Ceci interdit bien entendu tout travail hors ligne. C est pourquoi la sécurité d une solution de BI mobile doit être la plus performante possible. Si les droits des utilisateurs de BI de consulter certaines applications, certains rapports et certaines données ont été définis dans WebFOCUS Managed Reporting, il sera aisé de les étendre à leurs systèmes mobiles. WebFOCUS Mobile Favorites propose également une connexion sécurisée pour tous les systèmes mobiles et les réseaux privés virtuels (VPN). En outre, WebFOCUS Active Technologies permet d intégrer la sécurité et la protection par mot de passe directement dans les rapports actifs et les tableaux de bord. Les fonctionnalités natives des systèmes mobiles sont-elles exploitables? Peu d entreprises ont standardisé leur système mobile. Par exemple, les techniciens peuvent être équipés de BlackBerry, alors que les commerciaux utiliseront des iphones ou des appareils sous Android. À défaut de mettre en place la technologie de BI mobile adéquate, on s expose à des difficultés importantes. Si l environnement est incapable d exploiter dynamiquement les fonctionnalités natives de plusieurs types d appareil, il faudra adapter manuellement le contenu de BI à chaque format natif : un processus long et coûteux. Certains utilisateurs risquent ainsi de ne pas disposer de toutes les informations du fait de leur appareil qui n est pas pleinement géré par la plateforme. WebFOCUS Active Technologies permet la mise à disposition d un contenu vers n importe quel appareil mobile, donc de créer une application Web unique capable de transformer dynamiquement le contenu décisionnel dans le format approprié (par exemple HTML5), tout en tirant parti des caractéristiques de chaque appareil (gestes de commande, animation et interactivité). Contrairement à d autres solutions, 3 Howard Dresner. Mobile Business Intelligence Market Study, Dresner Advisory Services, Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile.

8 WebFOCUS Active Technologies n impose pas de créer et de maintenir une version différente du contenu décisionnel pour chaque type de système mobile. La Business Intelligence est ainsi facilement accessible, de manière économique, via tout système mobile. Active Technologies permet la mise à disposition d un contenu vers n importe quel appareil mobile, donc de créer une application Web unique capable de transformer dynamiquement le contenu décisionnel dans le format approprié, tout en tirant parti des caractéristiques de chaque appareil (comme les gestes de commande, l animation et l interactivité). La Business Intelligence peut-elle s intégrer aisément à d autres applications mobiles? Les possibilités de réaliser un reporting et des analyses sur un système mobile de manière autonome s avèrent souvent limitées. Or, le déploiement des applications mobiles s accroît et de nombreuses entreprises ont désormais besoin d étendre et d enrichir ces solutions mobiles par des fonctionnalités de BI plus avancées. La technologie WebFOCUS permet d intégrer un contenu et des fonctionnalités avancées de Business Intelligence à n importe quel type d application mobile, portail ou autre solution, tout en minimisant l effort et les coûts pour l équipe de développement. WebFOCUS Active Technologies peut également s intégrer à des sites web, des applications natives, des boutiques mobiles, etc L environnement de Business Intelligence mobile peut-il être enrichi de fonctionnalités transactionnelles? De nombreux employés nomades ont besoin d accéder aux données de l entreprise, de les analyser depuis leur système mobile et de les modifier. Par exemple, un commercial pourra actualiser les informations d un contact ou modifier une commande directement depuis le site du client. Un technicien de maintenance mettra à jour l inventaire suite à l utilisation d une pièce détachée dans le cadre de son travail. Un médecin 5 Information Builders

9 aura la possibilité d ajouter des informations au dossier d un patient au fur et à mesure qu il recevra les résultats de tests ou qu il effectuera un diagnostic. Enfin, un livreur notera les stocks en cours pendant sa livraison aux magasins. Les experts conviennent que la possibilité de mise à jour est essentielle au succès de beaucoup de déploiements d environnements de BI mobile. L analyste Boris Evelson de Forrester Research présente les «formulaires de saisie de données» comme l un des critères de base pour l évaluation d une solution de BI mobile. 4 Et Dresner souligne que «des fonctionnalités plus sophistiquées comme l écriture différée ne sont pas courantes en 2011», donnant à ceux qui les proposent un avantage notable. 5 Le module WebFOCUS Maintain permet de bâtir et de déployer efficacement des applications de transaction en ligne. N importe quel contenu de BI mobile peut être étendu et enrichi par des fonctionnalités de modification. Cette approche facilite la BI mobile en boucle fermée, permettant de récupérer et de consulter les données mais aussi de les modifier, de les supprimer ou d en ajouter en cas de besoin. L administration est-elle centralisée, avec un certain contrôle de l utilisateur? Une solution de BI mobile qui obligera l équipe informatique à gérer une deuxième infrastructure (comme des outils spécialisés de développement ou des serveurs dédiés aux systèmes mobiles) sera plus coûteuse et bien plus lourde à administrer. Pour que la BI mobile apporte toute sa valeur, l utilisateur doit pouvoir personnaliser son environnement en fonction de ses besoins en analyse et en reporting. WebFOCUS dispose d outils complets de gestion et d administration qui rendent la mise à disposition des informations aisée et sûre pour tous les utilisateurs, nomades ou non. Les administrateurs peuvent rendre disponibles certains rapports et fonctionnalités à certains utilisateurs, suivre l utilisation, assigner des groupes d utilisateurs, définir les droits d accès, planifier la distribution, activer des alertes en fonction des événements, définir les droits de sécurité, etc. Avec WebFOCUS Mobile Favorites, l utilisateur contrôle également les informations qui lui sont diffusées, le moment de cette diffusion et la manière. Par exemple, il pourra lancer «à la demande» 4 Boris Evelson. Mobile Tablet PCs, Not Phones, Will Create Critical Mass for Enterprise BI Adoption, Forrester, Howard Dresner. Mobile Business Intelligence Market Study, Dresner Advisory Services, Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile.

10 des rapports paramétrés et explorer plus avant les détails de ces derniers. Il choisira le format des informations (comme Excel, PDF ou HTML) et ne sera limité que par les capacités de son appareil. Il pourra aussi personnaliser sa façon de gérer le contenu en ajoutant ou en supprimant des rapports et d autres documents dans son dossier My Mobile Favorites, en deux touchers. Les utilisateurs peuvent-ils s abonner? La Business Intelligence est d autant plus efficace qu elle est flexible. Que l utilisateur soit dans un environnement de BI mobile ou travaille depuis un poste fixe, il doit pouvoir extraire les informations «à la demande» et les recevoir automatiquement, en fonction d un planning ou de certains événements. En fait, l envoi d alarmes est considéré comme une fonctionnalité incontournable pour une plateforme de BI mobile. WebFOCUS permet à l utilisateur de recevoir dynamiquement des informations par et ce, de plusieurs façons : En s abonnant à un contenu (comme une liste de clients ou des rapports de production) qui sera généré automatiquement et déposé dans son dossier My Mobile Favorites, En définissant des alarmes par pour être averti lorsque le contenu de son dossier My Mobile Favorites sera modifié, En déclenchant la génération de rapports et leur envoi par en pièce jointe pour qu il puisse travailler sur ces derniers en mode déconnecté. L utilisateur nomade peut-il aisément gérer de nombreux rapports? Avec un nombre croissant d employés utilisant la BI mobile au quotidien, le nombre de rapports générés et enregistrés augmente considérablement. Une plateforme de BI mobile doit donc disposer de fonctionnalités complètes de gestion de documents. Lorsqu un utilisateur génère des rapports et des tableaux de bord Active Technology, des documents PDF, des feuilles Excel ou toute autre type de contenu BI, WebFOCUS Mobile Faves se charge de les enregistrer, de les gérer et de les organiser dans un référentiel simple d emploi, de type catalogue. Des commentaires ou des descriptions peuvent être ajoutés aux rapports afin d accélérer une recherche, et une fonction intégrée permet de retrouver rapidement ces rapports par leur nom ou par mot clé. L utilisateur peut également s abonner à certains types de contenus BI qui lui sont envoyés régulièrement. Les documents de Business Intelligence peuvent-ils être capturés puis transmis par ? La possibilité de retransmettre les informations en renforce considérablement la valeur. Lorsqu un utilisateur nomade découvre une nouvelle information suite à l étude d un contenu décisionnel, il peut vouloir partager celle-ci immédiatement avec ses collègues, ses responsables, ses partenaires, éventuellement sur d autres types de systèmes mobiles. Les solutions de BI mobile doivent donc proposer des options pour renvoyer par des rapports et d autres documents. 7 Information Builders

11 WebFOCUS Active Technologies et WebFOCUS Mobile Faves facilitent une véritable prise de décision collaborative : tout utilisateur nomade peut retransmettre des rapports actifs (reçus par ou présents dans son catalogue Mobile Faves) à n importe quel autre utilisateur, sans aucune contrainte de réseau ou d équipement. L utilisation est-elle intuitive? L étude de Dresner montre que fin 2013, dans la plupart des entreprises, au moins un quart des utilisateurs de Business Intelligence n y accèderont que depuis des systèmes mobiles. Il est donc essentiel que l interface soit intuitive, conviviale et facile d emploi, avec un minimum de formation. Les solutions de BI mobile WebFOCUS sont conçues dans ce but et ne demandent aucune formation de l utilisateur. Par exemple, elles utilisent toutes les commandes natives de type touchers et il suffit de quelques touchers, clics ou autres actions simples pour accéder aux données et interagir avec elles. Les rapports et les tableaux de bord Active Technologies intègrent 95 % des fonctions Excel les plus utilisées, permettant à tous de manipuler les données, sans être familier des tableurs. WebFOCUS Mobile Faves utilise un modèle intuitif de type , aussi facile à utiliser que Gmail ou Outlook. 8 Douze éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de Business Intelligence mobile.

12 Conclusion La possibilité d accorder aux employés nomades l accès immédiat à des données vitales de l organisation sera essentielle au succès des entreprises dans les prochaines années. La réussite de la mise en place d une solution de Business Intelligence mobile repose sur le choix des fonctionnalités suivantes : La possibilité d utiliser les technologies existantes, La compatibilité avec l ensemble des systèmes mobiles, Une large gamme de fonctionnalités d analyse, en mode connecté ou déconnecté, Une sécurisation efficace des documents conservés hors ligne, La possibilité d exploiter les fonctionnalités natives de chaque équipement, La possibilité d intégrer la fonction BI à n importe quelle application mobile, Les capacités transactionnelles, Une administration centralisée avec une personnalisation par l utilisateur, La réception des rapports sous la forme d un abonnement et d une distribution dynamiques, Une gestion simple et aisée d un grand nombre de rapports, La possibilité d enregistrer des documents et de les retransmettre par , Une interface utilisateur intuitive et familière. Les solutions mobiles d Information Builders constituent une plateforme robuste qui répond à tous les pré-requis d un déploiement réussi de BI mobile. Dans l ensemble des secteurs, des entreprises de toutes tailles utilisent chaque jour ces solutions pour apporter à leurs employés les informations nécessaires à une productivité optimale, où qu ils soient. 9 Information Builders

13 Nos bureaux dans le monde Amérique du Nord États-Unis Atlanta,* GA (770) Baltimore, MD Professional Services : (703) Boston,* MA (781) Channels, (800) Chicago,* IL (630) Cincinnati,* OH (513) Dallas,* TX (972) Denver,* CO (303) Detroit,* MI (248) Federal Systems,* DC (703) Hartford, CT (860) Houston,* TX (713) Los Angeles,* CA (310) Minneapolis,* MN (651) New Jersey Sales : (973) New York,* NY Sales : (212) Professional Services : (212) , ext Orlando, FL (407) Philadelphia,* PA Sales: (610) Phoenix, AZ (480) Pittsburgh, PA Sales : (412) St. Louis,* MO (636) San Jose,* CA (408) Seattle, WA (206) Washington,* DC Sales : (703) Professional Services : (703) Canada Information Builders (Canada) Inc. Calgary (403) Montréal* (514) Ottawa (613) Toronto* (416) Vancouver (604) Mexique Information Builders Mexico Mexico Australie Information Builders Pty. Ltd. Melbourne* Sydney* Europe Allemagne Information Builders (Deutschland) Eschborn* Belgique* Information Builders Belgium Bruxelles Espagne Information Builders Iberica S.A. Barcelone Bilbao Madrid* France* Information Builders France S.A. Paris Italie Information Builders Italy Milan Pays-Bas* Information Builders (Netherlands) B.V. Amsterdam Portugal Information Builders Portugal Lisbonne Royaume-Uni* Information Builders (UK) Ltd. Londres Suisse Information Builders Switzerland AG Dietlikon Représentants Afrique du Sud InfoBuild South Africa (Pty.) Ltd. Gauteng Fujitsu Services (Pty.) Ltd. Johannesbourg Arabie Saoudite InfoBuild Middle East Riyad Autriche Raiffeisen Informatik Consulting GmbH Vienne Bahreïn InfoBuild Brazil Ltda. Dubaï , ext. 312 Brésil InfoBuild Brazil Ltda. São Paulo Chine Information Builders China (IBC) Beijing Beijing Xinrong Software Technology Co., Ltd. Beijing Corée UVANSYS Séoul Danemark InfoBuild AB Kista, SE Égypte InfoBuild Middle East Abou Dhabi Dubaï Emirats Arabes Unis InfoBuild Middle East Abou Dhabi Dubaï Éthiopie MKTY IT Services Plc Addis Ababa Finlande InfoBuild Oy Espoo Grèce Applied Science Athènes Guatémala IDS de Centroamerica Guatemala City Inde* InfoBuild India Chennai Israël SRL Group Ltd. Tel Aviv Japon K.K. Ashisuto Osaka Tokyo Jordanie InfoBuild Middle East Abou Dhabi Dubaï Koweït InfoBuild Middle East Dubaï Liban InfoBuild Middle East Dubaï Norvège InfoBuild Norway Oslo Oman InfoBuild Middle East Abou Dhabi Dubaï Pologne/Europe Centrale et de l Est InfoBuild SP.J. Varsovie Qatar InfoBuild Middle East Dubaï Russie FOBOS Plus Co., Ltd. Moscou Singapour Automatic Identification Technology Ltd. Singapour Taïwan Galaxy Software Services Taïpeh Thaïlande Datapro Computer Systems Co. Ltd. Bangkok , ext. 200 Turquie InfoBuild Middle East Ankara Istanbul Vénézuela InfoServices Consulting Caracas Numéro gratuit Ventes, fournisseurs indépendants, revendeurs et intégrateurs (800) * Présence de Centres de Formation dans ces locaux. Siège social Two Penn Plaza, New York, NY (212) Fax (212) DN FR informationbuilders.com askinfo@informationbuilders.com Information Builders France 15, rue Jean Jaurès Puteaux Fax: informationbuilders.fr - info_fr@ibi.com Copyright 2011 par Information Builders. Tous droits réservés. [92] Tous les produits et noms de produits cités dans la présente publication sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées par leurs sociétés respectives.